¿Qué es la automatización de procesos? Características y ejemplos

Hoy en día, la automatización es una herramienta que ayuda a los especialistas de marketing a hacer su trabajo de manera más eficiente.

De hecho, el 75 % de los especialistas afirman utilizar al menos un tipo de herramienta de automatización de marketing. Y en los próximos años, 21 % de los líderes de marketing ya planean usar una plataforma de automatización.

Este crecimiento tan acelerado es totalmente comprensible, pues cuando se utiliza la automatización de procesos comerciales se pueden dejar un poco de lado las tareas rutinarias y manuales, y tener más tiempo para las actividades creativas o de alto nivel.

A continuación, te hablaremos acerca de todo lo que necesitas saber sobre la automatización empresarial. Esto abarca desde su concepto básico hasta sus principales beneficios, algunos ejemplos de cómo usarla y las herramientas óptimas para implementarla.

La automatización de procesos es muy útil para diferentes departamentos dentro de tu empresa, como marketing, recursos humanos, ventas y servicio al cliente.

Por ejemplo, los chatbots son una herramienta de automatización de procesos de negocio para el área de marketing. Y de este mismo modo, puedes automatizar la gestión de contratos de ventas.

Son muchas las tareas que puedes automatizar, siempre y cuando su proceso sea repetitivo.

6 beneficios de la automatización de procesos comerciales

La automatización de procesos comerciales puede ayudarte a mejorar las relaciones con tu clientela, crear paneles de informes y estandarizar tus procesos. Y esto tiene como consecuencia positiva los siguientes beneficios.

1. Ahorra tiempo

Todas las tareas dentro de una empresa son importantes y no pueden omitirse. Sin embargo, no todas tienen que ser forzosamente realizadas por un ser humano.

La automatización de procesos de negocio ahorra el tiempo de tus empleados para completar tareas menores o rutinarias; por ejemplo, el ingreso de contactos a una base de datos o la búsqueda de información de cada cliente que llama a la línea de atención.

Con esta herramienta, las tareas que antes les tomaban a tus colaboradores gran parte de su día laboral se ejecutan en automático, para que puedan concentrarse en actividades más relevantes o importantes para su área.

2. Reduce el error humano

Es común que, al hablar, las personas puedan confundir palabras. Incluso al dar un número telefónico se pueden mezclar los dígitos y dar un dato erróneo. Esto es completamente normal, pues somos humanos. No obstante, si estos errores ocurren en el momento de dar un número de guía de envío o de factura pueden causar problemas a un cliente y, si son recurrentes, al negocio entero.

Con la automatización de procesos no tienes que preocuparte por estos errores humanos. Puedes procesar toda tu documentación, transferir datos y recopilar firmas de forma inmediata.

Además, las herramientas también pueden enviar recordatorios en caso de que tus empleados olviden completar alguna tarea.

3. Hace felices a los empleados

Si les preguntas a algunos empleados en tu empresa cuáles son las tareas que más odian hacer, seguramente te mencionarán aquellas manuales o rutinarias que les llevan más tiempo del que ellos quisieran. A las personas no les gustan los trabajos rutinarios por más necesarios que sean. 

Con la automatización de procesos tus empleados podrán olvidarse de estas actividades y ellos te lo agradecerán. Si deseas colaboradores más felices y productivos, esta es la herramienta ideal a implementar.

4. Agiliza la información

La automatización de procesos agiliza todos tus datos y tareas. Por ejemplo, al ocupar un software de esta índole puedes tener acceso a un proceso documentado e integral y tu equipo puede conocer los pasos a seguir para un proyecto en específico.

5. Mejora la satisfacción del cliente

Cuando gozas de procesos automatizados, tus campañas de marketing son más exitosas y responden a las necesidades de tus clientes de forma más rápida y ágil.

Y cuando las expectativas de los clientes son superadas, ellos son felices. Las herramientas de automatización de procesos te ayudan a cumplir hasta con los estándares más altos de exigencias.  

6. Promueve el cumplimiento

Muchos procesos de una campaña de marketing deben ser integrales y compatibles con las normas y leyes de información. Es decir, tus correos electrónicos deben seguir las normas del GDPR o la CAN-SPAM.

