Es probable que ya hayas oído hablar sobre las historias de éxito y los beneficios de convertir tu agencia en una agencia ágil. Sin embargo, existe una enorme diferencia entre saber la teoría y poner en práctica procesos ágiles en tu agencia.

Uno de los pasos más difíciles de adoptar este nuevo diseño web es el primero: iniciar la transición del proceso tradicional en cascada al diseño ágil. Se trata de un gran cambio en tu agencia no solo en cuanto al proceso de tu servicio, sino también a las estructuras de equipos, ventas e incluso la cultura de tu organización.

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¿Qué se necesita para iniciar la transición de una agencia? Aquí encontrarás una guía paso a paso que puedes usar para transformar la manera de trabajar de tu agencia:

Paso 1: Desarrollar tu proceso y oferta de servicio

De la misma manera que la construcción de una casa primero necesita un proyecto, el diseño web ágil necesita un proceso para ejecutarse correctamente. El primer paso para iniciar la transición de tu agencia hacia el diseño web ágil es crear un plan y una base sólida de educación.

Descubrir el proceso ágil

La mayoría de las agencias comprenden los elementos del diseño ágil a grandes rasgos, pero no saben exactamente cómo funciona. A continuación, incluimos algunos recursos útiles para obtener más información sobre el método ágil. Puedes comenzar con estas guías:

También existen distintos talleres y capacitaciones presenciales sobre los métodos Scrum y el diseño ágil. Accede a Meetup.com y busca un evento en tu área. Además, si tu presupuesto lo permite, puedes contratar un consultor especialista en procesos ágiles o Scrum para que vaya a tu agencia a capacitar a tu equipo y los ayude a completar la transición.

Crea un borrador

Programa una reunión de brainstorming de tres o cuatro horas con tu equipo. Todos deberían participar en esta sesión para estructurar el proceso ágil, pero el propietario de la agencia es quien debe tomar la decisión final.

  • Desarrolla un mapa de experiencias del recorrido de tus prospectos hasta convertirse en clientes.
  • Identifica los principales problemas y obstáculos a los que se enfrentan tus clientes y tu agencia.
  • Propone ideas para superar esos obstáculos con procesos ágiles.
  • Permite que tu equipo lleve adelante el debate y participa solo como facilitador.

Durante esta reunión, deberías hacer preguntas como estas:

  • ¿Cuándo integraremos al cliente en el proceso de rediseño del sitio web?
  • ¿Cuántas revisiones tendrá el cliente? ¿Cómo es el proceso de aprobación?
  • ¿Cómo recopilaremos contenido de los clientes?
  • ¿Cuál será la frecuencia de las reuniones de actualización con el cliente?
  • ¿Cómo abordaremos las oportunidades de ventas adicionales y las renovaciones de acuerdos de retención con los clientes?
  • ¿Cómo alinearemos y posicionaremos nuestros servicios en torno a los procesos ágiles?

El objetivo es redefinir tus procesos en función de este enfoque ágil, que supone cambios en la manera de comercializar y vender de tu agencia, el modo en que ofreces servicios a los clientes y el tipo de relación que intentas conservar.  

Finaliza la primera versión de tu proceso

Ahora que has trabajado con tu equipo y obtenido distintas ideas sobre cómo organizar tus servicios y completar los proyectos de los clientes, es momento de reunirte con el equipo de liderazgo y finalizar un borrador de tu proceso. Programa una reunión con el equipo de liderazgo para revisar los procesos y debatir sobre los riesgos o incógnitas que hayas identificado. Deberías prepararte para explicar que este es un proceso en evolución que necesitará tiempo para que funcione de manera óptima. Por último, deberás obtener la aprobación de los directores de cada departamento, dado que este nuevo abordaje tendrá un impacto en los procesos individuales de sus equipos. 

Una vez que hayas obtenido la aprobación del equipo de liderazgo, deberías comenzar a desarrollar un nuevo proceso de incorporación, plantillas y listas de comprobación del proyecto, workflows de gestión del proyecto y guías para entregar los trabajos de una manera que se adapte a tu estrategia ágil. Esto te ayudará a presentar los cambios al equipo, dado que podrán visualizar cómo cambiarán sus actividades diarias. 

