Infografía: 10 ventajas de utilizar un CRM

Los sistemas CRM no siempre son bien recibidos por los equipos de ventas. Aunque son una herramienta para ventas y marketing que permite hacer un seguimiento a las ofertas y a señalar las oportunidades que pudieran requerir atención adicional, los representantes de ventas suelen considerarlo una tarea tediosa y una pérdida de tiempo. Introducen datos y más datos, pero no obtienen ningún beneficio tangible.

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La realidad es que sí hay ventajas y por eso es fundamental mostrar de forma clara los beneficios que la adopción de un sistema CRM podrá aportar tanto a tu equipo de ventas como a tu equipo de marketing. Cuando los representantes de ventas conozcan cómo se beneficiarán con un sistema CRM, podrán cambiar su percepción de esta herramienta y comenzarán a promover su adopción y uso.

Entonces, ¿un sistema CRM significa que los representantes pueden ser más productivos, vender más y lograr recomendaciones? Con base en estas estadísticas, sí. Aunque no es definitivo, conocer los siguientes datos podría cambiar ciertas percepciones negativas sobre los sistemas CRM. 

La infografía que te acabamos de mostrar describe visualmente las diversas ventajas de la incorporación de sistemas CRM al proceso de ventas de una empresa. Por ejemplo, captar la atención de los clientes por medio de un sistema CRM incrementa las probabilidades de que gasten más en su próxima transacción. Además los sistemas CRM mejoran la experiencia de compra y es más probable que los clientes recomienden el producto o servicio adquirido a amigos y compañeros.

Para conocer a detalle todo lo que te puede aportar un CRM, continúa leyendo.

1. Automatiza los procesos

Un 61% de los distribuidores de ventas utilizan un CRM, pues permite acceder a la información y datos de los clientes. Además los beneficios para las áreas de marketing no son menos, ya que gracias a la automatización de procesos las empresas pueden priorizar sus acciones de una forma más eficiente. Algunas de las estrategias que se pueden automatizar son la segmentación, generación de workflows, lead nurturing y la gestión de campañas. 

Esta cualidad de la herramienta ha ayudado a muchos negocios a mejorar la experiencia que ofrece a sus clientes. Entre otras áreas de beneficio se encuentran: 

• Segmentación de público objetivo: en vez de separar manualmente a tus clientes en diferentes categorías (dependiendo de sus necesidades e intereses) con un CRM puedes lograrlo de forma automática. Además, puedes crear segmentos según la etapa del ciclo de ventas en donde se encuentren los clientes. Esto no solo agiliza tu proceso de segmentación, sino que también te permite brindar el contenido indicado que realmente responda a lo que el usuario quiere en el momento. 
• Administración eficiente del tiempo: con un CRM puedes programar tus mensajes y campañas de marketing para que ninguna de tus publicaciones sea olvidada. 
• Cultivo de leads más eficaz: es prácticamente imposible conectar con un cliente de uno en uno. De hacerlo, perderías mucho tiempo. Con un CRM puedes conectarte con tus clientes de manera sencilla, inmediata y personalizada. 
• Monitoreo de acciones: con un CRM puedes hacer seguimiento puntual de todas tus acciones de marketing. Obtienes gráficos, estadísticas y datos de valor para optimizar tus campañas a futuro. 
• Optimización de recursos: una de las grandes ventajas de automatizar procesos con un CRM es que puedes gestionar de mejor forma tu presupuesto. Además, no requieres de mayor personal para ejecutar tus campañas, pues con el CRM creas y distribuyes para una gran cantidad de clientes. 

Las empresas de servicios utilizan un sistema CRM para, por ejemplo, desarrollar la actividad comercial de esta industria con un enfoque centrado en el cliente en función de la automatización de varios procesos, los cuales les permiten centralizar la información de contactos y procesos de interés, facilitando el seguimiento y monitoreo de puntos críticos de sus campañas y estrategias comerciales.

De igual manera ocurre con un CRM inmobiliario: a medida que tu empresa crece, será más complicado monitorizar a tus prospectos y a tu clientela usando herramientas manuales, como hojas de cálculo. Por eso, un sistema de CRM es una excelente que te permite aumentar tu productividad, gracias a la automatización de tareas necesarias pero repetitivas, tanto en la ejecución de las estrategias como en el servicio al cliente.

2. Gestiona los datos

Con un CRM consigues una gestión de datos integral de tu negocio: ventas, marketing, atención al cliente y servicios estarán conectados en una misma plataforma para un mayor control. Esta concentración de datos te ayudará a administrar tus cuentas, los leads y las oportunidades de venta en un solo lugar.

