Las personas empiezan a usar HubSpot CRM por varias razones, pero todas coinciden en algo: quieren configurarlo y ponerlo en funcionamiento lo más pronto posible.
Si quieres saber cómo empezar con HubSpot CRM, esta publicación es para ti. Descubre los pasos más importantes para entender el valor de esta herramienta.
A continuación, te mostramos un calendario sugerido para completar esta tarea en 5 días:
- Día 1: Integra tu correo electrónico
- Día 2: Crea filtros e importa contactos
- Día 3: Define las etapas de tu acuerdo
- Día 4: Crea un anuncio para leads e integra con tu sitio web
- Día 5: Invita a tu equipo
7 pasos para implementar HubSpot CRM en 5 días
1. Integra tu correo electrónico
Conectar el CRM a tu correo electrónico es fácil de hacer y, tan pronto como esté configurado, todos los correos electrónicos que envíes y recibas se almacenarán automáticamente en tu CRM.
¿En qué consiste este paso?
La integración del correo electrónico consta de dos partes: conectar con tu bandeja de entrada y añadir la extensión de correo electrónico.
Conectar tu bandeja de entrada al CRM te permite enviar correos electrónicos desde registros de contactos individuales y desbloquea otras funciones, incluido el registro automático de respuestas de email.
La extensión añade las funciones de CRM dentro de tu bandeja de entrada de Google, Outlook y Office 365. De esta manera, puedes buscar registros de contactos, registrar correos electrónicos y usar otras herramientas (como plantillas de correo electrónico y enlaces de reuniones) sin salir de tu bandeja de entrada.
¿Por qué es importante?
La integración de correo electrónico te ahorrará mucho tiempo. No tendrás que preocuparte por registrar manualmente los correos electrónicos que envías y recibes. En cambio, toda tu actividad de correo electrónico se registrará automáticamente dentro del CRM.
¿Cómo funciona?
Si usas Office 365 o Google puedes conectar tu bandeja de entrada con las credenciales de tu cuenta. Si estás utilizando un proveedor de correo electrónico diferente, puedes conectar tu bandeja de entrada mediante IMAP. De cualquier manera, una vez configurada la conexión, tu CRM y tu bandeja de entrada de correo electrónico se mantendrán actualizados sobre los correos electrónicos que envíes y recibas de tus contactos.
Este es un gran primer paso para usar HubSpot CRM. Un CRM sin ningún dato es solo un cuadro vacío. Es imposible saber si logra satisfacer tus necesidades hasta que comiences a usarlo. La integración del correo electrónico te proporcionará datos sin ningún trabajo adicional por tu parte. Luego podrás comenzar a utilizar el CRM para organizar esos datos (que es lo que haremos en el siguiente paso).
Para la extensión de correo electrónico existe cierta variabilidad entre las herramientas:
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Si usas Gmail instalarás una extensión de Chrome que coloca las herramientas de CRM en tu bandeja de entrada de Gmail cada vez que accedas a través de Chrome.
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Si usas una versión web de Outlook puedes obtener la extensión de correo electrónico de Microsoft AppSource. Esta versión de la extensión se instala directamente en tu cuenta y será accesible independientemente del navegador.
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Si usas una versión de escritorio de Outlook deberás instalar un complemento de Outlook.
Una vez que hayas instalado la extensión de correo electrónico podrás registrar automáticamente los correos electrónicos en el CRM. También podrás realizar un seguimiento de los correos electrónicos que envías, por lo que sabrás si tus contactos los están abriendo. Esta es una idea clave de cuán comprometidos están tus contactos.
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2. Crea filtros
Después de conectar tu correo electrónico al CRM, obtendrás un registro de contacto para cada persona a la que envíes un correo electrónico. A medida que obtengas más y más contactos, necesitarás una forma de organizarlos. Es hora de aprender a filtrar.
¿En qué consiste este paso?
HubSpot CRM filtra registros en tiempo real. Esto significa que puede reunir listas de contactos similares en función de cualquier información del CRM.
¿Por qué es importante?
Quizás el mayor beneficio de tener un CRM es la capacidad de organizar tus datos de manera procesable. Puedes usar el filtrado instantáneo en HubSpot CRM para identificar en cuáles contactos debes enfocarte y asegurarte de que nada se te escape.
¿Cómo funciona?
