Qué es el outsourcing, para qué sirve y ejemplos

Imagina que deseas construir una casa. Aunque fueras el arquitecto, tu sola mano no bastaría, pues necesitarías a los especialistas en la instalación eléctrica, en elaborar y montar las piezas de madera y herrería...

Como ves, son demasiadas las cosas de las que tendrías que hacerte cargo para tener la casa de tus sueños. Para cada una de estas tareas, lo mejor que puedes hacer es llamar a la persona indicada para realizarlo, es decir, a un contratista que reúna al equipo de trabajo competente por medio del outsourcing o tercerización.

Aquí hablaremos todo acerca de la tercerización, desde su concepto y utilidad hasta algunos ejemplos en empresas reales. Comencemos.

Se trata de una técnica de subcontratación o tercerización empleada en la administración empresarial, en la que se transfiere la realización de ciertos procesos complementarios en las que otras compañías, que son expertas, son capaces de ofrecer mejores resultados.

En la actualidad, muchas empresas recurren a esta modalidad porque les permite concentrarse mejor en su labor principal. En el proceso de outsourcing, la compañía que subcontrata debe proporcionar toda la información necesaria para que la otra empresa pueda cumplir con su labor de manera eficaz.

¿Para qué sirve el outsourcing?

El outsourcing tiene como finalidad ofrecer una solución a las empresas que buscan contar con personal experto en diferentes áreas para la resolución de situaciones específicas, sin tener que incluirlos dentro de su plantilla laboral.

Esto permite que las empresas reduzcan sus gastos operativos, conserven el tamaño de su organización y se aseguren de que los resultados obtenidos tendrán altos niveles de calidad y serán entregados en tiempo y forma.

Por otro lado, tercerizar operaciones es una buena estrategia para las pequeñas y medianas empresas que no necesariamente cuentan con los recursos para crear departamentos enfocados en aspectos financieros, contables, de recursos humanos o administrativos. Al apoyarse en prestadores de servicios externos pueden despreocuparse de tareas para las que no están preparadas y centrarse en lo que realmente son buenas.

Objetivos del outsourcing

• Reducir costos operativos. El principal objetivo del outsourcing es funcionar como una alternativa a la contratación directa de personal, aliviando la carga fiscal, salarial y económica que implica la ampliación de una plantilla de trabajo.
• Elevar la calidad de productos y servicios. Muchas veces las empresas no pueden hacerse de maquinaria o tecnologías avanzadas necesarias para la producción de sus mercancías. El outsourcing permite apoyarse en las instalaciones y recursos de terceros para mantener los estándares de calidad.
• Eliminar riesgos. Debido a que muchas veces las compañías no cuentan con personal especializado para cada área, corren el riesgo de gestionar y realizar de manera inadecuada ciertas tareas. Al subcontratar a una empresa se cuenta con expertos en cada tema que aseguran la buena ejecución de la tarea y se mitigan los riesgos asociados.
• Crear redes de colaboración. De este modo la empresa no se encuentra sola. Por el contrario, crea una comunidad de trabajo que facilita la inserción en nuevos mercados, la colaboración con otras empresa y la diferenciación de la competencia.
• Delegar responsabilidades. Al distribuir las tareas con empresas especializadas, las organizaciones son capaces de tomar distancia de aquellas labores que les llevaría mucho tiempo o que simplemente no dominan. Esto hace que puedan centrarse en explotar sus habilidades y sacar provecho de sus recursos, de sus empleados y de su experiencia.

Ahora, veamos las características de la tercerización.

1. Requiere independencia

Las empresas que establecen una relación de subcontratación tienen que partir siempre de la independencia de cada una de las organizaciones. Tanto el prestador de servicios como aquel que lo ha contratado deben ser conscientes de que cada uno tiene una forma diferente de trabajar, operan bajo diferentes principios y cuentan con una identidad empresarial propia.

Es importante ser consciente de que ninguna de las dos empresas tiene más valor que la otra y, por supuesto, que los prestadores de servicio no se integran a la plantilla de trabajo de quien los ha contratado. La independencia y autonomía son esenciales para entender la naturaleza de estos esquemas de trabajo.

2. Opera bajo el principio de la colaboración

Si bien mantener clara la independencia de cada empresa es fundamental para mantener una relación profesional y de negocios sana, al mismo tiempo se debe promover la colaboración continua entre ambas organizaciones. Tanto una como la otra deben empatar con las necesidades colectivas y familiarizarse con la misión, forma de trabajo y expectativas del otro.

