iPaaS: qué son y cuáles son sus beneficios

Es probable que hayas oído hablar del SaaS (software as a service), en español «software como servicio», un modelo de distribución de software que, por medio de una suscripción, brinda soporte técnico, servicio al cliente y opciones de actualización para maximizar la capacidad de los clientes.

HubSpot es un ejemplo de empresas SaaS que vende software de marketing, ventas y servicio que puedes usar para hacer crecer tu negocio. Es una excelente opción si quieres utilizar un solo software para satisfacer todas sus necesidades. Si bien es cierto que algunas personas buscan complementar con otros software y widgets externos para crear la solución a su medida, lo cierto es que las expectativas de los consumidores han cambiado y ahora buscan soluciones inmediatas que les den acceso a todo lo que necesitan para resolver sus problemas. 

Desde el punto de vista empresarial, puede resultar costoso agregar más herramientas a tu software existente, lo que hace difícil satisfacer todas las necesidades de los clientes. Es por eso que la mayoría de las empresas de software tienen sistemas separados, es decir, extraen datos de la nube y de los sistemas en el sitio para completar su propia tienda.

Ascend2 descubrió que el 52% de los especialistas de marketing reconocen la integración de diferentes tecnologías como la mayor barrera para el éxito. Pero ¿qué sucede cuando se tienen diferentes sistemas que operan en plataformas separadas y cada una desempeña un papel integral en tu negocio? Es muy probable que se pierdan datos, información desconectada y discrepancias. 

Para eso existe iPaaS, una solución práctica que cubre las expectativas de los usuarios en cuanto a sus sistemas internos. 

iPaaS es una plataforma que conecta sistemas que de otro modo serían inconexos para ofrecer una solución unificada a los clientes. Actúa como un conducto para la comunicación entre múltiples sistemas, lo que permite la integración y el intercambio de datos.

Esta guía te dará una descripción general de iPaaS sobre sus beneficios clave y cómo funciona. 

La mayoría de las empresas emplean varios sistemas, especialmente entre sus departamentos de ventas, marketing y servicios. iPaaS es una solución que mejora la comunicación y abre los silos para compartir mejor los datos dentro de la organización. Esta plataforma permite a una empresa expandirse sin la necesidad de desarrollar más servicios; puede integrarse con otro software que ya brinda ese servicio y ofrecerles una solución unificada y más robusta a los clientes. 

Por ejemplo, supongamos que vendes un software de programación que ayuda a estilistas a reservar una cita en su negocio, además de administrar y enviar recordatorios de citas a sus clientes. Después de desarrollar tu producto, te das cuenta de que los estilistas también quieren que sus clientes puedan dejar comentarios y realizar pagos a través de tu software. Para satisfacer sus necesidades, puedes desarrollar y agregar esas funciones a tu producto, o puedes usar iPaaS para conectar tu software al software de revisión y pago existente. Esto último te permite ahorrar tiempo y dinero al mismo tiempo de que amplifica tu oferta de servicios y proporciona a tus clientes lo que quieren.

¿Cómo funciona una iPaaS?

Una empresa de software dependerá de una iPaaS para proporcionar la infraestructura necesaria y crear conexiones para desplegar aplicaciones de software en la nube. 

La empresa de software establecerá los parámetros para los tipos de conexiones permitidas en la plataforma. Estos parámetros pueden tener la forma de una interfaz de programación de aplicaciones (API), conectores prediseñados o alguna otra regla. Una vez que se implementan estas reglas, iPaaS crea un ecosistema central para ver, administrar y modificar todos los datos, la infraestructura y las operaciones. Esto a su vez, permite a las entidades modificar fácilmente tu producto, compartir información y brindar soluciones a tu mercado. 

Términos relacionados con iPaaS que debes conocer

Plataforma

Una plataforma es el componente centralizado de todas las conexiones. El Vicepresidente de ecosistemas de plataformas de HubSpot, Scott Brinker, define una plataforma como «un centro con radios que conectan otros productos a su centro. El centro une esos productos dispares y los organiza en una misión común».

