Guía esencial de Operations Hub

Nos complace hablar de Operations Hub, un conjunto de recursos que potencia el CRM de HubSpot con herramientas de procesamiento de datos que hacen la gestión más fácil, eficiente y accesible para cualquier persona en tu empresa: mejores integraciones, funciones confiables de calidad de datos, automatización flexible de procesos corporativos y potentes características para la preparación de datos.

Este nuevo producto se diseñó para coordinar a todas las áreas de una empresa mediante una base de datos organizada y conectada que contribuye a la eficiencia de los procesos a medida que se expande y agiliza el trabajo de los equipos de operaciones para que dediquen menos tiempo a tareas reactivas y más a desarrollar una estrategia de negocios.

Antecedentes del producto

Haz clic aquí si quieres conocer estas características ahora.

Como dijo una vez nuestro presidente, Brian Halligan, en INBOUND: fundar una empresa nunca ha sido fácil, pero lograr que crezca ahora es más difícil que nunca.

Y eso es porque a medida que las empresas crecen, los sistemas se vuelven más complejos.

Cada persona usa su programa de SaaS favorito, cada mánager tiene su propia hoja de cálculo y cada equipo diseña sus propios procesos. Después de un tiempo, se produce cada vez más desconexión. aumentan la desconfianza y los problemas de comunicación y disminuye la eficiencia. 

Para solucionar estos problemas, cada departamento contrata a su propio personal de operaciones para ver si es posible vincular todo y diseñar un sistema que funcione. Sin embargo, en la práctica, el equipo de operaciones llega demasiado tarde, y además con la tarea imposible de desentrañar sistemas desorganizados y procesos complejos, todo desde su propio silo. Con el tiempo, los recursos del personal de operaciones se acaban, las tareas se multiplican y la tarea parece destinada al fracaso.

Si trabajas en el área de operaciones, sabes exactamente a qué me refiero, pero si no, es posible que igualmente conozcas de primera mano estos problemas (o lo hagas muy pronto). Una estrategia de operaciones deficiente puede hacernos perder clientes, negocios y contratos.

Si lo que buscas es crecer, debes saber que la ineficiencia operativa y la complejidad son tus principales enemigos.

Qué es Revenue operations (o RevOps)

En HubSpot, creemos que para crecer mejor, las empresas deben tener una mejor gestión y, para eso, necesitan tener un equipo de operaciones que no tenga que manejar datos inconexos y desorganizados ni procesos manuales y repetitivos. Es necesario eliminar toda esa carga para que puedan resolver los problemas que de verdad son importantes para la empresa. Revenue Operations (abreviado como RevOps y que quiere decir "operaciones para generar ingresos") es la solución para lograrlo.

Al trabajar juntos en torno a una estrategia de RevOps unificada, todos los departamentos de operaciones podrán preparar a los equipos de salida al mercado y satisfacer las necesidades de tus clientes a gran escala. Sin embargo, adoptar una estrategia de este tipo no es suficiente; necesitas las herramientas y los procesos adecuados para ejecutarla y respaldarla.

Por eso creamos Operations Hub. Con este nuevo producto diseñado específicamente para ayudar a quienes trabajan en el área de operaciones, HubSpot se pone a la vanguardia. Operations Hub le da al área de operaciones las herramientas que necesita para automatizar sus procesos cotidianos y la prepara para ejercer su rol fundamental de ayudar a tu empresa a crecer mejor.

Explora en la comunidad los recursos de RevOps y Operations Hub de HubSpot

Un recorrido por Operations Hub 

Ahora que vimos los aspectos generales, analicemos el producto en detalle. Operations Hub tiene 5 características principales, veamos cada una de ellas.

1. Sincronización de datos

¿Qué es la sincronización de datos?

La sincronización de datos es una nueva función integrada que te permite conectar tus apps empresariales con HubSpot. Es la evolución de PieSync, una de las mejores plataformas de este tipo que fue adquirida por HubSpot en 2019. Con esta función, podrás vincular tus registros de HubSpot con el resto de tus herramientas tecnológicas y ahorrar todo el trabajo de exportación e importación de hojas de cálculo. Esto te permitirá garantizar que la información de cada cliente será siempre consistente y estará actualizada. 

¿Qué aplicaciones puedo sincronizar?

Con Operations Hub tendrás acceso a más de 100 integraciones nuevas de HubSpot, entre ellas, Google Contacts, MailChimp, Microsoft Dynamics, Mindbody, Bullhorn y muchas otras. Estas integraciones incluyen sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), aplicaciones para marketing por email, herramientas para servicio al cliente, y programas de facturación. En el Mercado de aplicaciones de HubSpot encontrarás todas las apps compatibles.

