Qué es Slack, para qué sirve y cómo utilizarlo

Seguro para este momento ya has escuchado más de una vez acerca de Slack o incluso en tu mismo equipo de trabajo o empresa ya lo utilizan.

Slack es una herramienta de colaboración y comunicación basada en la nube que está revolucionando el mundo empresarial: cuenta con más de 12 millones de usuarios activos diarios, que pasan un promedio de 10 horas semanales en la plataforma.

Aun así, esta plataforma aún es desconocida para muchas organizaciones. Si en la tuya es el caso, con esta guía podrás conocer los mejores trucos y consejos de Slack que te ayudarán a decidirte por utilizarla.

Comencemos:

Slack es mucho más que una simple herramienta de mensajería instantánea: cuenta con más de 2400 integraciones entre las que se destacan Google Docs y Trello. También permite compartir documentos y archivos, administrar proyectos, rastrear el progreso de los equipos de trabajo y compartir información importante en toda la empresa.

Goza de una interfaz fácil de usar, donde los equipos pueden comunicarse fácil y rápido, además de compartir documentos importantes sin problemas. Esto elimina efectivamente la acumulación de correos electrónicos internos y deja tu bandeja de entrada libre para recibir solo mensajes de clientes o mensajes más relevantes. Incluso reemplazar el correo electrónico por Slack puede reducir la carga de trabajo.

¿Para qué sirve Slack?

Cuando no existe un canal de comunicación centralizado en una empresa, la información puede fragmentarse y estar desorganizada. Es aquí donde Slack hace su labor para centralizar y agilizar la comunicación de tus equipos, tanto de forma remota como en el mismo entorno físico de trabajo. En general, Slack:

• Registra todo tipo de interacciones entre los miembros del equipo. Crea comunicaciones de equipo optimizadas y brinda transparencia en los proyectos que están trabajando los colaboradores.
• Es una herramienta muy útil para usar como una base de conocimiento interna. Por ejemplo, si alguien en tu equipo tiene una pregunta o duda puede buscarla fácilmente para verificar si ya ha sido respondida, o tiene alguna conversación registrada a la cual dar seguimiento y encontrar los datos o documentos requeridos.
• Te permite mantenerte en contacto con tu equipo de trabajo, sin importar si estás dentro o fuera de la oficina, debido a que está disponible en versión móvil.
• Mejora los procesos de toma de decisiones gracias a sus funciones de comunicación.
• Sirve como centro de notificaciones, ya que puedes integrar otras aplicaciones de trabajo y activar notificaciones a Slack. De esta manera ya no tendrás que cambiar de una aplicación a otra para obtener actualizaciones.

¿Cómo saber si Slack es adecuado para tu empresa?

Deberías considerar usar Slack si respondes afirmativamente al menos a una de las siguientes situaciones:

• Tienes varios miembros del equipo que comparten archivos constantemente.
• Tu modo principal de comunicación es el correo electrónico.
• Pasas horas todos los días clasificando los mensajes de la empresa y eso no te resulta eficiente.
• Dependes del trabajo en equipo, pero te resulta difícil colaborar en proyectos porque todos toman notas diferentes y los archivos no se distribuyen correctamente.
• Quieres simplificar tus flujos de trabajo.
• Deseas mejorar la colaboración entre tu equipo de trabajo.

Si estas afirmaciones te resultan familiares, definitivamente necesitas una implementación como Slack para mejorar la colaboración y comunicación en toda tu empresa.

¿Slack está disponible en español?

Sí. El software está disponible en español en versión de América Latina y una más para España. Además, su centro de ayuda está completamente traducido a nuestro idioma.

Planes y precios de Slack

Slack ofrece un plan gratuito y tres tipos de planes de pago: Estándar, Plus y Enterprise Grid. A continuación, te compartimos los detalles de cada uno.

