Ajuste de inventario: qué es y cómo llevarlo a cabo

La gestión eficiente del inventario es crucial para el éxito de cualquier empresa que maneje productos físicos, ya sea en la industria minorista, manufacturera o de distribución. Uno de los aspectos fundamentales para mantener la precisión y la confiabilidad de los registros de inventario es la realización de ajustes de inventario. Estos ajustes son procesos mediante los cuales se corrigen las discrepancias entre las cantidades registradas y las cantidades físicas reales de inventario.

Sin un ajuste adecuado, las empresas pueden enfrentar problemas significativos, como pérdidas financieras, errores en los estados contables y dificultades operativas. Conocer y aplicar estas prácticas es esencial para asegurar la precisión de los registros y mejorar la eficiencia operativa, permitiendo a las empresas tomar decisiones informadas y estratégicas.

“El objetivo de la gestión de inventarios no es minimizar los inventarios, sino maximizar el servicio al cliente”.

Craig P. Jones

Autor y consultor especializado en gestión de operaciones y cadena de suministro.

Importancia de un ajuste de inventario

Los ajustes de inventario son esenciales para mantener la precisión y la integridad de los registros contables y operativos de una empresa.

A continuación, te detallo las principales razones por las que los ajustes de inventario son importantes:

Ajustes de inventario

1. Precisión contable: mantener registros precisos del inventario es crucial para la exactitud de los estados financieros. Ya que los registros inexactos pueden llevar a errores en los estados financieros, afectando la toma de decisiones y la percepción de la salud financiera de la empresa por parte de inversores y otras partes interesadas.

---

2. Gestión eficiente del inventario: los ajustes permiten una mejor planificación y control del inventario. Un inventario preciso ayuda a evitar problemas como el exceso de inventario (que puede aumentar los costos de almacenamiento) y la falta de inventario (que puede conducir a pérdidas de ventas y clientes insatisfechos).

---

3. Identificación de problemas: detectar y corregir estos problemas a tiempo puede prevenir pérdidas financieras significativas y mejorar la seguridad y eficiencia operativa.

---

4. Mejora de procesos: al identificar las causas de las discrepancias, las empresas pueden implementar mejores prácticas y controles internos, lo que lleva a una operación más eficiente y menos propensa a errores

---

5. Toma de decisiones informadas: los gerentes y otros tomadores de decisiones pueden basar sus estrategias en información precisa y actualizada, lo que mejora la planificación de compras, producción y ventas.

6. Prevención de pérdidas: la identificación temprana de pérdidas por robos, daños o errores reduce el impacto financiero negativo en la empresa y mejora la rentabilidad.

---

7. Cumplimiento normativo: las auditorías y revisiones regulatorias requieren registros precisos y actualizados. Los ajustes de inventario aseguran que la empresa cumpla con los requisitos legales y normativos.

---

8. Mejora de la satisfacción del cliente: mantener niveles de inventario precisos asegura que los productos estén disponibles cuando los clientes los necesitan, mejorando la satisfacción y fidelidad del cliente.

---

9. Optimización de costos: al evitar el exceso de inventario, las empresas pueden reducir costos de almacenamiento y minimizar el capital invertido en inventarios no necesarios.

Tipos de ajustes de inventario

Existen varios tipos de ajustes de inventario, cada uno enfocado en una causa específica de discrepancias.

A continuación, te describo los tipos más comunes:

1. Ajuste por sobrestock (exceso de inventario)

Se realiza cuando el conteo físico revela más inventario del que está registrado en el sistema.

Los errores en el registro de entradas, las devoluciones de productos no registradas y los errores en el proceso de recepción de mercancías son las causas más frecuentes de este tipo de discrepancia. Por ejemplo, si se devuelve un producto y no se actualiza el sistema, el inventario real será mayor que el registrado.

2. Ajuste por substock (falta de inventario)

Se realiza cuando el conteo físico muestra menos inventario del que está registrado en el sistema.