Cada registro en HubSpot CRM tiene muchas propiedades que contienen pequeños fragmentos de información. Para los contactos, se trata de cosas como nombre, dirección de correo electrónico y empresa. Si solo has utilizado la integración de correo electrónico, muchas de estas propiedades estarán en blanco, pero aún podrás filtrar rápidamente tus contactos en función de los correos electrónicos que hayas enviado y recibido. Por ejemplo:
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Correo electrónico de ventas recién abierto: esta propiedad almacena la fecha de la última vez que un contacto abrió un correo electrónico registrado por ti. Puedes filtrar tus contactos en función de esta propiedad para encontrar a quienes no has enviado correos electrónicos recientemente y ver qué está pasando con ellos.
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Respuesta de correo electrónico de ventas reciente: esta propiedad almacena la fecha de la última vez que un contacto respondió uno de tus correos electrónicos. Si está en blanco, entonces sabes que nunca te han respondido. Si se trata de una persona con la que te has comunicado varias veces, puede ser el momento de crear un nuevo punto de contacto. También hay una propiedad «número de veces que se contactó» que te muestra la cantidad de veces que se comunicó con cada persona. Juntos pueden ser muy estratégicos sobre dónde enfocar tus esfuerzos.
Cuantos más datos pongas en HubSpot CRM, más sofisticados serán tus filtros. Si te gustan los filtros, podrás importar tus registros anteriores (que es lo que haremos en el siguiente paso).
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3. Importa contactos
Con los pasos 1 y 2 te empapaste con el tema de CRM y viste cómo funciona. Si te quieres sumergir más en el tema, es hora de mover tus registros históricos de tu antiguo sistema a HubSpot.
¿En qué consiste este paso?
Importar es una forma de tomar la información que tienes sobre tus contactos y traerlos a HubSpot. Si tienes información sobre las personas con las que trabajas puedes importarla como contactos. También puedes importar información sobre empresas y ventas (ofertas).
¿Por qué es importante?
Como vimos con el filtrado, el valor del CRM está limitado por la cantidad de datos que almacenas en él. A medida que ingreses más información en el CRM, podrás organizarla con mayor precisión y, en última instancia, eso se convertirá en un mejor enfoque en tu alcance y mejores resultados de tus esfuerzos.
¿Cómo funciona?
Puedes importar contactos desde una hoja de cálculo o directamente desde tus contactos de Gmail. Si utilizas una hoja de cálculo, crea una columna para cada propiedad a la que desees importar información. Esto te da la posibilidad de completar toda la información que quieras en una sola importación, en lugar de crear contactos individuales de uno en uno.
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4. Define las etapas de tu acuerdo
Además de organizar tus contactos, necesitas estructurar tus ventas. A medida que guías a las personas a través de tu proceso de ventas, las ofertas te ayudarán a realizar un seguimiento del progreso de todos. Pero las ofertas son más útiles si las personalizas para que coincidan con tu proceso de ventas,. Ahí es donde entran en juego las etapas de la negociación.
¿En qué consiste este paso?
Las etapas del trato dentro de HubSpot CRM deben representar los pasos de tu proceso de ventas. El CRM viene con etapas predeterminadas, pero las ofertas en su conjunto serán mucho más útiles si personalizas estos pasos para que coincidan con tu proceso de ventas.
¿Por qué es importante?
En ventas tienes que gestionar varias relaciones de forma simultánea. Puede resultar difícil realizar un seguimiento del progreso de los prospectos individuales. Te recomendamos utilizar las etapas de acuerdos para diseñar tu proceso de ventas visualmente; luego puedes arrastrar y soltar acuerdos individuales de una etapa a la siguiente. Así verás dónde está cada venta potencial e identificarás obstáculos.
¿Cómo funciona?
Hay acciones específicas que necesitas implementar cuando ayudas a una persona a tomar la decisión de convertirse en tu cliente. Si comprendes cuáles son esas acciones y en qué orden deben ocurrir, puedes crear un acuerdo para cada una de ellas. Después, crea un trato cada vez que estés trabajando en una venta potencial y muévelo de una etapa a la otra.
Al crear las etapas de tu negocio, deberás asignar a cada una un nombre y una probabilidad. Esta se refiere a la posibilidad de que cierres el trato. Esta información se utiliza para calcular la previsión de acuerdos en tu panel de ventas.