Plan Gratuito

Precio: gratis

• Ideal para equipos pequeños de trabajo
• Acceso a funciones básicas
• 10.000 mensajes recientes
• 10 integraciones con otras aplicaciones, como Google Drive y Office 365
• Llamadas de voz y videollamadas individuales o con compañeros de equipo
• 5 GB de almacenamiento de archivos

Plan Estándar

Precio: 6,67 USD mensual

• Ideal para pequeñas y medianas empresas
• Ventajas del Plan Gratuito
• Contexto completo del historial de mensajes
• Integraciones ilimitadas para un acceso inmediato a información y acciones
• Llamadas de grupo de voz y video para máximo 15 personas
• Colaboración segura con organizaciones externas o invitados
• 10 GB de almacenamiento de archivos

Plan Plus

Precio: 12,50 USD mensual

• Ideal para empresas más grandes o con necesidad de administración adicional
• Ventajas del Plan Gratuito y Estándar
• Administración avanzada de identidades
• Exportación de datos para todos los mensajes
• Disponibilidad y asistencia durante todo el año, las 24 horas del día
• 20 GB de almacenamiento de archivos

Plan Enterprise Grid

Precio: personalizado

• Ideal para empresas muy grandes o pertenecientes a sectores regulados
• Ventajas de los planes Gratuito, Estándar y Plus
• Controles centralizados y políticas personalizables
• Asistencia personalizada
• 1 TB por cada miembro del equipo para almacenamiento de archivos

Imagen de Slack

¿Qué se puede hacer con Slack?

• Enviar y recibir mensajes con compañeros de trabajo
• Realizar seguimientos de avance diario en las asignaciones
• Guardar documentos para algunos miembros o compartirlos en canales generales
• Generar varios canales, que agrupen a equipos o subáreas específicas
• Colaborar con otras empresas por medio de canales compartidos
• Generar recordatorios y alertas
• En los planes de pago, realizar videollamadas 

Si ya tienes claro qué es Slack y estás convencido de que lo necesitas en tu empresa, te compartimos cómo puedes comenzar a usar esta poderosa herramienta.

1. Abre tu cuenta en Slack 

Configurar la herramienta para empezar a usarla es muy fácil. Tienes dos opciones: entrar al sitio de Slack y hacer clic en «Probar gratis» o comunicarte con un ejecutivo de ventas para confirmar el plan más adecuado para tu empresa.  

Imágenes obtenidas en Slack

Una vez hecho esto, puedes agregar tu correo electrónico empresarial o iniciar sesión en caso de que ya tengas una cuenta de Slack. 

Para el primer caso, después de agregar tu correo electrónico, te llegará un mensaje de confirmación a tu bandeja de entrada. Después de recibirlo, puedes completar tus datos, por ejemplo, el nombre de la empresa. 

Una vez hecho esto, ya puedes invitar a los miembros individuales de tu equipo de trabajo a que se unan a Slack a través de un mensaje de correo electrónico. 

2. Crea tus diferentes canales de comunicación

Una vez que hayas creado tu espacio de trabajo en Slack, puedes generar diferentes canales para cada área de tu empresa, por ejemplo: #contabilidad, #marketing, #ventas, #general. Agrega tantos como consideres necesario. También puedes determinar canales de ocio como #comida, #peliculasyseries o #relajación.

Los canales permiten profundizar la información y ser específicos sobre dónde discutir ciertos temas. Esto logra que los mensajes tengan un sentido y los datos estén disponibles donde deben estar.

Por ejemplo, en HubSpot contamos con varios canales separados para diferentes áreas de marketing como #marketing-content, #marketing-SEO, #marketing-growth, etc.

Cuando otros miembros del equipo se hayan unido a Slack, podrás invitarlos a los canales que sean relevantes para ellos. Así, recibirán notificaciones cuando haya actividad dentro de estos espacios y sabrán si se les menciona personalmente.

En marzo de 2020 Slack lanzó una actualización importante que cambió la forma en que cada persona puede organizar sus canales en un espacio de trabajo. Ahora puedes agrupar todos los canales relacionados con un tema específico, por ejemplo: conversaciones de marketing estarían incluidas por automático en el canal «Marketing» y no en tu espacio de #Diversión y así sucesivamente.