Plataforma de integración

Una plataforma de integración crea conexiones entre diferentes aplicaciones de sistemas. Este tipo de plataforma crea un entorno para que los ingenieros se basen en él. 

Plataforma como servicio (PaaS)

Una PaaS es una plataforma donde el proveedor aloja todos los elementos que los usuarios necesitan para implementar un software en particular. Esos elementos incluyen los servidores, la red, la memoria, la base de datos y el sistema operativo. 

Software

El software es un programa que realiza un conjunto específico de tareas para un usuario. 

Software como servicio (SaaS)

SaaS es un sistema en el que se proporciona al usuario un software para utilizarlo a pedido. Todo el mantenimiento, alojamiento e implementación de ese software es responsabilidad del proveedor del software. 

Integración como servicio (laaS)

laaS es un modelo basado en la nube que permite la integración de datos entre sistemas y proveedores externos. Evita que todas las partes conectadas tengan que crear interdependencias complejas y minimiza los retrasos en el intercambio de datos. 

Electronic Service Bus (ESB)

Electronic Service Bus no se denomina «como un servicio», pero podría considerarse un predecesor de iPaaS. Un ESB es una herramienta de middleware, lo que significa que funciona entre aplicaciones de la misma manera que lo hace un iPaaS. Sin embargo, mientras que iPaaS se centra en la integración, un ESB tiene dos funciones: integrar y distribuir datos y mensajes.

Las diferencias entre iPaaS y PaaS 

Aunque iPaaS y PaaS están a solo una letra de distancia, su funcionalidad es completamente diferente.

Una PaaS es básicamente una caja de herramientas con características genéricas que los desarrolladores pueden usar para crear sus propias aplicaciones. 

PaaS admite diferentes aspectos de una aplicación. Además de las herramientas de desarrollo, los proveedores de PaaS brindan sistemas operativos, análisis de negocios, opciones de almacenamiento y soluciones de administración de datos. Con esta última opción, sus desarrolladores podrían crear integraciones de datos sin demasiados problemas. Por lo general, las empresas que trabajan con este tipo de proveedores son empresas medianas. 

Las empresas más pequeñas que trabajen con diferentes aplicaciones necesitarán una iPaaS en algún momento. La razón principal es que esas aplicaciones no fueron creadas por los mismos proveedores y no están conectadas de forma nativa, mientras que las aplicaciones creadas en PaaS suelen vivir en el mismo entorno. 

Al igual que PaaS, algunos proveedores de iPaaS, como el Software de sincronización de datos de HubSpot, ofrecen un conjunto muy completo de funciones; la diferencia es que esas funciones se centran exclusivamente en la integración. 

Por último, pero no menos importante, para trabajar con PaaS necesitarás un equipo de desarrolladores, mientras que las herramientas iPaaS generalmente se crean para que cualquier persona de cualquier equipo pueda crear una integración sin necesidad de codificación. 

Las diferencias entre iPaaS y ESB

iPaaS y ESB (bus de servicio empresarial) son puentes entre dos aplicaciones, pero ofrecen soluciones completamente diferentes. La primera distinción es que un ESB funciona en las instalaciones, mientras que las iPaaS son soluciones basadas en la nube. Esto no significa que un ESB no pueda integrarse con una aplicación en la nube, pero hace que la conexión sea menos viable. 

La escalabilidad también es diferente para ESB e iPaaS. Por ejemplo, en una empresa que utiliza iPaaS, la integración de nuevas aplicaciones es fácil ya que generalmente permite crear tantas conexiones como las aplicaciones que admite. En cambio, para una empresa que trabaja con ESB, le puede llevar meses implementar una nueva aplicación. 

Otra variable a considerar es la tenencia múltiple. Este concepto se refiere a la posibilidad de que varios usuarios accedan a un mismo software. iPaaS y otro software basado en la nube suelen admitir la tenencia múltiple. Por otro lado, considerando que ESB requiere una pieza de hardware para funcionar, es muy fácil garantizar la tendencia múltiple. 

