Cómo enviar correos masivos: buenas y malas prácticas

Muchos profesionales de marketing se preguntan cómo comunicarse por correo electrónico con sus contactos, sin necesidad de responderles uno por uno. Hace tiempo, cuando trabajaba en una agencia, la directora de admisión de una universidad nos solicitó una reunión urgente, pues tenía muchos inconvenientes al momento de contestar sus correos electrónicos.

Ella nos mencionó que, gracias a las campañas recién lanzadas, el número de interesados había aumentado sobremanera. Aunque eso era excelente, comenzaba a sentirse agobiada por no encontrar el tiempo ni las fuerzas para enviar la información por cada campus, y temía cometer alguna equivocación o enviar datos erróneos.  

El éxito de las campañas y su preocupación nos hizo darnos cuenta de que ahora necesitaba una solución de correos masivos automatizados. Esta implementación llegaría en el momento exacto y sería el recurso perfecto para sus problemas. 

Si estás en una situación similar, ¡no desesperes!, pues aquí conocerás todo acerca de los correos masivos para tus campañas de marketing.

Sin embargo, el envío de correos masivos no siempre será la mejor estrategia. En HubSpot hemos encontrado que la personalización y segmentación de correos electrónicos es una manera más efectiva de comunicarte con tus contactos y una manera más eficaz de ejecutar tus estrategias de email marketing.

Más adelante podrás conocer detalles acerca del manejo de nuestra herramienta de email marketing y cómo construir tu estrategia de correos electrónicos segmentados y personalizados.

¿Qué son los correos masivos? 

Las campañas de correos masivos son mensajes de marketing enviados por una empresa a múltiples destinatarios. Son diseñados con el objetivo de promover, vender o informar acerca de los productos o servicios de la compañía. 

Los correos masivos no deben ser confundidos con spam. La diferencia radica en que los primeros se basan en una lista de contactos que voluntariamente han permitido recibir mensajes, y en los segundos simplemente no lo han solicitado. 

¿Qué canales existen para enviar correos masivos?

Tradicionalmente, muchas empresas han utilizado servicios de mensajería como Gmail o Outlook. Sin embargo, en los últimos años, han surgido nuevas alternativas que presentan diversas ventajas frente a los otros canales, ya que representa una manera más especializada y organizada de enviar correos. Veamos ambos tipos de herramienta de forma más detallada:

Servicios de mensajería tradicional

Son herramientas como Gmail, Outlook, Yahoo! Mail o Thunderbird, que se encuentran en el top 10 de la cuota de mercado del cliente de correo electrónico. Si bien son muy utilizadas para el envío de mensajes personales o de trabajo, puede que no sean la mejor opción para una campaña de correos masivos, pues lo más seguro es que terminen en la bandeja de spam, además de que no podrás analizar los resultados de tus campañas en detalle (lo cual implica que no podrás aprender en el proceso).

De todas formas, si realmente tienes curiosidad sobre cómo enviar mails masivos con estas herramientas, estos son los pasos a seguir:

1. Inicia sesión con tu cuenta de Gmail

Dirígete a Gmail e inicia sesión con la cuenta desde la cual deseas enviar tu correo masivo.

2. Redacta la información que deseas compartir

Al tratarse de un correo masivo, debes poner especial cuidado a la hora de redactar la información que planeas incluir. Si el correo debe ir acompañado de un archivo adjunto, asegúrate de añadirlo.

3. Marca la opción «Todos los contactos»

En el apartado de «Para», abre el menú desplegable y elige «Todos los contactos». No olvides agregarlos en «Copia oculta».

4. Selecciona las cuentas de correo que deseas incluir

Importante: Gmail solo permite enviar 500 mensajes por día. En caso de sobrepasar el límite te aparecerá el aviso y no podrás enviar otro correo electrónico en un plazo desde 1 hora hasta 24 horas.

1. Inicia sesión con tu cuenta de Outlook

Dirígete a Outlook e inicia sesión con la cuenta desde la cual deseas enviar tu correo masivo.

2. Elige las direcciones

Entra a la opción «Contactos» y elige las direcciones a las que enviarás la información y da clic en «Vincular contactos».

3. Define tus opciones

En la ventana deberás definir diferentes opciones: 

• Tipo de documento: Cartas modelo
• Combinar en: Correo electrónico.
• Línea de asunto del mensaje: El texto que desees incorporar.

