La entrada de datos manual suele ser tediosa e ineficiente en el mundo laboral. No solo resulta aburrida, sino que también desperdicia tiempo y recursos valiosos, reduciendo la productividad.

Afortunadamente, existe tecnología para sistematizar estas abrumadoras labores, eliminando el error humano y permitiéndote enfocarte en el trabajo que realmente importa. La respuesta está en la automatización de los workflows.

Casi todos los departamentos de tu empresa pueden beneficiarse de la automatización del workflow. Ya sea en marketing, recursos humanos o finanzas, aquí te mostramos cómo la tecnología puede ayudarte a trabajar de manera más inteligente.

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¿Cómo funciona la automatización del workflow?

La automatización del workflow generalmente se basa en una serie de declaraciones «if/then» para desencadenar otras tareas que después se diversifican, dependiendo de la acción de cada cliente, colaborador o usuario interesado.

Analicemos un workflow para convertir el envío de un formulario en una oportunidad de negocio:

  • Un usuario del sitio web llena un formulario. La acción lo inscribe automáticamente en una campaña de goteo. Se envía una oferta y establece el estado en «Nuevo».
  • El primer correo electrónico de la campaña se envía al usuario, solicitando programar una reunión.
  • El usuario hace clic en el programador de reuniones y agenda una cita.
  • Se envía un correo electrónico de agradecimiento al usuario, confirmando la fecha y la hora.
  • El CRM crea una nueva tarea y la asigna a un representante de ventas.
  • Luego, el representante de ventas se comunica personalmente y finaliza el proceso de workflow automatizado.

Así es como puede verse un workflow de principio a fin.

Ejemplo de workflow

A continuación, mencionaremos algunos de los ejemplos de automatización de workflow más populares.

La automatización del workflow se puede utilizar en prácticamente cualquier equipo y escenario empresarial. Aunque está relacionado principalmente con el marketing y las ventas, también se puede utilizar en el servicio al cliente, las operaciones, los recursos humanos y las finanzas.

1. Automatización del flujo de trabajo de marketing

Automatización de workflow de marketing

Algunas de las tareas más repetitivas en marketing, como enviar correos electrónicos y publicar actualizaciones en las redes sociales, se pueden agilizar con la automatización del workflow.

Con el Software de automatización de marketing de HubSpot puedes programar todo tu calendario de redes sociales y configurar workflows que ofrezcan a tus usuarios ofertas por correo electrónico.

Los workflows automatizados de marketing incluyen:

  • Suscribir a un usuario a una campaña cuando descarga un recurso de tu sitio web.
  • Dar seguimiento a los clientes después de que compren un producto.
  • Recordar a tu leads que concluyan la compra (ofreciendo las diferentes pasarelas de pagos) después de haber agregado varios artículos a su carrito.
  • Programar publicaciones en redes sociales en múltiples plataformas.
  • Distribuir las tareas de marketing entre los miembros del equipo.

2. Automatización del workflow de ventas

Automatización de workflow de ventas

La automatización del workflow de ventas dinamiza las tediosas tareas de gestión de clientes, de modo que los representantes puedan concentrarse en vender y no en ingresar datos. Además de generar clientes automáticamente en función de sus acciones, el software puede inscribirlos en campañas de goteo y actualizar las etapas del proceso de compra a medida que avanzan.

Las tareas automatizadas en ventas incluyen:

  • Poner a cada usuario en una etapa diferente cuando realiza una determinada acción.
  • Eliminar a algún usuario de la canalización si ha dejado de responder a los correos electrónicos.
  • Enviar un correo electrónico de presentación de un representante de ventas a un usuario que haya descargado un libro electrónico.
  • Actualizar la etapa de la negociación o compra si el usuario ha programado una cita o reunión.
  • Crear tareas para los representantes de ventas cuando un usuario ha concertado una reunión.

3. Automatización del workflow de servicio al cliente

Automatización de workflow de servicio al cliente

La automatización del workflow es increíblemente útil en el servicio al cliente. Además de generar encuestas, puede encargarse de casos y preguntas comunes mediante el envío de una serie de correos electrónicos o la creación de tareas.

Las tareas automatizadas en el servicio al cliente incluyen:

  • Crear un nuevo ticket en el sistema cuando alguien se comunica a través de las redes sociales o el correo electrónico.
  • Incorporar clientes con una serie de correos electrónicos útiles.
  • Enviar encuestas NPS® e inscribirlas en diferentes campañas de correo electrónico en función de su calificación.
  • Asignar a los tickets una etiqueta de prioridad, según el tono del mensaje o correo electrónico.
  • Resolver y archivar tickets cuando se obtenga una resolución.