El auge de SaaS en las últimas dos décadas ha creado un vacío en el ecosistema que necesitaba ser llenado; al mismo tiempo, la brecha en la necesidad de tener sistemas más integrados se ha vuelto más evidente. Es por eso que las iPaaS surgieron de la necesidad de crear un recurso organizado para implementar soluciones basadas en la nube que fueran rápidas y fáciles de utilizar. 

Se puede pensar en los beneficios de iPaas en dos categorías: internos y externos; es decir, los beneficios para la empresa que emplea iPaaS y los beneficios para los clientes de la empresa que emplea iPaaS. 

A continuación listamos todos los beneficios de iPaas tanto para los consumidores de software como para las empresas clientes.

Beneficios hacia tus clientes

Las empresas de software que emplean la tecnología iPaaS como parte de su oferta a los consumidores obtienen beneficios de una mayor satisfacción del cliente.

1. Solución única

En lugar de armar software por separado para resolver sus necesidades, los consumidores pueden usar una plataforma que se conecta a todo su software en una ubicación conveniente basada en la nube, eliminando así la necesidad de obtener e implementar su tecnología en diferentes entornos. 

2. Datos organizados

Los consumidores pueden acceder a todos sus datos en un solo lugar y establecer reglas sobre cómo se organizan y se accede a esos datos. Entonces, mientras trabajan con diferentes sistemas, todos esos sistemas mostrarán datos de una manera fácil de interpretar. Todo esto hace que el análisis, la interpretación y la aplicación de los datos sean más fáciles y precisos. 

3. Comunicación mejorada

Una plataforma significa una única fuente de verdad; los datos se comparten dentro del mismo ecosistema, por lo que no se pierde información importante y todos tienen el mismo acceso, lo que no deja espacio para malas interpretaciones. 

4. Mejor flujo de trabajo

Menos tiempo para cambiar de herramienta significa más tiempo para trabajar y disponer de un lugar central donde se realiza todo ese trabajo. Por lo tanto, contar con una sola plataforma crea un entorno más eficiente para la dinámica del equipo y los flujos de trabajo. 

Beneficios hacia tu empresa y colaboradores

Los consumidores no son los únicos que necesitan soluciones integradas. Las empresas también usan herramientas dispares para administrar sus negocios; piensa en los proveedores de correo electrónico, software de marketing, intercambio de documentos, etc. iPaaS reúne esas herramientas para aumentar la eficiencia interna y mejorar los flujos de trabajo. 

Estos son algunos de los beneficios internos de iPaaS.

5. Eliminar silos

Se pueden crear e implementar integraciones de terceros en varios entornos. Esto podría no ser un problema cuando solo hay pocas conexiones; sin embargo, a medida que una empresa desarrolla sus ofertas para convertirse en una entidad más sólida, las integraciones pueden dispersarse, creando un desorden donde la información se oculta a la vista o es difícil de acceder.

6. Procesamiento en tiempo real

Permite compartir y procesar datos en tiempo real, lo que elimina las demoras en el acceso y brinda una solución rápida y accesible. 

7. Eficiencia incrementada

Mitiga la confusión, la pérdida de datos y las inconsistencias al crear un sistema centralizado para la gestión de todas las partes involucradas. 

8. Gestión centralizada

Crea una vista virtual para administrar las conexiones en la plataforma. En lugar de que una persona o un equipo administren diferentes integraciones, se puede acceder a todas ellas desde una única consola. 

9. Multialquiler

Por lo general, cada usuario que recurre al software requiere su propia instancia. De manera similar a como cada persona en una llamada necesita su propia conexión telefónica, se crea una instancia cada vez que alguien accede al software. Una iPaaS permite instancias compartidas entre inquilinos, lo que elimina la sobrecarga, reduce los costos y aumenta la velocidad de uso. 

10. Seguridad y cumplimiento mejorados

Las amenazas a la seguridad son inevitables en cualquier entorno, especialmente en la nube. Las soluciones iPaaS ofrecen detección de fraude y alertas de intrusos, aunque el beneficio real es que una plataforma centralizada hace que sea más fácil ver dónde están esas amenazas y responder adecuadamente. Además, una plataforma simplifica el cumplimiento de la normativa al implementar cambios en un único entorno. 