Ante tantas ventajas, es increíble que menos del 37% de los representantes de ventas realmente utilizan el sistema CRM de su empresa, debido a complicaciones en el uso. Aquellos negocios que implementan adecuadamente un CRM tienen la capacidad de almacenar los datos de sus clientes y leads para mejorar sus campañas y estrategias de forma óptima e inmediata. 

3. Personaliza los servicios

Tal como la infografía lo indica, un CRM crea una experiencia positiva para los clientes. Esto lo logra gracias a la personalización de servicios que ayuda a cuidar la relación con los usuarios. Entre algunas de las ventajas de esta función se encuentran: 

• La capacidad de potenciar las relaciones a largo plazo. 
• Poder conocer a profundidad los intereses y necesidades de los clientes. 
• Tener la certeza de qué tipo de contenido es el ideal para cada usuario y así ofrecerles los productos o servicios que satisfagan sus necesidades. 

¿Y cuál es la recompensa de una excelente personalización? La satisfacción del cliente aumenta, las ventas mejoran hasta en un 87% y también mejora la eficiencia de los procesos comerciales. 

4. Incrementa las ventas

Gracias a la integración de CRM las empresas han aumentado sus ingresos en 41% por cada representante de ventas y han llegado a mejorar sus tasas de conversión de ventas en más de 300%. 

Un CRM, en promedio, devuelve 5,60 USD por cada 1,00 USD gastado en él. Y de aplicarse correctamente, un CRM puede aumentar el ROI de una empresa hasta en un 245%.

En cuanto a la previsión de ventas, aumenta hasta en un 42%. Esto es posible gracias a la visualización y control de todo lo que pasará durante todo el ciclo de vida del cliente. Además, incrementa los márgenes de ventas al facilitar la creación de presupuestos, pronósticos y reportes de ventas. 

5. Aumenta la productividad

Se estima que la productividad de una empresa aumenta en un 15% al usar un CRM móvil. Esto se logra gracias a funcionalidades diferentes como: 

• Documentación completa del proceso de ventas: un CRM concentra toda la información que necesitas por etapas y actividades para saber cuándo requieren ser llevadas a cabo. Esto permite un sistema estandarizado que tanto tu equipo actual como el futuro podrán seguir para tener un mismo enfoque en las operaciones. 
• Automatización y reducción de la introducción manual de datos: utilizar un CRM dentro de tu empresa hace que por fin tus datos no se archiven en una hoja de cálculo poco confiable. Muchos equipos saben lo frustrante que es copiar y pegar una gran cantidad de datos. El sistema CRM ayuda a optimizar y reducir la cantidad de información que cada representante de ventas debe ingresar diariamente con opciones de llenado automático. Las tareas repetitivas se eliminan y tu equipo puede enfocarse en otras tareas más urgentes, como cerrar ventas y atender a los clientes. 
• Toda la información almacenada en un mismo lugar: seguramente los vendedores de tu equipo han tenido que pausar una llamada para buscar y revisar un dato del cual no tienen una respuesta inmediata. Esto puede llegar a ser frustrante tanto para el vendedor como para el prospecto. Una de las ventajas de utilizar un CRM es poner toda la información de los clientes y tu producto en un solo lugar para ofrecer respuestas confiables en tiempo real. 

6. Brinda una experiencia positiva para el cliente

Las grandes marcas usan CRM para brindar una experiencia personalizada al cliente y aumentar el compromiso de los clientes existentes. Tener respuestas inmediatas por parte de los representantes de ventas, poder hacer predicciones más exactas sobre lo que los usuarios podrían necesitar y la personalización durante todo el ciclo de vida del comprador, sin duda consiguen que la relación con los clientes sea más satisfactoria. 

7. Reduce los costos

Las ventajas de utilizar un CRM no solo abarcan la satisfacción del cliente, sino también la oportunidad de reducir muchos costos en una empresa. Sobre todo los de marketing al reducir la cantidad invertida en nuevos clientes.

Al tener herramientas analíticas y contables, tu negocio tiene la capacidad de administrar tus productos desde que se encuentran en la fase de producción y hasta que ya están en tu inventario. 

De igual forma, los sistemas CRM te brindan informes para analizar qué producto se vende más y cuál menos. Esto te permite optimizar tu nivel de producción e invertir más en aquellos productos que tienen más probabilidad de venderse, pues son los de mayor interés para tus clientes. 

Al conseguir que los productos poco vendidos o los excedentes desaparezcan, logras que tu producción esté optimizada y sea más rentable. 