La comunicación y la estipulación de los medios de interacción son elementos fundamentales. Asimismo, la creación de un contrato de colaboración es esencial para evitar malos entendidos, problemas con el servicio, atraso en las entregas o incumplimiento de los acuerdos.

3. Es un esquema de apoyo

Si bien el outsourcing puede parecer la solución a todos los problemas de una empresa, lo cierto es que difícilmente una compañía podría sobrevivir únicamente dependiendo del trabajo de terceros para el cumplimiento de todas sus actividades. El esquema de outsourcing es un sistema de apoyo y no debe ser el motor principal de la empresa.

Los contratantes deben saber cuáles son sus debilidades para acercarse a un prestador de servicios con conciencia de la falta que les hace su conocimiento experto. Pero esto solo debe servir para que las empresas destinen sus recursos, esfuerzo y tiempo en la realización de aquello que aman o para lo que son realmente buenas.

4. Permite el trabajo remoto

Muchas labores no pueden ser realizadas por una misma empresa. Como hemos visto, la falta de personal es una de las causas más importantes que llevan a una empresa a elegir el outsourcing como su mejor opción, pero esto también puede estar condicionado por una falta de espacio, insuficiente infraestructura o, incluso, la existencia de una empresa que opera únicamente de forma virtual.

A pesar de que el trabajo remoto no es una característica que comparten todos los ejemplos de outsourcing, cada vez es mas evidente la migración de servicios a la esfera de lo digital y los formatos de trabajo a distancia. Alguien, en algún otro lugar, puede hacer el trabajo mejor y más rápido.

5. Ofrece diversidad

Hay tantas opciones de outsourcing como áreas laborales, así que puede cubrir desde campos administrativos hasta técnicos y de servicios. Muchas empresas incluso se dedican exclusivamente a diseñar y ofrecer servicios especializados para cada área de los negocios.

Los prestadores de servicios cuentan con personal experto en cada materia, por lo que puedes esperar calidad, seguridad y eficiencia en el cumplimiento de las labores.

¿Cómo funciona el outsourcing?

El outsourcing es una de las estrategias empresariales más populares y hoy en día es realmente sencillo implementar estos formatos de trabajo donde una empresa subcontrata a empleados de otra para realizar ciertas labores.

Muchas empresas ofrecen actualmente sus servicios en diversas áreas, que van desde el desarrollo de sistemas hasta la gestión de pagos para los empleados. Las posibilidades son infinitas. Ten en cuenta que si bien tu empresa no será responsable del pago de salarios y prestaciones para los trabajadores, ellos estarán trabajando directa o indirectamente para ti, por lo que de cualquier modo debes familiarizarlos con tu misión y tu equipo de trabajo.

Otro punto a resaltar es que no todas las relaciones de subcontratación son éticamente responsables. Algunas empresas han abusado de este esquema de contratación para la creación de empresas fantasma a las que están adscritos sus trabajadores, eliminado muchos de sus derechos laborales, como antigüedad, algunas prestaciones o contratos indefinidos. Esto ha llevado a muchos países a regularizar el outsourcing, limitando su uso y exigiendo el cumplimiento de ciertos requisitos para poder operar en estos esquemas.

Es importante de que te asegures de contratar una empresa que ofrezca seguridad laboral a sus empleados y que, en efecto, cumpla con los servicios prometidos. Asegúrate de conocer las leyes aplicables y estarás un paso más cerca de hacer eficientes tus procesos.

Tipos de outsourcing

Es importante que sepas distinguir entre los diferentes tipos de outsourcing existentes para que elijas la opción que más se adecue a tus necesidades. Veamos algunos de ellos clasificados en grupos dependiendo de su función, formato de ejecución o por el lugar donde se realiza.

1. Por su función

Out-tasking

Es una modalidad de outsourcing que está dirigida a la realización de tareas más específicas, y por tanto es común que todos sus aspectos sean a escalas menores. Esto significa que las empresas únicamente delegan algunas actividades específicas a un prestador de servicios y no un área completa o las funciones de todo un departamento. Esta modalidad es mucho más barata y asegura su realización por expertos en el tema.

Co-sourcing

Más que un tipo de outsourcing es una variación en la forma de trabajo, pues este lo realiza una persona o un grupo que sirve para una compañía de forma temporal, dentro de la misma y bajo sus preceptos. La responsabilidad se divide entre la empresa que delega la función y la que provee los servicios, por lo que es un esquema de asociación. En este formato ambas empresas colaboran para alcanzar un objetivo.

2. Por su formato

Off-house

Es el servicio que contrata una empresa para ser realizada fuera de sus instalaciones. Esto significa que el prestador de servicios ocupará sus propias oficinas o lugares de trabajo para cumplir con sus labores y, generalmente, solo tendrá contacto con la empresa por medios virtuales. Estos servicios son especialmente populares en el desarrollo de software y la maquila externa de mercancía.