4. Inserta una línea de saludo

Entre sus ventajas se encuentra la capacidad para integrarse a otros dispositivos y aplicaciones. Además, permite ordenar fácilmente los mensajes en carpetas, redirigir o reenviar mensajes y enviar mensajes a direcciones internas y externas.

1. Inicia sesión con tu cuenta de Thunderbird

Dirígete a Thunderbird e inicia sesión con la cuenta desde la cual deseas enviar tu correo masivo.

2. Selecciona las direcciones de contacto

3. Agrega los contactos seleccionados

4. Escribe el mensaje para tus contactos

Finalmente, redacta el mensaje que deseas que acompañe tu mensaje de correo.

Thunderbird es un proyecto de código abierto que permite que cualquiera inspeccione y mejore la base de código. Sin embargo, el riesgo de vulnerabilidad es parecido al de otros sistemas. 

Herramientas especializadas para el envío de correos masivos

Son también conocidas como bulk email software. Y, como su nombre lo indica, son programas especializados para enviar correos electrónicos en grandes cantidades a listas específicas de destinatarios. Por supuesto, esto no es sinónimo de éxito asegurado. La clave es saber cómo aprovechar al máximo este tipo de herramientas para que tus campañas de email marketing sean realmente útiles.  

Con un bulk email software puedes crear una campaña de email marketing eficaz, rápida, confiable y que aumente el tráfico a tu sitio web. Además, tienes la opción de compartir mensajes personalizados, los cuales, actualmente, cuentan con la preferencia de los consumidores, debido a que un 72 % de ellos solo interactúa con mensajes de marketing personalizados según sus intereses específicos.  

Si lo que deseas es enviar muchos mensajes a diferentes contactos, es probable que un programa diseñado para ello sea tu mejor opción. Gracias a la automatización que te brindan podrás crear y compartir cientos de correos electrónicos sin necesidad de hacerlo contacto por contacto; sin duda, una actividad agotadora que consumiría el tiempo que necesitas para otras actividades igual de importantes.

Ventajas de la automatización en una campaña de correos masivos

El 55 % de los vendedores de comercio electrónico utiliza algún software para la automatización del marketing por correo electrónico. ¿Por qué es esto?

1. Puedes enviar mensajes y contenido personalizado, ya que puedes crear listas altamente segmentadas en función al comportamiento, preferencias y registros de ventas anteriores de los consumidores. Esto aumentará tu tasa de apertura e interacción, así como el engagement con tu marca. 

2. Te permite automatizar una gran cantidad de correos electrónicos, en todas las etapas del ciclo de tus suscriptores: de bienvenida a nuevos clientes, agradecimientos, ofertas, nuevas publicaciones de tu blog, etc. También te permite hacer seguimiento a potenciales clientes, comunicar nuevas ofertas a clientes actuales y mucho más. 

3. Accedes a estadísticas sumamente valiosas para mejorar tus resultados a futuro. Por ejemplo, puedes ver qué asuntos consiguieron una mayor tasa de apertura, o qué CTA consiguieron el CTR más alto. No puedes conseguir este tipo de datos cuando envías tus correos a través de Gmail u otros programas tradicionales.  

4. Existen herramientas de email marketing gratuitas, por lo que puedes utilizarlas aunque estés recién comenzando tu negocio. Por ejemplo, en HubSpot ahora ofrecemos nuestra herramienta de email marketing gratis con nuestro CRM (también gratuito).

5. Tus clientes podrán consultar tus mensajes desde cualquier dispositivo ya que, por lo general, las plantillas brindadas por este tipo de herramientas serán responsive. Esto es sumamente importante, teniendo en cuenta que más de la mitad de los correos se abren desde un dispositivo móvil. 

6. Disminuye la posibilidad de error humano. Al hacer el envío de correos automáticamente, disminuyen las probabilidades de que se cometan errores en el proceso. 

Como puedes notar, la automatización en correos masivos te da un mejor panorama de lo que sucede con tus contactos. Y el resultado es un alcance de objetivos sin igual.

Los mejores programas para enviar correos masivos

Ahora que ya sabes que los programas de envío de correos masivos son la opción más segura y eficaz, te compartimos una pequeña lista de los mejores softwares que podrás encontrar en el mercado. Estamos seguros de que uno de ellos se ajustará a tus necesidades y requisitos.