Si no estás seguro de cuál es la probabilidad, es más fácil pensarla en porcentaje, como en el caso del proceso de ventas en etapas. Si tu primera etapa es Programación de Citas podrías llamarla 10%. Pero más adelante, una etapa como Contrato Enviado podría estar justo en la línea de meta, por lo que podrías llamarla 90%. Esta es una buena aproximación para ayudarte a comenzar. Siempre puedes ajustar las probabilidades más adelante si es necesario.
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5. Crea un anuncio para leads
Ahora que tu CRM está completamente configurado y tus contactos existentes están en él, es hora de comenzar a generar nuevos leads.
¿En qué consiste este paso?
Los anuncios para leads de Facebook se crearon específicamente para pequeñas y medianas empresas que venden a otras empresas. Los anuncios cuentan con un CTA llamativo y usan datos de Facebook para completar formularios automáticamente. Puedes hacer que estos leads se envíen inmediatamente a HubSpot.
¿Por qué es importante?
Más de 2.000 millones de personas acceden a Facebook cada mes, por lo que cualquiera que sea tu mercado objetivo está en Facebook. Los anuncios de leads te brindan acceso al inventario masivo de Facebook y a la potente orientación basada en inteligencia artificial. La finalidad es que puedas dirigirte a las personas que tienen más probabilidades de interactuar contigo en el escritorio de Facebook, la aplicación móvil e Instagram.
¿Cómo funciona?
Crea un anuncio y designa a tu público objetivo dentro de HubSpot. Luego, a medida que tu anuncio atraiga leads, se agregarán como contactos dentro del CRM.
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6. Integra con tu sitio web
Facebook no es la única presencia en línea de tu empresa. Puedes conectar HubSpot CRM a tu sitio web para capturar a tus visitantes.
¿En qué consiste este paso?
HubSpot proporciona un código de seguimiento JavaScript que se puede agregar a tu sitio web. Una vez que está instalado, puedes crear flujos de leads, que son pequeñas ventanas que aparecen en páginas específicas, para recopilar información de tus contactos y entregarles contenido.
¿Por qué es importante?
Tu sitio web a menudo es la primera impresión que las personas tendrán de tu empresa. Si quieren involucrarse más contigo, debes proporcionarles una forma de hacerlo. Pero si esa información se recopila en un sistema separado, en lugar de tu CRM, es posible que nunca la veas. Tener toda la información del cliente recopilada en un solo lugar es un beneficio clave de HubSpot CRM.
¿Cómo funciona?
Una vez que hayas instalado el código de seguimiento en tu sitio web, puedes crear flujos de leads dentro de HubSpot CRM; estos se agregarán automáticamente a páginas específicas de tu sitio web. Luego, cada vez que un visitante envía su información, irá directamente a tu CRM, junto con todos tus otros contactos.
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7. Invita a tu equipo
Ahora que configuraste completamente tu CRM, es hora de invitar a tus compañeros de equipo a unirse a la fiesta.
¿En qué consiste este paso?
Invitar a los miembros del equipo les da acceso a la información dentro de tu CRM. También puedes controlar su nivel de acceso, limitándolos a ciertas partes del CRM, y también si pueden editar o solo ver la información allí.
¿Por qué es importante?
Quizás el trabajo más importante que puede hacer un CRM es brindar visibilidad compartida en todo el equipo. Tus equipos de marketing, ventas y servicio al cliente deben tener un único sistema de registro para la información del cliente. HubSpot CRM hace bien ese trabajo, pero solo si los empleados necesarios tienen acceso a él. Al invitar a tu equipo a unirse contigo dentro del CRM, estás dando el primer paso para unificar tu empresa al servicio de tus clientes.
¿Cómo funciona?
Puedes agregar tantos usuarios como quieras a HubSpot CRM y puedes controlar el nivel de acceso que tendrán. Una vez que lo hagas, recibirán un correo electrónico con instrucciones para iniciar sesión.
Si invitas a vendedores al CRM, asegúrate de que obtengan la Certificación de software de ventas de HubSpot. Es un curso rápido de dos horas que cubre todo lo que necesitan saber para usar HubSpot en su trabajo diario.
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Con estos pasos tienes todos los recursos necesarios para configurar tu HubSpot CRM de acuerdo con las necesidades de tu empresa. Ahora tienes todo listo para disfrutar de la experiencia completa, y sacar provecho de todos los recursos que este software ofrece a la optimización y crecimiento de tu negocio.
