Flexibilidad horaria: por qué deberías adoptarla (y cuáles serán los retos)

Muchas circunstancias pueden generar un cambio de esquema en nuestro quehacer laboral. Una de las alternativas más recurridas en estas situaciones es la de optar por el teletrabajo y con él viene la implementación de la flexibilidad horaria.

Diversos estudios muestran que trabajar menos horas se relaciona con niveles más altos de productividad. Así, quien trabaja 35 horas semanales puede ser 50 % menos productivo que quien trabaja 20.

Además, en los últimos años, más personas prefieren trabajar desde en solitario en casa y creen que es más productivo este trabajo que el que se realiza en una oficina.

Más allá de los números, seguramente tú o muchos de tus colegas han tenido tardes que se han sentido completamente improductivos. Pese a ello, tienen que sentarse en sus escritorios hasta la hora de salida, simplemente para que pase el tiempo estipulado de trabajo. 

Tal vez también te has topado con mañanas en las que desearías haber tenido tiempo libre en ese momento para pasarlo con la familia, pero un horario tradicional de trabajo no te da la alternativa de realizar esos deseos.

En última instancia, seguramente has estado en situaciones que se han visto afectadas por los esquemas rígidos de trabajo en una oficina. Muchas veces quizá hasta te has preguntado qué prioridades tienes más allá del trabajo y si vale la pena poner un horario por encima de ciertos eventos o situaciones. Un esquema que te permita tener flexibilidad horaria podría darte la posibilidad de trabajar en el momento en el que te sientas más productivo y te dará la autonomía que necesitas para crear el balance que buscas entre la vida y el trabajo, independientemente de las necesidades particulares que tengas.

Hay ventajas y desventajas al considerar la flexibilidad horaria, pero también las hay al implementar un horario rígido. Antes de profundizar en los pros y contras, veamos lo que implica tener un horario flexible.

Este esquema permite pensar más allá del esquema tradicional de 40 horas que se cubren en un horario de 9 a 5, de lunes a viernes. La flexibilidad horaria posibilita que los empleados elijan horarios diferentes para comenzar y terminar sus jornadas laborales con la única condición de que cumplan el número de horas determinado para sus tareas. También puede llegarse a un acuerdo en el que se mezcle el esquema de trabajo en oficina con el trabajo vía remota.

Ventajas de la flexibilidad horaria

1. Puedes adaptar tu horario a las necesidades familiares o personales

Si te encargas de elegir tus horarios puedes asegurarte de que se adapten a tus necesidades familiares y sociales. Por ejemplo, los padres en HubSpot hacen que sus horarios se ajusten a las horas de cuidado de sus hijos: trabajan temprano, toman un descanso en la tarde para recoger a sus niños de la escuela y después vuelven a la oficina un par de horas para terminar con sus deberes.

Tal vez tu esquema flexible sería distinto. Quizá quieres tiempo para ver los partidos de fútbol de tu hijo o la graduación de tu hermana, o necesitas la flexibilidad horaria para tener el control de tus horarios de trabajo sin tomar un receso durante la jornada, simplemente para atender eventos o situaciones de vez en cuando.

Emily MacIntyre, manager del equipo de Desarrollo y Marketing de HubSpot, está de acuerdo con la premisa de que hay ventajas y desventajas al tener un horario flexible y compaginarlo con la responsabilidad de tener hijos: «Muchas veces hay eventos en la oficina después del trabajo que me pierdo porque necesito estar en casa. De cualquier manera, veo más a mi hija y paso tiempo con ella cada noche, así que es una buena opción».

Por último, es cierto que un esquema de flexibilidad horaria puede permitirte tener una larga carrera con un equilibrio saludable entre trabajo y vida personal, que te ayudará a proteger las relaciones importantes en tu vida.

2. Puedes priorizar tu cuidado personal

Puede sonar un poco raro, pero tener la opción de que le des prioridad a tus necesidades personales y te olvides un momento del trabajo puede ayudarte a encontrar más gozo en tu vida cotidiana. Y esto es relevante porque un estudio de la Universidad de Warwick encontró que la felicidad hace que la gente sea un 12 % más productiva.

El cuidado personal puede ir desde una clase de danza vespertina hasta encontrar un tiempo para meditar en una habitación de tu casa; cualquier cosa que te haga sentir mejor y que sea capaz de despejar tu mente de las responsabilidades para que después las atiendas con la mente más clara.

