Conferencia virtual: qué es, cómo organizarla y como funciona

Las conferencias virtuales ya son parte de nuestra rutina cotidiana, pero todavía representan un reto a nivel logístico para muchos de nosotros. Por ello, aquí verás los aspectos fundamentales acerca de ellas, las ventajas que te ofrecen e incluso los mensajes de bienvenida que puedes usar.

Asimismo, tendrás una lista actualizada de puntos a tener en cuenta para esta era de la pantalla compartida.

Qué tipo de reuniones virtuales hay

Existen varios tipos de conferencias virtuales que se pueden llevar a cabo utilizando plataformas de conectividad y colaboración en línea. 

Si tienes en cuenta el tipo de formato o plataforma para realizarla podrían ser:

• Webinarios: seminarios que se graban o se imparten en tiempo real para mostrarse en video en línea. 
• Webcast: es una conferencia online con un servicio de proyección similar al de la televisión, pero en línea. 
• Webmeeting: una reunión virtual, principalmente de negocios. 
• Presentaciones en línea: se proyecta un material visual. 

Conforme con los voceros, una reunión virtual se podría dividir en: 

• Individual: cuando hay una sola persona que le hablará a los participantes en esa reunión virtual. 
• Grupal: cuando dos o más personas fungen como voceros. 
• Jerárquica: sobre todo en lo laboral, cuando un mando superior le habla a sus colaboradores.
• Educativa: cuando el objetivo es la impartición de conocimiento. 
• Comercial: cuando la finalidad es hacer un trato de venta o negocios. 

En general existen muchos tipos de reuniones virtuales, también dependiendo de su enfoque o finalidad, por ejemplo: 

• Por departamento: suelen ser reuniones frecuentes para que los miembros del equipo se pongan al día.
• De planificación: aquellas que se utilizan para poder crear acuerdos, establecer objetivos y definir estrategias alrededor de un proyecto en particular. 
• Brainstorming: se trata de esas reuniones en las que los participantes generan ideas creativas y soluciones para resolver problemas.
• De retroalimentación: son las que sirven para proporcionar comentarios y evaluación sobre el trabajo realizado o el desempeño de áreas o individuos. 
• De capacitación: son las que se enfocan en proporcionar capacitación y desarrollo profesional a las personas, independientemente de su ubicación.
• Entrevistas virtuales: estas se dan para entrevistar a candidatos para puestos de trabajo.
• Reuniones sociales: son las que se centran en fomentar las relaciones entre amigos o miembros de un equipo, incluso a distancia.

Ventajas de una conferencia virtual

Son numerosas las ventajas de una conferencia virtual, sobre todo por su flexibilidad, adaptabilidad y facilidad para conectar a muchas personas en tiempo real desde distintas partes del mundo. Aquí tienes algunas de las ventajas más destacadas: 

• Alcance global: los participantes se pueden unir desde cualquier ubicación, sin problemas de barreras geográficas, prácticamente desde cualquier rincón del mundo.
• Ahorro en tiempo y recursos: como los participantes no se tienen que movilizar ni viajar, hay un gran ahorro en costos y en tiempo.
• Flexibilidad horaria: las conferencias virtuales pueden ser grabadas y disponibles para su visualización posterior, lo que permite a los participantes ajustar su horario según su conveniencia.
• Amplia audiencia: al ser virtual una conferencia puede atraer a una audiencia más amplia en comparación con las presenciales, al no estar limitadas por la capacidad física de un lugar.
• Diversidad de contenido: los temas y materiales utilizados en una conferencia son diversos, así que una conferencia se puede apoyar en diapositivas, videos, demostraciones en pantalla y otros formatos multimedia.
• Contribución ambiental: al no requerir desplazamientos físicos, las conferencias virtuales contribuyen a la reducción de la huella de carbono y el uso de recursos.
• Mayor visibilidad: este tipo de conferencias se pueden promocionar en línea, lo que aumenta la visibilidad del evento para atraer a un gran público.
• Facilidad de participación: los participantes pueden inscribirse y acceder al evento con facilidad, lo que agiliza el proceso de asistencia.

Ahora veamos el proceso, paso a paso.

1. Selecciona la herramienta que utilizarás para la conferencia virtual

La mayoría de las empresas con una fuerza de ventas interna cuentan con una plataforma de reunión en línea o conferencia virtual, como WebEx, GoToMeeting o join.me. Cuando establezcas una cita con un cliente potencial o un cliente, asegúrate de hablar sobre qué software van a utilizar para realizar esa conferencia virtual.

Ten en cuenta que no necesariamente debes usar la plataforma favorita de tu empresa. Tal vez tu cliente tenga problemas para acceder a cierta herramienta o quizá su departamento de TI tenga que aprobar la descarga necesaria para unirse a la reunión. Asegúrate de que puedan usar el enlace que les envías con anticipación. Si no es así, ten a la mano un plan B, como una sesión de conversación vía Skype o Google Hangouts.

Además, pregunta si les gustaría que grabaras la reunión y anota todo lo que sea necesario.

2. Determina si hablarás por teléfono o alguna otra señal de voz incorporada

Si el cliente potencial prefiere marcarte por teléfono, entonces configura un número de línea para la conferencia y guarda el código de acceso para que puedan conectarse contigo de forma directa e inmediata. Si tu empresa no tiene un software de conferencia telefónica, entonces puedes configurar una cuenta gratuita en FreeConferenceCall.