Con las herramientas de automatización de procesos comerciales garantizas que tus campañas cumplan con los requisitos necesarios y actualizados. Puedes configurar sistemas que verifiquen este cumplimiento, por lo que solo tienes que ejecutar la información una vez.

Resultados que brinda la automatización de procesos

Mejoras a corto plazo

Se estima que un software de automatización analiza la información 25 veces más rápido que un humano. Una vez realizada la implementación y capacitación necesarias es tiempo de que le digas adiós a las tareas manuales repetitivas. Con ello se reduce considerablemente la carga de trabajo de procesos administrativos, por lo que tus empleados cuentan con más tiempo para atender, por orden de prioridad, las solicitudes de los usuarios finales. Empieza rápidamente una ampliación y mejora de los canales de comunicación con la clientela.

• En el caso del equipo de marketing es más fácil contestar los mensajes de los usuarios en redes sociales y el sitio web desde una sola plataforma. 
• Por su parte, el área de ventas ya no tiene que preocuparse por registrar los datos de los compradores y enfocarse en las órdenes de pedido.
• Igualmente, el departamento de servicio al cliente puede atender las quejas de los clientes provenientes de diferentes canales en una bandeja de mensajes universal. 

En todos los casos se brinda una experiencia más personalizada al cliente. Así es como comienza a aumentar tu eficiencia operativa, además de que el almacenamiento en la nube reduce el espacio ocupado en ordenadores y se encarga de crear copias de seguridad. También puedes empezar a generar informes diarios. 

Mejoras a mediano plazo

Poco tiempo después podrás establecer los parámetros de configuración de los flujos de trabajo para que los procesos de tu organización mejoren aún más. El software de automatización se encargará de guiar a tus empleados y de hacerles recordatorios de sus actividades.

Se estima que el 54 % de las empresas presentan operaciones inconexas en el ámbito de la experiencia del cliente. Además, el equipo promedio pierde 20 horas mensuales debido a una mala comunicación y colaboración. Con la automatización de procesos, también evitarás los silos de datos para que tu empresa esté mejor comunicada entre todas sus áreas.

• El equipo de publicidad realizará un seguimiento en tiempo real de sus campañas en redes sociales, optimización SEO, email marketing, landing pages y más. Además, será capaz de gestionar y publicar contenidos desde una sola plataforma.
• Tus vendedores podrán hacer un seguimiento de envíos de productos, enviar cotizaciones a los clientes, consultar recibos de pago y facturar de forma digital.
• Para servicio al cliente será más sencillo dar soporte técnico a los compradores y buscar su historial de interacción con la empresa; además de compartirles manuales digitales y videos por chat para brindar una mejor experiencia.

En este punto también ya te será posible notar la reducción de costos operativos y la rentabilidad del retorno de la inversión (ROI). Verás el aumento significativo de tus ventas, resultados de campañas de marketing y resolución de casos en servicio al cliente. También obtendrás reportes de rendimiento mensuales.

Mejoras a largo plazo

En un periodo más largo tu empresa estará totalmente adaptada a la automatización de procesos, por lo que el sistema será mucho más productivo y confiable. Asimismo, podrás evaluar, comparar y hacer correcciones rápidamente en tu software de automatización de procesos.

• Los especialistas de marketing podrán realizar una prospección de clientes para detectar oportunidades de negocio en diferentes segmentaciones de mercado. Será más sencillo encontrar e investigar prospectos para la empresa. 
• Por su parte, los procesos del departamento de ventas serán tan avanzados que se podrán coordinar con otras implementaciones. Por ejemplo, una tienda en línea, donde el proceso de compra, pago, envío y facturación sea automático. 
• El área de servicio al cliente tendrá desarrollada una base de conocimiento sólida con artículos y contenido multimedia, para que los clientes hagan sus consultas y aclaren sus dudas sin necesidad de contactar directamente a un asesor, a menos que sea realmente necesario. 

Otro de los aspectos más importantes es que al analizar la información de tu empresa generada podrás realizar una retroalimentación de cada una de las áreas para detectar qué da resultados óptimos y qué debes mejorar. Asimismo, tus reportes anuales te ayudarán a crear estrategias mucho más objetivas y acertadas para tu negocio. 

