Enviar una propuesta nueva puede ser muy emocionante. Tal vez sea para un cliente codiciado, el proyecto podría ayudar a tu equipo a crear materiales creativos, o el presupuesto podría tener un verdadero impacto en tus objetivos de crecimiento.
Sin embargo, las propuestas pueden demandar mucho tiempo y generar frustración. Lamentablemente, muchas veces no obtienes los resultados que esperabas.
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Jason Swenk, emprendedor y expropietario de una agencia, ofreció información en el evento Partner Day de HubSpot sobre la fórmula que utiliza para crear propuestas que generan una tasa de cierre del 80% y que lo ayudaron a trabajar con marcas como AT&T, Legal Zoom y Hitachi. Estos son los pasos para crear una propuesta excelente.
No crees la propuesta de inmediato
Durante una charla informal, es muy probable que un cliente potencial solicite al propietario de una agencia que envíe una propuesta. Para el propietario, esto es señal de que el cliente busca comprometerse a generar una relación comercial. Por otra parte, para muchos clientes, la propuesta no es más que una primera cita o un encuentro informal.
El personal de la agencia dedica muchas horas a crear un documento detallado, y el propietario lo envía por correo electrónico en un plazo de 48 horas.
¿Qué respuesta recibe? Silencio.
Debes determinar si el cliente te hará perder el tiempo antes de comenzar a crear la propuesta. ¿Vale la pena que inviertas tiempo y recursos en crear este documento? Puedes evitar crear y enviar propuestas innecesarias respondiendo las siguientes preguntas.
- ¿Qué necesita el cliente?
- ¿Cuál es el presupuesto?
- ¿Está el cliente autorizado para tomar una decisión?
- ¿Cuáles son los plazos que requiere el cliente?
"Tendrás problemas en el futuro si comienzas a sumar relaciones comerciales solo por dinero", dice Swenk.
Cómo diseñar la propuesta
"Debe tener un orden específico", dice Swenk. "Debes asegurarte de configurar la propuesta en función del cliente que la recibirá".
Swenk detalló los 6 elementos que necesitas para crear la propuesta perfecta:
1) Carta de presentación
No comiences la propuesta detallando la estrategia y las tácticas. Establece las expectativas e incita al cliente a seguir leyendo.
2) Resumen ejecutivo
El resumen ejecutivo no debe ser un simple resumen del contenido de la propuesta. Debe contener lo que quiere el cliente, sus metas y lo que necesita para alcanzarlas. También te recomendamos incluir los resultados de tus investigaciones, los profesionales a quienes entrevistaste y los pasos que implementaste para llegar a tus recomendaciones. Este documento especifica por qué el cliente debería elegir tu agencia.
Swenk recomienda mencionar 2 datos obvios al comienzo del resumen; es decir, información que el cliente sepa que es certera. Esto hará que el lector sea más receptivo a los siguientes puntos. No se trata de engañarlo (nada más lejos de la realidad), sino de presentar la información de manera tal que evite que el cliente adopte una actitud defensiva al leer tus recomendaciones.
3) Productos finales y estrategia
Es el punto central del documento.
Organiza la propuesta en diferentes apartados, como contenido creativo, tecnología etc. Esto ayudará al prospecto a comprender las diferentes secciones de la propuesta y las diversas actividades que recomiendas. En cada sección, debes asegurarte de mencionar los productos finales e indicar cuáles no incluye la propuesta. Esto ayudará a delimitar el alcance del proyecto desde el comienzo y despertará el interés de aquellos clientes que buscan servicios adicionales.
Por último, no incluyas los precios en esta sección, ya que evitará que el cliente retenga la información y hará que pierda entusiasmo en lo que pueden lograr juntos. Solo lograrás que se concentre en los costos y se preocupe por el presupuesto. Por otro lado, el cliente comenzará a comparar tus precios con los de otras agencias, sin importar lo que incluye la solución que recomiendas.
4) Resumen del proyecto
Te recomendamos incluir una lista de todos los productos finales y sus respectivos precios. La idea no es ofrecer diferentes opciones.
Lo que cliente busca es una recomendación. No le des la carga adicional de tener que decidir entre paquetes diferentes. Ofrece un plan sólido en función de sus necesidades y aclara el precio. Luego, personaliza la solución durante una conversación con el prospecto.
5) Sobre nosotros
No incluyas esta información hasta el final de la propuesta. Al cliente no le interesará obtener información sobre tu agencia si no sabe qué puedes hacer por su empresa.
6) Acuerdo
Incluye un acuerdo o un contrato en la propuesta para que el cliente pueda firmar lo antes posible. Explícale detalladamente en qué sección debe firmar.
2 consejos para cerrar más propuestas
Por último, puedes implementar 2 acciones importantes para aumentar tus tasas de cierre.
Revisa la propuesta con el cliente potencial. No la envíes por correo electrónico y esperes recibir una respuesta. Asegúrate de mencionar que esto es un requisito obligatorio. Cuando un cliente solicite una propuesta, programa una reunión para repasar la información. Si no puede comprometerse a esto, no pierdas tiempo creando un documento detallado.
"Es importante saber cuándo renunciar a un cliente potencial", dice Swenk. "Si solo busca conocer las ofertas disponibles, te hará perder el tiempo".
Crea una plantilla de propuestas. Cuando cuentes con la estructura ideal, genera una plantilla para usarla con todos los prospectos. No tiene sentido comenzar de cero cada vez que debas crear una propuesta. La plantilla te ayudará a ahorrar tiempo y obtener más conversiones, ya que el prospecto no tendrá tiempo de arrepentirse de haberla solicitado.
Las propuestas son el resultado directo de las diversas charlas que tengas con el cliente. Asegúrate de que no lo sorprendan los precios ni la estrategia. Lo más importante es que sea un resumen escrito de tus procesos y las conversaciones que mantuviste con él.
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