3. Envía un mensaje directo 

Prueba enviar un mensaje directo a tu equipo de trabajo. Puedes hacerlo de forma grupal o individual. Esta opción funciona para mandar mensajes privados para tener conversaciones específicas, compartir documentos y buscar información en diferentes archivos.

Tus conversaciones más recientes aparecerán de forma predeterminada en la barra lateral izquierda. Si quieres iniciar una conversación con una nueva persona, tan solo haz clic en el signo «+» junto a «Mensajes directos». En esta barra lateral, escribe el nombre de la persona que deseas contactar.

La nueva interfaz de Slack también facilita tener una visión general de todos en el espacio de tu empresa. Así que solo haz clic en «Personas» en la barra lateral izquierda y podrás buscar a todos los miembros. Al hacer clic en sus nombres, obtendrás su perfil y opciones para llamarlos o enviarles un mensaje.

4. Explora tus notificaciones

Slack te avisa cada vez que haya un mensaje en uno de tus canales o cuando recibes un mensaje directo. Estos aparecen de forma predeterminada; por ejemplo, los mensajes no leídos se mostrarán en negritas en la barra lateral.

En caso de que alguien mencione directamente tu nombre, podrás ver una insignia de notificación roja al lado del canal o persona. También puedes recibir una alerta a través de tu computadora de escritorio, correo electrónico o dispositivo móvil.

Estas opciones son completamente personalizables y puedes decidir dónde, cómo y si quieres recibir alertas de Slack haciendo clic en tu nombre en la parte superior izquierda de la aplicación y luego seleccionar «Preferencias» > «Notificaciones».

Aquí podrás configurar tus preferencias de notificaciones, incluidas las específicas para cada canal.

También puedes decidir si deseas sonido en tus notificaciones y elegir el que más te guste. De igual forma, es posible silenciar canales que no necesitas seguir diariamente. Otra opción es escoger recibir notificaciones de los hilos que sigues o en los que eres mencionado.

Si necesitas concentrarte en el trabajo, también puedes pausar las notificaciones por un tiempo determinado. Existe la función de «No molestar» que pone todas las alertas de Slack en espera durante unos minutos, horas o incluso días.

Simplemente haz clic en «Pausar las notificaciones» debajo de tu nombre en la esquina superior derecha y selecciona el periodo que requieres en el menú desplegable.

Después de esto, tus compañeros podrán ver que has pausado las notificaciones y que verás sus mensajes una vez que hayas desactivado esta opción. En caso de que requieran mandarte un mensaje urgente, tienen la opción de hacerlo.

5. Reacciona a tus mensajes y conversaciones

Las redes sociales te dan la oportunidad de dar «me gusta» y reaccionar a las publicaciones de cualquier persona. Con Slack esto también es posible. Cada vez que alguien publique algo en un canal o te envíe un mensaje directo, tienes la opción de reaccionar con un emoji.

Para hacerlo, lo único que tienes que hacer es posicionar el cursor sobre un mensaje y hacer clic en el icono «Añadir reacción» en la esquina superior derecha. Luego, elige el emoji de tu preferencia.

Si te encuentras en un dispositivo móvil, solo mantén presionado un mensaje y luego busca entre los emojis que usas con más frecuencia en la parte superior del menú. También puedes tocar el icono «Añadir reacción» si lo prefieres.

6. Activa las automatizaciones e integraciones que necesites 

Una de las grandes cualidades de Slack es su gama de automatizaciones e integraciones posibles. Estas opciones te permiten compartir documentos y archivos, administrar y realizar un seguimiento de proyectos, intercambiar información con los colaboradores indicados y automatizar varios flujos de trabajo.

Entre algunas de las principales opciones que puedes usar en Slack se encuentran las siguientes:

Slackbot

Slackbot es un asistente virtual que te ayuda a encontrar soluciones a preguntas sobre Slack, establecer tareas y recordatorios para ti y los miembros de tu equipo, agregar respuestas automáticas personalizadas, entre otras funciones. Puedes acceder a él enviándole un mensaje directo, en un canal o conversación particular.

También puedes configurar respuestas automáticas a preguntas comunes en los canales, por ejemplo: ¿cuál es la clave de internet?, ¿cuál es el nombre de la asistente de finanzas?, entre otras.

