Las 5 mejores herramientas para reporting en empresas

En los negocios a todos nos encanta tener paneles de informes detallados al alcance de la mano. Cuando estos se realizan de manera adecuada, nos muestran dónde está prosperando el negocio, qué áreas tienen dificultades y si estamos en camino de alcanzar las metas planteadas.

Dicho esto, crear informes y paneles es una tarea compleja. Se requiere tiempo y esfuerzo para recopilar datos actualizados, precisos y significativos, sin mencionar la curva de aprendizaje necesaria para comprender qué datos recopilar y cómo hacerlo.

Esta es la razón por la que el reporting o generación de informes es una de las áreas con mayor potencial para la automatización, aunque no tiene por qué ser complicado implementar estos workflows automatizados para los informes.

A continuación, te mostramos cómo automatizar un workflow de los informes de tu empresa en paneles que se actualizan continuamente, sin necesidad de mover un dedo más allá de la configuración.

Workflows de reporting: ¿cómo reconocer si son óptimos?

Sabes que deseas buenos informes para tu negocio. Pero ¿cómo se ve esto realmente? Echa un vistazo a las características siguientes e identifica cómo se están desempeñando actualmente los workflows de datos en tu empresa.

Cómo reconocer un buen workflow de informes

Puedes identificar los flujos de reportes más eficaces porque reúnen estas características:

• Hay un seguimiento claro de los indicadores clave más importantes, sin desorden ni métricas de vanidad.
• Cuentan con un panel automatizado que tu equipo podrá ver en cualquier dispositivo.
• Muestran datos actualizados con frecuencia que no requieren importaciones y exportaciones manuales (las cuales son lentas y propensas a errores).

Cómo reconocer un workflow de informes que necesita ajustes

Por el contrario, los flujos de informes que necesitan optimización y automatización tienen estas particularidades:

• Sus informes dependen de ti (o de cualquier otra persona) para activar las actualizaciones.
• Hay falta de certeza porque no sabes si los datos de los informes comerciales son precisos.
• Hay informes aislados a los que solo determinadas personas pueden acceder fácilmente.

Cómo reconocer un mal workflow de informes

Esto es lo que realmente debes evitar si deseas ahorrar tiempo, mejorar la precisión de los datos y corregir las fugas de eficiencia:

• Es necesario importar y exportar datos manualmente entre aplicaciones, o copiar y pegar datos entre hojas y diapositivas de presentación.
• Cuentan con paneles de control obsoletos o demasiado complejos que no proporcionan ningún valor real o carecen de datos claros.
• Sabes que los datos de tus paneles son inexactos.

1. HubSpot - Informes integrados para tu CRM y aplicaciones comerciales clave

Muchas opciones integrales de CRM en el mercado cuentan con una excelente capacidad de generación de informes. Algunos también tienen integraciones nativas para extraer datos de otras aplicaciones clave.

Por ejemplo, HubSpot se conecta a Google Analytics para enriquecer los datos que ya se encuentran en el CRM. Esto simplifica la visualización de la analítica de participación en el sitio web junto con los datos de los leads y clientes.

Como una solución simple para informes automatizados, verifica el alcance de tu CRM para crear cuadros de mando actualizados que compartan los datos clave de tu empresa.

Sugerencia: Para obtener datos más precisos y enriquecidos en tu CRM, sincronízalo con Google Analytics.

Esta herramienta la puedes encontrar completamente en español.

2. Google Analytics -  para obtener una vista actualizada de los datos de tu sitio web

Si deseas automatizar los informes sobre la participación de los usuarios en tu sitio web y los objetivos de conversión, Google Analytics proporciona un marco simple, pero sólido.

Para empezar, optimiza los datos que estás recopilando. Asegúrate de que el código de seguimiento se agregue correctamente a tu sitio web. Además, considera configurar Eventos para rastrear las conversiones que son importantes para tu negocio, como transacciones de comercio electrónico o un visitante que llega a tu página de confirmación de registro.

Luego, puedes agregar estas métricas clave a tu tablero como widgets personalizados y elegir cómo se visualizan. Con paneles personalizados puedes estructurar tus informes para obtener la mejor descripción general, teniendo en cuenta los indicadores más importantes para tu equipo.

También vale la pena crear un proceso simple para compartir o exportar tu panel, como con un enlace que cualquier miembro de tu equipo puede usar sin iniciar sesión en Google Analytics. O puedes llevar tu automatización aún más lejos incluyendo en este proceso las notificaciones de Slack que comparten el panel de GA cada semana.