Recuerda que la automatización de procesos será la clave para una toma de decisiones basada en datos. Por ello, el 97 % de las organizaciones consideran que es un paso crucial en la transformación digital de los negocios.

Ahora que ya comprendes los beneficios y los resultados de la automatización de procesos, destacaremos las formas principales en que puedes utilizarla en tu negocio. 

1. Tecnológica

La automatización de procesos se basa en tecnologías cada vez más avanzadas de software, que utilizan una configuración y en muchos casos de inteligencia artificial para realizar tareas repetitivas. Estas ya no se harán de forma manual, sino a través de una herramienta o plataforma.

2. Ágil

Toda automatización imprime una gran agilidad en su funcionamiento. La finalidad es ayudar a un negocio a hacer más fluido un proceso que, si se hace de forma manual, es denso, lento y propenso a errores humanos. 

3. Específica

La automatización de procesos es específica, ya que se centra en una actividad concreta o particular que será automatizada; es decir, a través de la tecnología se programará, configurará y ejecutará sin necesidad de la acción humana. 

4. Versátil

Actualmente, se escucha hablar más de la automatización en diferentes áreas y es que la tecnología se ha desarrollado de tal forma que prácticamente cualquier sector o industria puede implementar la automatización en algunos de sus procesos. Esta versatilidad es creciente gracias a que la propia tecnología está en constante evolución.

5. Capaz de optimizar

La automatización de procesos tiene una gran capacidad de optimizar. Esta es su esencia y objetivo principal: ahorrar tiempo, esfuerzo y recursos, ya que el proceso automatizado se hace óptimo y más adecuado con base en la operaciones.

6. Integradora

La automatización, aunque específica, no es aislada; cuenta con un factor de integración: por un lado, con toda la operación de la empresa y, por el otro, con el uso de otras herramientas o plataformas.

7. Trazable

La trazabilidad es una gran ventaja de la automatización de procesos, ya que al ser más ágil ofrece una mejor forma de darles seguimiento y rastrear las acciones realizadas por medio de ese proceso. Así se aumenta la visibilidad y control. 

8. Medible

Un proceso automatizado brinda indicadores medibles de lo que se ha logrado al ejecutar esta implementación, de tal forma que puedes comparar un antes y un después de la automatización. 

9. Escalable

Estas tecnologías, que permiten la automatización de procesos, generalmente son escalables; esto quiere decir que cuando la operación del negocio avance o cambie también se podrá ajustar la automatización. Además, si una empresa quiere elevar el nivel de esa automatización, lo podrá hacer.

10. Rentable

Esta característica es un sólido argumento cuando un negocio está frente a la decisión de invertir en la automatización de ciertos procesos. Una implementación adecuada y correcta siempre representará ganancias y beneficios en tiempo, dinero, imagen, servicio, eficiencia, etc. Por lo tanto, automatizar es rentable.

La automatización de procesos comerciales puede utilizarse en varios departamentos, como marketing, servicio al cliente, recursos humanos y ventas.

Analicemos un poco más con algunos ejemplos de cada categoría.  

1. Automatización de procesos en gestión de proyectos

Seguramente, como especialista en marketing una de tus grandes labores es administrar varias campañas y proyectos de forma simultánea. Con la automatización de procesos puedes digitalizar tus flujos de trabajo y proyectos, y automatizar toda la parte logística de una campaña.

Por ejemplo, las herramientas de administración de tareas pueden indicar quién está haciendo determinada labor y cuándo debe realizarla.  

Cuando un empleado termina una tarea, el sistema puede notificar de forma automática a la siguiente persona dentro del flujo de trabajo, para que empiece a trabajar en la parte que le corresponde.

Además, los gerentes pueden ver paneles sobre los empleados para verificar qué y cómo lo están haciendo. Si alguien se retrasa con una fecha límite, los superiores son notificados instantáneamente para hacer algo al respecto.

2. Automatización de procesos en servicio al cliente

El servicio al cliente es uno de los departamentos con mayores oportunidades para automatizar procesos. Aquí, tu equipo comercial puede automatizar respuestas a correos electrónicos o chatbots si se detectan ciertas palabras clave.

Además, si existe una lista de preguntas frecuentes se pueden crear respuestas automáticas en chatbots de redes sociales o sitio web.

