RPA: ¿qué es Robotic Process Automation y para qué sirve?

La evolución tecnológica ha desarrollado el potencial para transformar muchos aspectos de nuestra vida. Recientes innovaciones permiten que las computadoras procesen datos de formas que nunca hubiéramos imaginado, incluso en el mundo empresarial. 

La idea de la automatización surgió mucho antes que la Inteligencia Artificial (AI) y fue gracias a la revolución industrial que la tecnificación de los procesos redujo costos y tiempos en la producción de mercancías. 

Sin embargo, esta idea ha cambiado mucho. La automatización es un término que se utiliza actualmente para referirse a procesos o técnicas que usan la tecnología para hacer que un aparato opere de manera automática.

Hoy en día la automatización está en todas partes, desde bots que ayudan con el servicio al cliente hasta inteligencia artificial que tenemos en la palma de nuestras manos, a la cual podemos acceder gracias a los dispositivos móviles.

A medida que avanza el tiempo, somos más dependientes de la tecnología, y es que sus aplicaciones nos facilitan la creación e implementación de procesos empresariales mucho más rápido que hace quince o veinte años. Y todo parece estar al alcance de un clic.

Si estás buscando hacer que la automatización forme parte de tu estrategia comercial, en este artículo te diremos qué es Robotic Process Automation y para qué sirve. 

Además de reducir esfuerzo e inversiones, te estarás preguntando para qué sirve esta tecnología enfocada en la automatización. A continuación respondemos esa pregunta.

¿Para qué sirve RPA?

Muchas compañías han podido continuar con sus labores e incluso aumentar su productividad pese a la crisis sanitaria del COVID-19 gracias a la tecnología RPA. La cual sirve para automatizar procesos que alguna vez requirieron de atención humana y que ahora pueden ser efectuados por un robot. Con ello permite que los empleados continúen con sus labores a distancia e incluso aumentar su productividad. 

Las tareas que antes eran repetitivas solían obstaculizar la productividad de los empleados. Gracias a la automatización y las herramientas de RPA es posible optimizar el tiempo en tareas que verdaderamente requieren de la atención humana, como los trabajos estratégicos que constituyen la base de una organización.

Por lo tanto, RPA no solo es una herramienta tecnológica que ayuda a automatizar tareas y procesos que solían ser repetitivos, sino que además permite a las empresas ahorrar tiempo y dinero liberando a los empleados de tareas mecánicas. Gracias a los cual los equipos de marketing, ventas y atención pueden centrarse en lo más importante: genera valor para los clientes y la empresa.

Los robots automatizados imitan las acciones de los humanos, como iniciar sesión en diferentes aplicaciones, copiar y pegar datos, mover archivos de una carpeta a otra o complementar formularios de manera más práctica y confiable. 

Por lo tanto, RPA sirve a las pymes y grandes empresas para acelerar los flujos de trabajo y ayudar a los empleados a aumentar su productividad mediante la ejecución independiente de algunos de los procesos. 

Con estas ideas en mente, veamos seis funciones que hoy en día se pueden automatizar fácilmente.

6 funciones empresariales que pueden automatizarse con RPA

Las herramientas de RPA permiten optimizar y simplificar algunas de las funciones empresariales, gracias a la utilización de bots que automatizan los procesos a través de diferentes aplicaciones. A continuación te decimos cuáles son las funciones empresariales más comunes que pueden automatizarse con RPA:

1. Funciones de Recursos Humanos

La tecnología de Robotic Process Automation se puede volver un aliado perfecto para ayudar al departamento de recursos humanos en la selección de candidatos. Por ejemplo, es posible evaluar las relevancias de las candidaturas, clasificar los currículos e incluso determinar el tono con el que los candidatos se comunican con los reclutadores. 

RPA es una solución que permite automatizar la administración y gestión de personal en los procesos de selección, ya que es menos costosa, más segura y mejora la experiencia del usuario.

Por lo tanto, la automatización robótica en esta área es un aliado estratégico que aporta a las empresas soluciones prácticas para la gestión de funciones administrativas. 

2. Funciones financieras

La tecnología que ofrece la automatización robótica impacta de manera positiva en las funciones empresariales financieras, debido a que disminuye los costos y mejora los informes.

RPA permite controlar las tareas repetitivas mensuales, trimestrales y anuales al automatizar procesos financieros, como la justificación de costos, recursos y riesgo hasta la automatización de facturas.  

Gracias a las soluciones de RPA es posible extraer de manera automática las facturas, adjuntar documentación y cargar toda la información en el portal del cliente en cuestión de minutos, con lo que se reduce el tiempo que normalmente llevaría hacerlo de forma manual.

3. Funciones de servicio al cliente

Las soluciones de RPA impulsan la optimización del servicio al cliente, ya que reduce las cargas de trabajo y tareas, por lo que es posible acelerar los procesos en esta área. Por ejemplo, puede recopilar la información de los clientes, gestionar las solicitudes de servicio y actualizar los registros. 

El proceso de automatización de RPA en el área de servicio al cliente tiene como resultado una mejor experiencia del cliente, gracias a las respuestas rápidas a sus solicitudes y la optimización de la gestión de comentarios de los clientes.

Incluso es posible reducir errores aun cuando los robots de automatización trabajan las 24 horas del día los 7 días de la semana, algo que con el trabajo manual sería imposible evitar. 