Si lo que necesitas es configurar un recordatorio o tarea personal, solo escribe «/recordatorio» de la siguiente manera: 

Selecciona la opción que desees y a continuación te aparecerá una nueva ventana en donde podrás configurar los detalles. 

Haz clic en «Crear» y listo. Cuando llegue el momento en que Slackbot deba recordarte tu tarea o actividad te enviará un mensaje como este: 

Aquí puedes marcarlo como completado, eliminar el recordatorio o posponerlo de 20 minutos hasta la próxima semana. 

Generador de flujos de trabajo

En octubre de 2019 Slack presentó su Generador de flujos de trabajo, una automatización que puedes utilizar para optimizar tus tareas. Esta herramienta estandariza la forma en que recopilas solicitudes de tus equipos, informa interrupciones o fallas en tiempo real, comparte mensajes de bienvenida y documentos relevantes con nuevos miembros, entre otras funciones.

También puede ayudarte a optimizar la forma en que recopilas formularios de tu equipo en un solo canal de Slack, como solicitudes de viaje, y centralizarlos en informes de incidentes o de errores:

Una de las formas en que puedes usar el generador de flujo de trabajo es al solicitar un registro diario de los miembros del equipo. Así pueden publicar los proyectos en los que han estado trabajando:

Integraciones

Las opciones de integración de Slack son grandiosas. Cuando haces clic en el icono de rayo en la esquina inferior izquierda de tu cuadro de texto en cualquier canal o mensaje directo, puedes acceder a múltiples aplicaciones útiles.

Estas son algunas de las integraciones más valiosas para tu espacio de trabajo en Slack:

Google Drive

Con la integración de Google Drive puedes:

• Crear nuevos archivos de documentos, presentaciones y hojas de cálculo directamente desde Slack.
• Compartir un archivo existente de Google Drive en un canal o mensaje directo.
• Buscar archivos de Google Drive compartidos en Slack.
• Otorgar acceso automático a los archivos que compartes con la audiencia adecuada.
• Recibir actualizaciones en Slack sobre cambios en Drive, por ejemplo: comentarios, solicitudes de acceso y nuevos archivos compartidos contigo.
• Responder a las notificaciones de comentarios desde la plataforma y publicarlas en el archivo.

Google Calendar

La integración de Google Calendar te permite:

• Crear eventos de forma automática directamente en Slack usando un atajo.
• Sincronizar automáticamente tu calendario con tu estado de Slack para que se muestre cuando estás en una reunión.
• Recibir una notificación diaria de tu horario del día.
• Obtener una notificación cuando un evento comience pronto, incluidos los enlaces relevantes a una videoconferencia.
• Responder directamente a las invitaciones a eventos.
• Recibir actualizaciones cuando cambien los detalles de un evento.

HubSpot

Con la combinación de Slack y HubSpot podrás:

• Crear tareas y tickets.
• Recibir notificaciones de las conversaciones con leads y clientes.
• Enviar acciones por flujos de trabajo específicos.
• Usar comandos para buscar y publicar desde HubSpot.
• Obtener avisos de acciones de tus contactos.
• Conectarte con las bases de conocimiento.
• Acceder a las guías de ventas y chat en directo.

Trello

La integración con la plataforma de gestión de proyectos Trello es muy útil para colaborar en proyectos de equipo directamente desde Slack. Entre sus características se encuentran:

• Agregar nuevas tarjetas de Trello a los tableros directamente desde Slack.
• Unirte a las tarjetas y tableros de Trello, cambiar las fechas de vencimiento, adjuntar conversaciones, y más.
• Invitar a @trello a un canal para obtener vistas previas automatizadas de tarjetas y tableros, incluidos miembros, descripciones y comentarios.
• Permitir que los miembros del equipo de Slack se unan a tus tableros de Trello con un solo clic.

