15 mensajes de «fuera de la oficina» originales y útiles

Cuando se acercan las vacaciones y solo restan unos cuantos días de trabajo, los empleados están divididos en dos grupos: quienes miran el reloj incesantemente y quienes tienen tantos deberes antes de irse que incluso podrían olvidarse de configurar un mensaje de «fuera de la oficina».

A la hora de optimizar nuestros correos electrónicos profesionales, es posible que tengamos una idea clara sobre cómo debe ser nuestra firma de correo. Pero cuando se trata de los mensajes para avisar que estás fuera de la oficina no hay nada establecido: pueden ser concisos, ingeniosos o incluso sarcásticos.

Te mostraremos algunos ejemplos para que sepas qué escribir para esos momentos en los que no estás disponible en tu oficina.

Considera que un correo electrónico anunciando que estarás fuera de la oficina, además de que es una cortesía, es una oportunidad de mantener el contacto y dejar la puerta abierta para la continuación de la relación de negocios, así que es importante que no pases por alto configurar tu mensaje.

Mensajes de fuera de la oficina en general

1. Mensaje que utiliza el contexto de una película popular

Puedes darle un toque de humor a tu mensaje utilizando el contexto de una película. En este caso se hace referencia al filme Volver al futuro, en lo cual no se dice por qué se estará fuera de oficina, pero sí se está avisando la ausencia.

Para un mensaje de este tipo debes cuidar que la película o serie que utilices sea realmente reconocida o emblemática; de lo contrario, el efecto podría ser diferente, ya que causarías confusión. También es importante que pienses en la demografía de quienes te mandan correos electrónicos, ya que muchas veces creemos que una película es muy conocida porque en nuestro país se habla de ella, pero podría ser que en otros lugares no sea tan popular. 

Otro factor importante es cuidar que el humor no se transforme en ironía o burla, así que debes pensar que quizá esta respuesta es más adecuada si se trata de un mail interno, o en caso de que tu actividad no está relacionada con clientes que por lo regular están esperando una solución.

2. Mensaje con un personaje hablando por ti

Si tu lo tuyo es el humor y las personas saben que tu personalidad es alegre, puedes usar algún personaje para que responda tu mensaje de fuera de la oficina. En el ejemplo, la respuesta es del maestro Yoda de la saga de Star Wars.

Este tipo de mensajes no es tan común porque depende de varios aspectos: 

• Tu sector no debe ser tan formal, en cuanto a que aceptará una respuesta con humor. Si tratas con instituciones gubernamentales, no sería recomendable una respuesta de este tipo.
• El personaje que utilices debe ser reconocido en tu región o que trascienda fronteras; usa expresiones que por lo general estén en la mente de las personas.
• Es más funcional cuando sabes que las personas que te mandan mails ya te conocen, ya sean colegas o clientela habitual. No es tan adecuado si tu función tiene que ver con nuevos clientes o si tu email aparece en plataformas públicas donde cualquier persona puede contactarte.

3. Mensaje sincero

Para crear tu mensaje automático de «fuera de la oficina» debes considerar algunos factores con la finalidad de que el tono sea el adecuado. Ten en mente cuál es tu actividad, quiénes te mandan más correos y qué grupo o sector será el más afectado por tu ausencia. A veces, solamente requieres honestidad, como en este ejemplo que es ideal para diversos grupos que no tienen relación entre sí, por lo que un mensaje sincero y directo es funcional.

Como puedes observar, en este caso no das explicaciones del porqué de tu ausencia, pero sí mencionas en qué fecha regresas, que es el dato más importante para quien te está buscando vía mail. Así sabrá cuándo estarás en la oficina para contactarte.

Este tipo de mensaje es adecuado si no tienes mucho flujo de correos electrónicos y cuando sabes que no dejas pendientes realmente esenciales.

Mensajes de fuera de la oficina para clientes

4. Mensaje referente a tus productos o mercado

Cuando en tu sector hay un lenguaje o jerga que todos manejan, puedes usarlo para tu respuesta automática, porque sabes que las personas que te contacten por correo electrónico conocen los términos que usarás.

En el ejemplo vemos a una persona que trabaja en una distribuidora de vehículos, por eso utiliza términos como «rodar», «frenar» y «asfalto» que aluden a su actividad.

Es un recurso que debes manejar con precaución y no abusar de las metáforas. También puedes utilizar algún elemento de los productos o servicios que ofreces: todo depende de que ajuste con el mensaje que quieres dar.

5. Mensaje donde tu avatar queda al mando

Actualmente, muchas personas tienen un avatar, ya sea una imagen digital de sí mismas, un personaje virtual caracterizado para usar en las redes sociales, iconos o hasta stickers. ¿Por qué no ponerlos a trabajar para ti?

En este ejemplo, Rolando ya no está en la oficina porque se fue de descanso. ¿Quién contestará sus mensajes? Rolan, su avatar. Así que, de una forma relajada, sin muchas palabras y con un tanto de humor puedes anunciar que no estás en la oficina.

6. Mensaje que brinda un regalo

En ocasiones dejar la oficina puede representar verdaderos dolores de cabeza para las personas que tienen una relación laboral contigo. Si las palabras no son suficientes, puedes optar por dar un obsequio, que si bien no ayudará a solucionar el asunto por el que te buscan, será una forma de decir «disculpa, sé paciente».

Si alguien se tomó el tiempo para escribirte un correo electrónico al menos se llevará ese regalo. Trata de que esa cortesía sea realmente de valor; por ejemplo, si es un ebook, que no sea un recurso que está a la mano en cualquier sitio, sino que tenga algo de exclusividad.

7. Mensaje breve y formal

Este es un ejemplo de un mensaje automático por correo electrónico con un tono formal y directo. Puedes notar cómo va al punto de lo que quiere informar, es decir, que la persona estará fuera de la oficina y dice cuándo regresará, así el cliente sabrá cuándo puede tener una respuesta. 

Este tipo de mensajes es adecuado cuando manejas muchos tipos de clientes e incluso cuando diversos prospectos suelen contactarte por correo electrónico. Es preferible tener un tono neutro y formal, porque no sabes quién te estará contactando y puedes herir susceptibilidades con alguna broma o usando un tono más fresco.  

Mensajes de fuera de la oficina para usuarios

8. Mensaje minimalista y divertido

Este ejemplo no se desborda en palabras y anuncia que la persona tomará unas vacaciones en un periodo cuando, por lo general, mucha gente también está de vacaciones. Por eso el mensaje minimalista es funcional, ya que sabes que pocos te enviarán correos electrónicos y, si lo hacen, entenderán que no estás en la oficina.

El estilo minimalista es ideal en periodos vacacionales o en caso de que una lista corta de deberes te lo permita. ¿Puedes aplicar un estilo minimalista en otro periodo? Sí, pero cuida que el mensaje sea claro y que tu regreso sea en un corto plazo. No es aconsejable que lo uses si tu ausencia será de muchos días.

9. Mensaje que prioriza dar una vía de comunicación

En este ejemplo avisas que no estarás en oficina, muestras cortesía en el trato. Les haces ver que es importante para ti que se hayan comunicado contigo, ya que prometes responder tan pronto como regreses. 

Aun así, sabes que hay algunas personas que no podrán esperar a tu regreso por la importancia del asunto. De forma divertida, aclaras que si es muy urgente pueden contactarte a tu número privado. La clave está en que no lo dejes en el correo: sabes que la persona que pueda tener una urgencia ya tendrá tu contacto de celular. Además, el correo brinda una vía de contacto alterna.

Esto es funcional cuando tu periodo de ausencia es largo, como 15 días o un mes, porque quizá haya algunos casos que requieran de tu atención. Así infundes tranquilidad en tu interlocutor.

10. Mensaje que deja algunas sugerencias

Este tipo de respuesta busca aminorar el efecto que tiene la ausencia de una persona que no puede atender su correo electrónico. Muestra un tono amistoso, indica cuántos días estará fuera y brinda algunas sugerencias que pueden ser de utilidad para la persona que lo está contactando.

Estas sugerencias por lo regular tienen que ver con la empresa en la que se trabaja, por lo que paralelamente se está impulsando el branding.

Mensajes de fuera de la oficina para colegas

11. Mensaje que anticipa algunos puntos

Si se tomaran vacaciones solo cuando hay cero pendientes, probablemente nadie podría hacerlo.

En tu posición, sabes bien qué asuntos podrían implicar que te busquen por correo electrónico. Centrándote en estos, genera un mensaje automático donde avises que no estarás y cuándo regresas, seguido de una lista de posibles soluciones a lo que consideres que pueden solicitar.

Este ejemplo es un mensaje centrado en una red interna, pero es posible adaptarlo a un mensaje externo al dejar enlaces o recursos para clientes, guías de mantenimiento, formatos que te soliciten constantemente y cualquier otro aspecto relacionado con tu actividad y que puedas anticipar.

12. Mensaje para dejar a cargo al equipo

Cuando se trata de mensajes internos en una empresa el tono puede ser más fresco y no requiere ser tan explícito. Este ejemplo indica que la persona está fuera de la oficina, pero aclara que su equipo podrá hacer frente a cualquier aspecto que se requiera. Sin embargo, omite detalles de nombres o contactos porque se sobreentiende que los colegas que lo contactan saben bien quiénes son los miembros de su equipo de trabajo. 

El remate de este mensaje reafirma la cercanía que hay entre colegas al señalar que a su regreso mostrará las fotos de sus vacaciones. 

13. Mensaje interno para desconectarse

En este mensaje la persona solo está informando que está inactivo para cuestiones laborales, no abunda más al respecto y no es necesario, porque sabe que quienes lo pueden contactar son sus colegas. En sí la comunicación es solo una deferencia hacia sus compañeros. 

Este tipo de correos electrónicos es funcional, pero debes realmente estar seguro de que ninguna otra persona te estará contactando, de lo contrario puede parecer un tanto descortés.

Mensajes de fuera de la oficina para proveedores

14. Mensaje para atención a proveedores

Otro grupo que probablemente te contacte si estás fuera de la oficina son los proveedores, sobre todo si laboras en áreas en las que tienes capacidad de decisión para adquirir insumos, productos y servicios. Un mail de respuesta automática dirigido a ellos puede ser muy útil si te ausentarás por unos días de la empresa.

Nota cómo en el ejemplo la persona se dirige primero a posibles nuevos proveedores y después abre una vía de comunicación alterna para aquellos proveedores con los que ya trabaja. Utiliza un tono directo, neutral y formal si tienes mucho trato con proveedores.  

15. Mensaje amistoso para proveedores

En este mensaje la comunicación es más fresca y amistosa, lo cual es ideal cuando tratas con un número limitado de proveedores o cuando sabes bien ya quiénes son los proveedores con los que tienes una relación. Por eso, observa que indica «nuestras charlas telefónicas» haciendo referencia a esas llamadas en las que seguramente se tratan los temas propios de negocio, pero otros más personales.

Cómo crear tu propio mensaje de fuera de la oficina

Para crear tu propio mensaje como respuesta de fuera de oficina solamente tienes que pensar en a quién te diriges y qué objetivo buscas cubrir. Así podrás definir el tono de tu comunicación. Te puedes apoyar en tecnologías de inteligencia artificial para generar contenidos.  

De acuerdo con los ejemplos anteriores, aquí tienes los pasos para estructurar un mensaje eficiente: 

• Introducción o saludo: siempre es recomendable iniciar con un saludo amigable y una introducción corta que sea apropiada para el contexto. 
• Informa tu ausencia: sin importar el tono o la creatividad de tu correo electrónico, informa sobre tu ausencia. Indica claramente las fechas en las que estarás fuera de la oficina, en el que determines un periodo determinado o si estarás de vacaciones. Esto ayudará a los destinatarios a entender cuándo pueden esperar tu regreso.
• Explica tus motivos: si consideras relevante, puedes mencionar brevemente el motivo de tu ausencia, como unas vacaciones familiares, una conferencia o un proyecto fuera de la oficina. Aun así, si prefieres mantenerlo privado, simplemente puedes mencionar que estarás fuera por motivos personales o profesionales.
• Brinda alternativas o soluciones: puedes comunicar que darás una respuesta limitada o nula durante tu ausencia. También puedes brindar alternativas de contacto o algunas soluciones anticipadas. 
• Agradecimiento y despedida: expresa tu gratitud por la comprensión y paciencia de los remitentes durante tu ausencia. Despídete de manera cordial y profesional. Si es oportuno, agrega tu firma con tus datos de contacto: nombre, cargo y cualquier otra información relevante.

Otros aspectos a tener en cuenta antes de irte de vacaciones

Antes de irte de vacaciones, es importante tomar ciertas medidas para dejar todo en orden en la oficina, para que los equipos de trabajo continúen con su flujo de trabajo y no haya nada que se convierta en un problema para ti o la compañía.

Además de comunicar tu ausencia e informar con anticipación a tus colegas sobre tus vacaciones puedes tener en cuenta estas recomendaciones para dejar todo en orden: 

• Realiza un plan para delegar tareas: identifica las responsabilidades que deben cubrirse durante tu ausencia y designa a colegas de confianza para que se encarguen de ellas. Proporciona instrucciones claras y asegúrate de que tengan acceso a la información necesaria para llevar a cabo esas tareas.
• Bloquea tu calendario: marca claramente en tu calendario los días en los que estarás ausente, bloqueando el tiempo para que no puedan reservar reuniones o compromisos durante ese periodo. Esto evitará conflictos y te permitirá disfrutar de tu tiempo libre sin interrupciones.
• Organiza documentos: asegúrate de tener todos los documentos y archivos importantes organizados y accesibles para tus colegas. Esto facilitará el acceso a la información necesaria en tu ausencia y evitará retrasos o confusiones.
• Actualiza tus tareas pendientes: revisa tu lista de tareas y asegúrate de dejar todo lo más actualizado posible antes de irte. Completa las tareas críticas o déjalas en un estado en el que alguien pueda continuarlas sin problemas.
• Revisa tus proyectos y plazos: revisa los proyectos en los que estás trabajando y los plazos asociados. Si es posible, adelanta trabajo o informa a tus colegas y supervisores sobre cualquier ajuste que deba realizarse en los plazos debido a tu ausencia.
• Organiza tu espacio de trabajo: deja tu escritorio limpio y ordenado antes de irte. Archiva documentos físicos y organiza tu espacio para que sea fácilmente accesible para otros en tu ausencia.

Finalmente, trata de desconectarte completamente durante tus vacaciones. Deja instrucciones claras de que solo se te contacte en caso de emergencias reales y aprovecha al máximo tu tiempo libre para descansar y recargar energías.

Como puedes observar en estos ejemplos de mensajes de «fuera de la oficina», debes cuidar que la comunicación sea amigable, concreta y funcional. Recuerda tener en cuenta a las personas o sectores que regularmente te contactan por correo electrónico, el periodo en el que estarás fuera (si son vacaciones o días laborales), el número de días, los posibles pendientes y si tu respuesta será de uso interno o externo.

Busca darle personalidad a tu mensaje y, aunque será una respuesta automática, que sea un texto agradable y que les despierte una sonrisa o les dé información útil.