4. Automatización del workflow de operaciones

Automatización de workflow de operaciones

Las operaciones son el elemento vital de cualquier organización y también se pueden automatizar para reducir el ingreso manual de datos.

Las tareas automatizadas en las operaciones incluyen:

  • Detectar y eliminar elementos duplicados, o fusionar dos propiedades si son iguales.
  • Administrar los permisos para los nuevos miembros del equipo.
  • Establecer prioridades para diferentes procesos comerciales.
  • Recopilar de forma automática los informes al final de cada trimestre.
  • Crear tareas en herramientas de terceros como Asana, Slack o Zoom.

5. Automatización del workflow de recursos humanos

En lugar de ingresar manualmente toda la información de tus nuevos empleados (como direcciones, números de seguro social) y otros datos de tu personal actual en los sistemas de nómina, gastos y seguros, el software de automatización de recursos humanos puede hacerlo por ti en minutos.

Las tareas automatizadas en recursos humanos incluyen:

  • Eliminar candidatos de la base de datos si han estado inactivos durante un periodo.
  • Enviar correos electrónicos a candidatos que no han pasado a la ronda final.
  • Filtrar candidatos con determinadas palabras clave en su historial laboral.
  • Enviar retenciones y pagos de seguridad social a empleados actuales.
  • Recopilar opiniones de los empleados cuando han estado en la empresa durante cierto tiempo.

6. Automatización del workflow de finanzas

Al permitirte crear formularios, diseñar y dar seguimiento a los procesos financieros, el software de automatización puede agilizar todas tus solicitudes de viajes, reembolsos y aprobaciones de presupuesto.

Las tareas automatizadas en finanzas incluyen:

  • Realizar un proceso de aprobación de gastos de principio a fin.
  • Gestionar asignaciones de proveedores y contratos.
  • Aprobar transacciones y solicitudes de transferencias.
  • Administrar los gastos de viaje, según la ubicación y la actividad.
  • Acreditar presupuestos basados ​​en un conjunto de parámetros predeterminados.

Ahora que sabes por qué te conviene usar workflows automatizados, demos un vistazo a las principales herramientas que puedes utilizar.

1. HubSpot

Mejor software de workflow: HubSpot

El software de marketing, ventas, servicio y operaciones de HubSpot opera en una sola plataforma. Esto lo convierte en una de las mejores opciones para la automatización del workflow. Todo está vinculado, lo que te permite alinear cada uno de los procesos de tus equipos y reducir la fricción de una tarea a otra.

Puedes transferir fácilmente leads de marketing a ventas, conectar un ticket de servicio con el registro de contacto existente y limpiar los datos del cliente; todo en una plataforma fácil de usar.

Es ideal para proyectos en crecimiento que aún no han probado la automatización del workflow y para empresas con procesos establecidos. Puedes comenzar con una suscripción inicial y luego actualizarla a medida que necesites más funcionalidades. Se recomienda especialmente para departamentos de marketing, ventas, servicio y operaciones.

Conoce nuestra oferta completa:

  • Marketing Hub: gratuito, Starter (desde 45 USD al mes), Pro (desde 800 USD al mes) y Enterprise (desde 3.200 USD al mes).
  • Sales Hub: gratuito, Starter (desde 45 USD al mes), Pro (desde 450 USD al mes) y Enterprise (desde 1.200 USD al mes).
  • Service Hub: gratuito, Starter (desde 45 USD al mes), Pro (desde 360 USD al mes) y Enterprise (desde 1.200 USD al mes).
  • Operations Hub: gratuito, Starter (desde 45 USD al mes), Pro (desde 720 USD al mes).

2. Nintex

Software de workflow: Nintex

Imagen de Nintex

Con más de 3 millones de aplicaciones de workflow operando en su plataforma en este momento, Nintex ayuda a más de 8.000 clientes a administrar, automatizar y optimizar sus procesos comerciales, sin necesidad de experiencia en codificación.

Al ofrecer una multitud de herramientas de automatización, como mapeo e inteligencia de procesos y gestión de workflow avanzado, puede monitorear tus procesos, ejecutarlos y analizar su desempeño.

3. Kissflow

Software de workflow: Kissflow

Imagen de Kissflow

Kissflow ofrece un software de automatización de workflow todo en uno. Con más de 50 aplicaciones de gestión de procesos comerciales preinstaladas, la capacidad de personalizar tu workflow y un panel de informes, Kissflow puede agilizar casi todos tus procesos comerciales.

4. Integrify

Software de workflow: Integrify

Imagen de Integrify 

Es un software de automatización que te permite crear worflows (en un generador de arrastrar y soltar) y ejecutar flujos paralelos o secuenciales. Permite colaborar en tareas y solicitudes, probar tus procedimientos y configurar recordatorios, por lo cual puedes optimizar fácilmente tus procesos comerciales y automatizar las tareas manuales.