Giphy

En el lado divertido de las cosas, la integración de Giphy te permite compartir una amplia variedad de GIF en canales, hilos y mensajes directos. Para hacerlo, solo escribe el comando /giphy en un cuadro de texto seguido de una palabra clave; luego elige el GIF que más te guste:

Otras integraciones

Entre las integraciones principales de Slack se encuentran:

• Zoom: inicia fácilmente una reunión de Zoom directamente desde Slack.
• Polly: crea encuestas, sondeos, juegos y trivias.
• Jira Server: conecta los proyectos con Jira Server a los canales de Slack.
• GitHub: obtén actualizaciones de la plataforma de desarrollo directamente en los canales de Slack.
• Asana: coordina y administra proyectos en Asana.
• Stripe: publica automáticamente en un canal de Slack cuando se produzcan cambios en cargos, suscripciones, transferencias, entre otras.
• DoodleBot: crea una reunión o inicia una encuesta en Slack.
• Calendario de Outlook: crea eventos en tu calendario de Outlook desde Slack.
• HeyUpdate: obtén informes de progreso para equipos.
• Dropbox: almacena y sincroniza archivos en la nube.
• Mention: supervisa las menciones en los medios de tu organización desde un canal exclusivo de Slack.
• Screenbot: comparte capturas y grabaciones de pantalla, anotaciones, entre más funciones.

Puedes ver todas las opciones de integración de Slack haciendo clic en «Aplicaciones» en la barra lateral izquierda.  

7. Haz uso de los atajos y comandos

Si quieres ahorrar un poco de tiempo en Slack, te recomendamos dominar sus atajos y comandos. Estos te permiten formatear rápidamente tu texto, navegar por hilos y canales, establecer tu estado, recordatorios, entre otros más.

Algunos de los más útiles son los siguientes:

Comandos de barra

Los comandos de barra oblicua actúan como atajos para acciones específicas. Entre los principales y los cuales deberías conocer se encuentran:

• /archivar: archivar el canal actual.
• /contraer: contrae el multimedia.
• /mensaje directo [@alguien]: enviar mensaje directo a @persona.
• /invitar @alguien [#canal]: invitar a un canal.
• /mensaje [#canal]: enviar un mensaje en cierto canal.
• /renombrar [nombre nuevo del canal]: renombrar un canal.
• /estado: establecer el estado.

Tan solo escribir «/» en cualquier cuadro de chat de Slack te brindará una lista de algunos de los comandos más utilizados para darte una idea de cuáles son los que puedes ocupar:

Atajos de teclado y formato

Te compartimos una lista de algunos de los atajos de teclado más prácticos que debes conocer para trabajar en Slack de una forma más ágil. Puedes encontrar un índice más extenso en su base de conocimientos.

Atajos

• Presiona ⌘ + Shift + M o Ctrl + Shift + M para ver tus menciones recientes.
• Presiona Ctrl (o Comando) + ↑ para saltar al último mensaje que publicaste en un canal.
• Presiona Ctrl (o Comando) + J para saltar al mensaje más reciente en un canal.
• Presiona Alt (u Opción) + ↑ o ↓ para desplazarte por tus conversaciones y canales.
• Presiona Esc para marcar todos los mensajes no leídos como leídos.

Formato

Slack usa Markdown para dar formato al texto, por lo que es un buen punto de partida para comprender cómo funciona el formato allí. Aquí hay unos ejemplos:

• Ingresar texto entre guiones bajos producirá texto en cursiva.
• Ingresar texto entre asteriscos producirá texto en negrita.
• Ingresar texto entre virgulillas (~) producirá texto tachado.
• Agregar > antes de una línea te dará una sangría en tu texto.
• Agregar >>> antes de un párrafo te dará una sangría en el texto, pero conservando los saltos de línea.
• Presionar Shift + Enter para agregar saltos de línea en un mensaje.

Recursos extras

Ya tienes todo para usar Slack en tu empresa. Estamos seguros de que estos consejos y trucos te ayudarán mucho, pero si deseas aprender un poco más sobre esta herramienta para sacarle el mayor provecho, te compartimos algunos recursos de Slack útiles:

• Guía sobre el trabajo a distancia en Slack
• Cómo mantener un horario de trabajo más flexible con Slack
• Cómo crear un espacio de trabajo conectado con Slack
• Canal de YouTube oficial de Slack