Haz que todo el equipo acepte y participe en el plan ágil

Lo ideal es que todos los miembros de la agencia (no solo los diseñadores y desarrolladores) comprendan los procesos ágiles y sus conceptos fundamentales. Elabora un curso de capacitación con lecturas obligatorias, proyectos y explicaciones detalladas sobre cómo se implementará el proceso ágil en tu agencia. Asegúrate de que este curso sea parte del plan de capacitación o incorporación de nuevos empleados. Haz que todos los gerentes realicen el curso de inmediato y establece un plazo para que todos los miembros de la agencia lo completen.

Todos deben conocer el concepto y por qué tu agencia ha adoptado procesos ágiles, dado que son representantes de tu organización y deben poder debatir sobre estas ideas durante sus interacciones con clientes y prospectos.

También deberías establecer las expectativas sobre la transición. En todas las empresas, los cambios generan gran incertidumbre y es probable que muchos empleados se rehúsen a implementar una nueva manera de trabajar. Haz un abordaje de los riesgos de antemano. Podrías usar un discurso como este: "Existe una curva de aprendizaje que debemos superar, que puede durar entre tres y seis meses. Durante este proceso de aprendizaje, es probable que suceda lo siguiente: 1) Sentiremos que nuestra eficacia ha disminuido y que todas las actividades requieren más tiempo. 2) Ciertos pasos del proceso no serán claros. 3) Tendremos que adaptar nuestro punto de vista a una nueva perspectiva, lo que podría generar opiniones opuestas y frustraciones. Es importante tener en cuenta que eso es algo positivo para la agencia y no es una cuestión personal. 4) Probar nuevos métodos es un poco atemorizante, así que no tengas miedo de fracasar.Todos estaremos en la misma situación, así que permítete fallar, aprender y mejorar tu rendimiento". 

Mantén la atención de todos en el objetivo a largo plazo, que es convertirse en un partner más eficaz y eficiente para los clientes. 

Desarrolla tus ofertas de servicio

Una vez que hayas adoptado los procesos y prácticas ágiles en tu agencia, deberás modificar tus servicios para reflejen este nuevo abordaje en cuanto a la creación de trabajo. Una de las áreas que se adapta con rapidez es el diseño y desarrollo tradicional de sitio web. 

Desarrollamos growth-driven design basándonos en los procesos ágiles. Se trata de un modelo basado en acuerdos de retención mediante el cual la agencia sigue haciendo mejoras continuas al sitio web del cliente en función de pruebas de usuarios y optimización constantes. Este modelo disminuye el riesgo de lanzar un sitio que no presenta un buen rendimiento y acelera el tiempo de lanzamiento (dos de los problemas más frecuentes que suelen tener los clientes). 

Paso 2: Renovar la estructura de tu equipo

Desarrollar tu proceso de diseño web ágil es muy importante, pero deberías dedicar la misma cantidad de tiempo y esfuerzo a renovar los programas de equipos, incentivos y formación. El objetivo es alinear a los miembros de tu equipo con el proceso, de modo que ambos trabajen juntos de una manera eficiente.

Muchas agencias están organizadas verticalmente en departamentos aislados, como el de marketing, diseño, desarrollo, entre otros. Este tipo de organización genera demoras, errores en la comunicación y criterios desalineados de la evaluación del rendimiento. 

Derriba las barreras invisibles que dividen los departamentos y, en cambio, reúne en grupos a las personas con distintas habilidades y capacidades. Estos grupos deberían llevar a cabo las mismas tareas, como reuniones de equipo, programas o tareas. 

