Las estadísticas no mienten: los webinars (o conferencias web) son uno de los tres tipos de contenido que mejoran el engagement y son más consumidos en los canales B2B, de acuerdo con GoToWebinar

Ahora que ya sabes los números, me gustaría compartir contigo los mejores consejos para crear un webinar altamente eficiente. ¿Qué significa para mí «altamente eficiente»? Que cumpla con las tres características básicas del contenido de calidad: que sea inolvidable, entretenido y útil.

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Claro está que la implementación del inbound marketing puede cambiar dependiendo de tu negocio y de la industria en la que te desempeñas. No obstante, un webinar es una de las mejores maneras de conseguir leads mejor calificados.

Un webinar es el equivalente a dar una conferencia con la única diferencia de que no ves físicamente al público. ¡No te asustes! No es algo tan protocolario. Lo puedes hacer desde tu casa (y con un café en la mano, si quieres).

Para que te hagas una idea de cómo se ve un webinar, te recomiendo mirar este que hicimos junto con el equipo de Twitter: #TweetSmarter, donde aprenderás cómo aumentar tus conversiones en la red social. Este es un webinar tipo presentación donde se comenta cada diapositiva de Power Point. Como ponente, puedes aparecer en una ventana pequeña, como si estuvieras en Skype.

 

¿Para qué sirve un webinar?

Los webinars permiten que las empresas puedan generar eventos interactivos para sus clientes y potenciales clientes, sin importar su ubicación física. Pueden ser utilizados para generar leads y conversiones, mejorar el brand awareness, aumentar los ingresos y posicionarte como experto en un cierto tema. 

 

Ahora que sabes en qué consiste este formato y para qué sirve, te daré 13 consejos para que tu propio webinar salga de maravilla.

 

13 consejos para crear un webinar altamente efectivo

1. Haz que tu contenido vaya de acuerdo con lo que están buscando tus buyer personas

Revisa bien las búsquedas de información de tu público objetivo y encuentra un tema y un titular atractivos. Por ejemplo, en GROU hicimos un webinar sobre inbound marketing, pero en lugar de llamarlo «Introducción al Inbound Marketing», lo titulamos: «Las Mentiras del Marketing Digital» para hacerlo más interesante.

2. Utiliza un proveedor que te permita tener una URL de registro

Establece contacto con el proveedor de software para el servicio, que te brindará un enlace para los registros. Los mejores están en inglés, aunque son muy intuitivos y fáciles de utilizar. Mis sugerencias son:

  • GoToWebinar: es todo un clásico de los webinars. Se debe pagar, pero da resultados impecables y de buena calidad. Te conviene si ofreces varios webinars al mes.
  • WebEx: otro clásico, aún más barato, que soporta webinars de hasta 300 asistentes.
  • AnyMeeting: es gratis durante 30 días en todos sus planes, que van desde 50 hasta 1000 asistentes.
  • Zoom: tiene planes mensuales o anuales que permiten desde 100 ¡hasta 10 000 participantes!
  • ClickMeeting: puedes utilizar su versión de prueba por 30 días, con planes desde 10 hasta 1000 asistentes.

3. Crea una landing page de registro para facilitar el seguimiento

Es muy importante crear una landing page para cada webinar. Esto te servirá para detallar toda la información del evento y además para administrar esa base de datos como parte de tus acciones de lead nurturing.

Por ejemplo, observa cómo IEBS Business School tiene páginas para cada una de sus ofertas de seminarios web, como es el caso de «Alternativas de acceso al mercado laboral»:

Basta con que solicites el correo electrónico de los visitantes, así como su nombre y organización. Si deseas conocer más acerca de sus actividades, puedes pedir que seleccionen cuál es su interés en tu contenido: si se trata de agencias especializadas que buscan conocimientos técnicos, si son empresas en busca de proveedores o simplemente son profesionistas que quieren ahondar en un tema.

Eso sí: ten en cuenta que, entre más campos deban llenar, menor será la cantidad de respuestas. Esto puede traer beneficios si lo que buscas es una audiencia reducida y altamente interesada en tu oferta.

4. Diseña e implementa una campaña de promoción estratégica

No puedes esperar que los registros a tu webinar lleguen solos. Establece un plan táctico sobre cómo vas a promoverlo: desde 12 posts relacionados con el tema en tu blog (3 a la semana en el mes previo), pasando por gráficos, infografías para posts en redes sociales, además de campañas de email marketing. 

También puedes utilizar publicaciones pagadas en Facebook, Twitter o LinkedIn. Mi recomendación es comenzar la promoción al menos 3 o 4 semanas antes del día del evento con apariciones incrementales conforme se acerca la fecha.

5. Haz un video promocional

Desarrolla un video de 40 segundos para describir lo que la gente aprenderá en el seminario. Somos cada vez más visuales; te sorprenderás qué tan bien funciona esta videopromoción.

Mira, por ejemplo, este video que la Universidad Tecnológica del Perú subió a su cuenta de YouTube para promocionar el webinar «Customer experience: ¿cómo enamorar a tu cliente», de la especialista Joycie Paz:

6. Automatiza la promoción de emails usando workflows

Prepara el workflow de aproximadamente cuatro correos diferentes para promocionar tu webinar. El primero lo enviarás un mes antes del webinar; el segundo, tres semanas antes; el tercero, una semana antes; mientras que el cuarto, 2 horas antes de iniciar la transmisión. Pueden parecer muchos correos, pero está comprobado que la mayoría de las personas se registra poco tiempo antes del evento.

7. Graba tu webinar para utilizarlo como contenido

No te puedes olvidar de grabar el webinar que estás haciendo. Esto te permitirá tener contenido que te generará leads por mucho tiempo más. Una vez realizado el webinar debes enviar un correo de agradecimiento a todos los registrados con un vínculo a esta grabación, que ubicarás en tu página de agradecimiento.

8. Diseña una campaña visual

Desarrolla una campaña con imágenes e infografías para publicar, desde tres semanas antes. Todos los días puedes publicar posts (tanto en redes sociales como en tu blog) con el link que lleva a tu landing page de inscripción. Piensa que la mayoría de las inscripciones no se generan en redes sociales, pero sí son el medio más importante para generar expectativas.

9. No leas desde una diapositiva ni te olvides de un temario

Ya que darás un webinar enfocado en el área en que eres experto, debes mostrar soltura y seguridad en lo que dices. No es recomendable que utilices tus diapositivas, infografías o cualquier otro soporte visual como un sustituto de tu discurso, así como tampoco es necesario que sigas un guion al pie de la letra.

Lo mejor es que escribas un temario breve y algunas frases que te ayuden a encaminar la conversación. Redacta estas pautas y subtítulos para que haya un hilo conductor durante toda la sesión.

10. Decide qué formato utilizarás

¿Serás el único ponente de este webinar? No olvides que puedes tener invitados que aporten valor de acuerdo con tu temario. Incluso puedes tener presentadores que te ayuden a que la audiencia se anime y a generar expectativas positivas para el encuentro.

También puedes optar por un panel de discusión con otros ponentes o con los asistentes. Esto será muy útil si decides que habrá un máximo de 20 o 30 personas, con quienes podrás conversar de forma abierta, sobre todo si se trata de especialistas de un nicho o de representantes de empresas con retos semejantes.

Otra manera de presentar tu webinar es por medio de una entrevista o un debate. Además, cuentas con la opción de una presentación clásica.

11. Crea un sistema de comunicación con tu audiencia

Escoge un software que te permita comunicarte con tus seguidores y con cada una de las personas que decidieron entrar al webinar. La mayoría de los programas permiten una ventana de chat donde podrás leer sus preguntas. 

También puedes dejar un cuestionario abierto en tu landing page donde los participantes envíen preguntas por anticipado. Eso también te ayudará a organizar tu temario y a saber cuáles son los enfoques específicos que interesan a tu audiencia.

12. Logra que las acciones de venta estén en sintonía

Ya sea que tengas un equipo de ventas o que hagas esta labor por tu cuenta, es importante que sepas qué harás con todos los leads que generaste. Crea listas de correo segmentadas, de acuerdo con las necesidades de contenido de los asistentes y haz que tu oferta llegue en los momentos adecuados.

Si tu webinar tenía como fin promocionar un producto o servicio, puedes hacer un seguimiento por email dos o tres días después. Así, puedes hacer preguntas posventa para quienes sí compraron tu oferta, o preguntas específicas para quienes no lo hicieron, pero están interesados.

Steven Essa, especialista en webinars y educación digital, sugiere enviar un correo donde ofrezcas planes de financiamiento a quienes mostraron interés, pero no aceptaron la oferta inicial. Puedes hacerlo si promocionaste un curso o una asesoría, por ejemplo.

13. Haz un ensayo

Crea un webinar de ensayo uno o dos días antes de la presentación real. Pide a algunos de tus seguidores o amigos que asistan al evento virtual para comprobar que todo funciona correctamente: desde el audio y video, hasta el chat en vivo.

Así tendrás la seguridad de que sabrás solucionar los problemas técnicos (¡que esperamos que no ocurran!).

 

Cómo hacer un webinar gratis

Si quieres hacer un webinar de prueba o las opciones de software de pago no son para ti, puedes crear tu propio evento con ayuda de estas herramientas:

1. InstaWebinar

InstaWebinar es una plataforma para organizar webinars gratis que está disponible para un máximo de 100 participantes. Pueden entrar desde cualquier sistema operativo, ya sea de escritorio o móvil. Tienes la opción de enviar un correo de recordatorio y, al final, recibirás una lista con los datos de quienes asistieron.

2. Free Conference Call

Crea tus seminarios virtuales con ayuda de este software gratuito, donde tendrás la opción de compartir tu pantalla para ofrecer apoyo visual a quienes asistan. Una cuenta gratuita permite hasta 1 000 participantes.

Para comenzar, simplemente debes crear una cuenta con tu correo electrónico y una contraseña. Lo mejor es que no cuentas con límite de tiempo por evento, podrás cambiar de presentador y tendrás una pizarra a tu disposición.

3. Apache OpenMeetings

Quizá Apache OpenMeetings no es la opción más amable a nivel visual, pero sí que tiene funciones adecuadas: puedes compartir audio y video, grabar tus videoconferencias, seleccionar el área de la pantalla que quieres compartir y crear un sistema de moderadores en el chat.

También tendrás un área de mensajes privados y un calendario integrado. Sin duda es una opción que vale la pena probar.

Además de estas opciones, puedes utilizar tu canal de YouTube o tu página de marca en Facebook para organizar tu próxima videoconferencia, por medio de un video en vivo. Ten en cuenta que en estos medios podrás llegar a más usuarios, en tanto que la mayoría de tu público tendrá una cuenta activa en alguna de estas redes sociales. No obstante, si buscas tener un webinar con una audiencia más exclusiva, será mejor que utilices una plataforma distinta.

 

Consejos al comenzar tu webinar

Ahora llegó el momento de dar el webinar que, en nuestra experiencia, no debe durar más de 45 minutos (con tiempo extra para preguntas). Algunos consejos para este día son:

  • Al empezar tu webinar, lo primero que debes hacer es presentarte (quizás muchos te conocen, pero habrá gente que no), luego da una introducción general al tema y menciona cuáles temas abordarás durante la presentación.
  • Concéntrate en resolver dudas, mas no en mostrar tu talento de orador. Habla de forma simple y directa tratando de cubrir los problemas más comunes que enfrentan los consumidores en tu industria y sus causas; después, ofrece tu visión sobre cómo solucionarlos. Piensa siempre en dar contenido valioso y útil, sobre todo que puedan poner en práctica para obtener resultados rápidos.
  • Deja al final la promoción de tus productos o servicios, sin mostrarte demasiado comercial. Muestra el vínculo de las páginas donde ofreces mas información para aquellos interesados.
  • Finalmente, asegúrate de grabar el webinar porque muchos de los que se inscriben querrán verlo otra vez o compartirlo con gente cercana.

Después del webinar (a nosotros nos gusta hacerlo al día siguiente, pero muchos lo hacen el mismo día), es bueno enviar un correo electrónico a todos los inscritos con un enlace a la grabación.

Poner ese video en tu sitio web te permitirá, a través de HubSpot, hacer un seguimiento de visitas y descargas. Si lo que quieres es seguir generando leads con este webinar te recomendamos poner esta grabación en un landing page con un formulario para descargar.

Considera que la mayoría de los participantes de un webinar son leads calificados. Algunos serán competidores porque quieren ver qué haces, pero la mayoría serán clientes potenciales que requieren la solución que tú ofreces. ¡Aprovecha la oportunidad de acercarte a ellos!

 

Estrategias de Video

 

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Publicado originalmente en enero 16 2020, actualizado enero 22 2020

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