7 herramientas de Excel que te harán el trabajo más fácil

La administración de una empresa requiere un buen control en cada una de sus fases. Esto presupone la capacidad de cada área para registrar sus actividades y elaborar una planeación verificable con metas claras. Además, que gestionen los recursos empresariales (técnicos y tecnológicos) y cumplan las responsabilidades y tareas asignadas.

Si bien, existen alternativas personalizadas para las labores de gestión, como las que ofrece HubSpot para el área de ventas, CRM, servicio al cliente o marketing, cada una de ellas precisa de herramientas particulares que faciliten el trabajo de una empresa de formas específicas.

Por eso, el uso de hojas de cálculos, como las del programa Excel (de la paquetería de Office), resulta esencial en el ámbito empresarial, pues sus herramientas, funciones y fórmulas se ajustan muy bien a las necesidades de cada organización. En este artículo, listamos algunas de las más destacadas para que conozcas un poco más sobre las ventajas que puede traerle Excel a tu negocio. Comencemos por describir algunas de sus especificaciones.

Características de las herramientas de Excel

Las herramientas de Excel son acciones simplificadas para definir un diseño visual, jerarquizar y administrar la información que captures en las hojas de cálculo.

Todas ellas se encuentran ordenadas en la barra de herramientas del programa, por lo que podrás acceder a ellas cada que abras un documento o generes un nuevo libro de datos.

Tanto en las versiones de Office para Mac o Windows, esta barra organiza cada función a manera de etiquetas. Al dar clic en una, se desplegarán las herramientas disponibles por medio de iconos o listas que resumen las acciones que podrás realizar con ellas.

Es importante aclarar que las siguientes herramientas son las que verás de manera automática al abrir este programa. Para personalizar la barra, es decir, agregar o eliminar las listas de funciones, puedes dirigirte a la opción «Preferencias».

A continuación, desglosamos las herramientas de Excel que facilitarán tus tareas diarias.

1. Insertar

Con esta herramienta, puedes crear tablas, ilustraciones y gráficos, así como añadir comentarios o símbolos. Como podrás darte cuenta en esta imagen, cada una de estas acciones abre cajas de diálogo que te ayudarán a realizar cada apartado y ejecutar cada comando con una guía personalizada. Solo tendrás que seguir las indicaciones para obtener resultados inmediatos.

2. Disposición de la página

Aunque toda hoja de cálculo es un documento digital, que puede verse en otros equipos de cómputo con el mismo programa, siempre existirá la necesidad de almacenar y registrar su contenido en un formato físico como el papel.

Las herramientas en este apartado te ayudarán a dar el formato deseado a tu hoja de cálculo para imprimirlo. En este sentido, las acciones más comunes son la definición de márgenes, la orientación de la hoja y la selección del área de impresión.

3. Fórmulas

Las fórmulas son operaciones y funciones preestablecidas con las que obtendrás resultados de una manera más rápida y optimizarás el tiempo destinado a cada tarea. Pensemos en la necesidad de sumar cantidades en la hoja de cálculo: si bien, puede hacerse de manera directa mediante una operación que solo indique las celdas a sumar (=A1+A2+A3), también puede realizarse con una función programada por Excel (=SUMA(A1:A3).

Existe una gran cantidad de fórmulas que puedes usar en tu hoja de cálculo. Estas se encuentran divididas en las siguientes categorías:

• Matemáticas y trigonométricas.
• Estadísticas.
• Búsqueda y referencia.
• Bases de datos.
• Texto.
• Lógicas.
• Información.
• Ingeniería.
• Compatibilidad.

Excel ofrece cerca de 400 fórmulas diferentes, las cuales arrojan resultados de acuerdo con el valor e información que desees conocer.

4. Datos

Las acciones realizadas con esta herramienta facilitarán el uso y jerarquización de la información en tu hoja de cálculo. Podrás ordenar cada columna según criterios alfabéticos o de cantidad, así como establecer filtros para presentar el contenido según tu criterio.

5. Revisar

La función revisar te ayudará a verificar la calidad del contenido de tu hoja. Podrás examinar elementos tan importantes como la ortografía de tu documento, estadísticas de datos (el número de hojas, tablas, fórmulas y celdas utilizadas) o agregar comentarios sin interferir directamente en los datos. Incluso, podrás restringir permisos de cambio y, con ello, proteger la información de terceros.

6. Vista

Como todo libro de Excel es, en esencia, un documento digital, esta herramienta te permitirá modificar los elementos visuales que influyen en la percepción de los usuarios.

Por medio de criterios tan sencillos, como elegir el porcentaje de acercamiento al documento (zoom), tendrás la facultad de indicar lo que se muestra y lo que no en la versión final de tu documento.