Cuadrante de G2 acerca de los proveedores iPaaS

Dado que iPaaS es una tecnología nueva, buscamos opiniones objetivas para verificar la validez, seguridad y alcance de los proveedores de iPaaS y el cuadrante de G2 es un recurso indispensable.

G2 analiza varios proveedores de iPaaS y detalla las fortalezas y preocupaciones de cada proveedor; compara proveedores como HubSpot, MuleSoft y Workato, entre otros, para promocionar una visión objetiva del entorno iPaaS y ofrecer a los lectores una perspectiva sobre qué solución se adapta mejor a sus necesidades.

Implementa iPaaS con ayuda de estas mejores prácticas

iPaaS es una solución excepcional para integrar el ecosistema tecnológico de tu empresa y mejorar tu flujo de datos. Para aprovecharlo al máximo, asegúrate de seguir estas mejores prácticas:

1. Cuenta con un plan de integración de datos antes de implementar una solución iPaaS

Es crucial decidir sobre un plan de integración de datos sólido antes de comenzar a sincronizar tus datos entre múltiples aplicaciones. Para que tu plan tenga éxito, sigue estos consejos:

• Define los objetivos que deseas alcanzar con la integración de datos. Por ejemplo, es posible que desees integrar datos comerciales internos para tener una visión total de tu negocio y crear mejores informes de análisis, o puede ser que desees integrar datos de clientes de diferentes aplicaciones para tener una vista completa.
• Decide qué tipo de datos deseas integrar. Una vez que establezcas tus objetivos de integración de datos, tendrás una idea mucho más clara de qué tipo de datos necesitas integrar. Las plataformas iPaaS establecen algoritmos para sincronizar el mismo tipo de «objetos» entre aplicaciones. Estos objetos pueden ser nombres, correos electrónicos, detalles de ofertas, tickets de servicio, etc. No obstante, no todas las iPaaS pueden integrar todos los objetos de sus aplicaciones. Determina qué tipo de datos necesitas integrar para decidir cuál iPaaS usar. 
• Descubre dónde se encuentran estos datos. ¿En qué aplicaciones almacenas esta información? Estas son las herramientas que querrás integrar con iPaaS; por ejemplo, si deseas sincronizar los datos de los clientes, averigua qué aplicaciones los recopilan en tu empresa.
• Descubre cómo deberían fluir los datos. Decide cómo deben fluir los datos entre lss herramientas; es posible que necesites desencadenantes unidireccionales, o tal vez una sincronización bidireccional en tiempo real. 

2. Selecciona la solución iPaaS adecuada para tu negocio

Las diferentes herramientas de iPaaS se adaptan a diferentes propósitos. Existen iPaaS que funcionan perfectamente para automatizar flujos de trabajo entre varias herramientas o para la gestión de contactos.

Una vez que hayas descubierto tus necesidades de integración, estarás en una mejor posición para decidir qué herramientas iPaaS funcionarán para ti. Tómate el tiempo para investigar todas tus opciones a fondo y determina qué herramienta es la mejor alternativa para ayudarte a lograr tus objetivos de integración de datos. Más adelante hemos incluido una lista de los principales proveedores de iPaaS para ayudarte a comenzar con tu búsqueda. 

3. Configura tu herramienta iPaaS correctamente

Las soluciones iPaaS tienen una multitud de posibilidades y la mayoría de ellas te permite ser realmente específico en tu integración. Estas características, como las reglas y el mapeo de campos, te permiten decidir qué grupos de datos compartir entre aplicaciones (en caso de que no desees compartir toda tu base de datos). También puedes emparejar diferentes tipos de información entre tus herramientas.

Por ejemplo, puedes agregar una etiqueta de «cliente nuevo» a ciertos contactos en tu CRM para identificar a tus clientes más nuevos. Luego, puedes sincronizar esta etiqueta en tu herramienta de email marketing e inscribir automáticamente a estos nuevos clientes en una secuencia de correos electrónicos de incorporación, que les envía todos los recursos necesarios, enlaces útiles y a quién contactar dentro de tu organización si tienen preguntas o problemas. 

