Descubre todos los tipos de base de datos y cómo funcionan

¿No te ha pasado que llegas a un punto en el que tienes almacenado un gran número de información en tu ordenador que ya no sabes cómo consultar? Las bases de datos tienen una gran relevancia en el ámbito personal, pero aún más cuando se trata del empresarial, lo que las ha convertido en uno de sus recursos más valiosos. 

Sin datos, las empresas no tienen poder. Por ello, contar con una base de datos es importante, además, de saber gestionarla; esto te permite una administración más confiable y hace que el flujo de trabajo se vuelva más significativo.

Almacenar los datos es parte fundamental para garantizar el rendimiento de cualquier empresa, ya que ayuda a minimizar problemas de Tecnología de la Información. Existen diferentes tipos de bases de datos que utilizan las empresas para almacenar su información de forma segura.

Si aún no estás familiarizado con el término base de datos, no te preocupes. A continuación te presentamos su definición y más adelante en este artículo analizaremos algunas de las clasificaciones de las bases de datos, los diferentes tipos y las más comunes que utilizan las empresas. 

El término base de datos fue escuchado por primera vez en un simposio celebrado en California en 1963; sus orígenes se remontan al almacenamiento que existía en las antiguas bibliotecas en donde se guardaba información histórica, de consulta e informativa. Actualmente, gracias a la innovación tecnológica en la base de datos es posible acceder a la información de manera digital y de forma más rápida. 

Características de una base de datos

Es muy sencillo identificar una base de datos de otros elementos similares como tablas o índices de contenidos. Para darte cuenta de estas diferencias tan solo debes de prestar atención a las siguientes características:

• Son fáciles de entender.
• Tienen campos de datos definidos.
• Poseen un sentido de orden y numeración de elementos.
• Permiten la consulta de información.
• Son claras visualmente.
• Protegen la información almacenada.

Ventajas y desventajas de una base de datos

El manejo de una base de datos en una organización puede traer consigo elementos que debes considerar como pros y contras, tal como mencionaremos a continuación.

Ventajas de una base de datos

• Son dinámicas.
• Se modifican o actualizan con facilidad.
• Ocupan poco espacio.
• Se puede compartir la información.
• Centralizan los datos en un solo sitio.
• Propician una mejor toma de decisiones.

Desventajas de una base de datos

• Se pueden duplicar o multiplicar entradas de información.
• Requiere de un sistema de alimentación de datos ordenados.
• Se vincula con otras fuentes de captación de información.
• Pueden alcanzar un volumen de datos difícil de manejar.
• Representa un punto de vulnerabilidad para los ataques informáticos.

Ahora que conoces las dos caras de la moneda en cuanto a las bases de datos, es tiempo de definir qué tipo de base de datos necesitas desarrollar de acuerdo al siguiente listado.

Cuáles son los tipos de bases de datos

Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras y esto tiene que ver con el contexto en el que son utilizadas y las necesidades que cubren. A continuación te decimos cuál es la clasificación de la base de datos en el ámbito empresarial. 

Según la variabilidad de los datos almacenados

Este tipo de base de datos depende de la forma en que los datos son estructurados dentro de la misma y se clasifican en:

• Bases de datos estáticas

Son bases de datos diseñadas principalmente para la lectura de datos. Se emplean para guardar datos históricos que se usan para consulta sobre el comportamiento de datos almacenados durante un tiempo, permiten realizar proyecciones y tomar decisiones basándose en sus resultados. 

• Bases de datos dinámicas

Estas bases de datos contienen información que se modifica con el tiempo y permiten la actualización, borrado y adición de nuevos datos, además de su consulta. 

Según el contenido

Esta clasificación tiene que ver con la preferencia de contenido que se quiere analizar. Entre estas encontramos:

• Base de datos bibliográfica

Este tipo de base de datos contiene un representante de la fuente primaria que permite ser localizado, es decir, contiene información sobre el autor, fecha de publicación, título, etc. Su contenido es principalmente de cifras y números. 

• Base de datos de texto completo

Estas bases de datos almacenan las fuentes primarias, es decir, los textos íntegros que están archivados; por ejemplo, textos completos de libros, revistas, periódicos, etc. Suelen ser bases de datos a las que se puede acceder en línea. 

