W. Clement Stone dijo: «Eres un producto de tu entorno, así que elige el ambiente que ayudará a desarrollarte para alcanzar tu objetivo. ¿Tu ambiente te lleva en dirección al éxito o te detiene?».
Los gerentes y administradores de las oficinas de todo el mundo, quienes son los responsables de organizar los espacios de trabajo, se cuestionan este asunto. ¿Cómo pueden hacer que el área laboral no solo sea un lugar para albergar a todos los empleados, sino que, además, sea una herramienta estratégica para la productividad, colaboración y crecimiento?
Lo que hace que el entorno de una oficina sea excelente es diferente en cada empresa. La cultura de la compañía y la manera en que a sus empleados les gusta trabajar tiene mucho que ver. El ambiente adecuado de oficina puede hacer que los empleados tengan la motivación y las condiciones correctas para enfrentar proyectos grandes e importantes (como obtener la certificación inbound, tal vez).
¿Quieres inspirarte con ejemplos sobre cómo podría llegar a ser tu lugar de trabajo? Échale un vistazo al siguiente post.
7 formas innovadoras que las empresas están usando para cambiar el lugar de trabajo
1) Hot-desking (es decir, «escritorio caliente» o «no hay asientos asignados»)
Gracias al Internet inalámbrico, las computadoras portátiles y las tabletas, los empleados no necesitan permanecer atados a un solo escritorio. En lugar de eso, se pueden mover más en su espacio y llevar con ellos las tecnologías que requieren para realizar sus tareas. Algunas empresas han llevado esto a un nivel más avanzado al eliminar los escritorios personales y optar por tener una organización llamada hot-desking.
Con esta forma de organización en la oficina, nadie tiene asignado un escritorio o silla. En lugar de eso, cuando las personas llegan a trabajar por la mañana, se sientan donde quieren; en mesas abiertas o escritorios que ya tienen cables y monitores. Para que esto funcione, una empresa debe tener mucho cuidado al crear espacios en la oficina que se puedan reorganizar con facilidad para las distintas tareas y equipos que están en crecimiento.
Square, la empresa de servicios financieros y pagos a través del móvil, ha experimentado un poco con el hot-desking. En una entrevista para Inc, Maja Henderson, la Gerente de instalaciones globales de Square, explica por qué el hot-desking funcionó para ellos:
No queremos que nuestros empleados se sienten en una silla todo el día porque no es bueno para ellos ni para la colaboración. Con el hot-desking tenemos encuentros maravillosos entre las personas e ideas. De la nada surgen conversaciones con personas de las áreas de finanzas, legal, diseño, entre otras, y se dan colaboraciones que, de otra forma, no ocurrirían. Me encanta la flexibilidad de esta organización y en mi escritorio siempre se sientan personas diferentes. Me hace sentir más en contacto con mis compañeros de trabajo y con lo que sucede en la empresa».
Crédito de la imagen: Inc
Pero debes tener en cuenta que el hot-desking podría ser una forma poco eficaz para crear movimiento en la oficina. Un estudio descubrió que cuando las personas no tenían un asiento asignado, no se movían más de sus lugares. En lugar de eso, encontraban un espacio para trabajar y se quedaban ahí por el resto del día. Así que, si bien la interacción entre los empleados incrementó en un 17% en el estudio, el número de encuentros que se dieron entre las personas durante el día en realidad bajó en un promedio del 14%. Como resultado, la comunicación de equipo se redujo en un 45%.
Si te agrada la idea de crear movimiento en tu oficina pero no quieres quitar por completo la asignación de lugares, podrías intentar jugar al «juego de las sillas musicales» cada ciertos meses para mantener a los equipos juntos, pero cambiar su área de trabajo cada pocos meses o...
2) Escritorios desplazables
... podrías hacer lo que Skullcandy hizo en su oficina internacional en Zúrich, Suiza; usar los escritorios que se pueden reorganizar para trabajar de manera individual o en colaboración. Los escritorios de esta empresa encajan como piezas de un rompecabezas y se pueden mover, reorganizar y reconectar como mejor les parezca a los empleados, lo cual es como un gesto de reconocimiento a los valores del diseño de las oficinas modernas, en donde se incluye la movilidad, flexibilidad y colaboración.
Crédito de la imagen: Business Insider
3) «Zonas de coincidencia»
Otra alternativa para ayudar a estimular la colaboración espontánea entre tus empleados es diseñar un espacio que permita que haya «zonas de coincidencia», donde tus empleados se puedan encontrar con más frecuencia. ¿Cómo se mueven tus trabajadores a lo largo del día? ¿A dónde van? ¿Qué tipo de espacios provocarían que se encuentren con más frecuencia?