Integrify también ofrece ejemplos de workflow, una base de conocimientos del usuario, una API abierta con la que puedes integrar bases de datos externas, y la capacidad de importar y exportar datos desde Excel e incluso archivos PDF.

5. Zapier

Software de workflow: Zapier

Imagen de Zapier

Con la capacidad de conectarse y compartir datos con más de 1.000 aplicaciones web, como Facebook, QuickBooks y Google Drive, Zapier automatiza casi cualquier tipo de proceso comercial. Lo único que necesitas es crear un flujo de trabajo en tu editor, elegir las aplicaciones que quieras incluir en tu workflow y diseñarlo.

Por ejemplo, si quieres guardar todos tus archivos adjuntos en Dropbox, puedes crear un workflow que copie automáticamente cualquier archivo adjunto de tu bandeja de entrada de Gmail a Dropbox y luego te envíe un mensaje sobre la descarga por medio de Slack.

6. Flokzu

Software de workflow: Flokzu

Imagen de Flokzu

Sin escribir ningún código, Flokzu te permite crear tareas, plazos, reglas comerciales y notificaciones. Su software también envía recordatorios de tareas pendientes a cada una de las bandejas de entrada de tus colaboradores. A medida que se completa cada etapa, el software asignará automáticamente una nueva tarea a un usuario o función.

Además, Flokzu ofrece un panel de informes que muestra el desempeño y las métricas de tus procesos comerciales, la cantidad de tareas pendientes, las tareas asignadas a cada usuario, las tareas completadas y el tiempo que tomó cada una. Esto te dará los datos necesarios para refinar y optimizar tus futuros procedimientos de trabajo.

7. ProcessMaker

Software de workflow: Process Maker

Imagen de ProcessMaker

Es una herramienta de automatización de workflow de código bajo y código abierto, conocida por su facilidad de uso. Los diagramas de flujo visuales te ayudan a crear workflows basados ​​en aprobaciones, con notificaciones integradas en cada parte del proceso. 

ProcessMaker tiene un precio fijo para la plataforma, más un costo adicional por usuario al mes. El acceso a la API para desarrolladores facilita la personalización del software para organizaciones más grandes y procesos más complejos.

8. BP Logix

Software de workflow: BP Logix

Imagen de BP Logix

Combina el uso compartido de documentos, notificaciones, flujos de trabajo visuales e informes. Esta solución tiene un diseño similar a Microsoft Project y no requiere diagramas de flujo ni codificación. Las notificaciones opcionales pueden poner al tanto a las partes interesadas sobre cada paso del proceso que estén administrando.

Sus formularios orientados al cliente y los procesos de backend se integran con análisis e informes.

9. TrackVia

Software de workflow: TrackVia

Imagen de TrackVia

TrackVia facilita la automatización, mediante el uso de aplicaciones integradas a sus procesos de fabricación y almacenamiento. El software crea conexiones entre las aplicaciones existentes, lo que les permite comunicarse entre sí y enviar notificaciones a las personas adecuadas. El cifrado de datos de extremo a extremo significa que la información confidencial está segura en los servidores en la nube de TrackVia.

10. Gravity Flow

Software de workflow: Gravity Flow

Imagen de Gravity Flow

Si bien el complemento requiere una suscripción, puedes agregar la licencia por sitio individual o de forma masiva para varios sitios de WordPress. La sencillez de su interfaz permite a aquellos que no están tan familiarizados con WordPress crear fácilmente flujos de trabajo personalizados.

Al ser una aplicación de código abierto, también brinda a los desarrolladores la libertad de crear una configuración que satisfaga las necesidades específicas de su sitio. Las extensiones incluyen Stripe, PDF Generator y Flowchart, pero tienen un precio adicional.

11. Backlog

Software de workflow: Backlog

Imagen de Backlog

Backlog es un software de gestión del workflow, diseñado específicamente para satisfacer las necesidades de los equipos de desarrollo. Si deseas obtener una experiencia de primera mano, puedes registrarte en una prueba gratuita.

Backlog facilita la cooperación, comunicación y coordinación de administradores y colaboradores durante el proceso de trabajo. Además permite mantener todas las tareas en una sola ubicación, asignarlas a otras, realizar un seguimiento del proyecto y compartir comentarios con otras áreas.

La automatización del workflow te ayudará a desarrollar tu empresa de manera más eficiente. Al permitir que la tecnología complete las tareas manuales, puedes hacer crecer tu negocio de manera efectiva y sin contratiempos.

Cómo usar la función de workflows y crear automatizaciones en HubSpot

 Guía workflows

Publicado originalmente el 22 de septiembre de 2021, actualizado el 28 de junio de 2022

Topics:

Mejora de procesos