4. Gestiona tus datos 

Si bien la iPaaS hará gran parte del trabajo por ti en lo que respecta a la administración de datos, es importante que verifiques manualmente tus bases de datos de vez en cuando. 

Esto incluye asegurarte de que tus datos no tengan duplicados, limpies detalles de contactos que no sean válidos, mantengas tus datos actualizados y elimines información desactualizada, así como implementes procedimientos consistentes en toda la empresa para la entrada y administración de datos. 

Recuerda verificar tus sincronizaciones para asegurarte de que funcionen sin problemas y que tus datos fluyan como deberían. 

9 proveedores de iPaaS

Te presentamos una lista de proveedores de iPaaS para ayudarte en tu búsqueda del socio perfecto iPaaS.

1. Software de sincronización de datos de HubSpot

El Software de sincronización de datos de HubSpot ofrece la sincronización inteligente de contactos que evita duplicados, así como reglas de filtrado fáciles de configurar entre CRM, aplicaciones de marketing, software de contabilidad y varias otras herramientas en tu base tecnológica. La herramienta te permite sincronizar los datos de contacto de forma bidireccional y en tiempo real en decenas de aplicaciones. Esto garantiza que tengas la información del cliente más actualizada y coherente.

2. Workato

Imagen de Workato

Workato permite a todos tus equipos crear y mantener fácilmente integraciones entre los diferentes sistemas que impulsan tu negocio. Esta solución iPaaS viene equipada con flujos de trabajo automatizados que conectan aplicaciones y completan tareas en función de una combinación de aplicaciones, activadores y acciones.

3. Dell Boomi

Imagen de Dell Boomi

Dell Boomi ofrece una solución iPaaS completa con integración de datos y aplicaciones, automatización de flujo de trabajo, implementación de aplicaciones, diseño de API y administración B2B, todo dentro de un solo centro.

4. Informatica

Imagen de Informatica

Informatica cuenta con la lealtad de sus clientes y con un proveedor iPaaS de primer nivel. Con un asentimiento de Gartner y más de 7.000 clientes en todo el mundo, el proveedor de iPaaS ocupa un lugar destacado en la industria. 

5. Celigo

Imagen de Celigo

Celigo ofrece una solución iPaaS que puede manejar todo, desde simples integraciones FTP hasta soluciones a complejas necesidades de integración. Además, el mercado de aplicaciones de Celigo presenta aplicaciones que resuelven una multitud de necesidades comerciales. 

6. Jitterbit

Imagen de Jitterbit

Jitterbit comprende el estrés de crear las API entre sistemas locales y basados en la nube. La empresa ha hecho bien en empatizar con las empresas que carecen de los recursos para construir estas integraciones por sí mismas y como resultado ofrece integraciones rápidas con su plataforma. 

7. Blendr.io

Imagen de Blendr.io

Blendr.io ofrece un constructor visual para crear integraciones complejas estandarizadas o de nivel empresarial. Además, brinda un conjunto de funciones para incorporar integraciones en la interfaz de usuario de otras plataformas SaaS.

8. MuleSoft

Imagen de MuleSoft

MuleSoft brinda integración en la nube a través de su producto llamado «CloudHub»; esta solución ofrece multiusuario para integraciones y API. La solución permite la implementación en ocho regiones diferentes alrededor del mundo, seguridad y cumplimiento en la nube listos para usar; también proporciona información basada en varias métricas. 

9. Zapier

Imagen de Zapier

Zapier es una solución conocida para conectar aplicaciones, automatizar flujos de trabajo y compartir datos entre sistemas que de otro modo serían inconexos. Realiza sincronizaciones unidireccionales.

A medida que continúas avanzando hacia opciones basadas en la nube, una iPaaS se convierte en la solución más viable para eliminar la fricción asociada con sistemas dispares y para conectar todas las aplicaciones y datos entre tu organización y terceros. Una sola fuente que conecta todos los sistemas que usas para hacer crecer tus negocios es un paso importante hacia un mejor crecimiento, ya que si estás conectado y sincronizado, puedes llegar más lejos.