Imagen de Google Analytics

Dependiendo de tu configuración de Google, esta herramienta la puedes encontrar completamente en español.

3. Hojas de cálculo de Google - para una hoja de cálculo sencilla con tecnología de Google Analytics

Google Sheets es una solución muy simple, pero efectiva para automatizar tu reporting.

La ventaja principal de los informes automatizados con Google Sheets es habilitar el complemento de Google Analytics y extraer datos automáticamente.

Imagen de Hojas de cálculo de Google

Puedes permitir que tus informes se actualicen automáticamente (sin tener que hacer clic en «actualizar» para traer los nuevos datos de Google Analytics) al seleccionar en la barra de menú «Complementos» > «Google Analytics» > «Programar informes».

Otra gran opción para los informes automatizados en Google Sheets es la integración de Supermetrics con esta herramienta, que también te permite conectar datos de tus aplicaciones que no son de Google.

Sugerencia: si usas las Presentaciones de Google para elaborar informes de negocios y mostrarlos en las reuniones, puedes sincronizar automáticamente gráficos y vistas de datos en Hojas de cálculo de Google para evitar copiar y pegar manualmente antes de cada reunión.

Dependiendo de tu configuración de Google, esta herramienta la puedes encontrar completamente en español.

4. Google Data Studio - para visualizaciones altamente personalizables con datos de varias aplicaciones

Google Data Studio te permite conectar, visualizar y compartir tus datos en una plataforma. Es bastante sencillo de configurar, pero hay un gran margen de personalización y complejidad si eso es lo que estás buscando. Con la herramienta puedes:

Conectar los datos de las aplicaciones que usas todos los días a través de conectores integrados. Los más de 500 conjuntos de datos incluyen conexiones integradas con productos de Google como Google Analytics, hojas de cálculo y Ads, además de conexiones partners con aplicaciones como Copper, Mailchimp o Facebook Ads.

Visualiza tus datos de forma atractiva con informes, gráficos y paneles interactivos.

Comparte tus informes y paneles y colabora con personas, equipos o el mundo con visibilidad pública. También puedes incrustar tus informes de Data Studio en cualquier página web.

Para comenzar con Google Data Studio, primero elige las fuentes de datos que deseas conectar:

Imagen de Google Data Studio
A continuación, decide cómo deseas visualizar y compartir tus informes. Aquí hay algunas plantillas gratuitas de Google Data Studio para comenzar.

Dependiendo de tu configuración de Google, esta herramienta la puedes encontrar completamente en español.

5. Supermetrics - para una solución escalable que lleva más allá las hojas de cálculo de Google, Excel o Google Data Studio

Supermetrics es una solución escalable diseñada para reunir todas tus métricas de marketing en un solo lugar, incluidos PPC, SEO, social y analítica de la web.

Puedes utilizar Supermetrics junto con estas herramientas para llevar todos tus conocimientos de datos de marketing directamente a cada plataforma:

• Google Data Studio
• Google Sheets
• Excel

A continuación, se muestra un ejemplo de un informe que utiliza datos de Supermetrics en Google Sheets:

Imagen de Supermetrics

Esta herramienta la encuentras únicamente en inglés.

Mejores prácticas para informes automatizados

Independientemente de las herramientas y procesos que elijas para automatizar los workflows de informes, existen algunas prácticas recomendadas que debes tener en cuenta para obtener los mejores resultados.

Al crear tus automatizaciones de informes, céntrate en estos tres objetivos:

• Simplicidad: los workflows de generación de informes y los paneles de control más eficaces suelen ser los más simples. ¿Cuáles son los datos más valiosos que debe rastrear tu empresa? Mantén el enfoque en algunos indicadores clave de rendimiento y corrobora que los datos se actualicen automáticamente, sean precisos y accesibles.
• Accesibilidad: evita los silos. Asegúrate de que los miembros de tu equipo puedan acceder fácilmente a los datos que necesitan, para realizar un seguimiento del rendimiento y hacer su mejor trabajo, como en un panel público de un canal de Slack.
• Precisión de los datos: incluso el mejor workflow de informes automatizado fallará si los datos en las aplicaciones de origen son inexactos. Tómate el tiempo para limpiar tus bases de datos e integra aplicaciones para sincronizar instantáneamente datos entre tus aplicaciones.

Comienza a utilizar las herramientas de reporting y lleva a tu negocio un paso adelante.