3. Tus trabajadores pueden seguir sus pasiones 

Si eres un gerente, sabes que los hobbies o pasiones de tus empleados no son siempre eventos o clases que se realicen fuera de los horarios convencionales de oficina. A veces las clases de poesía empiezan a las cuatro de la tarde o el equipo de fútbol termina sus actividades al mediodía del viernes.

Hay otras razones por las que también es importante dar libertad a los empleados para que persigan sus aficiones. En primer lugar, la pasión y satisfacción de cumplir con sus hobbies puede motivar ideas innovadoras. Cuanto más satisfechos y plenos estén tus empleados, más posibilidades habrá para que den soluciones poco convencionales a los problemas de tu compañía. Eso puede llevarte a obtener beneficios que quizá ni siquiera hubieras esperado. Además, tus empleados estarán más felices y, como te mencionamos en el punto anterior, eso los hará más productivos.

Por último, si tus empleados pueden encontrar lugares fuera del trabajo en los que puedan perseguir otras metas, tendrán menos posibilidades de sentirse insatisfechos en su cargo actual y trabajarán mejor.

4. Tus trabajadores pueden trabajar cuando se sientan más productivos

Este puede ser el beneficio más importante de la flexibilidad horaria: si alguien trabaja increíblemente bien en las mañanas, puede aprovechar esto y terminar rápidamente el trabajo que, en un esquema común, haría en varios días. Porque puede ser que para uno de tus empleados, o para ti mismo, sea muy difícil escribir hasta la lista de súper si son las 5 pm cuando se trata de una persona que prefiere las mañanas.

Simplemente, cada quien tiene horarios donde funciona mejor. Puede haber otras personas que trabajen mejor si empiezan a las 10 de la mañana, después se toman un receso y regresan para seguir en la tarde o noche.

Tony Schwartz, autor de El modo en el que trabajamos no está funcionando, escribe sobre la importancia de trabajar como si fuéramos corredores de sprints. Es importante trabajar intensamente y libres de distracciones por un tiempo, pero también es relevante tomar descansos regulares que nos ayuden a recuperarnos de esos periodos de trabajo intenso.

En última instancia, tus empleados no van a ser productivos a la misma hora. La flexibilidad horaria les permite convertirse en mejores trabajadores. Siempre que tengan pendientes que cumplir, los harán dentro del horario que quieran y no sentirán un desgaste por haber estado sentados frente a sus escritorios durante largas horas en las que son poco productivos.

5. Se pueden evitar las horas de más tránsito

Este es un aspecto decisivo en las ciudades. Los habitantes de Bogotá y Ciudad de México pierden 272 y 218 horas al año varados en el tráfico, respectivamente. Un trayecto con tantas dificultades podría conducir a los empleados a buscar compañías que les queden más cerca de casa o que manejen otro tipo de horarios. Una manera fácil de mejorar la satisfacción de los empleados es darles la opción de dejar el trabajo treinta minutos antes de la hora en que todos salen de sus jornadas.

Un estudio de Charis Loong y sus colegas de la Universidad McGill encontraron que «la satisfacción en los viajes de traslado puede conducir a un mayor número de empleados energéticos y puntuales». Además, «la presión del traslado diario puede afectar negativamente en el rendimiento de tus trabajadores».

En definitiva, un traslado muy complicado puede interferir con los niveles de energía de tus empleados y con su productividad, así que es importante que consideres opciones ante esta situación.

6. Tus trabajadores pueden tener más autonomía

A la gente le gusta tener control sobre sus horarios porque les permite sentirse completamente a cargo de su trabajo y su vida personal. Además, los hace sentir que su compañía confía en ellos. La cultura empresarial de HubSpot reconoce la importancia de la autonomía y lo demuestra cuando sentencia que: «Los resultados importan más que el número de horas que trabajamos. Los resultados importan más que en dónde los producimos».

Y volviendo a los datos que viste al inicio, nos podemos dar cuenta de que es cierto: la gente es más productiva incluso cuando trabajan menos horas. ¿Por qué no dejar que también escojan el horario que más les acomode para que obtengan mejores resultados?

Siobhán McGinty, manager de Campañas de Marketing en las oficinas de Dublín de HubSpot, dice que su flexibilidad horaria le da la oportunidad de «vivir la mejor vida. Disfruto levantarme a las 7 a.m., revisar mis correos electrónicos, disfrutar mi café y hacer algo de trabajo temprano en el día. También disfruto tomarme dos horas libres al mediodía para ir al gimnasio, hacer yoga o, si es día de paga, ir por un masaje».