1. Mailchimp 

Tiene una gran apertura ya que es posible gestionar hasta 2.000 suscriptores y 10.000 correos electrónicos mensuales. Se actualiza constantemente, por lo que las funcionalidades están a la orden. Una de sus ventajas es que puede utilizarse de forma gratuita; sin embargo, para esta forma los correos son marcados automáticamente con un banner al pie de página.

La herramienta no se encuentra disponible en español. 

2. SendInBlue

Es ideal para el envío de newsletters. Puedes utilizarlo de forma gratuita o tarifaria, que dependerá del número de emails enviados al mes. Es importante que sepas que si te decides por la versión gratuita solo podrás enviar 300 correos diarios, mientras que la de pago te permite hasta 40.000 correos. Con SendInBlue puedes elegir las herramientas que necesites: email marketing, SMS marketing y chat.

3. MailRelay 

Su cuenta gratuita es bastante generosa, pues te permite enviar hasta 75.000 correos electrónicos y gestionar 15.000 contactos. Entre sus funcionalidades cuenta con editor de newsletter y segmentación dinámica. Aunque su variedad en plantillas es algo limitada en diseño, se compensa con la flexibilidad de sus planes de pago.

4. Active Campaign

Los correos electrónicos de este software son personalizados y se basan en los intereses de cada contacto, además de que podrás encontrar plantillas modernas y adaptables.

Respalda tus campañas de correo masivo con algunos de los mejores software y consigue los resultados que tanto esperas.

Buenas y malas prácticas en el envío de correos masivos

La tecnología de marketing por correo electrónico es utilizada por el 82 % de las empresas, y aunque día a día se perfecciona, todavía existen desafíos por vencer. A continuación te compartimos algunas de las buenas y malas prácticas en el envío de correos masivos.

Buenas prácticas en el envío de correos masivos

Ser claro y conciso

Los usuarios tienen una vida llena de actividades, por ello comparte tu información lo más breve y amigable posible. Balancea el mensaje con un texto directo e imágenes ilustrativas que llamen su atención. No los presiones ni exijas algo a los usuarios; mejor infórmales acerca de la importancia que representa para tu empresa darle una mejor experiencia.

Antes de dar clic en enviar, lee tranquilamente el mensaje y piensa si la forma en que está escrito es como se lo dirías en persona a quien lo recibirá. 

Enviar correos masivos sin que se vean los destinatarios 

Compartir información a una gran cantidad de contactos supone una gran responsabilidad. Enviar un correo por medio del campo de copia oculta (CCO) resguarda la privacidad de los usuarios. 

Animar a que compartan el contenido 

Si el usuario leyó el contenido de tu mensaje y le encantó, qué mejor que darle opciones para que pueda compartirlo en sus redes sociales. Pero no te conformes con un solo botón de Compartir y ya: mejor, anímalo con un código de promoción o descuento. Tú habrás tenido éxito con tu correo, mientras que el cliente tiene una grata experiencia.

Malas prácticas en el envío de correos masivos

Comprar bases de datos

Comprar enormes listas de direcciones de correo electrónico es una de las peores prácticas que puedes hacer. Lo único que conseguirás será una base de datos que en su mayoría son contactos desactualizados, no cumplen con el perfil que necesitas o te mandará a spam. Todo eso si contar la mala imagen que mostrarás a los usuarios.

No innovar en la línea de asunto del correo electrónico

Entendemos que hay días en que la creatividad y la inspiración parece que se esfumaron de nuestra mente, pero hay que entender que este elemento es muy importante. Las líneas de asunto personalizadas consiguen una apertura de hasta un 26 % más alta, en comparación con las que no lo hacen. 

No segmentar

Algunas empresas se enfocan en enviar lo que a ellas les interesa, en lugar de considerar las preferencias de sus suscriptores. Esto repercute a la hora de conseguir interacciones con tu contenido y es posible que muchos decidan borrarse de tu lista si no les brindas valor en tus correos.

1. Escoge un programa

Este primer paso concierne completamente a tu decisión, ya que, como lo mencionamos, existen dos diferentes formas de enviar correos masivos. Todo dependerá de las necesidades y sobre todo de la capacidad que requiera tu empresa, aunque siempre será preferible un software automatizado.

