Cómo reducir la complejidad del manejo de la información en tu empresa

Las herramientas digitales permiten que tengamos acceso a más información que antes: todas las interacciones que las personas tienen con un dispositivo se convierten en datos. Así que, en realidad, se trata de una cantidad mucho más que abrumadora, porque se obtiene a una velocidad supersónica sin descanso. ¿Qué tendría que hacerse con toda esta información recopilada? Para las empresas, esa tarea se convierte en un proceso complejo, incluso si cuentan con un software (o varios) que ayude a simplificarlo y pudiera mejorar otros aspectos de su desempeño, como la productividad. Sin embargo, no siempre es así.

Por un lado, es posible que una organización tenga demasiadas herramientas de trabajo. Hablamos de aplicaciones y plataformas que, si bien su función es agilizar ciertas tareas y permitir un trabajo en equipo fluido, pueden entorpecer la rutina diaria por distintas razones, como poco conocimiento de las funciones, interfaz poco amigable o, simplemente, no es la solución adecuada.

En un estudio que realizamos en Colombia, Chile, México y España en 2021, descubrimos que las empresas tienen al menos dos de estas herramientas:

• Para colaboración de equipos (Slack, Microsoft Teams, etc.): 58,14 %
• Para reuniones, webinars y eventos (Zoom, Eventbrite, etc.): 59,10 %
• Para gestionar documentos (Dropbox, Canva, etc.): 44,90 %

El resto, agrega un CRM (36,40 %), herramientas para gestionar presupuestos y gastos (24,60 %), videomarketing (22 %) y marketing automation (16,80 %).

Y claro que son de gran ayuda cuando se trata de dar seguimiento a proyectos en donde los equipos colaboran de manera remota. Así es más sencillo enviar archivos, tener sesiones en tiempo real para lluvia de ideas o realizar presentaciones. Sin embargo, sobre todo cuando hay un crecimiento en la empresa, esas plataformas pueden ser insuficientes para tener una administración eficiente de la información. Mira por qué.

La complejidad en el manejo de datos agrega frustración

Cuando nos referimos a la complejidad que representa una herramienta, tenemos en cuenta varios aspectos, principalmente dos:

• La habilidad o experiencia que las personas de la empresa tienen con esa herramienta (u otra de su categoría).
• El diseño, interfaz y funciones de la herramienta.

En cualquiera de los dos casos, los usuarios de una plataforma experimentarán frustración si no pueden resolver rápidamente el problema como se supone que deberían hacerlo. Porque una cosa es lo que un software anuncia que puede hacer, y otra cosa es lo que ocurre cuando se implementa en el caso real de una empresa. Esa es la verdadera prueba de fuego.

Al hacer la encuesta para nuestro estudio sobre el uso de herramientas para gestionar equipos e información, también pedimos que se respondiera la siguiente pregunta respecto al CRM que utilizan: ¿cuáles son los 3 puntos más débiles de la herramienta? Lo que nos dijeron expone los retos que enfrentan:

• La gente no lo usa lo suficiente: 33,13 %
• No es lo suficientemente personalizable: 28,79 %
• Tarda demasiado en actualizarse: 28,77 %
• No hace todo lo que se necesita o desea que haga: 20,24 %
• Es demasiado complejo: 19,64 %

Esto nos indica que en ocasiones existe una promesa de uso que no se cumple; es la causa de que no todos los equipos utilicen el software ni lo aprovechen al máximo. Al final del día, da la impresión de que se invirtió dinero y recursos en una herramienta que no puede hacer ni la mitad de lo que se esperaba. Lo curioso es que no siempre es necesariamente responsabilidad de sus desarrolladores, sino de quien la elige. 

Existen algunas buenas prácticas que ayudan a reducir la complejidad de datos en la empresa. Es una amalgama de acciones que van desde la manera en que se investigan las opciones disponibles hasta los esfuerzos que se hacen para comprender las funciones de un software. A continuación hablaremos al respecto.

Cómo reducir la complejidad en el manejo de datos de tu empresa

1. Aprende a reconocer las necesidad de tu empresa

Lo que para una empresa es su mejor aliado, puede ser ineficiente para otra. La cuestión radica en que las necesidades nunca son iguales de organización en organización. Por eso, antes de hacer una búsqueda o pedir recomendaciones, es importante identificar para qué se utilizarán esas herramientas digitales.

Y no solamente consideres las metas, sino las áreas de la empresa que van a utilizarlas, las personas que tendrán contacto con sus funciones en el día a día y de qué manera van a convertir su trabajo en un proceso más sencillo.

