Imagina que deseas construir una casa. Aunque fueras el arquitecto, tu sola mano no bastaría, pues necesitarías a los especialistas en la instalación eléctrica, en elaborar y montar las piezas de madera y herrería...

Como ves, son demasiadas las cosas de las que tendrías que hacerte cargo para tener la casa de tus sueños. Para cada una de estas tareas, lo mejor que puedes hacer es llamar a la persona indicada para realizarlo, es decir, a un contratista que reúna al equipo de trabajo competente.

 

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Lo mismo puede ocurrir si tu empresa necesita un tipo de apoyo especializado para desarrollar un proyecto de calidad. Entonces tendrás que recurrir al outsourcing.

Se trata de una técnica de subcontratación o tercerización empleada en la administración empresarial, en la que se transfiere la realización de ciertos procesos complementarios en las que otras compañías, que son expertas, son capaces de ofrecer mejores resultados.

En la actualidad, muchas empresas recurren a esta modalidad porque les permite concentrarse mejor en su labor principal. En el proceso de outsourcing, la compañía que subcontrata debe proporcionar toda la información necesaria para que la otra empresa pueda cumplir con su labor de manera eficaz.

Las 5 características principales del outsourcing

  1. Implica un ahorro de recursos: los gastos derivados de un contrato de outsourcing son más reducidos en relación con los empleos internos.
  2. Es adjetivo: no provee las actividades sustantivas de una empresa, sino las labores secundarias que representan un obstáculo para el flujo organizativo.
  3. Reduce los riesgos: si tu compañía no cuenta con el personal calificado para realizar ciertas actividades, el outsourcing te será útil para reducir los riesgos asociados.
  4. Ofrece diversidad: hay tantas opciones de outsourcing como áreas laborales, así que puede cubrir desde campos administrativos, como técnicos y de servicios.
  5. Puede estar inserto en internet: si es un trabajo que puede realizarse de manera remota, el outsourcing es un esquema perfectamente compatible con los medios digitales, donde podrás crear flujos de trabajo y de comunicación.

Tipos de outsourcing

Por su naturaleza, el outsourcing puede clasificarse en:

  • Out-tasking: es una modalidad de outsourcing que está dirigida a la realización de tareas más específicas, y por tanto es común que todos sus aspectos sean a escalas menores.
  • Co-sourcing: más que un tipo de outsourcing es una variación en la forma de trabajo, pues este lo realiza una persona o un grupo que sirve para una compañía de forma temporal, dentro de la misma y bajo sus preceptos. La responsabilidad se divide entre la empresa que delega la función y la que provee los servicios, por lo que es un esquema de asociación.

Dependiendo del sitio donde se realice el servicio puede ser:

  • Off-house: es el servicio que se realiza a una empresa fuera de sus instalaciones.
  • In-house: es el servicio que se lleva a cabo dentro de las instalaciones de la empresa que contrata.

Por la ubicación geográfica de ambas partes se divide en:

  • Offshore outsourcing: donde la empresa subcontratada presta su servicio a nivel internacional.
  • Nearshore outsourcing: es la forma de servicio que se presenta cuando el proveedor está ubicado en algún país colindante al de la empresa que contrata.
  • Onshore outsourcing: es cuando se obtienen los servicios de una empresa que se encuentra en el mismo país de quien lo solicita.

4 aspectos que debes tener en cuenta al contratar un outsourcing

Si buscas contratar a una empresa de outsourcing, estos son los aspectos que debes integrar:

  1. Crea acuerdos de trabajo y establece los aspectos legales por medio de un contrato. Delimita la duración del contrato, las cesiones de activos, las condiciones y restricciones de servicio y los acuerdos de confidencialidad, entre otros elementos.
  2. Establece un nivel de calidad en el servicio. Por medio de un documento, crea los compromisos entre tu empresa y el prestador de servicios, con la finalidad de confiar en la calidad del servicio que el outsourcing te ofrece.
  3. Promueve la comunicación constante. Es posible que desde el inicio de la nueva relación de trabajo sea necesario que establezcas reuniones virtuales o presenciales.
  4. Prevé los cambios en los precios y el plan de pagos. Es uno de los puntos más importantes para ambas partes, ya que en la mayoría de los casos los servicios pueden sufrir variaciones de precio por diversas razones. Tanto la tabla de precios como las fechas y formas de pago deben ser siempre claras.