In-house

Este término suele utilizarse como lo contrario al outsourcing, refiriendo al uso de los propios empleados para cumplir con las tareas. Sin embargo, el concepto únicamente hace referencia al servicio que se lleva a cabo dentro de las instalaciones de la empresa que contrata, sea o no el personal parte de la organización. Los monitores de calidad y los asistentes de ventas pueden trabajar en este formato de contratación.

3. Por su ubicación geográfica

Offshore outsourcing

La empresa subcontratada presta su servicio a nivel internacional y, por tanto, no está limitada por las fronteras o las distancias geográficas. En estos casos es importante que las empresas tengan en cuenta si los prestadores de servicios cuentan con permisos laborales en el país y los gastos fiscales aplicables.

Nearshore outsourcing

Es la forma de servicio que se presenta cuando el proveedor está ubicado en algún país colindante al de la empresa que contrata, o en alguna localidad cercana. Esto generalmente es preferido por las empresas locales que buscan la internacionalización, ya que pueden generar relaciones basadas en factores culturales y de lenguaje en común.

Onshore outsourcing

Es cuando se obtienen los servicios de una empresa que se encuentra en el mismo país o localidad de quien lo solicita. De este modo el servicio puede ser más cercano, confiable y ajustado a las normativas legales aplicables en el territorio. 

Ventajas y desventajas del outsourcing

Ten en cuenta estos puntos para ver si a tu organización le conviene hacer uso del esquema de tercerización.

Ventajas del outsourcing

• Aumenta la competitividad empresarial ya que representa una forma de contar con el respaldo de una compañía especializada.
• Reduce los costos y tiempos de producción a través de la especialización del trabajo, así como la ocurrencia de errores.
• Ayuda a aprovechar los conocimientos y recursos o tecnologías sin necesidad de realizar mayor inversión.
• Aumenta la seguridad y confianza al obtener buenos resultados de una empresa con experiencia.
• Evita algunos procesos que generan contratiempos y complicaciones para la empresa que contrata, como el reclutamiento y más asuntos de la administración de recursos humanos.

Desventajas del outsourcing

En cambio, las desventajas del outsourcing estriban en que:

• Puede ocurrir que la empresa subcontratada no comparta la cultura de la compañía que solicita el servicio.
• En muchas ocasiones se tiene que proporcionar información confidencial al outsourcing.
• La empresa subcontratada necesitará pasar por un proceso de adaptación con la compañía que la solicita.
• Existe el riesgo latente de sufrir cambios abruptos que pongan en peligro la estabilidad interna de la empresa contratante.
• Pueden presentarse diferencias entre ambas empresas, ya sea a corto, mediano o largo plazo de la relación.
• Hay países donde está muy limitado su uso y habrá que estudiar la ley a fondo para no caer en irregularidades.

6 ejemplos de empresas que utilizan outsourcing

A pesar de que el modelo de outsourcing no funciona igual en todos los países donde una marca está presente, estos son algunos de los resultados que han logrado 6 de las empresas más reconocidas a nivel internacional.

1. Toyota

Para Toyota, el esquema de outsourcing representa una manera de aprovechar al máximo la tecnología en la producción de sus automóviles, tener controles de calidad más estrictos y mantener una ventaja competitiva elevada: se estima que más del 40 % de su competitividad proviene de esta forma de trabajo.

El ensamblaje subcontratado que mantiene Toyota en varios países le permite mantener los costes bajos y entregar los productos justo a tiempo. Además, así se puede enfocar en el desarrollo ingenieril, que es su componente empresarial más preciado.

2. Samsung

Samsung es otra de las empresas que aceleró sus procesos de producción y experimentó un crecimiento en los mercados emergentes gracias a que contrató servicios de outsourcing para la creación de sus dispositivos móviles, lo que le permite crecer a un ritmo acelerado.

De manera estratégica, utilizó este esquema para la creación de smartphones de gama media, mientras enfoca sus esfuerzos en el desarrollo de tecnologías novedosas.

3. Skype

Uno de los mejores ejemplos de cómo emplear el outsourcing es Skype: cuando Niklas Zennström y Janus Friis tuvieron la idea de crear un software de comunicaciones en 2003, subcontrataron a un equipo de desarrolladores estonios.

Lo hicieron cuando Skype todavía era una startup. Muchas empresas emergentes prefieren hacer todo por su cuenta, ya sea porque así reducen los costes de la contratación o porque no encuentran las razones suficientes para delegar sus procesos iniciales. No obstante, este esquema resultó en un éxito rotundo. Hoy en día, Skype tiene una buena participación de mercado en los productos de comunicaciones integrales.