• Directorios

Este tipo de base de datos es el más común que se utiliza con fines empresariales y contiene elementos que permiten ordenar y organizar la información de manera eficaz para su consulta. Suelen almacenar información como nombres y direcciones, contacto de teléfono y correo electrónico, así como datos de facturación, entre otros. 

Según la organización o modelo

Esta clasificación de base de datos se caracteriza por los diferentes modelos de administración de datos; obedecen a su estructuración, a la forma en la que se guardan los datos y a los métodos de almacenamiento y recuperación de sus descripciones. A su vez, estas bases de datos se clasifican en:

• Base de datos jerárquica

Este tipo de base de datos almacena información en forma de registros dentro de una estructura jerárquica. Estos registros se llaman nodos y contienen información enlazada a partir del nodo raíz a otros nodos descendientes: padres e hijos. Cada nodo padre puede tener varios nodos hijos, pero cada nodo hijo solo puede tener un nodo padre. Este tipo de base de datos es recomendable para administrar grandes volúmenes de información. 

• Base de datos relacional

Este tipo de base de datos almacena y proporciona acceso a puntos de datos relacionados entre sí. Presenta los datos en tablas, en donde cada fila es un registro con un ID único llamado clave, lo que facilita el establecimiento de las relaciones entre los puntos clave. 

• Base de datos de red

Es una base de datos formada por una serie de registros que están enlazados entre sí, creando una red en donde cada dato contiene un único atributo o valor. Es similar a la base de datos jerárquica aunque esta puede crear varios nodos padre.

• Base de datos multidimensional

Esta base de datos está relacionada con el procesamiento analítico en línea y forma parte de la inteligencia empresarial en el almacenamiento de datos. Combina las ventajas de la base de datos jerárquica y relacional. 

• Base de datos transaccional

Este tipo de base de datos se encarga del envío y recepción de datos a gran velocidad. Son comunes en el ámbito industrial y de producción en líneas complejas. 

• Base de datos orientada a objetos

Este tipo de base de datos es muy moderna y en ella se almacena al objeto por completo, así como sus características; lo que permite al usuario tener mayor información.

• Base de datos documentales

Este tipo de base de datos permite realizar búsquedas más potentes y sirve para almacenar grandes volúmenes de información. Es muy común que las empresas recurran a ellas para gestionar información, ya que poseen un amplio número de beneficios que ayudan a la productividad y eficacia en el trabajo. Esta base de datos se apoya en la utilización de documentos para la estructuración y el almacenamiento de las consultas. Es posible sacarle provecho a este tipo de base de datos en cualquier tipo de proyecto empresarial. 

• Base de datos deductivas

Este tipo de base de datos permite hacer deducciones a través de inferencias o lógicas matemáticas, por lo que también es conocida como «bases de datos lógicas o de conocimiento». Consiste en un sistema de almacenamiento que, a través de ciertas reglas definidas, es capaz de utilizar dicha información para deducir información adicional. 

1. Base de datos de clientes

Para el sector empresarial es indispensable contar con una herramienta que ayude con la gestión de contactos y relaciones con los clientes, además de que facilite la administración de sus contactos, agregar nuevos registros e ingresar las actividades de venta de manera automática.

Es muy común que este tipo de base de datos sea manejado por un CRM, como el CRM de HubSpot que ayuda a organizar la información empresarial de las cuentas, los contactos, los clientes potenciales y hasta las oportunidades comerciales. Este tipo de herramientas permite, a través del registro de un cliente, incluir la información de contacto, fecha y monto de su último pedido, así como una lista de sus productos favoritos, entre otros datos.

Contar con una base de datos de clientes ayuda a las empresas a gestionar el marketing empresarial, pues ofrece contenidos personalizados que responden a cada tipo de comprador, así como aumentar las técnicas de venta a través de estrategias de marketing. La base de datos de clientes es una herramienta clave para impulsar el crecimiento de una empresa, ya que permite tener un acceso a los datos de forma práctica y sencilla.  

2. Base de datos de inventario

Esta base de datos es la que utilizan las empresas para la gestión de su inventario, debido a que les permite tener una visibilidad confiable y tomar mejores decisiones. Con una base de datos de inventario las empresas garantizan tener un registro fiel de la cantidad de productos que se tienen en existencia, así como de su clasificación. 