Todos los grupos son diferentes, y deberían basarse en la oferta de servicio, el tipo de proyectos y el tamaño de tu agencia. Este es un ejemplo de la estructura de un grupo de una agencia que trabaja con pequeñas empresas y completa un gran número de rediseños de sitios web: 

  • Coordinador de proyectos/producto
  • Diseñador de la experiencia del usuario (con habilidades de marketing)
  • Desarrollador front-end
  • Creador de contenido (texto, videos, fotos)
  • Cliente

Para que la estructura del grupo funcione correctamente, deberías:

  • Considerar al cliente como un miembro más del equipo. Cuando planifiques las reuniones de tus grupos, deja un espacio libre para que el cliente pueda participar cuando visite la oficina. Este debería sentirse como uno más del equipo, con la posibilidad de interactuar en cualquier momento durante el proceso.
  • Crear grupos pequeños. Para evitar debates masivos y abrumadores, asegúrate de formar grupos pequeños. No deberías incluir más de siete personas en un grupo, incluido el cliente. Si superas ese número, es probable que la productividad comience a disminuir.
  • Fomenta un ambiente de trabajo en equipo. Mediante el proceso ágil, queremos aumentar la colaboración y el trabajo en grupo. Buscamos que todos los miembros del equipo participen en todas las tareas y se ayuden entre sí para mantener el buen ritmo.

Para que la estructura de grupos funcione correctamente, debes ajustar tu manera de medir el rendimiento a través de la evaluación de métricas que se centran en la colaboración. Las bonificaciones deberían estar vinculadas al rendimiento del equipo y los reconocimientos deberían ofrecerse a aquellos miembros que ayuden a promover la colaboración. Una estructura organizativa plana presenta mejores resultados para este modelo. Haz hincapié en las habilidades de la persona, y no tanto en su puesto. 

Paso 3: Obtener las herramientas correctas

Una de las principales prioridades es reducir la interferencia y eliminar las barreras que obstaculizan el trabajo de tu equipo, de modo que puedan ofrecer su máximo potencial. Para lograrlo, debes desarrollar una estructura de asistencia operativa que se adapte mejor a tu equipo, tus clientes y el trabajo que necesitas completar.

Invertir en tecnología es una de las mejores maneras de aumentar la eficiencia y colaboración de tu equipo. Identifica áreas del proceso y experiencias de los clientes que causen demoras, problemas con los clientes, una reducción de la colaboración o comunicación, o que tengan un impacto negativo en la capacidad de tu equipo de entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto estimado.

Una vez que hayas identificado esas áreas, piensa en cómo puedes usar la tecnología para resolver esos problemas. Echa un vistazo a estas herramientas de gestión de proyectos, herramientas de monitorización del tiempo, herramientas de generación de ideas creativas y herramientas de generación de informes.

Paso 4: Comienza con un experimento "sin presión"

La transición hacia el diseño web ágil es un gran cambio para tu agencia y es probable que desees comenzar directamente con el trabajo de los clientes. Sin embargo, para garantizar una transición sin complicaciones, es importante probar este nuevo abordaje en un entorno sin presiones. Sigue estas buenas prácticas:

  • Comienza de a poco. En lugar de hacer que todos los miembros de la agencia implementen la metodología ágil de la noche a la mañana, comienza reuniendo un único "grupo experimental" con miembros del equipo que pueden ayudarte a iniciar el cambio. Selecciona personas que trabajen bien en puestos indefinidos y que no tengan dificultad para probar métodos nuevos (incluso si eso significa que pueden llegar a fracasar). Explica que esto es un experimento y permíteles investigar, cuestionar y mejorar los procesos.
  • Implementa un ambiente sin estrés. Cuando ya hayas reunido el grupo de prueba, determina un proyecto para probar el nuevo método. Podrías considerar tu agencia como tu mejor cliente de diseño web ágil y rediseñar tu propio sitio. El CEO u otro miembro de liderazgo podría simular ser el cliente. También podrías crear un sitio para una organización sin fines de lucro o una empresa que comparta los valores de tu agencia. 
  • Determina el éxito en función del número de lecciones aprendidas. Basa el éxito de la prueba en el número de lecciones aprendidas durante la implementación del experimento. Aprovecha estas enseñanzas para mejorar tu proceso y determina en qué áreas tu equipo necesita más atención y capacitación.
 