Otra herramienta de automatización puede ser el análisis, clasificación o asignación de tickets de soporte al departamento y miembro del equipo responsable.

3.  Automatización de procesos de redes sociales

Publicar todo el día en diversas redes sociales y de forma simultánea puede llegar a ser una tarea muy agotadora. Además, toma más tiempo del que desearías.

Con las herramientas de automatización de redes sociales puedes programar publicaciones con anticipación. Así puedes olvidarte de cargar manualmente tus contenidos todos los días.

Otro recurso de automatización es la curación de contenido para agilizar el proceso de tu idea.  

4. Automatización de procesos de aprobaciones

Si tu empresa requiere pedidos de cualquier tipo (como la mayoría de las compañías), el software de automatización de procesos activa el proceso de aprobación.

Sabemos que administrar las solicitudes que llegan al día puede ser complejo. Afortunadamente, con un recurso de automatización no es necesario localizar a cinco miembros del equipo para obtener una aprobación. Puedes enviar notificaciones a cada colaborador para que lo haga donde se encuentre.

5.  Automatización de procesos en incorporación

Hay documentación que debe firmarse, completarse o recopilar en este proceso.

Con las herramientas de automatización de procesos, tus equipos de recursos humanos y de contratación no necesitarán administrar estas labores de forma manual. Pueden enviar estas solicitudes en línea y consultar el software para comprobar qué se ha completado y qué no.

6. Automatización de procesos en gestión de la relación con el cliente

La gestión de las relaciones con los clientes es una de las actividades más importantes del departamento de marketing. Probablemente no deseas enviar dos veces el mismo correo electrónico a un cliente potencial. Por ello, con un CRM en línea, como HubSpot, puedes ver el seguimiento de tu contacto en un solo lugar.

Además, estos programas de administración te ayudan a nutrir leads y flujos de trabajo. También a identificar cuándo un cliente potencial pasa de ser un lead calificado por marketing a un lead calificado por ventas, a través del lead scoring.

7. Automatización de procesos en ventas

Una tarea fundamental para los representantes de ventas es la creación y seguimiento de cuentas. Con un software de automatización de procesos, estas tareas pueden configurarse para ahorrar más tiempo.

De igual forma, con un software como Sales Hub de HubSpot puedes administrar contratos, crear secuencias de correo electrónico y automatizar tareas diarias.

8. Automatización de procesos en cuentas por cobrar

Llevar una contabilidad electrónica correcta no siempre es fácil, pero esta labor se facilita mediante la automatización de procesos de facturación, recepción de facturas, comprobación de gastos, etc.; y se vuelve un proceso mucho más sencillo si cuentas con un CRM contable.

Uno de los procesos que más se ha beneficiado de la automatización es el relacionado con cuentas por cobrar, porque la agilidad, orden y visibilidad de las facturas favorecen que haya un mejor seguimiento para hacer los cobros.

9. Automatización de procesos de documentación

Hay sectores que manejan un gran volumen de documentos y a veces se generan cuellos de botella porque hay actividades manuales rutinarias que suelen tardar mucho tiempo en ejecutarse. Aplicar la automatización para esas tareas es una gran opción que ahorra tiempo y personal.

La automatización permite el control, visibilidad, almacenamiento y gestión de diversos documentos, que pueden revisarse fácilmente. 

10. Automatización de procesos en nómina

Las áreas de recursos humanos se apoyan cada vez más en la automatización de varios procesos; entre estos, la gestión de nómina a través de software les permite una administración óptima de todo lo que tiene que ver con el registro de los trabajadores. 

Una vez que hayas decidido qué quieres automatizar puedes comenzar a buscar las mejores herramientas. A continuación, listamos las más útiles.

9 herramientas de automatización de procesos de negocio

Decidir qué herramientas de automatización requieres depende del proceso que desees automatizar. Antes de comprar un nuevo software debes comprender las tareas involucradas en el proceso a automatizar, tener un objetivo claro y asegurarte de tener tiempo para capacitar a los empleados, a fin de que se familiaricen con la nueva herramienta.