2. Obtén las direcciones de correo de tus usuarios

Este es uno de los pasos más importantes debido a tendrás que hacer un correo electrónico increíble que sí lean los usuarios. Recuerda que para obtener las direcciones no debes hacer uso de listas de contactos compradas, porque es un hecho que no tendrás los mismos resultados.

Todo es cuestión de brindarles a tus usuarios contenido de interés en las redes sociales y sitio web. Comparte blogs innovadores que tengan que ver con tu industria, invítalos a suscribirse a tu newsletter o desarrolla un webinar que los apoye con alguna de las dudas más comunes que tienen. 

Que tu empresa dé algo a cambio los hará sentirse confiados al compartir su correo electrónico y, sobre todo, con ganas de recibir más contenido tuyo. 

3. Personaliza el mensaje que enviarás

Ya que cuentas con una lista de contactos, es momento de crear el mensaje perfecto. Haz uso de las mejores prácticas de email marketing. Personaliza tu mensaje desde la línea de asunto. Dependiendo de tu sector o industria, emplea un lenguaje amistoso y fácil de entender.

Además, muestra imágenes de tus productos o servicios, de tus oficinas y de tu equipo de trabajo. Mientras más familiarizado se sienta el usuario con la empresa, mayor confianza tendrá en tu marca.

4. Revisa antes de enviar el correo

Cuando ya cuentes con un mensaje completo, con una plantilla que se ajusta perfectamente a la imagen corporativa y un texto impecable, es momento de ¡volver a revisarlo! Compártelo con más miembros de tu equipo para asegurar que todo esté bien escrito y sea comprensible. Un poco de retroalimentación siempre es necesario para mejorar el trabajo. 

5. Analiza tus resultados

Una vez que has enviado tus correos, es importante que evalúes los resultados que has conseguido con tu campaña. Esto te permitirá comprender qué aspectos han funcionado y cuáles aún necesitan mejorarse para conseguir los resultados que buscas. 

Ahora sí, ya estás listo para implementar tu primera campaña de correos masivos. 

Alternativas al envío de correos masivos: HubSpot

La herramienta de Email Marketing de HubSpot te permite crear, personalizar y optimizar tus correos electrónicos, así como recibir analíticas que te ayudarán a mejorar tus resultados. 

Elige alguna de las plantillas dentro de la herramienta y adáptala a la medida de lo que necesitas. Todas ellas están diseñadas para convertir clientes (diseño, imágenes, llamadas a la acción, etc.). Podrás adaptar los correos por cada suscriptor y así lograr que más personas se sientan atraídas, abran tu mensaje y comiencen a subir tus tasas de conversión. Sin duda, es una manera más eficiente de ejecutar tus estrategias de email marketing.

La herramienta se encuentra disponible en español y, como mencionábamos antes, es gratuita con nuestro CRM, aunque también puedes acceder a una versión premium. 

La herramienta de correo electrónico de HubSpot permite que interactúes con tus contactos. Puedes utilizarlo para notificarlos acerca de nuevas noticias, promociones y ofertas. El proceso es muy fácil:

• Inicia sesión con tu cuenta de HubSpot.
• Crea un nuevo correo electrónico con la plantilla de tu preferencia.
• Edita todos los detalles que necesites como línea de asunto e información del remitente.
• Realiza los cambios necesarios en el cuerpo de tu mensaje.
• Haz las demás configuraciones como el tipo de suscripción o si deseas asignar el correo a alguna campaña.
• En la parte de «Destinatarios» selecciona a los contactos que quieras. También puedes hacerlo a través de una lista de contactos. Después, da clic en «Siguiente».
• Antes de enviar el correo debes seleccionar la opción «Agregar destinatarios». En la pestaña «Listas», elige la indicada y da clic en «Incluir».
• Da clic en la pestaña «Revisar» o «Siguiente» para comprobar que todo esté bien hecho y no falte ningún elemento. 

Una de las grandes ventajas de usar HubSpot para tus estrategias de email marketing es que en cada una de las campañas podrás analizar los resultados para mejorar el contenido que compartes a tus suscriptores. 

Como puedes ver, todo es cuestión de personalizar y conocer a tu usuario. Tómate el tiempo necesario para hacer el mensaje y reúnete con tu equipo de creativos para hacer una lluvia de ideas hasta encontrar la mejor línea de asunto para tu correo masivo.