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21 de agosto, 2017

5 Tips para concentrarte mejor en el trabajo

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concentrarse mejor

En mi segundo año de universidad, me volví terriblemente adicta a Facebook. Cuando llegó la semana de los exámenes finales, no podía pasar 30 minutos sin mi dosis de la red social.

Me encontraba oficialmente distraída. Y tras pasar toda una semana sin dormir, mi capacidad de atención estaba por los suelos.

Confirmé que solo podía concentrarme en videos que me distraían, en lugar de en los libros. Había pasado el 50% de la semana en Facebook, lo que significaba que podría haber dormido antes de cada examen. ¿Por qué no podía concentrarme en el período más crítico del año académico?

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Las distracciones pueden invadir cualquier espacio laboral. Desde un punto de vista global, podría parecer que tienen un impacto insignificante, pero al acumularlas, pueden mermar seriamente la productividad. De hecho, las empresas pierden 31 horas de trabajo por semana debido a actividades que afectan la atención de los empleados, lo que equivale a perder toda la productividad de un empleado.

Por suerte, busqué consejos con respaldo científico para mantener la concentración, y para esto me acercé a mi compañero Clifford Chi. En su trabajo Clifford entrevistó a empleados de HubSpot acerca de sus hábitos de concentración y recopilamos la información más relevante en este artículo. Echa un vistazo a estos cinco consejos de productividad para combatir las distracciones de manera eficaz y mantenerte completamente concentrado en el trabajo. 

Cómo concentrarse en el trabajo: 5 consejos para mejorar la productividad

1) Planifica el día laboral con un proyecto principal en mente.

¿Te ocupas de la tarea más tediosa apenas llegas a trabajar? ¿O la pospones hasta que ya no tienes escapatoria? Priorizar el proyecto principal en lugar de otras tareas menos relevantes es crucial para la productividad. Los seres humanos tenemos una predisposición cognitiva a completar el mayor número de tareas posibles por la sensación de satisfacción que nos aporta completar tareas, sin importar realmente su importancia.

Por eso, primero solemos ocuparnos de muchas tareas sencillas y cortas, y posponemos el proyecto principal. Tachar elementos de la lista de tareas es adictivo. Pero debes resistir la tentación de completar primero las tareas simples. Al ser cortas y rápidas, puedes finalizarlas sin problemas al final del día. Las tareas más importantes tienen plazos de entrega mucho más exigentes y consumen mucho tiempo y esfuerzo. Por lo tanto, ocúpate primero de ellas para evitar tener que hacerlas apurado a último momento.

Jami Oetting, mánager del equipo de estrategia de contenido de HubSpot, planifica su semana para poder ocuparse siempre de lo más importante: “Comienzo la semana redactando una lista con las tareas más importantes antes de la reunión breve que tengo con mi equipo todos los lunes. Considero todos los proyectos en los que trabaja mi equipo, qué se debe entregar al final de la semana y de qué manera puedo ser más eficaz”, dice. “Creo una lista con la tareas que requerirán mayor concentración o tiempo para finalizarlas. Después de ordenar las tareas por importancia, reservo tiempo para ocuparme de los proyectos principales cada mañana”.

El período de mayor rendimiento cerebral comienza dos horas después de despertarse y dura hasta el almuerzo. No tiene sentido desperdiciar estas horas de máxima productividad con tareas que podrías realizar con un mínimo de esfuerzo.

El final de la jornada laboral es el peor momento para hacer el trabajo más significativo. Habrás agotado toda la energía del día completando tareas superficiales. En resumen, tienes dos formas de abordar el proyecto principal: puedes regocijarte por haberlo terminado o posponerlo para el día siguiente, repitiendo un círculo vicioso de procrastinación.

2) Bloquea las distracciones obvias para aumentar la concentración. 

Suena tu teléfono. Tienes un nuevo “Me gusta” en Instagram. ¿La foto habrá tenido la misma repercusión en Facebook? Abres una pestaña nueva. La publicidad falsa de Chevrolet más cómica es la primera publicación que aparece en tus noticias. Este contenido es imperdible.

20 minutos después, estás leyendo un artículo acerca de la candidatura presidencial de Mark Zuckerberg cuando tu jefe se acerca a tu escritorio. Esto te recuerda que mañana debes entregar un artículo para el blog y, hasta el momento, solo escribiste la metadescripción.

¿Esta situación te resulta familiar? Tranquilo, nos pasa a todos. Es la misma razón por la que tardamos 23 minutos en volver a concentrarnos en la tarea original después de una interrupción. Las distracciones solo conllevan más distracciones.

Así que cuando llegues a la oficina, guarda el teléfono en un cajón del escritorio y déjalo ahí el resto del día. De ser posible, cierra el cajón con llave. Y descarga un bloqueador de sitios web, como Block Site o StayFocusd, para restringir el acceso a todos los sitios que afectan tu productividad.

Incluso el correo electrónico, que está diseñado para optimizar tu día laboral, puede distraerte. De hecho, pasamos 20.5 horas de nuestra semana laboral leyendo y respondiendo correos electrónicos, lo que representa la mitad de nuestra semana de trabajo. De modo que si marcar nuevos correos electrónicos como leídos siempre te distrae de tu tarea, no abras la pestaña de Gmail por la mañana.

Recuerda que a menos que se trate de una verdadera emergencia, puedes tardar unas horas en responder un correo electrónico. Te recomendamos asignar horarios específicos para las comunicaciones internas. De esta manera, podrás dedicar toda tu atención al proyecto principal y eliminar el tiempo que desperdicias pasando de una tarea a otra.

Sophia Bernazzani, redactora del blog de marketing de HubSpot, reduce el tiempo que dedica a los correos electrónicos y a Slack para mantener la concentración durante todo el día.