Una investigación de la Universidad de Michigan demostró que cuando los científicos trabajaban en un espacio donde se encontraban entre sí; áreas que se conocen como «zonas de coincidencia», tenían más probabilidades de colaborar. Los datos sugieren que crear oportunidades de interacciones para los empleados sin planearlas, ya sea de forma interna o externa a la organización, en realidad mejora el rendimiento.
Las ideas más creativas no provienen de sentarse frente a un monitor», dijo Scott Birnbaum, Vicepresidente de Samsung Semiconductor. Por eso, la gente de Samsung planeó crear una oficina que incluyera áreas grandes al aire libre entre los pisos, las cuales invitan a los empleados a convivir y mezclarse en los espacios compartidos. Según Birnbaum, el espacio nuevo está «diseñado para provocar no solo la colaboración, sino también la innovación que surge cuando las personas se encuentran».
La escalera principal de las oficinas de la agencia publicitaria Grupo Gallegos es otro gran ejemplo de una zona de coincidencia. Para inspirar los trabajos de colaboración en sus oficinas, empezaron por derribar paredes y barreras para crear más «conexión visual». La escalera es un lugar donde frecuentemente puedes encontrar a los empleados sentados en reuniones informales.
Crédito de la imagen: Office Snapshots
Zappos planeó a propósito crear una oficina más pequeña en su sede de Estados Unidos para aumentar la métrica que ellos llaman «horas de encuentro»; en otras palabras, el número de interacciones que se pueden dar cada hora por hectárea. En el estudio de la Universidad de Michigan, los científicos que trabajaban en un espacio más pequeño aumentaron sus encuentros hasta en un 20% por cada 100 pies de «zona de superposición». Así que Zappos decidió que su sede tendría alrededor de 100 pies cuadrados por empleado, en comparación con los 150 pies cuadrados que tenían sus planes originales.
4) Salas de música
Una forma de aumentar la productividad de los empleados en la oficina es fomentar una cultura positiva como empresa. Para darles a los empleados un lugar donde relajarse en el trabajo, ¿por qué no agregar una sala de música a la receta? Para quienes se inclinan por la música, ir a la sala musical de la empresa a tocar algún instrumento por sí solos o con sus compañeros de trabajo es una forma de hacerlo. (Para los que prefieren trabajar sin música, esperemos que esta sala esté insonorizada).
En la sede de LinkedIn en Mountain View, California, los empleados pueden improvisar en una sala de música que está llena de equipos musicales de primera calidad, como baterías, guitarras, teclados, equipos AV, soportes de micrófonos e incluso luces para el escenario. Échale un vistazo a las puertas de cochera de la izquierda, que se observan en la siguiente fotografía. Se pueden abrir cuando el clima lo permite y los empleados pueden dar un espectáculo al aire libre.
Crédito de la imagen: Business Insider
«Si bien los beneficios para los empleados son obvios, también hemos descubierto que hay muchas ventajas para la empresa», escribió Michael Oliver, el anterior Director de ingeniería en LinkedIn en un artículo de la LinkedIn, quien ayudó a construir la sala en el 2010. «Los músicos tocan los instrumentos, esto mejora la cultura de la oficina. El programa amplía las posibilidades de difusión entre los empleados potenciales, en especial, los músicos, ya que como beneficio específico y "referencia de tener una perspectiva diferente", demuestra nuestro compromiso por la diversión».
Bullhorn, una firma de software de contratación a las afueras de San Francisco, también tiene una sala musical que antes era una sala de conferencias, donde los empleados pueden tocar instrumentos de forma improvisada en su tiempo libre. Está equipada con cuatro guitarras, tres amplificadores, un bajo y su amplificador, un equipo de batería electrónica, un teclado, tres micrófonos y dos sistemas de refuerzo de sonido (PA).
Crédito de la imagen: BostInno
Con el fin de tranquilizar las preocupaciones de los propietarios sobre las quejas de ruido, contrataron a un arquitecto para averiguar cómo hacer que la sala fuera completamente insonorizada, aunque también tienen una regla que indica que los niveles de sonido deben permanecer por debajo de los 90 decibelios, que es el equivalente al sonido que emite el motor de un avión que está por despegar.
5) Mascotas en la oficina
El tema de discusión sobre si permitir o prohibir las mascotas en la oficina impulsa o impide la productividad es un asunto muy debatido, pero hay muchas empresas que permiten que sus trabajadores traigan a sus mascotas al trabajo y estas tienen un montón de experiencias buenas que compartir sobre ello. Declaran que mejora el balance entre la vida laboral y personal, sirve como un catalizador social y ayuda a que las personas eliminen el estrés.