La gestión de la base de datos de inventario permite a las empresas conocer el costo de almacenamiento, los tiempos de distribución y el tiempo de fabricación. Este proceso tiene gran impacto en las áreas operativas de una empresa, ya que ayuda a optimizar los costos una vez que se tiene controlado. 

Disponer de una base de datos de inventario ayuda a las empresas a capitalizar mejor sus productos, pues ofrece una visión plena de lo que se tiene y lo que hace falta para seguir generando ingresos. De esta forma se logra un equilibrio entre la oferta y la demanda. 

3. Base de datos de recursos humanos

La base de datos de recursos humanos es una herramienta indispensable para gestionar las funciones de los empleados, los nuevos candidatos y la retención de talentos. Contar con una base de datos de recursos humanos permite a las empresas administrar de manera correcta todo lo relacionado con el personal, como las vacaciones, las ausencias y las bajas, así como las evaluaciones y el buen desempeño de los empleados. 

Un factor fundamental de la base de recursos humanos es que reúne toda la documentación relacionada con los contratos en un solo lugar. Esta base de datos puede contar con distintas clasificaciones que agilizan la consulta de información a la hora de iniciar un proceso de reclutamiento o evaluación de personal. 

Otro de los beneficios de contar con una base de datos de recursos humanos es que permite tener una visión de cuáles son las posiciones más demandadas para generar mejores estrategias de atracción de talento y retención, además de que ayuda a la elaboración de estadísticas e informes que puedan mejorar los procesos de reclutamiento.

Ejemplos de bases de datos por sus tipos 

1. Bases de datos estáticas

La principal característica de este tipo de base de datos es que no tienen modificación en sus registros, por lo que son ideales para mantener el registro de movimientos en el pasado, por ejemplo, con los datos históricos.

2. Bases de datos dinámicas

Este tipo de base de datos se consideran activas, porque se modifican constantemente, ya sea con nuevas entradas de datos o con cambios o correcciones sobre los ya registrados.

3. Base de datos bibliográfica

Como hemos mencionado, registra la información bibliográfica tal como autor, editorial o fecha de publicación de una serie de libros o revistas.

4. Base de datos de texto completo

Se trata de bibliotecas digitales o bases de datos que guardan en su interior una gran cantidad de libros, artículos especializados, revistas o material hemerográfico para consulta general.

Imagen de EBSCO

5. Directorios

Los directorios almacenan datos vinculados a la forma de contacto de determinadas personas, empresas o clientes potenciales. Es por ello que utilizan campos como nombre, teléfono, correo electrónico o cualquier otra forma de contacto.

6. Base de datos jerárquica

Toma un registro de orden jerárquico entre sus elementos por lo que es una gran alternativa para guardar datos que mantengan un orden y estructura entre ellos.

7. Base de datos relacional

Además de los datos que posee una base de datos general, una base de datos relacional incluye un campo de registro destinado a un identificador numérico o ID, este dato será de gran utilidad para generar un registro y relación de los puntos clave de la información.

8. Base de datos de red

Una base de datos red marca las relaciones entre sus elementos de una manera fácil y sencilla de entender a simple vista, tal y como lo muestra el siguiente ejemplo.

9. Base de datos multidimensional

A partir de un modelo en tres dimensiones establece las relaciones y vínculos de la base de datos para un entendimiento más ágil de cada dato.

10. Base de datos transaccional

Este tipo de base de datos se actualiza constantemente a partir de distintas fuentes, por lo que requiere un sistema que se adapte a la velocidad de intercambio de información.

11. Base de datos orientada a objetos

Agrupa la información de los datos en paquetes de datos relacionados entre sí, almacenando conjuntamente los métodos y atributos en la base de datos.

12. Base de datos documentales

Guardan la información en unidades individuales y autónomas. Estos registros generan fichas o documentos los cuales serán el soporte para este tipo de base de datos.

13. Base de datos deductivas

A partir de reglas marcadas por operaciones matemáticas, este tipo de base de datos puede jerarquizar u organizar los criterios de una base de datos.

En general, contar con aplicaciones como las bases de datos que faciliten las tareas en la gestión empresarial es una ventaja que puede marcar la diferencia en el mercado. Utilizar la base de datos que mejor se adapte a tus necesidades, le permitirá a tu equipo una forma de trabajo más ordenada y eficaz.