Qué es un webinar, cómo funciona y cómo crearlo con éxito

¿Has pensado alguna vez en realizar un evento empresarial único y divertido para tu público objetivo y clientes? Un evento con contenido atractivo, ejercicios interactivos y redes, todo con el potencial de mejorar el conocimiento de tu marca y convertir más prospectos en clientes para aumentar tus ingresos. 

Los webinars son un contenido de alto consumo y mejoran el engagement. Para crear un seminario web altamente eficiente es necesario que cumpla tres características básicas: inolvidable, entretenido y útil. Un webinar es una de las mejores maneras de conseguir leads mejor calificados.

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Entonces, comencemos a analizar qué es y cómo puedes comenzar un webinario exitoso.

Un webinar es el equivalente a dar una conferencia con la única diferencia de que no ves físicamente al público.

Qué significa webinar

Webinar viene de las palabras seminar o «seminario» en español, y «web» (que tiene lugar en la red de internet). Por lo tanto, significa «seminario web». Los seminarios web permiten que las empresas creen eventos interactivos para sus clientes y potenciales clientes, sin importar su ubicación física. Pueden ser utilizados para generar leads y conversiones, mejorar el brand awareness y aumentar los ingresos.

Para qué sirve hacer un webinar

En definitiva, los webinars son una forma eficaz de llegar a muchas personas. A continuación, vamos a analizar algunos de sus usos y beneficios con mayor detalle:

1. Permite adaptar el contenido a la marca

Los webinars son una forma sencilla de crear contenido único y personalizado para tu marca, ya que puedes incluir una variedad de funciones de presentación para mejorar la experiencia de los espectadores y miembros de la audiencia, como herramientas de dibujo, actividades interactivas, diapositivas, encuestas, chat y más. 

2. Reduce los gastos en comparación con un formato físico

Los seminarios web son económicos. Piénsalo de esta manera: si organizaras un evento en persona con tu público objetivo y clientes, es muy probable que tengas que alquilar un espacio, pedir comida, comprar equipo de presentación, pagar limpieza, etc. Mientras que si haces un webinar vas a ahorrarte dinero e incluso puedes organizarlo de forma gratuita. 

3. Educa a los prospectos y clientes

Los seminarios web son una manera sencilla de educar a tu audiencia. Puedes optar por explicar los beneficios de tu producto o servicio, revisar capacidades y características o incluso concentrarte en cómo resuelves los desafíos de tus compradores y clientes actuales. 

4. Muestra tu producto o servicio

Además de educar a los asistentes, también puedes proporcionar una demostración instructiva sobre cómo pueden usar o implementar tu producto o servicio. 

5. Contribuye al posicionamiento

Al organizar un seminario web puedes establecerte como un líder intelectual de tu industria. Si organizas de manera regular webinars educativos, a través de los cuales los asistentes obtienen consejos prácticos con los que puedan aprender algo nuevo, es más probable que adquieras más autoridad en tu industria. 

6. Incrementa el awareness de tu marca

Son otra forma de incrementar el awareness, ya que puedes dirigirte a tu público objetivo y alentar a los miembros de tu audiencia a compartirlo con otras personas y, de esta forma, reforzar el reconocimiento de tu marca.

7. Impulsa las conversiones

Puedes utilizar los seminario web como fuente de conversiones e ingresos al establecerte como líder de opinión. Los prospectos estarán más inclinados a confiar en ti y, por lo tanto, en tu producto o servicio. Además, a medida que promocionas y compartes tu contenido, el aumento de reconocimiento conducirá a más conversiones. 

Características de un webinar

Una transmisión de este tipo se realiza a través de un software especializado en transmitir video en una red multipunto, donde varios usuarios interactúan al mismo tiempo. Entre las características más destacables de esta se encuentran:

Sesión programada

Es la función que te permite establecer una hora y una fecha para la realización en una reunión con un número identificador único.

Registro

Los interesados dejan sus datos de contacto (principalmente nombre y email) en una landing page u otra página para permitirles el acceso a la reunión. Esto se logra en conjunto con la difusión del evento en diferentes canales digitales.

Puedes hacer más eficiente este proceso con la ayuda de un software para lanzar campañas de publicidad.

Transmisión en vivo

La mayoría de los seminarios web se realizan en vivo, donde el presentador, invitados y público interactúan entre sí por medio de chats o participaciones directas.

Grabación

Los software especializados tienen la función de grabar y guardar la sesión, para que posteriormente compartas el archivo a más personas. Con esta opción puedes hacer un seminario web pregrabado, en lugar de uno en vivo.

Chat de texto

Dentro de la plataforma hay un chat donde los participantes pueden realizar comentarios que todos los demás verán. 

Pantalla compartida

Esta función permite al presentador compartir la pantalla de su portátil o computadora de escritorio para mostrar una presentación o contenido a la audiencia. 

Encuestas

Suelen ser preguntas de opción múltiple respecto al tema o la marca que los participantes responden en medio o al final de la reunión. 

Pizarrón

Es un tablero digital donde el presentador puede escribir o hacer dibujos para explicar mejor un tema que lo requiera. 

Elementos de un webinar

• Evento principal
• Anfitrión y presentador(es)
• Asistentes
• Computadora de escritorio o portátil con cámara y micrófono
• Presentación (generalmente en forma de diapositivas)
• Elemento interactivo para que los asistentes participen (por ejemplo, encuesta, sondeo o debate)
• Software de seminarios web 

Cuando inicia el seminario web, los panelistas son los encargados de dirigir la reunión, además les es posible compartir la pantalla de su ordenador para mostrar alguna presentación o contenido multimedia. Se puede habilitar un chat dentro de la sesión para que todos los participantes den opiniones, presenten dudas o hagan preguntas acerca del tema tratado en la videoconferencia. 

El seminario web debe educar, demostrar, instruir o explicar algo a sus asistentes. Ayuda a tu empresa a posicionarse como experta en tu industria, a mejorar el conocimiento de marca y aumentar las conversiones y ventas. Es recomendable que aunque tu seminario web sea en vivo o no, siempre debe grabarse; de esta manera tendrás esos archivos como referencia futura en tu sitio web, ya que los webinarios suelen ser una excelente fuente de contenido permanente.

Además, puedes compartir el contenido de tu seminario web a través de una biblioteca de recursos en tu sitio web. De esta forma, los visitantes de tu sitio, los clientes y los miembros del equipo podrán consultarlo fácilmente desde una ubicación en cualquier momento. 

Si quieres tener una idea más clara de cómo es un seminario web, te recomiendo ver este que hicimos junto con el equipo de Twitter: #TweetSmarter, donde aprenderás cómo aumentar tus conversiones en esta red social. Este es un video tipo presentación donde se comenta cada diapositiva de PowerPoint y el ponente aparece en una ventana pequeña como si estuviera en una videoconferencia. 

1. Panel de expertos

Con este formato es posible atraer a más audiencia; puedes invitar a un experto de la industria, ya sea interno o externo a tu empresa, para discutir lo que sea alrededor de tu negocio.

2. Entrevista

Piensa en los diversos temas que los miembros de tu audiencia quieren escuchar y luego busca un entrevistador y un entrevistado adecuados para organizar una entrevista. Puede ser un líder intelectual interno o externo, un miembro de tu equipo, un cliente actual y leal o incluso alguien fuera de la industria.

3. Presentación o demostración de producto o servicio

Este formato de seminario web proporciona a tu audiencia una presentación o demostración de tu producto o servicio, con el fin de presentarle claramente los beneficios y las aplicaciones de lo que estás vendiendo. 

4. Preguntas y respuestas

En este tipo de formato puedes invitar a un miembro de tu junta directiva para que organice las preguntas y respuestas. Y los empleados (representantes de ventas, de servicio, especialistas en marketing, gerentes de producto, etc.) responden las preguntas que tengan los miembros de la audiencia. 

5. Instructivo

Con un seminario web puedes enseñarle a tu público objetivo cómo hacer algo, por ejemplo, lograr un objetivo. Observa bien a tus compradores y revisa cuáles son sus desafíos, elige uno de esos obstáculos y ofréceles un instructivo de cómo pueden solucionarlo de manera efectiva. 

6. Chat casual

Ya sea con un miembro de tu equipo o un líder externo, este formato de webinar te permite crear un chat casual con tu público objetivo. De esta manera, los miembros de la audiencia pueden sintonizar, sentarse y disfrutar de una conversación natural haciendo preguntas y generando nuevas direcciones durante una discusión. 

7. Caso de estudio

Con este formato puedes invitar a los clientes a asistir para hablar sobre cómo tu producto o servicio ha resuelto diversos desafíos de uno de tus clientes leales. Mira tus casos de estudio y selecciona cuál es el más convincente para mostrar. 

Ahora que sabes en qué consisten los diferentes formatos de seminario web y para qué sirven, te diré cómo crear uno altamente efectivo.

1. Haz que tu contenido vaya de acuerdo con lo que buscan tus buyer personas

Revisa bien las búsquedas de información de tu público objetivo y encuentra un tema y un titular atractivos. Por ejemplo, GROU hizo un seminario web sobre inbound marketing, pero en lugar de llamarlo «Introducción al inbound marketing» lo tituló «Las mentiras del marketing digital» para hacerlo más interesante.

2. Utiliza un proveedor que te permita tener una URL de registro

Establece contacto con el proveedor de software para el servicio de webinar, el cual te brindará un enlace para los registros. Los mejores están en inglés, aunque son muy intuitivos y fáciles de utilizar. Más adelante te compartiré algunas sugerencias.

Además, puedes utilizar tu canal de YouTube o tu página de marca en Facebook para organizar tu próximo evento, por medio de un video en vivo. Ten en cuenta que con estos medios podrás llegar a más usuarios, porque la mayoría de tu público tendrá una cuenta activa en alguna de estas redes sociales. No obstante, si buscas tener un seminario web con una audiencia más exclusiva, será mejor que utilices una plataforma distinta. 

3. Crea una landing page de registro para facilitar el seguimiento

Es muy importante tener una landing page para cada evento. Esto te servirá para detallar toda la información del evento y, además, para administrar esa base de datos como parte de tus acciones de lead nurturing. 

Por ejemplo, observa cómo IEBS tiene páginas para cada una de sus ofertas de seminarios web, como es el caso de «Alternativas de acceso al mercado laboral».

Imagen de IEB School

Basta con que solicites el correo electrónico de los visitantes, así como su nombre y organización. Si deseas conocer más acerca de sus actividades, puedes pedir que seleccionen cuál es su interés en tu contenido: si se trata de agencias especializadas que buscan conocimientos técnicos, si son empresas en busca de proveedores o simplemente son profesionistas que quieren ahondar en un tema. 

Ten en cuenta que cuantos más campos deban llenar, menor será la cantidad de respuestas. Esto puede traer beneficios si lo que buscas es una audiencia reducida y altamente interesada en tu oferta. Si aún no cuentas con una página de aterrizaje, crea una con nuestro software Creador de landing pages totalmente gratis. 

Finalmente confirma que el registro del seminario web esté completo para cada asistente que se haya registrado. Puedes hacerlo enviando a quienes se hayan registrado a una nueva página de aterrizaje con los detalles de confirmación. Otra opción es enviar correo electrónico de seguimiento a los asistentes poco después de completar el registro.

4. Diseña e implementa una campaña de promoción estratégica

No puedes esperar que los registros de tu webinario lleguen solos. Establece un plan táctico sobre cómo vas a promoverlo: desde 12 posts relacionados con el tema en tu blog (3 a la semana en el mes previo), pasando por gráficos, infografías para posts en redes sociales, además de campañas de email marketing.

También puedes utilizar publicaciones pagadas en Facebook, Twitter o LinkedIn. Mi recomendación es comenzar la promoción al menos de 3 o 4 semanas antes del día del evento con apariciones más frecuentes conforme se acerca la fecha.

5. Haz un video promocional

Desarrolla un video de 40 segundos para describir lo que la gente aprenderá en el seminario. Te sorprenderá lo bien que funciona esta videopromoción, ya que cada vez somos más visuales.

Por ejemplo, este video que la Universidad Tecnológica del Perú subió a su cuenta de YouTube para promocionar el seminario web «Customer experience: ¿cómo enamorar a tu cliente?» de la especialista Joycie Paz: 

Video de UTP

6. Automatiza la promoción de emails usando workflows

Prepara el flujo de aproximadamente cuatro correos diferentes para promocionar tu sesión. El primero lo enviarás un mes antes del evento; el segundo, tres semanas antes; el tercero, una semana antes; mientras que el cuarto, 2 horas antes de iniciar la transmisión. Pueden parecer muchos correos, pero la mayoría de las personas se registra poco tiempo antes del evento.

Incluye detalles en tus mensajes sobre el equipo necesario para participar en el seminario web, como una computadora portátil con wifi estable, parlantes, un micrófono y una cámara. También puedes proporcionar información sobre tus presentadores o un elemento interactivo para entusiasmar a los asistentes. 

Proporciona instrucciones claras sobre cómo tus asistentes se unirán o verán el evento. Por ejemplo, puedes incluir un enlace para unirse o ver la sesión en el correo 2 horas antes de iniciarla. Para hacer más sencillas todas estas tareas usa el Software de email marketing de HubSpot. 

7. Establece expectativas para participación y graba tu seminario para utilizarlo como contenido

Los seminarios web deben ser interactivos, por eso es importante que establezcas las expectativas desde el principio y hagas que tus presentadores las reiteren al comienzo del evento, para que todos estén en la misma sintonía. Si tu sesión es en vivo, facilita la participación y el debate durante todo el evento o reserva tiempo para el debate, las preguntas y respuestas al final. 

Si el evento es pregrabado, establece una ventana de tiempo después de que se haya compartido para que los asistentes envíen preguntas. Luego, los presentadores podrán grabar o escribir las respuestas y enviarlas al asistente correspondiente.

En cualquier caso, no te olvides de grabar el seminario web que estés haciendo. Esto te permitirá tener el contenido que te generará leads por mucho tiempo más. Una vez realizado, debes enviar un correo de agradecimiento a todos los registrados con un vínculo a esa grabación, que ubicarás en tu página de agradecimiento. 

8. Diseña una campaña visual

Desarrolla una campaña con imágenes e infografías para publicar desde 3 semanas antes. Todos los días puedes publicar (tanto con ayuda de un gestor de redes sociales como en tu administrador de blog) con el enlace que lleva tu landing page de inscripción. Piensa que la mayoría de las inscripciones no se generan en redes sociales, pero sí son el medio más importante para crear expectativas.

9. No leas una diapositiva ni te olvides de un temario

Ya que darás un seminario web enfocado en el área en que eres experto, debes mostrar soltura y seguridad en lo que dices. No es recomendable que utilices tus diapositivas, infografías o cualquier otro soporte visual como un sustituto de tu discurso, así como tampoco es necesario que sigas un guion al pie de la letra.

Lo mejor es que escribas un temario breve y algunas frases que te ayuden a encaminar la conversación. Redacta estas pautas y subtítulos para que haya un hilo conductor durante toda la sesión. 

10. Decide qué formato utilizarás

¿Serás el único ponente de este evento? No olvides que puedes tener invitados que aporten valor de acuerdo con tu temario. Incluso puedes tener presentadores que ayuden a que la audiencia genere expectativas positivas para el encuentro. 

También puedes optar por un panel de discusión con otros ponentes o con los asistentes. Esto será muy útil si decides que habrá un máximo de 20 o 30 personas, con quienes podrás conversar de forma abierta, sobre todo si se trata de especialistas de un nicho o de representantes de empresas con retos semejantes. En fin, explora todas las opciones de formato que ya conoces.

11. Crea un sistema de comunicación con tu audiencia

Escoge una herramienta que te permita comunicarte con tus seguidores y con cada una de las personas que decidieron entrar a la transmisión. La mayoría de los programas permiten una ventana de chat donde podrás leer sus preguntas.

También puedes dejar un cuestionario abierto en tu página dedicada donde los participantes envíen preguntas por anticipado. Eso también te ayudará a organizar tu temario y saber cuáles son los enfoques específicos que le interesan a tu audiencia. 

12. Logra que las acciones de venta estén en sintonía

Ya sea que tengas un equipo de ventas o que hagas esta labor por tu cuenta, es importante que sepas qué harás con todos los leads que generaste. Crea listas de correo segmentadas, de acuerdo con las necesidades de contenido de los asistentes, y haz que tu oferta llegue a los momentos adecuados. 

Si tu transmisión tenía como fin promocionar un producto o servicio, puedes hacer un seguimiento por email 2 o tres 3 después. Así puedes hacer preguntas posventa para quienes sí compraron tu oferta o preguntas específicas para quienes no lo hicieron, pero están interesados. 

Steven Essa, especialista en educación digital, sugiere enviar un correo donde ofrezcas planes de financiamiento a quienes mostraron interés, pero no aceptaron la oferta inicial. Puedes hacerlo, por ejemplo, si promocionaste un curso o una asesoría. 

13. Haz un ensayo

Crea una sesión de ensayo uno o dos días antes de la presentación real. Pide a algunos de tus seguidores o amigos que asistan al evento virtual para comprobar que todo funciona correctamente: desde el audio y video hasta el chat en vivo. Así tendrás la seguridad de que sabrás solucionar problemas técnicos en caso de que ocurran. 

Consejos durante el seminario web

En general, la sesión debe durar más de 45 minutos (con tiempo adicional para preguntas). Te dejo algunos consejos para hacerlo altamente efectivo:

Preséntate

Lo primero que debes hacer es presentarte (quizás muchos te conocen, pero habrá gente que no), luego da una introducción general del tema y menciona cuáles asuntos abordarás durante tu presentación.

Enfócate en brindar información de valor

Concéntrate en resolver dudas más que en mostrar tu talento de orador. Habla de forma simple y directa tratando de cubrir los problemas más comunes que enfrentan los consumidores en tu industria y sus causas. Después, ofrece tu visión sobre cómo solucionarlos. Piensa siempre en dar contenido valioso y útil, que los asistentes puedan poner en práctica para obtener resultados rápidos.

Pospón la promoción al final

Deja al final la promoción de tus productos o servicios, sin mostrarte demasiado comercial. Muestra el vínculo de las páginas donde ofreces más información para aquellos que estén interesados. 

Graba el encuentro y compártelo

Finalmente, asegúrate de grabar la transmisión porque muchos de los que se inscriben querrán verlo otra vez o compartirlo a gente cercana. 

Después del seminario web, es adecuado enviar un correo electrónico a todos los inscritos con un enlace de la grabación. Te recomiendo que sea al día siguiente, aunque muchos lo hacen el mismo día; es tu decisión.

Poner ese video en tu sitio web te permitirá, por medio de HubSpot, hacer un seguimiento de visitas y descargas. Si lo que quieres es seguir generando leads con este evento, te sugiero poner esta grabación en una landing page con formularios web para generar más descargas.

8 plataformas para webinar

1. GoToWebinar

Imagen de GoToWebinar

Es todo un clásico porque sus resultados son impecables y de buena calidad. Te conviene si ofreces varias sesiones al mes. Incluye informes y análisis de asistencia, aplicaciones móviles y pasarela de pagos en sus planes avanzados.

2. Webex

Imagen de Webex

Esta es una plataforma muy conocida, con distintos planes y que soporta hasta 1000 asistentes por evento. Permite añadir pizarras compartidas, obtener subtítulos de manera automática y guardar tus grabaciones en la nube para recuperarlas y compartirlas donde desees.

3. AnyMeeting

Imagen de AnyMeeting

Te permite enviar correos electrónicos de seguimiento, encuestas e incluso pequeñas pruebas en caso de que busques comprobar lo que aprendieron los asistentes. Con su ayuda, generarás análisis útiles para mejorar tus transmisiones.

4. Zoom

Imagen de Zoom

Tiene planes mensuales o anuales que permiten desde 100 hasta 10.000 participantes, donde tendrás un alto nivel de seguridad y facilidad de uso. En la sección que sigue te diré cómo crear un seminario en esta plataforma tan utilizada hoy en día.

5. ClickMeeting

Imagen de ClickMeeting

Puedes utilizar su versión de prueba y verificar la utilidad de sus herramientas de chat y sesiones de preguntas, páginas de destino, transmisión simultánea en YouTube o Facebook, y opciones para compartir presentaciones y pantalla.

6. EasyWebinar

Imagen de EasyWebinar

EasyWebinar integra un creador de landing pages, análisis de gran alcance de tus sesiones, segmentación e integraciones para generar eventos de marketing que sean relevantes para tu audiencia.

7. Demio

Imagen de Demio

Demio cuenta con herramientas de análisis poderosas, enfocadas en entender el retorno de inversión de cada transmisión, identificación de las intenciones de compra, tasas de engagement y de asistencia, con el fin de crear vínculos significativos con los visitantes de tu recurso en línea.

8. WebinarNinja

Imagen de WebinarNinja

WebinarNinja es una plataforma muy completa, misma que te permite añadir documentos descargables en tus presentaciones, una pasarela de pagos integrada, personalización de los activos por idioma y una plataforma de email útil para tus objetivos de marketing.

Cómo crear un webinar en Zoom

1. Inicia sesión en la aplicación

Inicia sesión en Zoom con tu correo y contraseña, de preferencia desde tu ordenador o computadora para que te sea más fácil crear tu seminario web. Haz clic en «Mi Cuenta». 

Ya que estés en tu perfil en el panel izquierdo ve a «Seminarios Web» y luego a «Programar un seminario web».

2. Configura la transmisión

En esta parte añade el nombre de la sesión, una breve descripción, fecha y hora, duración y zona horaria. Indica si la inscripción al seminario web es obligatoria o se puede entrar solo con tener el enlace; luego, señala si el video de panelistas y asistentes iniciará apagado o encendido.

En las opciones avanzadas introduce el correo electrónico de los anfitriones que colaborarán contigo. Finalmente, haz clic en «Programar».

3. Edita las opciones

Para personalizar más el seminario web ve de nuevo al panel izquierdo en «Seminarios Web», aparecerá una lista donde seleccionarás el nombre que acabas de crear. Luego irás hasta abajo a la derecha en la opción «Editar este seminario web». Saldrá un recuadro como el de la imagen; selecciona «Solo este seminario web».

Desliza hasta abajo de la página hasta que te aparezcan estas pestañas, donde puedes editar las invitaciones a panelistas y asistentes, configurar envíos de email, imágenes de la marca e información de los oradores, votaciones, integración y transmisión en vivo.

4. Localiza la administración de la reunión

Finalmente, para practicar, copia y pega el enlace del seminario y entrarás a la sala de reunión que se verá así. Dirígete a la opción de «Panelistas» en la columna derecha, luego ve hasta abajo en el botón «Más»: aparecerá una lista de opciones para modular la transmisión. 

Considera que la mayoría de los participantes de un seminario web son leads calificados. Algunos serán competidores porque quieren ver lo que haces, pero la mayoría serán clientes potenciales que requieren la solución que tú ofreces. 

Ejemplos de webinars de empresas

1. Alares

Esta es una empresa que se dedica al cuidado de personas de cualquier edad, ya sean niños, jóvenes, adultos mayores o personas con discapacidad. Aquí vemos un seminario web que organizó con tres panelistas conocedoras de la inclusión de las personas mayores. 

Imagen de Alares

2. Ginefiv

Ginefiv es una clínica médica que brinda tratamientos de fecundación in vitro, ovodonación e inseminación artificial. En relación con sus servicios creó un seminario web con una doctora especialista en rejuvenecimiento ovárico, muy de acuerdo con el interés de sus clientes potenciales. 

Imagen de Ginefiv

3. Barrera Romero Ingenieros

Esta empresa brinda servicios de construcción civil, instalaciones eléctricas e ingeniería de instrumentación, en Bolivia. En 2020 decidió abrir sus cursos online para capacitar a personas dedicadas a este sector, por lo cual creó un seminario web gratuito de uno de los software más populares para realizar cálculos y diseños en la ingeniería. 

Imagen de Barrera Romero Ingenieros

4. HubSpot

Aquí presentamos todo acerca de una estrategia de marketing basado en cuentas (ABM, por sus siglas en inglés), desde qué es y por qué es relevante para los negocios B2B, cómo identificar si funcionaría en tu empresa y cómo usarla, de la mano de dos de nuestros expertos. Como puedes ver, incluimos gráficos y explicaciones que te llevan a entender a fondo cómo funciona este modelo.

En HubSpot tenemos una gran oferta de contenidos ya grabados y también puedes registrarte para acceder a las futuras transmisiones.

Como podrás notar, los seminarios web brindan a las empresas la oportunidad de organizar un evento digital interactivo para los miembros de un público objetivo y clientes, sin importar en dónde se encuentren. ¡Aprovecha la oportunidad de acercarte a ellos!