Ausentismo laboral: conoce sus causas y cómo superarlo en tu organización

No es un secreto que el mundo laboral necesitaba evolucionar. Sobre todo desde el comienzo de la pandemia por el COVID-19. Con tantos cambios, incluida la popularización del teletrabajo, fue necesario adoptar nuevas técnicas a la hora de gestionar las jornadas laborales y, en esencia, los horarios de los empleados. La productividad, también, pasó a ser objeto de análisis.

A pesar de las innegables ventajas del teletrabajo, las empresas, a medida que comienzan a restablecer sus rutinas de oficina, se sienten atemorizadas por un viejo conocido: el ausentismo laboral.

El ausentismo laboral puede convertirse en un problema grave si no sabes cómo enfrentarlo. Y antes de crear un plan de acción necesitas conocer sus causas e implicaciones. En esta guía verás todo acerca del ausentismo laboral y cómo reducirlo al mínimo en tu organización.  

El ausentismo laboral está en aumento en todo el mundo: en España creció un 57 % entre 2013 y 2019. Por otro lado, las jornadas laborales demasiado extensas en países de América Latina como México, Costa Rica y Chile crean estragos en la salud de los trabajadores y hacen aumentar el número de ausencias.

Los 4 tipos de ausentismo laboral

El ausentismo laboral está categorizado en:

1. Justificado: es cuando el empleado avisa a la empresa que no asistirá al trabajo y da las razones.

2. Injustificado: el empleado simplemente no se presenta y no hay un aviso previo. 

3. Presencial: suele ser difícil de detectar. Es donde el empleado no realiza las actividades para las que fue contratado, sino otras que pueden estar relacionadas con el trabajo de sus compañeros o son totalmente ajenas a la empresa.

4. Emocional: la silla está ocupada, pero la persona no está presente. Aquí podemos hablar de un colaborador desmotivado que padece síndrome de desgaste profesional o estrés, o que está viviendo situaciones de su vida personal que lo abruman y alteran su atención.

Las causas del ausentismo laboral

El ausentismo laboral es un fenómeno multicausal. Analiza esta lista de razones por las cuales sucede y reflexiona cuáles están más presentes en tu organización:

Las causas por parte de la empresa son:

• Falta de motivación.
• Ambiente de trabajo poco adecuado.
• Estrés generalizado.
• Jornadas demasiado largas.
• Pocas expectativas de crecimiento.
• Poca o nula gestión de conflictos.

Las causas de tipo individual son:

• Situaciones desfavorables para la persona o su entorno familiar.
• Combinación de trabajo y estudios.
• Falta de organización y priorización del entretenimiento y el ocio.
• Problemas psicosociales como la depresión, la ansiedad o los episodios de pánico no desencadenados por el trabajo.
• Problemas de salud.

Consecuencias del ausentismo laboral

Mencionar el aspecto económico es apenas una de las razones, pero quizá es una de las más visibles a nivel organizacional. De acuerdo con un estudio del Centro de Control de Enfermedades y Prevención de Estados Unidos (CDC, por sus siglas en inglés), el ausentismo cuesta a las empresas mil 685 dólares al año, por empleado. Y se comporta como un virus: si el resto de los colaboradores nota que hay poca asistencia de sus compañeros, la moral se ve afectada negativamente y otros empezarán a faltar más al trabajo. Además, los tiempos de planificación se modifican al tener menos gente involucrada. 

¿Cómo calcular el ausentismo laboral?

Si notas que el ausentismo laboral aumenta cada año en tu empresa, ¡no te desanimes! Antes de contrarrestar sus efectos, debes aprender a conocer su gravedad con ayuda de un indicador de ausentismo en las empresas.

El índice de ausentismo laboral (IAL) es el que te permite saber si las ausencias de tus empleados están dentro o fuera de lo normal. Por supuesto, cuanto más bajo sea el porcentaje, mejor.

La fórmula del IAL es:

Para aplicar esta fórmula correctamente:

1. Elige un periodo para calcular

Piensa en términos de un mes, un trimestre, un semestre o incluso el año. Suma el número inicial y el número final de empleados en el periodo y divídelo entre 2 para obtener el promedio de empleados.

2. Establece el número de días de trabajo

En este paso, es necesario que sepas cuántos días estuvo activa tu empresa. Por ejemplo, si optaste por hacer una evaluación trimestral, establece el número de semanas que tiene y multiplícalo por la cantidad de días laborables en la semana. Añade o resta los días que corresponden si el trimestre empezó o terminó en medio de una semana. Finalmente, descarta los días festivos.