De igual forma, tendrás que asignar a un líder de equipo que sea el responsable de ayudar a tu equipo durante este periodo de ajuste. Es importante que no te limites a comprar un software nuevo y dejar que tu equipo decida cómo implementarlo. Es necesario que exista un plan sobre cómo se utilizará y quién será el responsable de asignar ciertas tareas.

Una vez mencionado esto, te mostramos algunas herramientas de automatización que pueden ser muy útiles para tu equipo:

1. HubSpot

HubSpot es una potente plataforma de marketing y ventas que ayuda a las empresas a crecer y tener éxito. Ofrece una variedad de herramientas y características para ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos. Una de las características más populares de HubSpot son sus Hubs. Los Hubs son colecciones de herramientas y recursos que están diseñados para ayudar a las empresas con tareas específicas.

Cada Hub de HubSpot está diseñado para ayudar a las empresas con tareas específicas. Al utilizar los Hubs, las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero a la vez que mejoran su marketing, ventas, servicio, entre otros.

Veamos algunos de las más populares:

HubSpot Marketing Hub

Con la herramienta de Marketing de HubSpot puedes crear contenido más relevante para atraer la atención de tus prospectos, convertirlos y crear informes analíticos para personalizar próximas campañas. 

Entre las tareas que puedes monitorizar se encuentran: 

• Gestión de redes sociales: monitoriza y da prioridad a interacciones con tus usuarios. Publica los contenidos de tus campañas de marketing en diversas redes sociales de manera simultánea. 
• Gestión y monitorización de anuncios: puedes gestionar tus anuncios en varias redes sociales y Google desde HubSpot y detectar cuáles son los prospectos con mayor probabilidad de convertirse en clientes. 
• Chat en directo: tal como lo mencionamos, puedes automatizar las conversaciones con tus visitantes en redes sociales y sitio web, y responder sus preguntas más frecuentes de forma inmediata. Además, la herramienta califica y prioriza a los leads.

Esta es una excelente herramienta para que tu equipo de marketing pueda concentrarse en labores más importantes y dejar que las tareas manuales se automaticen, a la vez que no pierdan el control. 

HubSpot Sales Hub

HubSpot Sales de HubSpot es la herramienta que destaca por su facilidad de uso y sus múltiples herramientas de automatización. Con este software los vendedores pueden concentrarse en tareas importantes, como vender, y dejar de lado las actividades manuales que consumen más de la mitad de su tiempo laboral. 

Con esta herramienta el equipo comercial puede iniciar conversaciones, reforzarlas y gestionar el pipeline; todo desde el lugar en el que se encuentren. Entre las tareas que pueden automatizarse se encuentran: 

• Seguimiento de correos electrónicos: conoce el momento exacto en que un lead abre tu mensaje para darle un seguimiento preciso. 
• Seguimiento y grabación de llamadas: la herramienta te permite priorizar las llamadas de ventas más importantes del día, grabarlas y registrarlas automáticamente en el CRM. 

Una gran ventaja es que este software puede escalar según las necesidades de tu equipo, para siempre dar el sostén necesario que tu área comercial necesita. 

HubSpot Service Hub

Esta herramienta de automatización te permite ampliar la capacidad de tu área de asistencia al cliente: mejora la labor, unifica a tus equipos y canales, y potencia el servicio activo. 

Entre las funciones de automatización principales podrás encontrar: 

• Automatización de tickets y centro de ayuda: tu equipo no tendrá que dedicar más tiempo a la interminable introducción de datos. De esta forma tendrá más tiempo para brindar ayuda a los clientes. Además, con la automatización de tickets puedes dar prioridad a los problemas que deben atenderse con mayor urgencia. 
• Chat en directo: el chatbot dentro de tu sitio web no solo te ayuda a generar leads; también es una fuente de soporte en tiempo real para apoyar a tus clientes y usuarios en el que momento en que lo necesiten.

Si bien los empleados no pueden estar disponibles las 24 horas del día, los clientes sí requieren atención y soporte a cualquier hora. Dáselos con este software de automatización y aumenta su satisfacción.

2. MailChimp

Entre todas las funciones de MailChimp su herramienta de automatización te permite enviar mensajes a tus clientes en función de quiénes son y la forma en que interactúan con tu negocio. De esta forma, podrás dar prioridad a aquellos que tienen más posibilidad de convertirse o hasta fidelizarse. 

