4 señales de advertencia para detectar a tiempo si un proyecto superará el presupuesto

Definir el alcance de un proyecto es uno de los aspectos más desafiantes al comenzar uno nuevo porque lo único que sabes con certeza es que el proyecto cambiará. Aunque crees procesos y contrates a profesionales altamente capacitados, no hay un proceso exacto para definir el alcance.

Necesitas prepararte para cuando ocurra un crecimiento excesivo. Seguramente tu visión del resultado de un proyecto, la de tu equipo y la del cliente no coincidirán, y además de esto, el día que tienes un crecimiento excesivo es cuando menos sabes de tecnología, capacidades y requerimientos del proyecto.

Para preparar a tu equipo y evitar el crecimiento excesivo y ser proactivos para solucionar lo que al principio podría parecer un problema pequeño, considera estas cuatro señales de advertencia.

4 señales de advertencia de un crecimiento excesivo inminente

1) El encargado de tomar las decisiones no se involucra en el proyecto

Este es un problema común: la agencia trabaja en un proyecto y envía un avance a revisión. La persona que realiza las decisiones, quien le dio el proyecto a uno de los miembros de su equipo para que lo gestionara, observa el trabajo y decide que está completamente fuera de lugar o que no se alinea con la marca.

Al trabajar en un proyecto debes saber quién toma las decisiones finales e incluso si no está involucrado en la gestión diaria. Además, necesitas tener una compresión clara de la visión que tiene esta persona para que puedas obtener la aprobación de la dirección en la que va el proyecto. Realiza una entrevista inicial con esta persona para saber qué es lo que no le gusta y cuáles son sus objetivos. Así, podrás incluir actualizaciones e información para mostrarle cómo es que el resultado final del proyecto cumplirá con los objetivos de negocios de la marca. Es posible que el cliente no quiera ver aspectos específicos, pero sí querrá tener la tranquilidad de saber que su presupuesto se invierte bien.

2) Los requisitos para el proyecto no están claramente definidos

Antes de empezar cualquier proyecto, necesitas definirlo con claridad; tanto lo que se incluirá, y a menudo, lo que no abarcará.

Debes poder responder:

• ¿Cuáles son los objetivos (metas y visión) del proyecto?
• ¿Qué es exactamente lo que se debe entregar?
• ¿Cuándo se completará cada entrega?
• ¿Cómo son los procesos de revisión y aprobación?
• ¿Qué pasa si el alcance del proyecto cambia?

Si no respondes estas preguntas esenciales, un proyecto puede gestionarse mal, los clientes podrían sentirse desconectados del trabajo y las solicitudes adicionales que exceden el alcance podrían convertirse en algo normal con facilidad.

3) Objetivos que no se alcanzan en la etapa inicial

Si el cliente pasa por alto los plazos iniciales de entrega (por ejemplo, debe entregar una copia de respaldo antes de que puedas iniciar con la etapa de diseño), es una señal de que el equipo del cliente no le está dando prioridad al proyecto, lo cual hará que las entregas se pospongan continuamente y afectará a otros proyectos de tu programa.

Solucionar esto podría ser tan fácil como explicarle al cliente que las demoras en la fase inicial del proyecto causarán complicaciones en el futuro, ya que tendrás que ajustar otros plazos de entrega, incluyendo la fecha de entrega final. Esto también podría ocasionar que el cliente no invierta en el proyecto o que no entienda el coste de la falta de acción. Por ejemplo, podrías explicarle cómo es que el objetivo de un sitio web nuevo aumentará las tasas de conversión en un 5% y, si el relanzamiento del sitio se pospone un mes, el cliente podría perder cierta cantidad de clientes.

Cuanto más se extienda la línea de tiempo de un proyecto, las probabilidades de que rebase el presupuesto son más altas.

4) Las funciones y responsabilidades no están claras

Los proyectos que no se gestionan bien rebasarán el presupuesto y se entregarán tarde sin que se pueda hacer algo para evitarlo.

Los Mánagers de cuentas o de proyectos necesitan estar alerta para establecer plazos de entrega y comunicarse con las personas involucradas. El Mánager de proyectos siempre debe saber quién está trabajando en qué y cuándo es la fecha límite de ese objetivo.

También debes tener un proceso para comunicar las actualizaciones de los proyectos, ya sea a través del correo electrónico, en una teleconferencia, con una herramienta de gestión de proyectos o durante una reunión. El miembro del personal debe definir en qué se trabajará esa semana, si alguna parte del proyecto está en riesgo, cómo va el proceso según el presupuesto inicial, cuáles son los objetivos que se pretenden lograr y quién es responsable de qué.

La comunicación clara y consistente entre el cliente y el equipo de la agencia es lo más importante que tu Mánager de proyectos puede hacer para evitar tener un alcance excesivo.