Qué es la fuente única de referencia y cómo mejora las funciones vitales de tu empresa

Los empleados pasan casi el 20% de su semana laboral buscando información a nivel interno o pidiéndole ayuda a su equipo para solucionar tareas específicas. Eso es un día completo de cada semana laboral: es un tiempo que, en definitiva, podría aprovecharse mejor.

La dificultad para encontrar información es solo un síntoma de un problema mayor. Muchas empresas y negocios en crecimiento no cuentan con una fuente única de referencia en la que sus equipos de trabajo puedan apoyarse y confiar, y esto provoca una serie de problemas que, al final, pueden resultar costosos.

Trabajar activamente para construir una única fuente de referencia es, también, la manera de obtener ventajas competitivas. Aquí te diremos por dónde empezar.

¿Qué es la fuente única de referencia?

Este término tiene sus orígenes en el diseño de los sistemas de información. El principio dice que cualquier dato debe existir en un lugar central y poder ser gestionado desde ahí. Así, todos quienes deban consultar dicha información pueden hacerlo accediendo a ese lugar, que es la fuente única de referencia, donde también será posible actualizarla.

En vez de únicamente extraer información para utilizarla en otro lugar, todas tus integraciones deben llevar los datos de vuelta a tu única fuente de referencia. De esta forma, evitarás duplicados, discrepancias y elementos faltantes.

Cómo influye la fuente única de referencia en las áreas vitales de tu negocio

A pesar de que muchas empresas ya dejaron atrás la información en papel, el contenido digitalizado, en este caso los datos y la información, también son propensos a errores. Las consecuencias impactan en todas las áreas y los aspectos más importantes del negocio. Veamos cómo.

En el área de operaciones

La falta de una fuente única de referencia tiene consecuencias visibles en el área operativa. Considera que cada minuto que tu equipo pasa buscando información es un minuto que tu empresa se retrasa en la consecución de las metas y los objetivos.

Piensa en toda la información que producen tus áreas de marketing, ventas o servicio. Los colaboradores se dedicaron a crear ese contenido de datos, pero nadie puede consultarla porque no cuentan con las herramientas adecuadas o un proceso establecido. Así, de cuando en cuando, algunos empleados se dedican a clasificar esos datos desordenados, lo cual les quita tiempo para hacer sus funciones más valiosas, como prospectar, atender las necesidades de un cliente o nutrir a sus leads.

Adicionalmente, consultar diferentes fuentes de información potencialmente desactualizada obliga a que tus equipos tengan que invertir más tiempo alineándose y debatiendo sobre qué números o datos son los correctos para usar.

Por el contrario, tener una fuente única de información deja libre más tiempo a tus colaboradores para que hagan sus funciones sustantivas; además, podrán confiar en que los datos están actualizados y sin duplicar. Esto también será vital para que tu empresa obtenga informes detallados y en tiempo real, mismos que habilitan la toma de decisiones ágil.

Con HubSpot podrás obtener insights, panales e informes conforme a los aspectos que te interesen de las áreas operativas, en tan solo algunos segundos; mantener la fuente única de referencia y crear flujos de trabajo de acuerdo con las necesidades dinámicas de tus clientes, entre muchas más funciones.

En el área de servicio al cliente

Los errores derivados de la documentación fragmentada y desordenada pueden generar varias versiones de la información acerca de los ingresos y las percepciones de los clientes.

En definitiva, tener diferentes fuentes de información en el área de servicio puede resultar en eventos difíciles manejar. La información de contacto de tus clientes podría actualizarse en un lugar pero no en otro. Esto, por supuesto, dificulta las comunicaciones con ellas y ellos, pues los agentes no tendrán su número de oficina más nuevo, su puesto actual o su dirección electrónica corregida, por ejemplo.

Adicionalmente, es posible que se pierdan tareas importantes o que los equipos fundamenten sus estrategias upselling y cross-selling con base en información desactualizada.

Una única fuente de referencia ayuda a evitar errores de este tipo al poner a disposición de tu equipo información actualizada. Almacenar todos los datos relevantes de tus clientes en el mismo lugar reduce el riesgo de perder de vista las acciones a llevar a cabo. Así, tu equipo podrá estar seguro de que los resultados de dichas interacciones se registran en un solo lugar y no en dos, tres o más distintos.

Tu CRM debe ser la fuente definitiva de información relacionada con tus clientes. Allí podrás ver el historial y los detalles de todas tus interacciones, los comentarios, las acciones que han llevado a cabo, y esencialmente todo lo que te permita unir mejor tu departamento de servicio con los de marketing y ventas.

En el área de liderazgo

Los líderes del negocio y los cargos ejecutivos corren el riesgo de tomar malas decisiones si no se han puesto de acuerdo sobre las fuentes de información y datos que utilizarán. Sin una sola versión de referencia, es fácil que las estrategias que comparten a los equipos de marketing, ventas y servicio no consigan llevar a la empresa a la consecución de sus objetivos comerciales.

Los directores financieros, por ejemplo, sienten hoy la necesidad de tener una fuente única de datos para respaldar la toma de decisiones en sus organizaciones. Tienen la tarea de ser más estratégicos que nunca en el marco de la transformación digital, pero para ello necesitan recopilar datos de varios departamentos. Y el 69% de los directores financieros considera que los silos de datos son el mayor error financiero que cometen las empresas en estos tiempos.

La alineación de las fuentes de datos contribuye a que toda la empresa esté en la misma página. El área de liderazgo debe tener la posibilidad de consultar datos actualizados para la toma de decisiones con confianza.

Toma decisiones con base en los datos de tu fuente única de referencia

Tu CRM deberá albergar todos tus datos y comunicaciones, así como los datos provenientes de todas tus integraciones. Tener una fuente única de referencia le brinda a tu equipo una forma confiable de interpretar los datos para poder hacer su trabajo. De esta manera, podrás obtener una ventaja competitiva: eliminarás errores y fricción, ganarás tiempo, alinearás a tu equipo y podrás tomar mejores decisiones. 

Integra tu ecosistema digital y obtén una fuente única de referencia con las soluciones operativas de HubSpot. Lograrás que tus procesos corran sin fisuras: tus clientes y colaboradores de todas las áreas lo agradecerán.