7. Permite reclutar y retener a los mejores candidatos

La flexibilidad horaria ha mostrado que incrementa la productividad y el ánimo en general. En último caso, también puedes beneficiarte de la flexibilidad horaria si la usas como un gancho para contratar al mejor talento.

The Creative Group encuestó a ejecutivos de marketing y ventas y encontró que 33 % de ellos tiene ofertas de trabajo que les permiten flexibilidad horaria y opciones de trabajo remoto. Tener flexibilidad horaria es una buena estrategia para que tu compañía atraiga talento y se distinga de la competencia. Esto es relevante en una época en que la flexibilidad horaria y el trabajo remoto son cada vez más populares y donde los empleados buscan este tipo de esquemas a la hora de buscar empleo.

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Las desventajas de la flexibilidad horaria

Te presentamos 7 ventajas de la flexibilidad horaria que cubren tanto el lado de los empleados como de los empleadores. Pero como en cualquier aspecto laboral, también hay algunas desventajas a considerar en la flexibilidad horaria.

1. Programar juntas es más difícil

Si todos tienen un horario de trabajo diferente, hacer que coincida su disponibilidad puede volverse un reto. Por ejemplo, tal vez no puedes tener una junta a las 9 de la mañana porque tres personas de tu equipo no llegan sino hasta las 10. Esto se vuelve más difícil si tu equipo trabaja alrededor del mundo, o si necesitas programar juntas con clientes que laboran en un horario de oficina convencional.

2. Distinguir la vida personal del trabajo puede ser un problema

Tal vez estás trabajando desde casa y tu compañero de departamento te propone ir a dar un paseo en bicicleta al mediodía: de repente ya son las 3 de la tarde y aún tienes mucho trabajo que hacer. O tal vez tus hijos interrumpen, con sus peticiones, tus juntas y llamadas. Sea cual fuera el caso, la vida personal interviene más veces cuando trabajas bajo un esquema de flexibilidad horaria, sobre todo cuando lo haces por vía remota.

Además, si toda la gente en tu entorno laboral tiene un horario convencional, tal vez te presionen para que realices pendientes en horarios que no son adecuados para tus tiempos de disponibilidad, ya que estás «haciendo tu propio horario». Delimitar la frontera entre la vida personal y el trabajo puede ser complejo.

Puede ser difícil que logres entrar en «modo laboral» cuando tienes frente a ti todos los aspectos y pendientes de tu vida personal. Del mismo modo, es difícil salir de ese «modo laboral» cuando puedes trabajar en el momento que quieras. Tal vez son las 8 de la noche y no te puedes relajar porque ves todo el trabajo que aún te queda pendiente. Si este es el caso, es importante que separes el trabajo del resto de tu vida lo más que puedas; incluso puedes acondicionar un espacio separado que utilices como oficina y donde cierres la puerta al salir.

3. Estructurar el día a día traerá retos

Si trabajas vía remota, vas a encontrarte con que tienes muy poca estructura. Con esa libertad para tomar descansos cuando quieras, puede que de repente sientas que estás haciendo muy poco trabajo. Laborar vía remota requiere de que tengas mayor capacidad de concentración y disciplina en el trabajo. Necesitarás programar una estructura que te dé continuidad; de lo contrario, tendrás que ver cómo tu rendimiento decae porque tomas más descansos para ver series o hacer tareas domésticas.

4. Puede ser difícil crear un equipo unido

Si tienes un equipo que trabaja donde sea y cuando sea, puede ser difícil crear relaciones orgánicas y auténticas con todos los miembros. No sucederá tan fácilmente como se haría en una oficina con un horario convencional, donde las personas se sientan una junto a otra y hablan sobre la última película que vieron.

Una manera de contrarrestar esto es planificar actividades divertidas que construyan lazos mediante el trabajo en equipo. Por supuesto, tendrás que averiguar cuál es el horario ideal considerando la disponibilidad horaria de cada una de las personas del equipo.

Siobhán McGinty admite que el trabajo vía remota puede ser una dinámica un tanto solitaria, así que «para superar eso, programo chats virtuales con gente en el equipo si tengo entre 15 o 30 minutos entre juntas». Esto ayuda también a mantener un control de los reportes. Ella comenta que «practicó» el esquema remoto comenzando con unos cuantos días de trabajo a la semana y, a la larga, lo hizo todos los días. Admite que, aunque es satisfactorio, también es difícil.