Por ejemplo, podrás ver el diseño de las páginas, los márgenes personalizados, los saltos de página, mostrar u ocultar la barra de fórmulas o los encabezados, según lo requieras.

Del mismo modo, tendrás la opción de inmovilizar filas, columnas o paneles enteros con el fin de organizar el contenido de la mejor manera posible.

7. Programador

Por último, esta herramienta está diseñada para generar, editar y administrar las macros de tu documento. Una macro es un conjunto de acciones, desde dar formato, realizar operaciones o fórmulas hasta procesar la información de acuerdo con un orden de acción establecido por el usuario. Es un apartado que requiere pericia, aunque es sencillo de ejecutar, sobre todo, porque las acciones tienen iconos claros.

Cuáles son las herramientas básicas que se utilizan en Excel

Todas estas herramientas pueden usarse para gestionar los datos en cualquier hoja de cálculo, las que elijas dependerán de la necesidad de tratamiento que requiera cada área de la organización. Por tanto, podemos encontrar que, ciertas funciones, se emplean con mayor frecuencia que otras e, incluso, existen opciones que se utilizan poco.

Dedicaremos este apartado para señalar las herramientas básicas que se utilizan en Excel. Así, podrás mejorar la calidad de la información.

1. Formato de la información

La posibilidad de dar formato a las celdas se encuentra en el apartado correspondiente al «Inicio».

Por lo general, aquí encontrarás todo lo necesario para dotar a tu contenido de una apariencia que corresponda con la personalidad de tu marca. Por ejemplo, cambiar elementos clave como la tipografía y su color, los tonos del sombreado para las celdas y el uso de negritas, cursivas o subrayados en el texto.

Existe la posibilidad de seleccionar formatos prediseñados de tabla en la opción «Insertar», sin embargo, los elementos que aparecen en el «Inicio» son directos, fáciles y aplicables en cualquier momento, por lo que siempre usarás esta herramienta.

2. Manejo de los datos

Cuanto mayor sea el volumen de información, tendrás que manejarlo de manera resumida y fácil de interpretar. Las funciones correspondientes a la opción «Insertar» te serán de gran ayuda para lograr este fin.

Algo que puedes hacer es insertar gráficos y editarlos a voluntad. Por definición, un gráfico es una representación visual. Al respecto, en distintas circunstancias, hemos escuchado la frase: «una imagen vale más que mil palabras». Para complementar esta idea, podemos afirmar que un gráfico vale más que mil imágenes.

Ya sea que selecciones un formato de pastel, de barras o lineal (los más populares), implementar gráficos a tu documento dotará de una mejor comprensión de los datos presentados para los miembros del equipo de trabajo con los que los compartas y para ti mismo.

3. Resumen de la información

Como aditamento, las tablas son uno de los mejores recursos para presentar la información de una manera clara y estructurada. Más allá de los formatos prediseñados que se encuentran en la barra de herramientas «Insertar», las tablas dinámicas son una gran opción para el manejo de la información.

Una tabla dinámica te permitirá sacar el máximo provecho de tu contenido gracias al cruce de los datos de filas y columnas. Así, con unos cuantos clics, podrás generar un resumen de tu información con operaciones automáticas, como la cuenta de datos, promedios o valores máximos y mínimos.

4. Presentación de la información

El proceso de toma de decisiones en una empresa requiere obtener la información adecuada en el momento correcto y presentarla de forma clara.

Además del uso de gráficos y tablas dinámicas, se deben considerar los pequeños detalles que hacen legible el documento, esto es, todo sea visible en la pantalla o en la hoja impresa, según sea el caso.

Por ello, las opciones de «Vista» y «Disposición de página» son esenciales para que sepas si la apariencia que elegiste para el documento es adecuada y, así, evitar errores de interpretación.

5. Uso de fórmulas y funciones

La mayor ventaja de Excel frente a otros programas de la paquetería, como Word o PowerPoint, es la posibilidad de manejar los datos con operaciones matemáticas. Las hojas de cálculo permiten administrar la información gracias a un amplio número de funciones.

De esta manera, realizar cálculos básicos y complejos es una tarea más sencilla, sobre todo, porque pueden repetirse sistemáticamente para acciones similares en el futuro.

Cuáles son las 10 funciones más importantes de Excel

Sin el uso de operaciones, funciones y fórmulas, Excel no sería el software de paquetería que es ni representaría la utilidad que ofrece en todos los ámbitos. Resulta imposible, en términos prácticos, realizar un desglose pormenorizado de las más de 400 fórmulas disponibles en este programa. Su uso es tan variado que solo las búsquedas específicas nos ayudarán a conocer cabalmente su capacidad resolutiva.