Ventajas y desventajas del outsourcing

Algunas de las ventajas del outsourcing son que:

  • Aumenta la competitividad empresarial ya que representa una forma de contar con el respaldo de una compañía especializada.
  • Reduce los costes y tiempos de producción a través de la especialización del trabajo, así como la ocurrencia de errores.
  • Ayuda a aprovechar los conocimientos y recursos o tecnologías sin necesidad de realizar mayor inversión.
  • Aumenta la seguridad y confianza en obtener buenos resultados de una empresa con experiencia.
  • Evita algunos procesos que generan contratiempos y complicaciones para la empresa que contrata, como el reclutamiento y más asuntos de la administración de recursos humanos.

Pero también existen desventajas:

  • Puede ocurrir que la empresa subcontratada no comparta la cultura de la compañía que solicita el servicio.
  • En muchas ocasiones se tiene que proporcionar información confidencial al outsourcing.
  • La empresa subcontratada necesitará pasar por un proceso de adaptación con la compañía que la solicita.
  • Existe el riesgo latente de sufrir cambios abruptos que pongan en peligro la estabilidad interna de la empresa contratante.
  • Pueden presentarse diferencias entre ambas empresas ya sea a corto, mediano o largo plazo de la relación. 

 

3 ejemplos destacados de empresas que utilizan outsourcing

A pesar de que el modelo de outsourcing no funciona igual en todos los países donde una marca está presente, estos son algunos de los resultados que han logrado 3 de las empresas más reconocidas a nivel internacional.

1. Toyota

Para Toyota, el esquema de outsourcing representa una manera de aprovechar al máximo la tecnología en la producción de sus automóviles, tener controles de calidad más estrictos y mantener una ventaja competitiva elevada: se estima que más del 40 % de su competitividad proviene de esta forma de trabajo.

El ensamblaje subcontratado que mantiene Toyota en varios países le permite mantener los costes bajos y entregar los productos justo a tiempo. Además, así se puede enfocar en el desarrollo ingenieril, que es su componente empresarial más preciado.

2. Samsung

Samsung es otra de las empresas que aceleró sus procesos de producción y experimentó un crecimiento en los mercados emergentes gracias a que contrató servicios de outsourcing para la creación de sus dispositivos móviles, lo que le permite crecer a un ritmo acelerado.

De manera estratégica, utilizó este esquema para la creación de smartphones de gama media, mientras enfoca sus esfuerzos en el desarrollo de tecnologías novedosas.

3. Skype

Uno de los mejores ejemplos de cómo emplear el outsourcing es Skype: cuando Niklas Zennström y Janus Friis tuvieron la idea de crear un software de comunicaciones en 2003, subcontrataron a un equipo de desarrolladores estonios.

Lo hicieron cuando Skype todavía era una startup. Muchas empresas emergentes prefieren hacer todo por su cuenta, ya sea porque así reducen los costes de la contratación o porque no encuentran las razones suficientes para delegar sus procesos iniciales. No obstante, este esquema resultó en un éxito rotundo. Hoy en día, Skype tiene 18 % de la participación de mercado en los productos de comunicaciones integrales.

 

5 preguntas para saber si te conviene usar el outsourcing 

Si respondes que sí a 2 o más de estas preguntas, es probable que el outsourcing represente una solución adecuada para tu empresa:

  1. ¿Necesitas aumentar la productividad, pero ciertos procesos que requieren atención especializada detienen el avance de la empresa?
  2. ¿Inviertes mucho tiempo y dinero en otras tareas que son distintas a la competencia de tu negocio?
  3. ¿Existen labores secundarias dentro de tu empresa que no han sido dominadas y, por tanto, te generan más problemas?
  4. ¿Cuentas con un área para resolver conflictos de temas específicos, pero parece no dar resultado?
  5. ¿Existen una o varias actividades que te impiden concentrarte en atender las funciones principales a las que se dedica tu empresa?

Ahora ya tienes la respuesta. Si determinaste que tu organización sí se beneficiaría de un esquema de contratación por outsourcing, pon manos a la obra y busca a tus aliados estratégicos.

 

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Publicado originalmente en diciembre 27 2019, actualizado julio 03 2020

Topics:

Emprendimiento