Con seguridad, tu empresa y departamento te piden informes de resultados. Este es uno de los motivos por el que necesitas conocer el impacto de las actividades que llevas a cabo, así como el uso de las inversiones en cada proyecto.
¿Y estás de acuerdo conmigo en que determinar la rentabilidad tus actividades no es una tarea fácil? No te preocupes si no sabes cuáles métricas son fundamentales: te enseñaré qué es un informe de resultados, cómo redactarlo y qué debe contener.
Plantilla para hacer un estado de resultados en Excel
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Qué es un informe de resultados
Un informe de resultados es un documento que expone diferentes perspectivas obtenidas de una investigación o proyecto, con una estructura en la que se detallan los hallazgos, conclusiones y datos relevantes. Su objetivo es presentar un resumen de aspectos para la toma de decisiones o brindar el panorama del desempeño de un área.
El informe de resultados es útil para cualquier ámbito, ya que proporciona una evaluación clara de los resultados obtenidos.
Las empresas emplean informes de resultados para recoger datos o hechos verificados y en esta labor son fundamentales los dashboards de KPI. La información que se presenta debe ser previamente analizada y su fin es prever respuestas o datos relevantes que ayuden a las organizaciones a mejorar sus procesos o conocer aspectos que no estaban considerando hasta ahora.
Tipos de informes de resultados
El primer paso para crearlo es determinar qué tipo de informe vas a presentar. Existen las siguientes clases:
Por extensión
Informe ejecutivo
Recoge información muy precisa y no excede de las 10 páginas. Por lo general, va dirigido hacia las y los altos ejecutivos; proporciona una visión general de los resultados, análisis y recomendaciones.
Destaca por su brevedad, enfoque en puntos clave y su lenguaje no técnico.
Informe largo
Es un documento extenso que aborda los resultados de forma detallada, así como integra los análisis y conclusiones de un proyecto o investigación. Contiene información extensa y suele tener más de 10 páginas.
Resalta por su extensión y minuciosidad. Puede contener secciones como una introducción, metodología utilizada, resultados, conclusiones y recomendaciones.
Por el contenido
Informe divulgativo
Se enfoca en un público general y tiene la finalidad de que su contenido sea comprendido por cualquiera que lo lea. Este documento busca comunicar resultados de manera accesible, así que evita la jerga técnica.
Entre sus características está la claridad, así como el uso de ejemplos y analogías, lo que lo hace accesible para un público no especializado.
Informe científico
Su lenguaje es más técnico, riguroso y un tanto complejo, pues va dirigido a un público especializado. El documento detalla los resultados de investigaciones científicas; incluye la metodología empleada, datos, análisis y conclusiones.
Destaca por su rigor, el uso de una metodología clara, así como la inclusión de citas y referencias en una estructura formal.
Informe técnico
Es parecido al lenguaje del informe científico, aunque su objetivo es presentar una evaluación de escenarios para la toma de decisiones. Está dirigido a un público especializado, por lo que presenta información técnica.
Las características que lo representan son el uso de terminología específica, gráficos y datos técnicos.
Informe mixto
Debe ser comprendido por el público, pero siguiendo una línea especializada. A pesar de que su contenido puede ser complejo, su redacción tiene que ser clara y fácil de entender.
Este documento se caracteriza por la combinación de elementos de informes técnicos y divulgativos para adaptarse a diferentes audiencias, así que puede contener secciones técnicas y otras más accesibles, con versatilidad en el lenguaje y sus enfoques.
Por el enfoque de redacción
Informe analítico
Su objetivo principal es el análisis de una situación o suceso para obtener respuestas claras y objetivas. Los resultados en este documento se evalúan con mayor profundidad al identificar patrones, tendencias y relaciones.
Se puede hacer uso de herramientas analíticas e interpretación de datos.
Informe interpretativo
Analiza la situación actual para brindar conclusiones que den paso a recomendaciones oportunas. Va más allá de los datos para proporcionar visiones de un tema y significados más profundos.
Informe expositivo
Suele emplearse para los boletines informativos; busca exponer una información o hecho a un público específico. Los resultados se presentan de manera clara y objetiva, sin un análisis profundo.
Destaca por la objetividad, claridad y la poca interpretación.
Informe demostrativo
Este tipo de informe muestra todo el proceso y los pasos que se siguieron para conseguir las conclusiones a presentar. Suele incluir la evidencia o pruebas para respaldar una afirmación o conclusión.