No te preocupes si no encuentras tu app favorita en la lista, porque en el futuro, planificamos incluir nuevas integraciones para expandir la sincronización de datos y mejorar las integraciones existentes con más objetos y funciones.

¿Cuál es la diferencia entre la sincronización de datos y una integración tradicional?

Hay cuatro diferencias principales: 

• Las integraciones tradicionales sincronizan los datos en una sola dirección. Por ejemplo, puedes transferir registros de contactos desde tu CRM a tu plataforma de correo electrónico, pero no al revés. Las integraciones con la tecnología de sincronización de datos funcionan de manera bidireccional, intercambiando información entre sistemas.
• Las integraciones tradicionales solo funcionan con datos posteriores. Es decir, intercambian datos entre sistemas, pero solo aquellos que se agreguen o actualicen después de configurar la integración. La sincronización de datos de HubSpot intercambia datos posteriores y anteriores a su configuración.
• Las integraciones tradicionales están basadas en activadores. Solo cuando sucede algo específico en una app (p. ej., se actualiza una propiedad determinada en el registro de un lead), la información pasa al otro sistema. Pero la sincronización de datos de HubSpot se da en tiempo real y mantiene ambas bases de datos siempre sincronizadas.
• Las integraciones tradicionales son sistemas inflexibles y no pueden personalizarse. Las integraciones de sincronización de datos de HubSpot son personalizables: puedes elegir qué información se transferirá entre apps y modificar tu configuración en cualquier momento.

Lo mejor es que la sincronización de datos no requiere saber programación. Simplemente eliges la app, seleccionas la información que incluirás y guardas la sincronización. HubSpot se comunicará directamente con la otra app para sincronizar todo por ti.

¿Por qué es necesaria la sincronización de datos?

Aunque HubSpot es una plataforma muy completa, es probable que también uses otras herramientas. Gracias a la sincronización de datos, puedes integrar fácilmente tus aplicaciones y centralizar y unificar todos los datos de tus contactos, para que la coordinación entre equipos y la eficiencia se mantengan a medida que crece tu empresa.

¿Cuánto cuesta la característica de sincronización de datos?

La sincronización de datos es gratuita. ¡Sí, de verdad! Puedes conectar cualquiera de las apps compatibles con HubSpot gratis y sincronizar bidireccionalmente toda la información básica sobre tus contactos. Si quieres incluir más datos (p. ej., sincronizar propiedades personalizadas y cambiar la asignación de campos), Operations Hub Starter tiene un precio de 45 USD al mes.

¿Dónde puedo obtener más información?

Echa un vistazo a la página sobre la característica de sincronización de datos, la documentación de ayuda o la clase en HubSpot Academy (en inglés). Y si ya quieres configurar tu primera sincronización, en el mercado de aplicaciones podrás probar todas las integraciones nuevas.

2. Automatización programable 

¿Qué es la automatización programable?

La automatización programable te permite ejecutar código directamente desde los workflows de HubSpot. Abarca tres acciones automatizadas en HubSpot: una nueva acción de código personalizado en workflows, la acción para crear un webhook en workflows y la acción de bot de código personalizado en chatflows. Antes, la automatización de HubSpot se limitaba a un menú de workflows predefinidos que, aunque eran potentes, no tenían la flexibilidad para adaptarse a los casos más avanzados y personalizados. Con la automatización programable, tus opciones son ilimitadas. 

¿Cuáles son sus ventajas?

A medida que una organización crece, se multiplican los puntos de contacto para cada cliente. Mantener una experiencia coherente en todos los canales sin comprometer la eficiencia interna requiere una automatización potente. Sin embargo, tu empresa es única y tus recursos de automatización también deberían serlo. Con las nuevas acciones de workflow personalizadas, el equipo de operaciones podrá adaptar rápidamente sus procesos específicos a las necesidades cambiantes de tus clientes, garantizando así el buen rendimiento de tu empresa a medida que crece. 

Cómo funciona

La automatización programable abarca tres acciones automatizadas:

• Acciones de código personalizado en workflows. En esta página encontrarás la documentación de ayuda.
• Acciones de webhooks en workflows. En este artículo encontrarás más información.
• Acciones de código personalizado en bots. En este otro artículo encontrarás información técnica.

Te darás cuenta de que las últimas dos acciones no son nuevas, y que ya podías encontrarlas en otros productos. Pero con el lanzamiento de Operations Hub, las acciones de webhooks y de código personalizado en bots ahora solo estarán disponibles en este producto. 

¿Cuáles son algunos de los ejemplos de uso más comunes? 