No siempre es buena idea comenzar con el CRM más complejo, especialmente si ni siquiera se cuenta con la infraestructura para dar seguimiento a una amplia base de datos de clientes (pedidos, atención posventa, etc.), sino con uno que dé la posibilidad de escalar, es decir, que crezca al mismo ritmo que la empresa.

2. Investiga las opciones que atacan esas necesidades

Ahora sí, una vez que ya conoces para qué necesitas la herramienta, pregunta por recomendaciones, investiga la experiencia que otros han tenido, lee reseñas y envía correos para resolver dudas. Haz lo que tengas que realizar para conocer a fondo las opciones disponibles que mejor se acomodan a tus objetivos: metas de la empresa, planes a mediano plazo, posibilidades de inversión o el crecimiento de tu mercado.

3. Antes de contratar, pide una prueba

Muchas de estas soluciones realmente desean que tengas una buena experiencia con su producto, así que harán lo posible para que así sea. Si otorgan pruebas limitadas, acéptalas. De esa manera podrás conocer a fondo sus características en casos reales dentro de tu compañía y la aprovecharás para familiarizarte con su interfaz.

Otras también tienen versiones gratuitas, sin que tengas que comprometerte a un periodo de pago. Es el caso del CRM de HubSpot, que es una buena oportunidad para tomarte el tiempo que necesites para que tus equipos aprendan lo básico hasta dominarlo. Cuando alcanzas ese punto, entonces ya es momento de explorar los beneficios que ofrece un plan distinto.

4. Busca complementos para una gestión más eficiente

Por supuesto, no te conformes con lo que puedes hacer con una sola herramienta si sabes que podrías tener más funciones complementarias o que te ayuden a integrar de forma más orgánica otras soluciones que ya existen dentro de tu empresa. Por ejemplo, puedes unificar los datos que tienes en varias herramientas tecnológicas para que los gestiones desde tu CRM con el software de Sincronización de datos de HubSpot, o el que está enfocado en las operaciones de uno o varios departamentos: Operations Hub.

Este tipo de software es muy útil cuando descubres que la complejidad de los datos aumenta y no deseas añadir más trabas, ya que estas opciones no requieren un manejo de códigos. Permiten integrar aplicaciones, organizar datos y automatizar procesos sin que se deban añadir nuevos sistemas.

5. Procura que tu personal esté siempre capacitado

Esto es muy importante, especialmente porque las necesidades irán cambiando al mismo tiempo que las funciones. Las innovaciones que llegan a la industria precisan sus propios ajustes en las herramientas digitales, y por eso tus equipos deben seguirles el paso.

También es buena idea dejar la puerta abierta a las dudas, para que las personas que trabajan contigo se sientan en confianza de hacer consultas que se resuelvan gracias a la experiencia de alguien más o una capacitación que consolide sus habilidades.

6. Asegúrate de que las herramientas ayudan a la empresa

De vez en cuando recomendamos hacer auditorías a los software, aplicaciones, sistemas y herramientas que tu empresa utiliza. Esto permite detectar los que están desfasados o si ya no cumplen eficientemente con su trabajo. Así evitas que existan duplicados o varias opciones para un solo problema.

Cada solución debe tener un objetivo específico, y todos deben usarla para tal fin. Eso asegura que sea productiva, en lugar de convertirse en un obstáculo para el flujo de trabajo. Si eso ocurre, es momento de recordarles a los equipos cómo se deben alinear a su implementación; también suele suceder que debe eliminarse o sustituirse con otra más eficiente. Escucha las sugerencias de tu personal, ya que son los que pueden encontrar fallas u oportunidades que todavía no están en tu radar.

Si clasificas las herramientas por los problemas que resuelven, será fácil detectar si hay objetivos duplicados o tareas que no se han tomado en cuenta.

7. No le temas al cambio

Si debes modificar algo, no te preocupes. Es mucho más costoso pagar por una herramienta que apenas cumple con sus funciones que empezar de nuevo con otra que se adapta mejor a tu empresa. Además, dicen que es de sabios cambiar de opinión.

Aun así, te recomendamos que estés al pendiente de las soluciones que utilizan tus equipos, para que los cambios se hagan de manera oportuna y no cuando los errores ya sean evidentes o más complicados de corregir.

Recuerda: la tecnología debe hacer el trabajo más fácil y eliminar lo complejo para que tú y tu personal se concentren en el crecimiento de tu empresa.