Las discrepancias pueden deberse a robos o pérdidas, deterioro o daños no registrados, ventas no registradas correctamente y errores en el proceso de despacho. Por ejemplo, si se venden productos y no se registran adecuadamente, el inventario registrado será mayor que el real.

3. Ajuste por pérdida o robo

Se aplica cuando se confirma que la diferencia en el inventario es debido a robos o pérdidas.

La sustracción de inventario por empleados o terceros y las pérdidas accidentales durante el manejo del inventario son las causas típicas. Cuando se detecta una pérdida, se debe ajustar el inventario para reflejar la cantidad real disponible.

4. Ajuste por deterioro o daño

Se realiza para ajustar el inventario de productos que se han deteriorado o dañado y ya no son vendibles.

Los daños durante el almacenamiento o transporte y los productos caducados o defectuosos son las razones comunes. Por ejemplo, si los productos se dañan durante el transporte, se deben registrar los daños y ajustar el inventario en consecuencia.

5. Ajuste por corrección de errores

Se aplica para corregir errores administrativos o de registro en los sistemas de inventario.

Los errores humanos en el ingreso de datos y los fallos en el sistema de registro son las causas principales. Por ejemplo, si se ingresa incorrectamente la cantidad de un producto en el sistema, se debe realizar un ajuste para corregir el registro.

6. Ajuste por actualización de conteo cíclico

Se realiza regularmente durante los conteos cíclicos de inventario para actualizar los registros según los resultados del conteo físico.

Las discrepancias identificadas durante los conteos periódicos programados son la razón para este ajuste. Esto asegura que los registros de inventario se mantengan precisos y actualizados.

7. Ajuste por revaluación de inventario

Se realiza para reflejar cambios en el valor del inventario, como ajustes de precio o valor de mercado.

Las fluctuaciones en los precios de los productos y los cambios en el costo de reposición son las razones típicas para este tipo de ajuste. Por ejemplo, si el costo de reposición de un producto aumenta, se debe ajustar el valor del inventario.

8. Ajuste por transferencia de inventario

Se aplica cuando se transfiere inventario de un lugar a otro dentro de la organización.

Los movimientos de inventario entre almacenes o sucursales son la causa de este ajuste. Por ejemplo, al trasladar inventario de un almacén central a una tienda, se debe registrar la transferencia para mantener la precisión de los registros.

9. Ajuste por inventario físico completo

Se realiza después de un inventario físico completo, generalmente llevado a cabo anualmente.

Las discrepancias identificadas durante el inventario anual completo son la razón para este ajuste. Este proceso garantiza que el inventario registrado coincida con el inventario físico.

Ejemplos prácticos de ajustes de inventario

Ajuste por Sobrestock: durante un conteo físico, se encuentran 120 unidades de un producto en lugar de las 100 registradas en el sistema. Se registra un ajuste para aumentar el inventario en 20 unidades.

Ajuste por Substock: se registran 50 unidades de un producto en el sistema, pero el conteo físico muestra solo 45 unidades. Se realiza un ajuste para reducir el inventario en 5 unidades.

Ajuste por Pérdida o Robo: se detecta la falta de 10 unidades de un producto después de una investigación que confirma un robo. Se ajusta el inventario para reflejar la pérdida.

Ajuste por Deterioro o Daño: 15 unidades de un producto se dañan durante el almacenamiento. Se registra un ajuste para descontar estas unidades del inventario disponible.

Ajuste por Corrección de Errores: Se descubre que se ingresaron incorrectamente 30 unidades de un producto en el sistema en lugar de 20. Se ajusta el inventario para corregir el error.

Los ajustes de inventario son procesos críticos para mantener la precisión de los registros de inventario en una empresa.

A continuación, te desarrollo cada una de las características principales:

1. Precisión y exactitud

Los ajustes de inventario deben ser precisos y exactos para reflejar correctamente la cantidad real de inventario disponible. La exactitud en los ajustes asegura que los registros contables y operativos sean fieles a la realidad, evitando errores en la toma de decisiones y en los reportes financieros.