Con las acciones de código personalizado puedes crear acciones personalizadas de bot o workflows usando JavaScript o Python. Estas acciones pueden usarse para hacer llamadas a la API, ejecutar consultas con SQL, modelar objetos y cualquier otra cosa que se te ocurra. Estos son algunos ejemplos que pueden servirte de inspiración:

• Enriquecer registros de HubSpot con datos de terceros. Por ejemplo, cuando un lead completa un formulario, puedes consultar otra base de datos (p. ej. Zillow o Clearbit), agregar esa información al registro de HubSpot y luego crear una tarea si es necesario hacer un seguimiento de esos datos.
• Automatizar tu proceso de gestión de renovaciones. Por ejemplo, cuando cierres un negocio, podrás crear automáticamente uno nuevo en el futuro y eliminar un descuento del precio.
• Crear rotaciones de leads complejas con lógica difusa y dependencias de aplicaciones externas. Por ejemplo, puedes implementar la capacidad de buscar los códigos zip de tus leads en una base de datos externa, clasificarlos por regiones, y asignar leads a cada representante en regiones específicas según su disponibilidad.

Si quieres saber todavía más, consulta nuestra biblioteca de recursos de automatización programables, o explora la guía práctica sobre Operations Hub de Aptitude 8, uno de los Solutions Partner de Hubspot (en inglés).

¿Qué pasa con la seguridad informática?

Si te preocupa la seguridad, HubSpot te da la tranquilidad de que las claves de API y otros elementos similares pueden agregarse como elementos secretos, lo que te garantiza que la plataforma los cifrará y almacenará de forma segura en sus servidores. Cualquier otra acción de código personalizado en tu cuenta puede hacer referencia a estos elementos, lo que significa que puedes crear acciones que accedan a información de otros sistemas y usarlas para potenciar otros procesos empresariales en HubSpot. 

¿Y si no tengo conocimientos de programación?

Si tienes mucha experiencia escribiendo código y quieres lucirte, que nada te detenga, prueba Operations Hub ahora. Pero si odias las tareas de programación y buscas evadirlas a toda costa, no hay problema, puedes crear automatizaciones potentes sin necesidad de escribir código (el motor de automatización de HubSpot es el mejor en la industria). Si quieres saber todo lo que puedes hacer con la automatización programable, pero necesitas ayuda, ponte en contacto con los Solutions Partners de HubSpot.

¿Dónde puedo obtener más información?

Echa un vistazo a la página de la característica de automatización programable, la documentación de ayuda o esta lección de HubSpot Academy (en inglés).

También puedes probar la automatización programable ahora, ya que está disponible en Operations Hub Pro. Regístrate ahora para obtener una prueba gratuita por 14 días.

3. Automatización de la calidad de los datos 

¿Qué es la automatización de calidad de datos?

Los datos irrelevantes retrasan a los equipos y arruinan la experiencia del cliente. Con la automatización de calidad de datos, limpiar los datos no solo es fácil: es automático. Esta característica incluye un nuevo conjunto de acciones de workflow que dan formato a los valores de propiedad de distintas maneras, como usar mayúsculas en determinadas palabras, actualizar los números de teléfono y muchos otros. Con un CRM que se organiza solo, tu equipo de operaciones puede centrarse en el crecimiento y dejar de perder tiempo corrigendo datos.

Cómo funciona

Las nuevas acciones para dar formato a los datos pueden agregarse a tus workflows como lo harías con cualquier otra acción.

La automatización de la calidad de datos no solo mejora la información en tu instancia de HubSpot, sino que si estás usando integraciones con sincronización de datos, todas las demás apps utilizarán esos datos ya organizados, lo que le dará a tu equipo la información de calidad que necesita para hacer su trabajo.

¿Dónde puedo obtener más información?

La automatización de calidad de datos ya está disponible en Operations Hub Pro. Busca más información en este artículo, o regístrate para una prueba gratuita ahora.

4. Conjuntos de datos

¿Qué son los conjuntos de datos?

A medida que tu empresa crece, aumenta la cantidad de información: más objetos, más campos, más estadísticas, y cada vez es más difícil para las personas crear informes útiles. A menudo, se ven obligadas a recurrir a los equipos de operaciones y análisis de datos incluso para cuestiones sencillas. Eso hace que los informes se elaboren con lentitud, resulten incoherentes y, a menudo, se hagan de forma improvisada, y que el equipo de operaciones solo se concentre en mantenerse al día con todas las solicitudes emergentes.

Con los conjuntos de datos de HubSpot, los equipos de operaciones pueden organizar la información en tablas y gráficos ordenados y reutilizables, que las demás áreas pueden utilizar para crear sus informes. Esto le ahorra tiempo a los primeros y les da más control sobre los datos, mientras que las segundas tienen acceso a información más rápida, sencilla y consistente.