8. Aumenta el flujo de caja

Diversas empresas también utilizan un CRM para mejorar su flujo de caja. Además, cuando cuentas con una herramienta inteligente que te ayuda a optimizar tu proceso de ventas, puedes descubrir nuevos leads que tengan mayor probabilidad de convertirse en una venta. Con esto se mejora la eficacia de tu proceso comercial.

9. Optimiza la tasa de retención de clientes

El uso de CRM ayuda en la retención de clientes, pues 65% de los ingresos proviene de consumidores leales. Además, cuando una empresa capta la atención de un cliente usando un CRM, es probable que este gaste entre un 20% y 40% más la próxima vez que haga una compra. 

El uso de CRM ha conducido a un aumento del 27% en la tasa de retención de clientes. Ya en diversas ocasiones te hemos mencionado que es más costoso atraer a un nuevo cliente que retener al que ya tienes. Esto se debe a la probabilidad de éxito en la venta: un cliente existente te brinda entre un 60% y 70%, mientras que uno nuevo solo de 5% a 20%. 

Un CRM hotelero, por ejemplo, al tratarse de una herramienta enfocada en mejorar la relación con los clientes, se asocia con mejoras en la fidelización, la reducción del ciclo de venta y el aumento del LTV o Lifetime Value (por sus siglas en inglés) o valor de vida del cliente, lo cual conlleva mayores ingresos. 

Para lograr que la tasa de retención de clientes aumente, el CRM te ayuda con todas las estrategias y ventajas que ya repasamos en los puntos anteriores (como personalización de servicios y experiencia positiva para el cliente). Cuando un cliente está feliz con lo que una empresa le ofrece, lo pensará dos veces para irse con algún competidor. 

10. Escala de forma flexible y segura

Los sistemas CRM se adecúan a la velocidad de crecimiento de tu empresa. Su escalabilidad se da conforme a tus necesidades van en aumento y te aseguran el sostén requerido para brindarte las soluciones y herramientas más óptimas. 

HubSpot CRM: funciones y ventajas 

Para este momento ya sabes la importancia que tiene integrar un CRM en tu negocio. Sin embargo, existen muchas opciones en el mercado que puedes elegir. Por ello, queremos ayudarte en tu búsqueda hablándote del CRM de HubSpot y sus principales beneficios. 

HubSpot CRM es un software gratuito de marketing, ventas y servicios que te ayuda a potenciar el crecimiento de tu empresa. Entre sus mayores ventajas se encuentra su capacidad de expansión en el área de funciones al integrarse con múltiples aplicaciones y programas. 

La plataforma es muy sencilla de utilizar, por lo que si tú y tu equipo son principiantes en el uso de un sistema CRM no tendrán complicaciones por adoptarlo rápidamente. Así que puedes ir avisándole a tus colegas que ya no tendrán que volver a introducir datos de forma manual nunca más, pues HubSpot CRM lo hará por ellos. 

Entre las ventajas de utilizar un CRM de HubSpot se encuentran: 

• Visibilidad total en tiempo real: imagina todo lo que puedes hacer si tienes una visión completa de lo que sucede en tu embudo de ventas. Sin duda la optimización de tus campañas podría ser más rápida y exacta. Además, puedes tener la seguridad de que tus informes de ventas, productividad y desempeño estarán disponibles en el momento en que lo desees. 
• Mayor cierre de negocios: como ya lo mencionamos, un CRM es una excelente herramienta para ahorrar tiempo y esfuerzo. Cuando tus representantes de ventas pueden dejar de preocuparse por ingresar datos manualmente, tienen el tiempo necesario para dar seguimiento a sus prospectos y cerrar más ventas. Una función bastante útil es que el sistema alerta a los vendedores cuando un cliente, lead o prospecto ha abierto un correo electrónico o mensaje. Así, ellos saben cuál es su próximo paso a dar y cuál es la mejor estrategia para hacer un seguimiento adecuado.
• Escalabilidad: no importa si en este momento tu negocio es pequeño; el objetivo del CRM de HubSpot es brindarte el apoyo necesario para ayudarte a crecer, pero también ser lo suficientemente fuerte y capaz para respaldarte cuando empieces a escalar tu nivel de negocios. Puedes comenzar con la versión gratuita para probar las bondades del software e ir incrementando su potencia y funciones de acuerdo a tus necesidades y posibilidades. 

Algunas de las características que puedes encontrar en la versión gratuita del CRM de HubSpot son: 

• Panel de informes.
• Información detallada sobre empresas.
• Monitorización de negocios.
• Gestión del pipeline.
• Programación de reuniones.
• Monitorización de prospectos.

No descuides la buena gestión de tus áreas de marketing, ventas y servicios. Hoy puedes disfrutar las ventajas de utilizar un CRM en tu negocio.