Por ejemplo, permitir que las personas lleven a sus mascotas al trabajo significa que no deben preocuparse por dejarlas en casa todo el día o tener que pagarle a una persona para que las saque de paseo. También elimina la preocupación de apresurarse a llegar a casa al final del día para alimentar o dejar que su mejor amigo salga de su hogar, así que las personas se pueden enfocar más en el trabajo y, de ser necesario, en finalizar tareas más tarde.
Las mascotas también son excelentes para quitar el estrés y crear relaciones sociales entre los empleados. Jennifer Williams, quien administra las operaciones en una agencia publicitaria en Nueva York, declaró que tener perros en la oficina ayuda a «crear un momento de distensión, lejos del caos diario».
Crédito de la imagen: #dogsofwework en Instagram
De hecho, un estudio de la Universidad de la Mancomunidad de Virginia descubrió que los empleados que habían llevado a sus perros al trabajo produjeron niveles más bajos de cortisol, la hormona del estrés. En el estudio, a medida que avanzó el día de trabajo, los empleados que trajeron a sus perros al trabajo disminuyeron su nivel de estrés en un 11% y los que no lo hicieron tuvieron un aumento de estrés del 70%.
Las mascotas en la oficina, en especial los perros, dan a sus dueños una excusa para tomar un descanso, lo cual ha demostrado ser energizante e impulsa la productividad.
6) Un «superescritorio»
Diseñar un espacio de oficina en torno al concepto «oficina abierta» es una cosa, ¿pero qué pasa cuando debes crear un escritorio compartido para todo el personal de tu empresa?
Para representar su enfoque en el trabajo colaborativo, la gente de The Barbarian Group construyó un escritorio de 4.400 pies cuadrados que se extiende por los 20.000 pies cuadrados que tiene su oficina sede en la ciudad de Nueva York, en donde se pueden sentar hasta 170 personas al mismo tiempo.
Crédito de la imagen: Architecture Magazine
Para los empleados que quieren trabajar en un espacio más tranquilo o tener discusiones más privadas, el escritorio se alza en arcos altos que tienen asientos debajo de ellos.
Crédito de la imagen: Architecture Magazine
«Los arcos proporcionan privacidad contra el ruido, ya que les colocamos un aislamiento acústico», dijo Chester Nielsen, socio de CWA, la empresa que creó el modelo del escritorio en tercera dimensión.
Crédito de la imagen: Architecture Magazine
El diseño no solo hizo que CWA ganara un premio en diseño interior, además, se convirtió en un símbolo de colaboración e innovación en The Barbarian Group.
7) Plantas y vegetación
Es fácil creer que pasar tiempo rodeados por la naturaleza, luz natural del sol y vegetación con aroma es bueno para nuestras almas, pero ahora, hay una investigación científica que lo comprueba.
Los investigadores descubrieron que agregar plantas y vegetación en una oficina puede ayudar a incrementar la productividad de los empleados en un 15%. «Una oficina verde les indica a los empleados que sus jefes se preocupan por ellos y su bienestar», dijo el Profesor de psicología, Alex Haslam, uno de los autores del estudio. «El diseño natural en una oficina ayuda a que el lugar de trabajo sea más agradable, cómodo y rentable».
Algunas empresas incluso han empezado a invertir en instalar plantas y vegetación alrededor de la oficina para hacer que sus empleados estén más contentos, sanos y que su productividad aumente. Por ejemplo, la oficina de Google en Tel Aviv, Israel, tiene un huerto interior de naranjas que convirtió un espacio normal de colaboración en un área de relajación que te hace sentir como si estuvieras sentado en el banco de un parque.
Crédito de la imagen: Inc
Venray instaló un jardín colgante sobre su mesa de conferencias.
Crédito de la imagen: Office Snapshots
Además, todas esas plantas vivas en la oficina necesitan luz natural, y esta es muy buena para disminuir el reflejo de los monitores y reducir el cansancio ocular, afirma Teri Ianni Driscoll, Director de marketing en una empresa llamada KA Inc.
Ese mismo estudio descubrió que la productividad de los empleados aumentó incluso en las oficinas que tenían imágenes de paisajes o ventanas grandes con vista hacia el exterior. Esto lo hemos comprobado en HubSpot; tenemos algunas salas con un tapizado que imita un panorama al aire libre.
Crédito de la imagen: BostInno
¿Quieres conocer más beneficios para la salud al decorar el ambiente con plantas? La NASA informó que las plantas vivas pueden tener un impacto significativo en reducir los químicos tóxicos que emiten al aire los muebles, las alfombras y muchas otras cosas. Si te interesa decorar con plantas que limpien el aire, las mejores son el helecho de espada, el helecho reina Kimberley y las palmeras.
Crédito de la imagen: HubSpot y Market Domination Media
Eso es todo. Aquí tienes el curso gratuito para aprender más sobre Inbound Marketing y las estrategias de las empresas innovadoras. Espero que te guste!
