Quizá hayas escuchado el término «ágil». Tal vez incluso hayas leído la Biblia de facto de uno de los aspectos más populares de la metodología ágil, Scrum: el arte de hacer el doble del trabajo en la mitad del tiempo (libro en inglés). Quizá también hayas estado buscando una manera más eficaz y eficiente de gestionar y completar los proyectos.
Nuestro equipo comenzó a implementar la gestión de proyectos ágil hace más de dos años. En este tiempo hemos aprendido muchísimo acerca de qué es lo que funciona para nosotros y cómo la gestión ágil afecta a nuestro negocio. En resumen, esta metodología ha hecho que nuestra agencia sea más predecible y significativamente más eficaz. Nos ha permitido planificar adecuadamente la capacidad de manera más efectiva. El Scrum ha hecho que nuestro trabajo sea mejor, ya que ahora nuestro proceso es más colaborativo que nunca.
Sin embargo, esta metodología no es para todos. Hemos hecho muchos cambios y ajustes sobre la marcha. Entonces, ¿cuál es la mejor manera de empezar con la gestión ágil? Aquí te presentamos cinco cuestiones fundamentales que hemos aprendido a medida que cambiamos del modelo de gestión de proyectos en cascada a un proceso ágil:
1) En primer lugar, intenta probar la metodología ágil en un proyecto.
Nunca comprenderás verdaderamente la diferencia que puede marcar la gestión ágil en tus procesos hasta que la pruebes. Pero es difícil implementarla sin cambiar completamente tu agencia. Por lo tanto, elige un proyecto en el cual tenga sentido usar el proceso ágil (la construcción de un nuevo sitio web es una buena opción, ya que es un proyecto compartimentado que tiene un principio y un final).
En realidad, en Kula «nos topamos» con la metodología ágil hace algunos años cuando trabajábamos en una tarea de desarrollo web con un plazo de entrega de locura. Lo que hicimos fue dividir nuestras tareas en microentregas y asignar pequeños grupos para que trabajaran en esas tareas de forma simultánea. El equipo trabajó en conjunto en la ejecución de cada tarea y en la repetición del diseño y el desarrollo, hasta que esa característica específica funcionó correctamente. Después se avanzó hacia la siguiente parte del trabajo. Nuestro equipo completó ese proyecto, que tenía una complejidad técnica importante, más rápido que cualquier otro proyecto de tamaño similar en el pasado. Hubo menos errores y el diseño superó la prueba del tiempo, lo cual proporcionó una excelente plataforma para la repetición, el crecimiento y la conversión durante los últimos años.
La forma en la que llevamos a cabo este proyecto no varió demasiado de las historias de los usuarios (en inglés) que nuestro equipo selecciona para cada proyecto que realizamos en la actualidad, excepto que ahora todo nuestro trabajo de clientes se compone de historias de usuarios organizadas por objetivos a corto plazo semanales. Antes de profundizar en el tema, es una buena idea ver cómo tu equipo se adapta al proyecto en fragmentos pequeños.
2) Todos en tu agencia deben adoptar la metodología.
Uno de los beneficios del proyecto de prueba que hicimos fue que todo el equipo logró observar cómo funcionó la gestión ágil para ellos y de qué forma hizo que su trabajo mejorara. Para todos los miembros de la agencia fue bastante obvio que mediante este proceso, en el cual equipos pequeños se encargaban de la repetición de tareas individuales para una misma producción, se creó un producto final mucho mejor que en los sitios donde el trabajo de todos dependía de un proceso anterior.
Cuando los diseñadores, los desarrolladores y los profesionales del marketing colaboran, sucede algo mágico. Sin embargo, forzar un proceso nuevo en el equipo, sin ninguna prueba de cómo ayudará a simplificar sus vidas, puede ser la fórmula perfecta para generar conflictos. Escucha a tu agencia y realiza los ajustes que tengan sentido para el proceso y que afecten positivamente a tu equipo. No existe una regla que indique que debas respetar los procesos Scrum o Kanban (sitios en inglés) al pie de la letra.
3) La metodología ágil «pura» es un mito.
Como todo, la versión perfecta del Scrum es difícil de implementar, en especial en un entorno que no coincide a la perfección con las condiciones en las que fue creada la metodología ágil. Sin embargo, esto no significa que no puedas obtener los beneficios del marco ágil. No es necesario que respetes la estrategia Scrum al pie de la letra para conseguir buenos resultados.
Conozco agencias que simplemente comenzaron a implementar el proceso ágil a través de charlas semanales, en las cuales brindaban a cada miembro del equipo información sobre lo que estaban implementando los colegas y les permitían ayudar cuando correspondía. Otras se han cambiado del modelo de precios por hora al modelo de puntos de historia, lo que ayuda a separar el esfuerzo que se asocia con el trabajo entregado del valor que la táctica les ofrece. Estas son solo algunas formas en las que tu agencia puede poner a prueba las partes del marco ágil para ver cómo se adaptan a tus necesidades y no deberías afligirte si solo puedes implementar algunas.
4) Debes evolucionar y repetir tu proceso de gestión de proyectos constantemente.
El proceso de gestión de proyectos que implementas cuando empiezas a explorar la metodología ágil no debería permanecer estático. Debes buscar constantemente nuevas formas de mejorarlo. En nuestro caso, cambiamos los papeles dentro de nuestra organización (por ejemplo, al cambiar quién escribe las historias) y modificamos de qué manera se ejecutan los «sprints» y cómo se asigna el tiempo. También modificamos los objetivos individuales por los objetivos basados en equipos. Todo esto resultó en un gran aumento en nuestra capacidad de proporcionar proyectos rápidamente y según lo previsto.
Si no hubiéramos hecho pruebas, no habríamos podido saber qué es lo que funciona para nosotros. Lo mejor de la metodología ágil, al igual que el inbound, es que cada parte de la producción se puede medir. A medida que tu equipo ejecute cada «sprint», deberías empezar a ver mejoras semana tras semana. Establece objetivos para lo que buscas mejorar. ¿Deseas aumentar la productividad de la agencia? ¿Reducir los errores? ¿Aumentar las oportunidades de venta? Todo esto y más se puede medir conforme lleves a cabo acciones para lograr tus objetivos. Realiza los cambios en un aspecto a la vez, mide y luego realiza las mejoras necesarias.
5) Pide ayuda.
Es difícil para una agencia implementar cualquier cambio importante en los procesos de gestión de proyectos, mucho menos algo tan complejo como la metodología ágil, incluso si gestionas una empresa que esté centrada en el desarrollo como la nuestra. Eso se debe a que la mayoría de las agencias con las que he trabajado suelen tener más experiencia en el área de marketing y estrategia, y la ejecución de los proyectos de desarrollo es bastante diferente a las interacciones de marketing tradicionales. Es por esto que tiene sentido trabajar con un experto en procesos ágiles para que te ayude a implementar y realizar cambios al software de gestión de proyectos para que se adapte al entorno de tu agencia. Al menos deberías comunicarte con alguien que pueda ayudarte a abordar los desafíos de planificación de los «sprints» u otros problemas.
No puedo dejar de destacar el enorme beneficio que obtuvimos en Kula a partir de la implementación de la metodología ágil. Nuestros equipos son más eficientes y están mejor informados sobre su trabajo. Incluso, nuestros clientes tienen más certeza en cuanto a los plazos y los precios que antes. En lo personal, creo que estamos haciendo nuestro mejor trabajo. Entonces, ¿qué es lo que te impide implementar un proceso ágil en tu agencia?