¿Cuáles son las ventajas?

Como puedes ver en la imagen siguiente, crear conjuntos de datos en HubSpot facilita los análisis en todas las áreas de la empresa, ya que permite elaborar informes personalizados más accesibles y confiables.

Cómo funciona

Para crear conjuntos de datos, ve al menú de Informes > Gestión de datos > Conjuntos de datos y sigue las instrucciones de este artículo. 

Otras ventajas 

Los conjuntos de datos tienen muchas más ventajas: por primera vez, y como parte de los conjuntos de datos, ahora puedes calcular valores directamente desde los informes de HubSpot, sin necesidad de llenar el CRM de campos adicionales únicamente para generar estadísticas. Con esta nueva característica podrás calcular plazos de tiempo (p. ej., el periodo hasta la primera conversión), la velocidad del ciclo de ventas (p. ej., el tiempo que se pasa en cada etapa del negocio), las comisiones de ventas y muchas otras estadísticas. 

¿Dónde puedo obtener más información?

Los conjuntos de datos forman parte de Operations Hub Enterprise. Échale un vistazo a esta característica con nuestra prueba gratuita de 14 días o comunícate con nuestro equipo de ventas para ver una demostración.

5. Transferencia de datos a Snowflake

¿Qué es la transferencia de datos a Snowflake?

Es una integración entre HubSpot y Snowflake rápida, segura y sencilla de implementar.

¿Qué es Snowflake?

Snowflake es una de las principales plataformas de almacenamiento de datos que se puede combinar con una herramienta de creación de informes como Looker para tener un sistema de procesamiento de datos de la mejor calidad.

Si bien muchas empresas prefieren gestionar toda su información de clientes en HubSpot, algunas de las que necesitan características más avanzadas prefieren recopilar sus datos en Snowflake (u otra plataforma de almacenamiento de datos). Para facilitar este proceso, la transferencia de datos a Snowflake te brinda acceso fácil y seguro a tus datos de HubSpot en tu instancia de Snowflake. Si necesitas información más especializada al respecto, consulta los documentos técnicos.

¿Hay limitaciones para usarla?

La integración para la transferencia de datos de HubSpot a Snowflake solo está disponible si la región de tu cuenta de Snowflake es la misma que la de tu cuenta de HubSpot.

¿Dónde puedo obtener más información?

La transferencia de datos a Snowflake forma parte de Operations Hub Enterprise. Échale un vistazo a esta característica con nuestra prueba gratuita de 14 días o comunícate con nuestro equipo de ventas para ver una demostración.

Dudas frecuentes sobre Operations Hub

Me gustaría saber cuánto cuesta Operations Hub.

Existe una versión gratuita con la que puedes sincronizar decenas de apps con HubSpot sin pagar absolutamente nada (abajo explico esto con más detalle). Operations Hub Starter cuenta con características adicionales de sincronización y tiene un precio de 50 USD por mes, la versión Pro cuesta 800 USD mensuales, y la versión Enterprise, 2000 USD al mes.

*Se aplican restricciones estándar de API, si necesitas más información, consulta el catálogo de productos y servicios de HubSpot.

No trabajo en el área de operaciones, pero quisiera usar Operations Hub.

¡Claro que puedes hacerlo! Las funciones de Operations Hub ayudan a las empresas en expansión a resolver muchos problemas operativos, como vincular herramientas desconectadas, limpiar datos desorganizados, organizar procesos complejos y mejorar el acceso a los informes estadísticos. Si necesitas solucionar alguno de estos problemas, Operations Hub es ideal para ti, seas que formes parte del equipo de operaciones o no.

Ya compré otro producto de HubSpot, pero me gustaría tener Operations Hub.

Si ya estás usando HubSpot, tenemos buenas noticias para ti: ahora puedes acceder a las características gratuitas de Operations Hub. Si, por otra parte, quieres probar la versión de pago, haz clic en tu nombre en la esquina superior derecha de tu cuenta de HubSpot, luego elige Precios y características y suscríbete para probar el producto por 14 días.

Los artículos del blog son muy informativos, pero me gustaría ver un video de HubSpot Academy.

Tenemos lo que buscas. El profesor Kyle Jepson, de HubSpot Academy, tiene una lección completa sobre Operations Hub (en inglés).

Así termina nuestro recorrido por Operations Hub. Si tienes preguntas o comentarios, cuéntanos en la Comunidad de HubSpot.

Si quieres empezar a usar este producto y ya tienes HubSpot, prueba las herramientas gratuitas de Operations Hub (incluida la sincronización de datos) en tu cuenta o regístrate para una prueba gratuita. Si todavía no usas HubSpot, este es el mejor momento para empezar, comienza gratis ahora mismo.