Informe persuasivo
Trata de convencer a quien lo lea para que, con base en los resultados expuestos, tome una decisión específica. Asimismo, puede incluir algunas recomendaciones para facilitar el proceso de argumentación.
Lo que busca este informe de resultados es persuadir al lector para que acepte una posición o recomendación específica.
Características de un informe de resultados
Lenguaje claro
Es importante que tu informe de resultados sea preciso y objetivo; evita consideraciones personales y sustituye verbos como «creo», «pienso», «considero» o «deseo» por «se observa», «se determina», «se analiza», etc.
Estructura
Una estructura básica contempla: introducción, desarrollo, conclusión y bibliografía.
Objetivo
Es indispensable indicar cuál es la meta que se busca con el informe de resultados. Para fijar un objetivo claro, responde preguntas como: ¿qué fin tiene el informe de resultados?, ¿a quién se lo presentarás?, ¿qué temas buscas dar a conocer? y ¿qué problemas se desea resolver?
Fuentes de información
Cuando ya sabes hacia dónde quieres llegar, el siguiente paso es encontrar las respuestas que buscas; es decir, cuáles serán tus fuentes. Para esto puedes considerar fuentes internas o externas de tu empresa o incluso investigaciones previas o estudios referentes a tu sector o industria. Ocupa todo lo necesario que pueda ayudarte a presentar resultados veraces.
Elementos gráficos
En el caso de un informe de negocios, por ejemplo, un aspecto a incorporar son las gráficas o métricas que te permitirán destacar los datos, cifras o porcentajes que ayuden a comprender mejor el estado de la empresa o sus áreas.
Hemos recopilado todas las métricas importantes en nuestras plantillas de informe de resultados (en formato Excel y PowerPoint) para que puedas redactar tu informe mensual de marketing. Esto te permitirá crear una presentación para exponerla ante el departamento y la dirección.
Te mostraré el proceso general para un informe de resultados, seguido de cómo hacer un informe de marketing con las plantillas.
Cómo hacer un informe de resultados
- Define el propósito del informe.
- Identifica tu audiencia objetivo.
- Diseña una estructura clara.
- Describe la metodología utilizada.
- Presenta los resultados de forma objetiva.
- Realiza un análisis significativo.
- Muestra unas conclusiones claras.
- Ofrece recomendaciones.
- Revisa y editar tu documento.
- Aplica un formato y presentación final.
1. Define el propósito del informe
Antes de comenzar, es fundamental tener claro el propósito del informe. ¿Qué resultados se están comunicando y a quién va dirigido el informe? Al responder esto podrás definir todos los pasos siguientes en el proceso de crearlo.
Procura entender con claridad este paso y así puedas enfocar la recopilación y presentación de datos.
2. Identifica tu audiencia objetivo
Este es un punto relevante para que tu documento sea efectivo, pues necesitas definir quiénes serán los destinatarios del documento. La audiencia influye en el tono, el nivel de detalle y la presentación de los resultados.
Es fundamental que adaptes el lenguaje y el formato de acuerdo con el nivel de conocimiento y las necesidades específicas de la audiencia para comunicarte de manera adecuada.
3. Diseña una estructura clara
Organiza el documento de manera lógica con secciones como la introducción, metodología empleada, los resultados, análisis, conclusiones y recomendaciones. Tener una estructura te ayudará a comunicarte mejor y gestionar la información que hayas recopilado.
Esta estructura facilita la comprensión y navegación del informe, por lo que es recomendable que utilices encabezados y subtítulos para mejorar la legibilidad.
4. Describe la metodología utilizada
En este paso es importante que expliques a detalle cómo se recopilaron y analizaron los datos que están sustentando tu informe de resultados. Recuerda que la transparencia en la metodología aumenta la credibilidad.
Incluye detalles sobre los instrumentos de medición, muestras y cualquier otra información relevante que respalde la validez de los hallazgos.
5. Presenta los resultados de forma objetiva
Ahora es el momento de mostrar los datos al utilizar gráficos, tablas o cualquier formato visual que facilite la comprensión.
Evita los sesgos y comentarios subjetivos al presentar los resultados. Tener un enfoque lo más objetivo posible es fundamental para fortalecer la confiabilidad de tu audiencia ante el informe.
6. Realiza un análisis significativo
Interpreta los resultados de manera crítica y resalta los patrones o tendencias significativas.
No te limites a describir los datos, sino proporciona un análisis y el contexto que ayuden a la audiencia a comprender la importancia de los resultados.
Dependiendo del tipo de informe, será el nivel de análisis que realices. Como te comenté, hay distintas clases con características propias.