3. Calcula el total de días laborales de la empresa

Multiplica el promedio de empleados por el número de días de trabajo.

Supón que tu promedio de empleados en el trimestre fue de 30 y tuviste 60 días laborales en el trimestre. Así, el total de días laborales de tu organización fue de 1800.

4. Determina el número de días de trabajo perdidos por ausentismo

Multiplica el número de empleados por los días laborales que están ausentes para que sepas cuántos días de trabajo pierden.

Imagina que los 30 empleados pierden 1.25 días cada trimestre. Al hacer la operación, verás que hay una pérdida de 37.5 días en ese periodo.

5. Obtén el porcentaje

Toma el número de días perdidos por ausentismo y divídelos entre el número total de días laborales de la empresa para después multiplicar el resultado por 100.

Así, en este ejemplo tendríamos que 37.5 días perdidos entre 1800 días laborales da como resultado 0.02. Al multiplicar por 100, obtenemos el porcentaje de 2 % de ausentismo laboral en el trimestre.

Aunque algunas industrias dicen sentirse saludables con un nivel menor al 5 % de ausentismo de sus trabajadores, es importante que midas este indicador a lo largo del tiempo para saber en qué posición se encuentra tu compañía.

Lo mejor es que ahora puedes emprender ciertas estrategias que te ayudarán a reducir la ocurrencia del ausentismo laboral en tu empresa.

¿Cómo reducir el ausentismo laboral? 9 ideas para un plan de acción

1. Organiza programas de crecimiento y desarrollo para tus empleados. Una forma de demostrar la confianza que tienes en el talento de tus empleados es dándoles herramientas para que lo ejerciten. Pon a su alcance cursos, diplomados, charlas con profesionales de su ramo y verás que, además de crecer en su área, se sentirán motivados.
2. Crea un sistema de recompensas. Cuando el trabajo se vuelve una rutina es agobiante, pero puedes evitar ese decaimiento si desarrollas un método de incentivos para ciertas tareas o para el cumplimiento de metas. También aumentará la productividad al dar ese estímulo económico, unos días de descanso o cupones para aprovechar en el tiempo libre.
3. Promueve la higiene, la sanidad y un ambiente de trabajo libre de riesgos. Invierte lo necesario para que tus empleados dispongan de espacios seguros, instalaciones eficientes y una cultura de prevención de riesgos, lo que también reducirá los gastos médicos de tu empresa.
4. Cuenta con una planilla para los reemplazos. En la actualidad, pocas compañías cuentan con trabajadores para que cubran a quienes piden días de incapacidad por maternidad o enfermedades, que son dos causas de ausencia para las que siempre debes prepararte.
5. Si algo está mal, arréglalo. Escucha a tus empleados, pues ellos te dirán qué no funciona, desde una PC hasta un proceso de trabajo. Si pones manos a la obra, tus colaboradores sabrán que no solo te preocupa su productividad, sino su felicidad en el trabajo.
6. Renueva tu visión de qué es ser productivo. Cambia el enfoque de «horas de oficina» y concéntrate en las metas alcanzadas. Promueve entre tus colaboradores las listas de tareas por etapas o kanban, que ayudan a visualizar el avance de cada una.
7. Haz énfasis en el bienestar de los empleados. Es importante que el ambiente físico e interpersonal les recuerde lo valiosos que son. No solo importa que lleguen temprano, sino que también tengan acceso a cosas que les ayuden a lograrlo, como un desayuno balanceado en la oficina, espacio para despejarse y que los líderes reconozcan sus logros.
8. Convoca actividades que fomenten el trabajo y la diversión en equipo. Si trabajan duro, que también festejen con entusiasmo los logros, los cumpleaños y los hitos de cada uno. El mejor equipo es el que tiene una meta en común y se identifica mediante las actividades recreativas.
9. Reconoce las necesidades de cada persona. Date el tiempo de entender en qué situación se encuentra cada quien y si puedes ayudarles sin que eso represente una pérdida para tu empresa. Por ejemplo, ¿hay oportunidad de que alguien llegue y salga una hora antes para que pueda pasar tiempo con sus hijos en la tarde? Reconoce estas situaciones ganar-ganar y no dejes que la rigidez sea agobiante.

Enfócate en las personas y verás cómo el ausentismo laboral disminuirá notablemente. ¡Una mayor productividad será uno de sus fabulosos efectos secundarios!