“Me resulta imposible concentrarme si recibo notificaciones constantemente, así que me aseguro de responder correos electrónicos únicamente al principio y al final del jornada laboral”, dice. “También aparezco como fuera de línea en Slack y silencio las notificaciones para reducir las distracciones mientras trabajo, y las reviso cuando me tomo un descanso entre tareas”.

3) Haz pausas breves.

¿Presumes de que el almuerzo sea el único descanso que tomas en el trabajo? ¿Crees que dedicar el resto de la atención al trabajo es la única forma de alcanzar la máxima productividad?

Según investigadores de la Universidad de Illinois, trabajar en forma ininterrumpida, con el tiempo, afecta la concentración. Hacer pausas breves a lo largo del día es lo que te ayuda a conservar la atención.

“El cerebro registra los estímulos constantes como eventos sin importancia; incluso hace que, con el tiempo, no los percibamos”, explica Alejandro Lieras, director del experimento. “Y si sostener la atención en una sensación hace que dejemos de percibirla, sostener la atención en un pensamiento podría hacer que dejemos de pensar en este”.

Lieras describe una tendencia psicológica denominada habituación. Un ejemplo es cuando te pones una camisa a la mañana y reconoces el roce de la suavidad de la tela con la piel. Pero luego de cierto tiempo, el cerebro se acostumbra a la camisa y ya no percibirás su suavidad. Lo mismo sucede en el trabajo. Intentar enfocarse ininterrumpidamente en un proyecto, con el tiempo, termina afectando tu nivel de atención.

Estamos programados mentalmente para reconocer el cambio y reaccionar a este. Tomar descansos mentales le permite el cerebro distanciarse del trabajo. Al retomar el trabajo, percibirás la tarea con otros ojos y lo abordarás con mayor entusiasmo.

Alicia Collins, estratega de contenido multimedia de HubSpot, considera que el descanso mental es un factor esencial del proceso creativo.

“Tomar recesos breves a lo largo del día es una excelente manera de ordenar las prioridades y aumentar la concentración. Cuando me siento sobrepasada o no puedo avanzar con algo, me tomo algo de tiempo para almorzar lejos del escritorio o dar una vuelta a la manzana”, dice. “Estas actividades simples me ayudan a despejarme y me permiten abordar los problemas con un enfoque nuevo y creativo”.

Hay muchas técnicas de productividad que se basan en los recesos mentales breves, como la técnica Pomodoro, en la que trabajas durante 25 minutos y luego descansas 5. Un estudio que llevó a cabo Draugiem Group también reveló que los empleados con la productividad más alta trabajaban durante 52 minutos y luego descansaban 17.

Puedes probar cada método y utilizar el que mejor te ayude a mejorar la concentración y la productividad.

4) No te llenes durante el almuerzo.

Tengo una relación amor-odio con el cansancio que producen los alimentos. Cuando llega el mediodía, tengo tanta hambre que me lleno con la comida más suculenta que encuentre. Tiene un sabor increíble. Y tras devorar el plato de comida, me encanta poner las manos sobre la barriga hinchada, y contemplar lo lleno y satisfecho que estoy.

Sin embargo, cuando debo volver a trabajar, me desplomo en la silla. No puedo procesar información. Lo único que puedo hacer es permanecer sentado e intentar completar las tareas más sencillas.

Comer alimentos pesados satisface el hambre, pero reduce la agudeza mental. El sistema digestivo gasta tanta energía para digerir las grasas y los carbohidratos que la circulación de oxígeno al cerebro disminuye. Esto destruye la capacidad de concentración.

Una manera de resistir la indulgencia diaria es comer tentempiés ligeros y saludables durante la mañana. Esto estabilizará tu glucemia y te ayudará a combatir el hambre. Comerás menos y elegirás opciones más saludables para almorzar, lo que te permitirá mantenerte concentrado el resto del día.

Karla Cook, editora del blog de marketing de HubSpot, suele almorzar una ensalada con granos integrales y proteínas veganas, y evita los alimentos procesados. Su motivación es clara: para tener un rendimiento productivo por la tarde, necesita sentirse bien.

“Cuando comes mal, te sientes mal. Es una consecuencia inmediata”, dice. “Almorzar una comida sustanciosa y saludable es una manera muy simple de prepararte para el resto de la tarde”.

5) Limita las distracciones auditivas.

El ruido de fondo de la oficina, como las conversaciones entre colegas o el sonido de los teclados, puede arruinar la concentración. Según diversos estudios, el ruido ambiental genera estrés, lo que activa la liberación de cortisol en el organismo.

La función del cortisol es reducir la sensación de estrés inicial, para que el cuerpo pueda regresar a un estado de homeostasis. Pero una cantidad excesiva de cortisol afecta la corteza prefrontal, el área cerebral encargada de regular la habilidad de planificar, razonar y recordar cosas.

Estos ruidos sutiles, pero potentes, interrumpen la concentración, así que invierte en unos auriculares aislantes de ruido o busca un lugar tranquilo para trabajar.

Aja Frost, escritora del blog de ventas de HubSpot, suele explorar todos los rincones de la oficina de HubSpot para encontrar lugares tranquilos.

“Busco lugares que estén un poco apartados, como una cabina o una mesita. Estos sitios suelen ser muy tranquilos y están alejados de cualquier distracción”, dice. “Cuando estoy lista para estar en un lugar más social, regreso a mi escritorio o a una zona de la oficina por donde pasen más empleados”.

¿Cómo mantienes la concentración? Comparte tus consejos para mejorar la productividad en los comentarios a continuación.

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Temas: Productividad

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