Un ajuste preciso es esencial para garantizar que las decisiones empresariales se basen en datos verídicos, contribuyendo a la estabilidad financiera y operativa de la empresa.

2. Regularidad y periodicidad

Deben realizarse regularmente, ya sea de forma periódica (anual, trimestral) o mediante conteos cíclicos. La regularidad en los ajustes permite identificar y corregir discrepancias de manera oportuna, manteniendo la integridad de los registros de inventario.

Realizar ajustes periódicamente ayuda a detectar problemas antes de que se conviertan en mayores, garantizando un control continuo sobre el inventario.

3. Documentación y registro

Todo ajuste de inventario debe ser documentado y registrado adecuadamente en el sistema de gestión de inventarios. La documentación adecuada proporciona un historial de cambios y permite rastrear las causas de las discrepancias, facilitando auditorías y análisis posteriores.

Un registro detallado es fundamental para la transparencia y para mantener la confianza en la gestión del inventario.

4. Transparencia y trazabilidad

Deben ser transparentes y trazables, permitiendo que cualquier cambio en el inventario pueda ser fácilmente seguido y verificado. La transparencia y trazabilidad aseguran la confianza en los registros de inventario y permiten identificar y solucionar problemas de manera eficiente. Esto fomenta un ambiente de confianza y responsabilidad dentro de la organización.

5. Análisis y causalidad

Cada ajuste de inventario debe ir acompañado de un análisis de las causas que originaron la discrepancia. Entender las causas de las discrepancias permite implementar medidas correctivas y preventivas, mejorando la gestión del inventario a largo plazo. Este análisis es crucial para desarrollar estrategias que minimicen futuras discrepancias.

6. Corrección y actualización

Implican la corrección de los registros para reflejar la cantidad real de inventario y la actualización de los sistemas contables y operativos. La corrección y actualización aseguran que todas las partes interesadas trabajen con datos precisos y actuales, evitando problemas de coordinación y planificación. Esto es vital para la eficiencia operativa y la precisión financiera.

7. Cumplimiento normativo

Deben cumplir con las normativas contables y fiscales aplicables. El cumplimiento normativo es crucial para evitar sanciones legales y garantizar la integridad y validez de los estados financieros. Asegurar que los ajustes cumplen con las normativas ayuda a mantener la reputación y la legitimidad de la empresa.

8. Implicación de personal capacitado

Deben ser realizados por personal capacitado y con conocimiento de los procesos y sistemas de gestión de inventarios. La implicación de personal capacitado reduce el riesgo de errores y asegura que los ajustes se realicen de manera eficiente y precisa.

El conocimiento y la competencia del personal son fundamentales para una gestión de inventario exitosa.

9. Uso de tecnología

Deben apoyarse en sistemas tecnológicos y herramientas adecuadas para el registro y seguimiento de inventarios. El uso de tecnología facilita el proceso de ajuste, mejora la precisión y proporciona herramientas para el análisis y reporte de datos.

Las herramientas tecnológicas avanzadas pueden optimizar la gestión del inventario, haciendo el proceso más rápido y menos propenso a errores.

10. Impacto financiero

tienen un impacto directo en los estados financieros de la empresa, afectando el costo de los bienes vendidos (COGS) y el valor del inventario. Comprender el impacto financiero de los ajustes es crucial para una correcta gestión contable y para informar adecuadamente a los stakeholders.

Un adecuado manejo del impacto financiero asegura que las finanzas de la empresa reflejen con precisión la realidad operativa, lo que es esencial para la planificación y el análisis financiero.

“El ajuste de inventario es una función crucial para mantener una empresa en funcionamiento. Se trata de alinear constantemente la oferta y la demanda”.

Bernard Marr

Autor y experto en analítica empresarial, gestión del rendimiento y tecnología.

Cómo hacer un ajuste de inventario 

Realizar un ajuste de inventario es un proceso crucial para corregir discrepancias entre los registros de inventario y la cantidad física real disponible.

