Reporting en empresas: 7 claves para implementarlo con éxito

A pesar de las enormes inversiones en datos, la mayoría de los ejecutivos no confían en sus datos. De acuerdo con una encuesta de KPMG y Forrester Consulting a más de 2.000 tomadores de decisiones de datos y análisis, solo el 38% de ellos tiene un alto nivel de confianza en la información de sus clientes y solo un tercio confía en los análisis que generan a partir de sus operaciones comerciales.

Por eso es importante tener datos precisos que nutran el reporting de tu empresa, ya que el objetivo de toda empresa debe ser la integridad de los datos, la cual se refiere a la calidad y confiabilidad de los datos de tu negocio, incluyendo cuán precisos, consistentes, oportunos y bien conservados son esos datos.

Con una alta integridad de los datos, tu empresa también puede beneficiarse del aumento de oportunidades que brindan los macrodatos.

Entonces, ¿por qué es tan importante el reporting para los negocios?

Por qué es importante tener un proceso confiable de reporting

Los datos no confiables tienen repercusiones en toda la organización: los departamentos de marketing y ventas pierden hasta 550 horas y 32.000 USD por agente al usar datos de baja calidad. Por lo tanto, si vas a tener a los datos como eje de las acciones en tu empresa tendrán que ser de calidad, precisos y eficientes.

Contar con un proceso confiable de reporting es fundamental porque así tendrás un panorama más amplio del rumbo de tu empresa, podrás integrar mejor las áreas y crearás bases sólidas para la toma de decisiones. 

Si cuentas con un proceso confiable de reporting tu empresa tendrá ventajas como:

• Gestionar adecuadamente informes y paneles
• Contar con estrategias más enfocadas y con mejores resultados
• Tener una visión clara y real del rendimiento de tu empresa y del retorno de inversión
• Brindar mejores experiencias a los clientes
• Aumentar la satisfacción laboral de tu equipo
• Compartir información importante con todo el equipo

Para tener datos confiables requieres optimizar los procesos, enfoques y habilidades organizativas.

Exploremos las mejores formas de hacer que tus datos sean más confiables, para que puedas beneficiarte de un análisis preciso y oportuno que allane el camino para tomar decisiones informadas.

En este artículo podrás leer algunos consejos clave para tener un reporting confiable de tu negocio.

1. Vuelve a lo básico

Para que tus datos sean más fiables, volvamos al principio. Imagina que estás iniciando tu base de datos completamente desde cero con un borrón y cuenta nueva. Ahora responde estas preguntas:

• ¿Qué datos necesitas recopilar?
• ¿En qué formato necesitas recolectarlos?
• ¿Qué datos no necesitas?
• ¿Cuál es el desorden o ruido que te gustaría evitar?
• ¿Cómo necesitas integrar tus aplicaciones?

Puedes utilizar estos valiosos enfoques:

• Implementar nuevos procesos de recopilación, gestión e integración de datos
• Saber qué limpiar y podar de tu base de datos
• Identificar cómo educar a tu equipo y aumentar la alfabetización de datos en tu organización

Una vez que tengas claro lo que debe suceder, comienza a crear un plan de acción para implementarlo y hacer que tus datos sean más confiables.

2. Sigue el rastro de datos hasta su fuente

Siempre que te enfrentes a datos poco fiables es recomendable seguir el rastro hasta la fuente. ¿Dónde se originaron los datos inexactos?

Esto incluye analizar tus formularios y verificar que la recopilación de datos sea consistente y estandarizada. También significa asegurarse de que las etiquetas de Google Analytics estén configuradas correctamente o de que tus scripts SQL para tu plataforma de inteligencia empresarial sean impecables.

Si requieres un nivel mayor de conocimiento tecnológico, tal vez porque la persona que implementó tus sistemas ha dejado la empresa, considera la posibilidad de contratar a un especialista en datos para que te ayude. También puedes obtener su apoyo para simplificar tus procesos de datos, con el objetivo de que sean más manejables internamente en el futuro.

3. Genera buenas prácticas en materia de datos

Sin importar la industria o el tamaño de la empresa, existen algunas prácticas recomendadas que toda organización debe seguir para obtener datos fiables. Estas incluyen:

• Coherencia: debes mantener el mismo formato en todos los sistemas mediante el uso de campos y procesos de recopilación uniformes y estandarizados. Cuando integres aplicaciones, haz una configuración personalizada con la cual te asegures de que los datos correctos estén sincronizados en los lugares correctos. 
• Integridad: para cada dato, necesitas una visión completa. Algunos ejemplos son la fuente de tus leads de marketing, el historial de ventas de tus clientes o la ruta de conversión para nuevas ofertas. ¿Tus datos están completos?
• Datos centralizados y enriquecidos: en lugar de tener datos fragmentados e incompletos repartidos en varios sistemas, mantén una base de datos centralizada con la información más actualizada y confiable. Este puede ser tu CRM para los datos de tus clientes y un sistema como HubSpot Analytics para los datos de desempeño de tu empresa. Crea integraciones bidireccionales entre tu base de datos centralizada y las aplicaciones conectadas para enriquecer tus datos en todas partes.
• Control de acceso: establece permisos y políticas que garanticen que solo las personas adecuadas vean ciertos datos. Se trata de equilibrar la accesibilidad y la transparencia con la seguridad.
• Validación: se sospecha que el 28 % de los datos de clientes y prospectos son inexactos de alguna manera, de acuerdo con Experian. Para obtener datos precisos, necesitas un método para verificarlos y validarlos. Esto puede incluir procesos automatizados para detectar anomalías y campos faltantes, respaldados por algunas comprobaciones manuales.
• Actualizaciones en tiempo real: para obtener los mejores resultados de tus datos, estos deben estar actualizados. Busca actualizaciones en tiempo real al elegir un sistema de inteligencia empresarial y una solución de integración de datos.
• Fuentes de calidad: asegúrate de saber de dónde provienen todos tus datos y que puedes garantizar su integridad. Mantener una base de datos ordenada en la que sabes que puedes confiar es mejor que tener conjuntos de datos muy avanzados que te cuesta entender o controlar.
• Limpieza: si consideras que los datos B2B se deterioran a una tasa del 70 % por año, tu base de datos necesita limpiezas frecuentes. Es importante actualizar tus datos eliminando duplicados, inexactitudes y otros datos que se han convertido en un desorden.
• Seguridad y protección: mantener una alta seguridad es crucial para las regulaciones de protección de datos como el Reglamento General de Regulación de Datos en Europa, pero también es un principio básico para convertirte en una marca confiable. Además es absolutamente decisivo si deseas datos valiosos a tu alcance.
• Integraciones: de acuerdo con un estudio, más del 80 % de los líderes empresariales encuestados estuvieron de acuerdo en que los problemas surgen porque tienen diferentes sistemas internos y aplicaciones que no «se comunican» entre sí. Busca siempre contar con integraciones, es decir, aplicaciones compatibles entre sí que suman en lugar de generar conflictos. 

4. Documenta tus procesos 

Una trampa común en la que caen las organizaciones es confiar en una persona para configurar y administrar sus procesos de datos. Cuando esa persona deja la organización, a menudo se desata el caos.

Puedes evitar esto creando procesos claramente documentados que se almacenan en la wiki de tu empresa, Google Drive o una herramienta como Notion. Y recuerda: los procesos demasiado complicados pueden terminar haciéndote más daño que bien. Cuanto más simples sean sus procesos, mejor.

5. Simplifica todo

La complejidad es a menudo la raíz de los datos incorrectos en los que no se puede confiar. Para que los análisis de datos complejos funcionen correctamente, necesitas el tiempo, los recursos y el conocimiento para respaldarlos.

Para la mayoría de las organizaciones es más eficaz mantener los datos y los informes lo más simples posible.

Simplificar tus datos significa:

• Recopilar solo los datos que necesitas
• Organizar los datos de forma coherente y en formatos estandarizados
• Evitar sistemas y flujos de trabajo complicados
• Reducir tus paneles de informes
• Evitar múltiples sistemas para el mismo trabajo
• Crear documentación clara y fácil de entender
• Modificar los procesos para que cualquiera pueda entenderlos rápidamente

Para que tus datos sean los más fiables, pregúntate: ¿dónde puedo simplificar los procesos de recopilación, gestión e integración de datos?

6. Ten en cuenta la falacia del costo hundido

Has invertido mucho dinero, tienes sistemas complejos implementados... y no quieres tirar eso. Entonces, en lugar de comenzar de nuevo, construyes sobre lo que tienes y esperas que cubra lo que hay debajo.

La falacia del costo hundido o la trampa del costo hundido es «un sesgo cognitivo que consiste en dotar de valor a una inversión personal relevante del pasado, e irrecuperable a todas luces, para mantener a flote un proyecto cuyas expectativas son muy desalentadoras».

Esto es demasiado común cuando se trata de datos y análisis comerciales. Si sigues construyendo sobre cimientos defectuosos, volverás a lo mismo. 

Comienza por comprender exactamente con qué estás lidiando y los problemas que tienes entre manos. Busca una segunda opinión si la necesitas. Luego, toma una decisión lo más imparcial posible sobre lo que debes hacer para aumentar la integridad de los datos.

A largo plazo, podría ser más fácil partir desde cero, crear una estrategia mucho más sencilla y precisa y deshacerse de lo que tenías antes.

7. Comunícate con las partes interesadas

Si bien las preocupaciones sobre datos no confiables a menudo son válidas, a veces tú o las partes interesadas de tu organización aún no confían en los datos cuando todo es correcto.

Si este es el caso, una comunicación clara es el camino a seguir. Explica por qué tus datos de análisis de negocios son fiables y cómo están configurados para garantizar la confiabilidad. Responde preguntas para ayudar a las partes interesadas a comprender cómo se recopilan, administran e integran los datos entre las aplicaciones que utilices. Además, anima a expresar las inquietudes para que puedan explorar juntos su validez o irrelevancia.