Entre las tareas principales a automatizar se encuentran: 

• Recorrido del comprador
• Mensajes con base en comportamientos 
• Correos electrónicos transaccionales
• RSS al correo electrónico

También, a través de sus análisis de datos, el sistema te notifica sobre cuál puede ser el mejor momento para contactar a un prospecto y cuál es mejor mensaje para ella o él. 

Imagen de MailChimp

3. Constant Contact

Con esta herramienta de automatización podrás recopilar leads y mantenerte en contacto con ellos. Así, tu relación se refuerza y puedes asegurar tu presencia justo en el momento en que lo necesitan.

Para Constant Contact no importa el tamaño de tu empresa, pues todas sus funciones puedan ayudar a tu organización a desarrollar un email marketing estratégico. 

Imagen de Constant Contact

4. Hootsuite

Hootsuite es una plataforma para administrar y automatizar diversas tareas de marketing. Cuenta con funciones para crear y programar publicaciones en redes sociales, gestionar todos tus canales para supervisar tus publicaciones y mensajes. También puedes planificar tus campañas futuras. Entre otros beneficios, puedes interactuar con usuarios desde diferentes redes en una misma columna.

Imagen de Hootsuite

5. Buffer

Buffer es una herramienta que, además de automatizar tareas, también te permite hacer un análisis de tu audiencia para conocer el contenido que tiene más éxito e interacción.

Con su función de automatización puedes planificar, colaborar y publicar tu contenido en diversos canales y redes sociales. De igual forma, recibe recordatorios de planificación de publicaciones y, en caso de tener que hacer una publicación de forma nativa, la plataforma te notificará con tiempo.

Imagen de Buffer

6. Salesforce

Salesforce cuenta con una herramienta de automatización de marketing en conjunto con Pardot; con ella tanto tu departamento publicitario como el comercial pueden trabajar en equipo para manejar de forma óptima las interacciones de tus leads y gestionar campañas centralizadas con un mismo enfoque.

Gracias a sus funciones de automatización, tu negocio puede:

• Generar leads de alta calidad
• Crear correos electrónicos personalizados y dirigirlos
• Acelerar el proceso de ventas
• Seguir a los mejores leads
• Calcular el rendimiento de tu inversión de marketing

Imagen de Salesforce 

7. Basecamp

Al utilizar la herramienta de automatización de Basecamp empezarás a notar cómo tu negocio se organiza en una misma plataforma. Cada proyecto podrá estar dividido y contendrá todo lo necesario para funcionar, por ejemplo: colaboradores, responsables, archivos, fechas, entre otros.

Dentro de su plataforma podrás tener el control de tu calendario, mensajes, lista de actividades por hacer, documentos y chats internos.

Imagen de Basecamp

8. Asana

Asana es una plataforma de automatización y gestión de procesos que te ayuda a integrar toda tu empresa en un solo lugar: desde la planificación y seguimiento de tus campañas de marketing hasta el cierre de ventas más oportuno.

Como un complemento para mejorar la productividad de tus equipos, Asana cuenta con funciones muy sencillas de usar donde puedes mantener una lista de pendientes y plantillas para ahorrar tiempo.

Imagen de Asana

9. Monday.com

Si lo que buscas es una herramienta para mejorar la productividad en todos los departamentos de tu empresa, Monday.com es la opción.

Con sus herramientas de automatización podrás mantener el control de:

• Gestión de proyectos
• Campañas de marketing
• Flujos de trabajo
• Trabajo remoto
• Optimización de solicitudes
• Operaciones de TI
• Estructura de procesos de recursos humanos

Con el uso de plantillas podrás configurar cada uno de tus proyectos de la manera en que más le convenga a tus departamentos. Y como un beneficio mayor, tiene integraciones con diferentes herramienta como Google Drive, Dropbox, Slack, Zoom o Gmail, entre otras.

Imagen de Monday.com

En conclusión: la automatización de procesos de negocio te facilitará la vida. Puedes completar tareas recurrentes que deben estar libres de errores humanos. Además, liberará tiempo para actividades importantes de alto nivel y ayudará a que tu empresa crezca de forma más sostenible.