Aquí te explico cómo hacer un ajuste de inventario de manera efectiva:

1. Identificación de discrepancias: primero, identifica la discrepancia específica entre los registros del sistema y el conteo físico del inventario. Esto puede ser resultado de sobrestock, substock, pérdida, daño u otros factores.

2. Investigación de causas: investiga las posibles causas de la discrepancia. Pueden incluir errores de entrada de datos, robos, pérdidas durante el transporte, daños, errores de procesamiento de órdenes, entre otros.

3. Documentación detallada: documenta de manera detallada la discrepancia encontrada, incluyendo la cantidad de ajuste necesaria, la fecha de descubrimiento, la ubicación física del inventario afectado y las razones subyacentes.

4. Aprobación y autorización: asegúrate de que el ajuste de inventario sea aprobado por un supervisor o gerente autorizado según las políticas internas de la empresa.

5. Registro en el sistema: ingresa el ajuste de inventario en el sistema de gestión de inventarios de la empresa. Asegúrate de actualizar los registros para reflejar la cantidad corregida de inventario disponible.

6. Realización del ajuste: dependiendo del tipo de ajuste (por sobrestock, substock, pérdida, daño, etc.), realiza la acción necesaria para reflejar la cantidad correcta de inventario. Esto puede implicar agregar o eliminar unidades del inventario físico o ajustar el valor unitario del inventario.

7. Seguimiento y verificación: verifica que el ajuste se haya realizado correctamente y que los registros actualizados sean precisos. Realiza un seguimiento para asegurarte de que no haya problemas recurrentes relacionados con la discrepancia corregida.

8. Comunicación interna: comunica el ajuste realizado a las partes interesadas relevantes dentro de la organización, como el equipo de contabilidad, operaciones y gestión de inventarios.

9. Auditoría y revisión: programa auditorías periódicas para revisar los ajustes de inventario realizados y asegurar la precisión continua de los registros de inventario.

10. Implementación de medidas correctivas: si la discrepancia fue causada por un problema recurrente o evitable, implementa medidas correctivas para prevenir futuras discrepancias similares.

Siguiendo estos pasos, podrás realizar ajustes de inventario de manera efectiva y asegurar que los registros de inventario de tu empresa sean precisos y confiables.

La gestión de inventarios es esencial para cualquier empresa, ya que afecta directamente a su rentabilidad y eficiencia operativa. Mantener un inventario adecuado permite satisfacer la demanda del cliente sin excesos ni faltantes, optimizando así los recursos financieros al reducir costos de almacenamiento y obsolescencia. 

Por esta razón es necesario contar con herramientas que te faciliten llevar un control de tu mercancía. Esto no solo aumentará la satisfacción de tus clientes al cumplir con sus expectativas de entrega, sino que también fortalecerá la posición competitiva de la empresa en el mercado al permitir una respuesta ágil a las fluctuaciones de la demanda y condiciones del mercado. 

Qué es una cuenta contable para ajuste de inventario

Una cuenta contable para ajuste de inventario es un registro específico utilizado en contabilidad para reflejar las discrepancias entre el inventario físico y los registros contables de una empresa. Estas cuentas se utilizan para ajustar y corregir los niveles de inventario según sea necesario, ya sea para reflejar sobrestocks, substocks, pérdidas por robo o daño, corrección de errores administrativos, revaluaciones de inventario, entre otros.

Cada tipo de ajuste de inventario puede requerir una cuenta contable específica, que permite registrar adecuadamente las transacciones relacionadas con el inventario y mantener la precisión en los estados financieros de la empresa. Estas cuentas aseguran que los ajustes se reflejen correctamente en los libros contables, proporcionando una visión clara y precisa del estado actual del inventario después de aplicar los ajustes necesarios.

Preguntas frecuentes sobre el ajuste de inventario

A continuación encontrarás algunas de las preguntas más comunes que recibimos en la comunidad de HubSpot sobre este tema: