Qué es un plan de comunicación organizacional, cómo crearlo y ejemplos

La relevancia de una comunicación clara y eficiente nunca se ha puesto en duda. Sin embargo, muchas empresas no descubrieron su verdadero impacto hasta que las restricciones sanitarias por el COVID las puso a prueba.

Una de las habilidades que mejor se aprecian dentro de una organización es la comunicación. Por eso queremos compartir contigo algunos consejos para que establezcas una estrategia que ayude a que el trabajo en tu empresa fluya sin fricciones, con la ayuda de un plan de comunicación organizacional.

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¿Por qué debes tener un plan de comunicación organizacional?

• Ayuda a integrar los objetivos de la empresa a nivel interno con lo que desea mostrar a su público.
• Permite que los colaboradores de la organización se identifiquen, se motiven y valoren que sus tareas impactan en las de sus compañeros.
• Establece prioridades y define métodos para tener un intercambio de ideas y trabajo más eficiente.
• Da a conocer expectativas, obligaciones y el flujo de responsabilidades.
• Compartir noticias sobre el crecimiento de la empresa y novedades en sus procesos.
• Es la base en la que se crea la cultura laboral de toda la organización.

Antes de elaborar tu plan de comunicación organizacional es importante conocer su estructura básica, es decir, qué aspectos debe abordar para ser un documento útil y valioso.

¿Cuál es la estructura de un plan de comunicación organizacional?

• Visión, misión y valores de la empresa: todas las estrategias que se lleven a cabo en una organización tienen que estar alineadas a los conceptos que le dieron vida: su visión, misión y valores.
• Análisis de la empresa y su comunicación: sirve para comprender la necesidad del plan de comunicación y el punto de partida del que surge. Si se hace bien, se tomará como referencia para medir el éxito de su estrategia y considerar si requiere cambios.
• Público que usará el plan de comunicación organizacional: es también la manera en que estableces el alcance de este plan, porque además de dirigirse a tus empleados, coordinadores y directivos, es posible que desees incluir a inversionistas, accionistas o distribuidores. Esta decisión, claro está, dependerá de cada empresa.
• Objetivos: debe señalar claramente cuáles son las metas fijadas para la empresa, área y colaboradores para que funcione como un documento de consulta cuando sea necesario.
• Estrategia: contempla las acciones, procedimientos y medidas que tomará la empresa y la forma en que los colaboradores estarán involucrados en la ejecución de las mismas, así como los métodos de medición para valorar su éxito o fracaso.

Al tener esto claro, será más sencillo que comiences a crear tu plan, o revises si el que ya existe en tu empresa necesita una pequeña optimización.

1. Analiza la empresa

Para que tu plan de comunicación organizacional funcione debes saber de dónde partes: qué busca la empresa (dentro y fuera de ella), cómo se define frente a la competencia y dentro del contexto de su mercado (cuáles son sus diferenciadores) y qué necesita para lograr sus metas. 

Una vez que analizaste lo anterior, debes comprobar si tus empleados (y accionistas, inversionistas, proveedores, distribuidores, en caso de que los consideres en este documento) están al tanto de esa información. Si es así, entonces la cultura laboral es coherente y tu plan quizá no necesita muchos ajustes. De lo contrario, si tu plantilla de colaboradores desconoce por completo tu plan hay que reformularlo y comunicarlo lo antes posible.

2. Define los objetivos

Cuando ya conoces los problemas que debes solucionar, debes plantear los objetivos que se pretenden alcanza. Busca siempre aquellos que sean clave para el crecimiento de la empresa y de tus colaboradores, que se puedan medir, que sean realistas y, sobre todo, que sean pertinentes y alcanzables en un periodo razonable.

Recuerda que tu plan de comunicación organizacional puede cambiar con el tiempo, ajustarse o centrarse en diferentes metas, así que no es estático ni inflexible. Dicho eso, piensa en lo que se debe lograr al corto, mediano y largo plazo; y qué recursos o métodos se necesitan para cada etapa.

3. Describe el público que se beneficiará con el plan 

¿Qué mensajes deseas compartir?, ¿quiénes lo van a leer?, ¿por qué es importante que lo conozcan? Estas preguntas apuntan al tipo de mensajes que elaborarás, en función del público al que te dirigirás. Para ser más precisos, se requiere delimitar qué secciones de tu documento están dirigidas a todo el personal y cuáles le hablan a un área o a un grupo de colaboradores específicos.

4. Establece los mensajes

Aunado al punto anterior, es posible que ciertos procesos administrativos no resulten de interés para los distribuidores o el equipo de marketing; por eso es necesario dividir la información en apartados o capítulos y hablar a cada área en su idioma (con sus tecnicismos). Claro está, no se trata de ocultar datos, sino más bien de crear un flujo de información eficiente, valiosa y oportuna.

5. Indica los canales que se utilizarán 

Así como un correo electrónico puede tener mayor validez que un mensaje de Telegram, si se establecen los canales adecuados para cada mensaje, etapa o responsable, habrá un manejo de información menos accidentado. Se debe privilegiar la claridad, seguridad y relevancia al comunicar aquello que urge o que es parte de un proceso más complejo. Además todos los colaboradores deben tener acceso a la información, preferentemente a través de varios canales.

6. Crea las estrategias a implementar

Debe ser una guía clara de cómo se llevará a cabo el proceso de comunicación, qué herramientas se utilizarán, qué tipo de datos se deben incluir o priorizar, el calendario planeado, los recursos disponibles, las acciones y las personas involucradas. etc.

Por otra parte, siempre deben crearse medios o plataformas que registren o conserven la actividad y los archivos, para que haya un testigo del trabajo realizado que permita dar seguimiento puntual, así como identificar responsables, resultados y, de ser necesario, errores.

7. Pon en acción tu plan de comunicación organizacional

Da a conocer el plan entre tus colaboradores y arranca su implementación. Permíteles familiarizarse con él y que compartan sus dudas, para que cada etapa se lleve a cabo de forma sencilla. Por supuesto, es normal que al inicio sea necesario estar muy pendientes de su ejecución; pero con el paso del tiempo el avance se volverá fluido. Todo dependerá de cuántos cambios implica para la organización y de la capacidad de los empleados para la adaptación a nuevas herramientas o acciones, pero ese pequeño esfuerzo valdrá la pena.

8. Monitorea y mide los resultados

Gracias a la información que obtendrás de cada acción y etapa del plan de comunicación organizacional, podrás comprobar qué funciona y qué necesita ajustarse. Por supuesto, para cada objetivo formulado debe ser muy evidente cómo medir su alcance (y con qué frecuencia). Registra todo y analiza los datos con regularidad, así evitarás perder oportunidades de reducir, diversificar o transformar tu plan.

¿Quieres ver ejemplos de un plan de comunicación organizacional real?

3 ejemplos de planes de comunicación organizacional

1. El plan clásico, para Cíclika

Este es un plan de comunicación organizacional clásico, pero no por eso menos efectivo. En él podrás ver todas las secciones que desarrollamos anteriormente, aplicadas a un caso real. Conocerás la importancia del análisis de la empresa (aquí se utilizó el DAFO) y cómo la estrategia propuesta intenta abordar las oportunidades y fallas que se localizaron.

2. Héroes, de Fundación BBVA Microfinanzas

Para impulsar la participación de sus voluntarios y colaboradores, Fundación BBVA Microfinanzas creó un plan de comunicación inspirado en los videojuegos. Esto reforzó el compromiso de su talento humano, así como el proceso de integración de las personas de recién ingreso, mientras reafirmaba la gestión de equipos de trabajo y, sobre todo, la misión de la organización: apoyar a personas de bajos recursos en América Latina.

3. La estrategia SHOW de MGM Resorts

Cuando Lilian Tomovich, la CEMO de MGM en 2018, tuvo la tarea de impulsar a la marca centrándose en la experiencia del huésped, sabía que la estrategia para lograrlo tendría que empezar desde dentro. Para que la transformación abriera la puerta a casinos, resorts y entretenimiento, el plan de comunicación organizacional se creó bajo el concepto SHOW:

• S, de «smile»: sonríe y saluda al invitado.
• H, de «hear»: escucha su historia.
• O, de «own»: apropiarse de la experiencia.
• W, de «wow»: sorprender al invitado.

El concepto se convirtió en una campaña interna que inició con un evento para 7000 empleados de distintos cargos, en el que aprendieron el mensaje y la estrategia. A su vez, ellos transmitieron la idea mediante acciones y procesos (por etapas), reforzados por la comunicación generada alrededor de SHOW. Esto permitió que la adaptación a los nuevos modelos de negocio sucediera con menos dificultades.

Ahora es momento de que elabores el que tu empresa necesita. ¿En cuál de estos ejemplos te vas a inspirar?