4. Bimbo

A pesar de ser una de las organizaciones más importantes del continente con presencia en todo el mundo y contar con instalaciones de punta, Bimbo cayó en cuenta de que podía ahorrar grandes cantidades de recursos y dinero al contratar a empresas especializadas en la transportación. En lugar de invertir en flotillas de camiones que abastecieran la gran cantidad de productos en todo el territorio nacional y de los países en donde opera, Bimbo ha apostado por subcontratar servicios de transportación para hacer más eficiente su cadena de suministros.

Por otro lado, la empresa también ha puesto sus plantas al servicio de terceros conservando su calidad de producción, lo cual la ha hecho ganadora del Premio de Excelencia en Centros de Servicio Compartidos.

5. Amazon

Amazon es una de las empresas con mayor presencia en todo el mundo y cada vez son más los usuarios activos de su tienda online. Esto ha significado un serio problema de abastecimiento para la compañía, que cada vez se ve más presionada por crear centros de distribución en más localidades. Como solución a este problema la empresa ha apostado por el outsourcing. 

Desde hace unos años Amazon trabaja de la mano con la empresa de logística Celeritas, que ya cuenta con estaciones a lo largo de todo el territorio ibérico. Esto ha permitido que la empresa evite la compra de terrenos, la construcción de plantas y la contratación de personal, aprovechando los recursos existentes y sacando provecho de la gran experiencia de su colaborador.

6. Unilever

La empresa multinacional Unilever es hoy por hoy uno de los mayores referentes de la industria manufacturera en todo el mundo, teniendo especial reputación en el mercado de alimentos y productos de belleza. Desde hace más de 15 años Unilever trabaja de la mano con Accenture, quienes acompañan a la empresa en la gestión de sus sistemas informáticos y de logística, mientras ellos se dedican a lo que mejor saben hacer: ofrecer productos cosméticos y alimentarios de calidad.

Hoy en día Accenture trabaja en la migración a la nube de las soluciones tecnológicas de Unilever, manteniendo a la empresa preparada para los retos del mercado actual.

5 preguntas para saber si te conviene usar tercerizar operaciones 

Si respondes que sí a la mayoría de estas preguntas, es probable que la tercerización represente una solución adecuada para tu empresa:

1. ¿Necesitas aumentar la productividad, pero ciertos procesos que requieren atención especializada detienen el avance de la empresa?
2. ¿Inviertes mucho tiempo y dinero en otras tareas que son distintas a la competencia de tu negocio?
3. ¿Existen labores secundarias dentro de tu empresa que no han sido dominadas y, por tanto, te generan más problemas?
4. ¿Cuentas con un área para resolver conflictos de temas específicos, pero parece no dar resultado?
5. ¿Existen una o varias actividades que te impiden concentrarte en atender las funciones principales a las que se dedica tu empresa?

Aspectos que debes tener en cuenta al contratar un outsourcing

Si buscas contratar a una empresa de outsourcing, estos son los aspectos que debes integrar:

1. Revisa si es legal en tu país y en qué condiciones exactamente. En México, por ejemplo, solo es legal cuando se tercerizan servicios especializados o técnicos ajenos a las actividades sustantivas de un negocio.
2. Crea acuerdos de trabajo y determina los aspectos legales por medio de un contrato. Delimita la duración del contrato, las cesiones de activos, las condiciones y restricciones de servicio y los acuerdos de confidencialidad, entre otros elementos.
3. Establece un nivel de calidad en el servicio. Por medio de un documento, crea los compromisos entre tu empresa y el prestador de servicios, con la finalidad de confiar en la calidad del servicio que el outsourcing te ofrece.
4. Promueve la comunicación constante. Es posible que desde el inicio de la nueva relación de trabajo sea necesario que establezcas reuniones virtuales o presenciales.
5. Prevé los cambios en los precios y el plan de pagos. Es uno de los puntos más importantes para ambas partes, ya que en la mayoría de los casos los servicios pueden sufrir variaciones de precio por diversas razones. Tanto la tabla de precios como las fechas y formas de pago deben ser siempre claras.

Ahora ya tienes la respuesta. Si determinaste que tu organización sí se beneficiaría de un esquema de contratación por outsourcing, pon manos a la obra y busca a tus aliados estratégicos.

Nota del editor: este artículo fue escrito originalmente por Ana Isabel Sordo, pero ha sido editado y actualizado por Sharon Licari para mayor relevancia.