Otros aspectos que debes considerar en la flexibilidad horaria

Ten en cuenta estos aspectos que te ayudarán a llevar la flexibilidad horaria a tu compañía de mejor manera:

1. Cuanta mayor flexibilidad horaria tengan tus empleados, más tiempo trabajarán

Si te preocupa que tus trabajadores tomen ventaja de la flexibilidad horaria y trabajen solo una hora al día y todo el demás tiempo lo pasen en otras actividades, te sorprenderás. Heejung Chung, un investigador en la Universidad de Kent en el Reino Unido, dirigió un proyecto, junto con su colega Yvonne Lott, en el que encontraron que la gente con más autonomía en sus horarios trabaja más horas, independientemente del nivel o el tipo de trabajo que tenga. De hecho, «este incremento en las horas trabajadas era mayor cuando los trabajadores tenían completa autonomía sobre sus horas de trabajo».

Una explicación para esto es conocida como la teoría del intercambio, que básicamente se traduce en que cualquiera estará agradecido con su empleador cuando le da un horario flexible. Lo verá como un regalo y por ello se sentirá obligado a pagar con la misma moneda: trabajando duro y durante más tiempo.

Si diriges a un equipo, dales a todos herramientas de organización para evitar que laboren en exceso y, en consecuencia, se sientan más insatisfechos que en un esquema rígido.

2. La flexibilidad horario hace más felices a tus empleados y a sus hijos

Un estudio hecho por la American Sociological Review encontró que los trabajadores con flexibilidad horaria duermen mejor, se sienten más sanos y están menos estresados que aquellos con un trabajo de horario convencional. En general, el grupo con flexibilidad laboral estaba más feliz que el grupo con un esquema rígido y, como lo notó también el New York Times: «los efectos incluso beneficiaron a los hijos de los empleados, quienes reportaron menos estrés en sus propias actividades; los hijos adolescentes, por su parte, vieron incrementada la calidad de su sueño».

La felicidad es contagiosa y también el estrés, así que tiene sentido que los padres con menos niveles de estrés y mayores niveles de felicidad fueran capaces de infundir esas emociones en sus hijos.

3. La flexibilidad horaria es un fenómeno distinto en mujeres y hombres

Durante un experimento de la Universidad Furman, dirigido por la socióloga Christin Munsch, se mostró a 600 personas la transcripción de una conversación entre un empleado pidiendo un esquema de flexibilidad horaria y un gerente de recursos humanos. De manera impactante, cuando los participantes asumieron que era un hombre el que pedía la flexibilidad, casi 70 % dijo que aprobarían, o casi aprobarían, esa petición; cuando creyeron que la petición venía de una mujer, solo 56 % dijo que estaría dispuesto a aceptarla.

En general, es más difícil para una mujer recibir un esquema de flexibilidad horaria si se compara con las posibilidades que se le dan a un hombre, aunque obtener esta facilidad es beneficioso para cerrar la brecha laboral.

Munsch especuló que los resultados del estudio vienen del sesgo de género inherente que relaciona a las mujeres con el cuidado infantil: los participantes pueden haberse sentidos impresionados por el deseo de un hombre de tener más tiempo en casa con sus hijos, pero muchos también debieron sentir que una mujer debería encontrar una mejor manera de balancear sus obligaciones laborales y domésticas. Claro, estos resultados se observan de manera distinta dependiendo de cada compañía y cultura.

De cualquier manera, es importante que los empleadores consideren este aspecto si es que están a cargo de la aprobación de un esquema de flexibilidad horaria para sus empleados.

Proveer flexibilidad horaria a los empleados no funcionará para todas las compañías o departamentos. Por ejemplo, si tus empleados trabajan en la industria de los servicios y hablan por teléfono y en persona con clientes, es mucho mejor que tengan un horario fijo.

De cualquier manera, tener presentes las ventajas y desventajas de este esquema de flexibilidad horaria te ayudará a tomar la mejor decisión. También será útil si llegan a presentarse situaciones que vuelvan imperante considerar este esquema laboral.

Además, cuando te enfrentes a alguna desventaja, ya sea bajo este esquema o el tradicional, puedes hacer una lluvia de ideas para proponer alternativas y mejorar el ambiente y la dinámica de trabajo.