Paso 5: Renovar las conversaciones de ventas

La transición hacia el diseño web ágil no es solo un cambio en la entrega de servicios. La metodología ágil debería cambiar tu manera de trabajar con los clientes y de abordar los nuevos proyectos, por lo que las conversaciones de ventas también deberían evolucionar. Todos los que participan en un nuevo proceso comercial deben establecer y hacer hincapié en las expectativas correctas y obtener la aprobación del cliente durante el proceso de ventas, no después de firmar el contrato. Estas son las expectativas que deberías dejar claras durante el proceso de ventas:

  • El sitio web no es un proyecto de una única vez, ni debe estar perfecto para su lanzamiento. Lo que sí garantizamos es el lanzamiento de un sitio excelente, mucho mejor que el actual. Una vez que esté activo, podremos identificar oportunidades y mejorarlo con el tiempo.
  • En nuestro proceso, los equipos se centran en tu sitio durante ciertos plazos. Estos plazos se programarán de antemano, y deberás agendar una reunión para trabajar con nosotros durante esos plazos.
  • Nos centramos en los resultados y las consecuencias, no en el producto final. No podemos asegurar en qué trabajaremos en el tercer o quinto mes, ya que eso dependerá de los resultados que veamos a través del sitio web, los comentarios de los usuarios y las oportunidades para mejorar.

Paso 6: Mejorar tus procesos de manera continua

Deberías actualizar continuamente tus procesos en función de los obstáculos que encuentres, las inquietudes de los clientes y toda la información nueva que surja. Para garantizar que estas actualizaciones se completen, asigna propietarios del proceso. Estos serán responsables directos de la evaluación y actualización de los documentos del proceso según la información nueva que surja. Además, deberías llevar a cabo reuniones de reflexión semanales. En estas reuniones, céntrate en las siguientes preguntas:

  • ¿Cuál fue el desempeño de esta semana?
  • ¿Qué pasos del proceso implementó cada grupo?
  • ¿Qué anduvo particularmente bien? ¿Qué factores contribuyeron a ese resultado positivo?
  • ¿A qué problemas u obstáculos se enfrentó el equipo? ¿Cómo afectaron el impulso del proceso, su progreso y la experiencia del cliente?
  • ¿Qué otra cosa podríamos haber hecho para que la experiencia sea aun mejor para el cliente?

Una vez que todos hayan ofrecido sus comentarios (ya sea en persona o a través de un formulario), elabora una lista con las posibles mejoras del proceso que ayuden a resolver los problemas y perfeccionar las futuras experiencias de los clientes. Cada propietario del proceso debería dedicar algo de tiempo tras esta reunión semanal a actualizar las plantillas y los documentos del proceso en función de los resultados de la sesión.

Paso 7: Comercializar y vender de una manera ágil

Vender servicios con un método ágil, como el diseño orientado al crecimiento, es un verdadero diferenciador; y una vez que has transformado tu agencia, tienes la oportunidad de aprovecharlo también en tus áreas de marketing y ventas. Reforma tu sitio web para que refleje este cambio de metodología y nuevos servicios. Puedes ponerte en contacto con clientes anteriores para los que ya has completado trabajos de rediseño y verifica si están listos para uno nuevo. Crea materiales de capacitación de ventas y marketing que describan tus ventajas y diferenciadores clave. Presenta a tus clientes existentes el diseño orientado al crecimiento a través de una serie de correos electrónicos educativos. 

No hay una forma correcta o incorrecta de completar la transición hacia el proceso de diseño web ágil. Cada agencia usará el abordaje que mejor se adapte a su tamaño, la estructura de sus equipos, su cultura, clientes y los servicios que brinda. Todo se basa en los objetivos finales, es decir, mejores resultados de marketing para tus clientes y una agencia más estable y productiva. 

Si tu agencia ya ha logrado una implementación correcta del diseño web ágil, nos encantaría oír tu historia. Compártela con nosotros en los comentarios.

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Publicado originalmente en abril 11 2019, actualizado abril 11 2019

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