7. Muestra unas conclusiones claras
Ahora, resume los puntos clave conforme los hallazgos presentados. Estos deben ser relevantes conforme con el propósito del informe.
Es aconsejable mantener las conclusiones concisas; además, evita hacer aseveraciones sin respaldo.
8. Ofrece recomendaciones
Si el documento tiene un componente de toma de decisiones, proporciona recomendaciones basadas en las conclusiones.
Asegúrate de que las pautas sean prácticas, alcanzables y estén respaldadas por la evidencia presentada en las secciones anteriores.
9. Revisa y editar tu documento
Examina el informe de resultados en busca de errores gramaticales, inconsistencias o cualquier área que necesite claridad. Esta revisión te ayudará a afinar los detalles del documento.
Considera obtener la retroalimentación de tus colegas para obtener perspectivas adicionales.
10. Aplica un formato y presentación final
Revisa que el informe tenga un formato profesional, con una portada adecuada, numeración de páginas y una tabla de contenidos, si es necesario. La presentación visual y la atención a los detalles son esenciales para la profesionalidad del mismo.
En otras palabras, verifica que la presentación refleje la importancia del contenido.
Informe de resultados: ejemplo con plantilla
Ahora te comparto el proceso para crear un informe de resultados de marketing mensuales con nuestras plantillas.
1. Determina el alcance de tus esfuerzos de marketing
El alcance que obtengan tus estrategias y acciones de marketing es un buen indicador para saber si tu contenido está funcionando o no. Al mantener estos indicadores actualizados podrás saber si tus cifras van en aumento y, en caso de que no sea así, te da la oportunidad de cambiar las estrategias.
- El alcance total se refiere a la cantidad total de personas con las que tu empresa puede ponerse en contacto en diferentes redes. También se conoce como tu conteo total de prospectos potenciales o leads.
- El alcance por canal se refiere a cuántas personas te siguen o están suscritas en tus redes. Contar con esta información oportunamente te permitirá verificar cuáles canales tienen menor interacción y podrás hacer algo al respecto.
Para calcularlo, agrega en la plantilla el crecimiento que has tenido cada mes con respecto del email marketing y en Facebook, LinkedIn, Twitter y YouTube. De manera automática, el documento realizará la suma y te dará el total.
2.Añade el total de visitas a tu sitio web
Este indicador sirve para conocer cuántas personas llegan a tu sitio web. Saberlo te ayudará a entender qué tan exitosas son tus estrategias para atraer tráfico a tu sitio.
- El total de visitas al sitio web responde, por ende, al número de personas que la visitaron. Verifica que el número aumente conforme pasa el tiempo, con el fin de confirmar que tu contenido está dando los resultados que esperas.
- El total de visitas web por fuente te ayuda a saber de dónde proviene cada visitante. Esto facilita el enfoque que le das a tus estrategias de marketing para repetir la fórmula y poner mayor esfuerzo en los canales con mejores resultados.
Agrega en la plantilla los avances que logres mensualmente para obtener el porcentaje y crear las gráficas correspondientes.
3. Establece el total de oportunidades de venta generadas
Las ventas alcanzadas suelen ser lo más destacado para una directora o director; por lo tanto, asegúrate de que los datos que agregues sean claros.
El total de oportunidades de venta generadas comunica cuántas genera tu equipo comercial conforme pasa el tiempo y las oportunidades de venta por fuente indican los canales más eficaces para conseguir leads.
Para presentar tu informe, es necesario que ingreses los valores de tráfico directo, email marketing, búsqueda orgánica y de pago, referencias, redes sociales, fuentes offline o cualquier otro canal que utilices.
4. Calcula el total de clientes generados por marketing
Esta parte de tu informe de resultados le permite visualizar a los directivos de tu empresa cuál es el impacto de las estrategias de marketing para la generación de clientes. Con la plantilla gratuita podrás mostrar el total de clientes generados y sus fuentes.
5. Obtén el porcentaje de tu tasa de conversión
Las tasas de conversión son indicadores para medir la calidad de tu contenido: su aumento te dirá si tus estrategias están funcionando o no. Para hacer este informe es necesario que incluyas la información mensual del número de visitas, oportunidades de ventas y clientes generados. Además, agrega los porcentajes de cada uno de estos elementos.
Como ya lo sabes, el informe de resultados te servirá para conocer el impacto de tus estrategias, saber qué aspectos debes mejorar y cuáles son las acciones emprendidas que están dando frutos.