4. Funciones comerciales 

Gracias a la automatización de procesos es posible mantener altos niveles de efectividad relacionados con las actividades de compra y venta, ya que permiten un mejor conocimiento de los clientes, seguimiento de propuestas y objetivos comerciales.

Muchas de las tareas que solían realizarse de manera manual por los vendedores pueden ser automatizadas a través de RPA, con lo que es posible ahorrar tiempo y dedicarlo a conseguir nuevos prospectos y oportunidades de aumentar los ingresos.  

5. Funciones de sistemas

La tecnología de Robotic Process Automation permite a las empresas integrar sus aplicaciones, a través de una conexión automatizada, para que ninguna de ellas trabaje de manera aislada. De esta manera todos los departamentos trabajan en colaboración de forma más eficiente. 

La integración de sistemas por medio de la automatización robótica tiene como beneficio aumentar la precisión y la eficiencia en los procesos de las pymes y grandes empresas. 

6. Funciones de almacenamiento 

Muchas veces, almacenar y procesar la información puede resultar una tarea difícil sobre todo cuando se trata de un negocio escalable, como lo son las pymes y grandes empresas.

El almacenamiento de datos puede automatizarse a través de RPA, lo cual permite recopilar y almacenar la información de diferentes fuentes y formatos de manera óptima y rápida por medio de reglas definidas y medibles. 

Estas reglas, vale la pena mencionarlo, dependen de cada modelo de negocio y la industria a la que pertenece. Lo más admirable de todo esto es que, conforme se desarrolle esta tecnología, el nivel de personalización irá en aumento. Gracias a esto veremos un mayor rendimiento en la automatización y mejores oportunidades para los colaboradores de enfocarse en el trato humano.

Ahora bien, actualmente existen varias opciones de software en el mercado.

5 software de RPA para pymes y grandes empresas 

Las herramientas de RPA que ayudan a automatizar tareas permiten la optimización de funciones empresariales por lo que existe una amplia gama en el mercado.

1. Rocketbot

Rockebot es una plataforma que se centra en democratizar y acelerar la transformación digital de las empresas, así como optimizar el ROI de los clientes. Lo hace a través de robots de automatización que permiten ejecutar procesos y flujos de trabajo, extraer texto de documentos o imágenes, así como la integración de aplicaciones que permiten a las empresas trabajar de manera más rápida e inteligente. 

Este software es muy fácil de usar y ayuda a poner los robots en la nube, lo que favorece la reducción de los gastos de infraestructura. Esta plataforma es compatible con Windows, Linux y Mac. 

2. Uipath

Esta plataforma permite automatizar y optimizar procesos a través de la Inteligencia Artificial y el aprendizaje automático. Uipath mejora la productividad y la eficiencia empresarial, así como el compromiso de los empleados y la experiencia del cliente, a través de robots automatizados que logran escalar operaciones comerciales digitales a gran velocidad. 

UiPath es un software de automatización que se integra perfectamente con Salesforce, Google Apps y Microsoft. Esta plataforma permite crear un robot para realizar diversas funciones, desde la gestión de correo electrónico hasta procesos administrativos; es muy fácil de usar y no se requieren conocimiento de codificación. 

3. Automation Anywhere

Esta plataforma permite automatizar procesos comerciales a través de bots inteligentes impulsados por la Inteligencia Artificial, con lo cual eleva la productividad y optimiza la experiencia de los clientes.

Su Bot Store es el primero y más grande del mercado con más de 1.200 soluciones de automatización inteligentes. Cuenta con una plataforma nativa en la nube basada en la web y una interfaz robótica de automatización en cualquier lugar. 

Automatition Anywhere permite la automatización de procesos de diversas funciones empresariales. Esto contribuye a mantener un rendimiento alto y desempeña un papel estratégico en el negocio al resolver diversos desafíos en los procesos comerciales a través de la automatización inteligente.

4. Pega

Esta plataforma proporciona la automatización inteligente que ayuda a las organizaciones a realizar el trabajo de forma rápida y generar mejores resultados para los clientes. Trabaja con la Inteligencia Artificial en tiempo real, cuenta con una arquitectura escalable con una plataforma de código bajo y traductores para plataformas específicas, lo que facilita la automatización e integración. 

Este software de automatización es perfecto para empresas que buscan optimizar el trabajo de sus empleados, ya que ayuda a automatizar tareas y mejorar la eficiencia empresarial con bots desatendidos y la incorporación de inteligencia de fuerza laboral. 

5. Blueprism

Esta plataforma de automatización inteligente sin código ofrece procesos robóticos de automatización para ofrecer valor a cualquier proceso comercial empresarial. Usa robots de softwares autónomos, a través de tecnología inteligente que imita y aprende procesos comerciales como los humanos, escala el volumen de tareas y trabajadores digitales bajo demanda. 

Blueprism automatiza procesos de gestión de proyectos, recursos humanos y finanzas. Las capacidades de este software permiten automatizar procesos simples de forma rápida para que los empleados puedan atender soluciones más complejas.

Es muy fácil de entender y cuenta con una sala de control. Con esta herramienta es posible programar la automatización de procesos y ejecutarlos cuando sea necesario. 

Estas opciones de software RPA son un excelente punto de partida si lo que estás buscando en tu empresa es automatizar procesos para mejorar el rendimiento de tus equipos y aumentar las ganancias.