Para desarrollar una función, es necesario indicar la celda que realizará esta operación. Esto se hace mediante la escritura del signo de igual «=», seguida de la indicación verbal de la función. Luego, entre paréntesis, se especificarán las celdas involucradas separadas con comas, o paréntesis de segundo orden, de acuerdo con las indicaciones particulares de cada fórmula.

Hemos encontrado funciones y fórmulas son comunes en la mayoría de los departamentos o áreas de trabajo que conforman una empresa, las cuales mencionamos a continuación:

1. Suma

La suma es la operación matemática por excelencia. Este cálculo puede desarrollarse de distintas maneras en este programa. Como fórmula, la mejor opción es ejecutar la indicación SUMA. Después, tendrás que señalar las celdas involucradas con «:» para marcar el rango final. Por ejemplo, =SUMA(A1:A30), de este modo, se sumará el contenido de A1, A2, A3 hasta llegar a A30.

2. Concatenar

Esta es una función de compatibilidad que permite unificar el contenido textual de distintas celdas o campos de textos expresados en la fórmula. Escribe =CONCATENAR(A1, A2, A3) y juntarás toda la información de estas celdas.

3. Hoy

Esta es una de las funciones más sencillas de usar, puesto que no tendrás que insertar ningún criterio. Tan solo tecla =HOY() y obtendrás el valor correspondiente a la fecha del día actual. Si solo ves una serie de números, esto significa que el formato de la celda es distinto al necesario para indicar la fecha, cámbialo con las herramientas que están en «Inicio» y podrás ver la celda como una fecha.

4. Contara

Gracias a esta función, podrás saber cuántas celdas tienen información en cierto rango de texto. Imaginemos que tienes una lista de 30 elementos correspondientes a las calificaciones de 30 alumnos, pero quieres saber cuántas de ellas has capturado para saber lo que te falta. Esta función te ayudará a saber esta información sin mayores complicaciones. Para conocer este valor, teclea =CONTARA(A1:A30).

5. Contar

Esta función indica el número de celdas ocupadas con valores numéricos de manera total, en cualquier rango de información. Hacer este cálculo te será de utilidad cuando manejes un gran volumen de datos. Tienes que pensar que la información expresada en una hoja de cálculo incluye cabezas de filas, títulos y otros elementos, por lo que no siempre podrás guiarte con la numeración de las filas para deducir cuántos elementos tiene una tabla.

Esta función se escribe =CONTAR(B5:B137), como ejemplo del rango de datos que tendrás que considerar esta función.

6. Promedio

En la aritmética, un promedio es la suma de valores divididos entre el mismo número de elementos. No es necesario hacer esta operación con una calculadora por separado. Tan solo debes teclear la función =PROMEDIO(A3:A22), como ejemplo de rango, y tendrás este valor de manera automática.

7. Máximo

Esta función estadística te indicará el valor numérico mayor dentro de un rango de celdas. Para descubrirlo, solo tienes que indicar en tu celda la fórmula =MAX(A4:A77), como un ejemplo de rango, y determinar este valor.

8. Mínimo

Al contrario, esta fórmula te será útil para descubrir el valor más pequeño dentro de un rango de datos. Su escritura es =MIN(A3:A99), como ejemplo de un rango aplicable, con lo que determinarás esta incógnita.

9. Días

Por lo general, la asignación o planeación de proyecto incluye dos fechas indispensables: la de inicio y la de su resolución final. Para calcular el número de días que se necesitarán para la ejecución de estas actividades, aplica esta fórmula: indica la función =DIAS(Fecha inicial, fecha final) que se expresarán en las celdas, en este caso, separadas por comas.

10. Moda

Más allá del entendimiento de esta palabra en su uso coloquial, en términos estadísticos, la moda indica el factor de repetición más frecuente en una serie de datos. En otras palabras, el número que más se repite. Para obtener este valor, tan solo señala la fórmula =MODA(C45:C66), como ejemplo de rango, y obtendrás este valor de manera inmediata.

Excel es un software que, paradójicamente, es simple y complejo a la vez. Si tienes la posibilidad de encontrar una plataforma que realice de manera automática algunas funciones por ti, como la gestión de contactos, existen plataformas para proyectos de marketing que ofrecen las herramientas digitales para este propósito.

No obstante, tú mismo puedes determinar las herramientas necesarias para llevar a cabo estas tareas, entre ellas, las hojas de cálculo de Excel te serán de gran ayuda para cumplir los objetivos planteados en tu área de trabajo.