Imagen de Surface en Unsplash

3. Pregúntale a tu cliente qué dispositivo utilizará para unirse a la reunión

Si planean usar un teléfono inteligente o una tablet, recuérdales que descarguen la aplicación de conferencia virtual adecuada antes de la presentación.

4. Configura la invitación a la reunión

El proceso específico para configurar una reunión puede variar dependiendo de la herramienta de conferencia virtual que uses. Pero hay algunos puntos en común que debes tener en cuenta:

• Elige la opción de reunión que permita que ambas partes hablen. Por ejemplo, GoToMeeting presenta una opción «GoToWebinar» que posibilita que se unan hasta 100 participantes, pero tener en mente que estos se silencian automáticamente y tal vez no es lo que estás buscando.
• Usa un título preciso para nombrar cada reunión. Incluye tu nombre y el propósito de la llamada.
• Ingresa la fecha y hora correctas. Ten en cuenta las zonas horarias de los participantes. 
• Selecciona la opción de audio correcta, la línea de conferencia y las capacidades del audio incorporadas.
• Configura tu usuario como anfitrión. Esto te permitirá compartir tu pantalla y editar la información de la reunión, si es necesario.

5. Envía la invitación a tus clientes por correo electrónico

Una vez que se crea la reunión, el sistema mostrará el enlace del asistente, el código de la conferencia y la información de la llamada. Envía toda esta información a tu cliente potencial o cliente.

Si la herramienta no genera automáticamente instrucciones para unirse a la reunión (la mayoría lo hace), entonces escribe una o dos oraciones diciéndoles a los asistentes cómo encontrarse virtualmente contigo cuando llegue el momento. Titula el correo electrónico con el tema de la reunión, la fecha, la hora y tu nombre para que el cliente potencial pueda encontrarlo fácilmente si es necesario.

6. Crea una invitación en el calendario

Además de enviar por correo electrónico los enlaces y códigos de la reunión virtual, también te recomendamos crear una invitación de calendario con la misma información. De esta manera, tus asistentes no tendrán que buscar en su bandeja de entrada para encontrar el enlace y estos aparecerán automáticamente en su sistema de recordatorio cuando sea el momento de unirse.

Utiliza un calendario de reuniones para que tus interlocutores se unan y tengas control sobre quiénes participarán. 

Algunas aplicaciones de conferencia virtual te permiten crear una invitación de calendario al mismo tiempo que realizas una reunión. Por lo tanto, examina las capacidades de tu software para ver si es una opción para ti.

Imagen de Omar Al-Ghosson en Unsplash

7. Únete temprano a la reunión

Como organizador, debes llegar a la conferencia virtual a tiempo para asegurarte de que todo funcione correctamente. Las dificultades técnicas pueden molestar a los asistentes que se han tomado tiempo de su día para reunirse contigo.

Si usas el audio incorporado de tu computadora, te recomendamos utilizar auriculares; de lo contrario, asegúrate de que hables al micrófono para que puedan escucharte. La mayoría de las herramientas muestran los niveles de voz para dar una indicación visual del audio. Ajusta esos niveles si es necesario y verifica que estés en la lista como el anfitrión para que puedas compartir tu pantalla si es necesario.

8. Prepara tu computadora para compartir pantalla

Si tienes un video, una presentación de PowerPoint o algún otro apoyo visual que planeas usar durante la presentación, entonces ábrela, maximízala y céntrala en tu pantalla.

Cierra todas las demás pestañas o ventanas que puedan distraer a tu asistente, como tus fotos personales en Facebook o los resultados de tus búsquedas recientes de Google. Escanea tu pantalla y piensa cómo la vería alguien más para limpiarla a nivel visual.

9. Da la bienvenida a los asistentes a través de la función del chat

Si tu plataforma de conferencia web tiene un chat y hay más de un asistente en la llamada, entonces escribe un breve mensaje de bienvenida en el cuadro de chat. Informa a los invitados que pueden escribir una pregunta si no se sienten cómodos interrumpiéndote durante la presentación.

Imagen de Chris Montgomery en Unsplash

10. Una vez que todos los asistentes se hayan unido, comparte tu pantalla

Antes de iniciar una reunión, solicita a todos que verifiquen que pueden ver tu pantalla y escucharte claramente.

11. Presiona el botón de grabación si es necesario

Si tu cliente te pidió que grabaras la reunión, asegúrate de hacer clic en el botón de grabación antes de comenzar. Luego envía la presentación por correo electrónico a todos los asistentes.

12. Si algo sale mal, no te asustes

Sin importar el tiempo y esfuerzo que hayas dedicado a la preparación de una reunión, existe la posibilidad de que algo salga mal o que tu computadora o la de los otros asistentes se congele justo en ese momento. También puede pasar que el audio deje de funcionar o que un ruido externo interrumpa.

Lo mejor que puedes hacer si se presenta esta situación es mantener la calma. Todos hemos enfrentado un error tecnológico en algún momento. Puedes bromear un poco para romper la tensión y retomar la conversación lo más pronto posible.

Si no consigues solucionar el problema, solicita a los asistentes que reprogramen la conferencia virtual para no perder más tiempo. Luego, resuelve el problema tú mismo o con tu departamento de TI (tecnologías de la información) fuera de línea e intenta asegurarte de que no vuelva a suceder. 

Ejemplos de cómo iniciar una conferencia

Observa estos mensajes de bienvenida para comenzar con una conferencia virtual. Considera que el tono dependerá del tipo de conferencia, tu público, el momento y el objetivo de la reunión virtual. 

1. Mensaje en un contexto educativo

«¡Bienvenidos a nuestra conferencia virtual sobre 'Innovaciones en la Educación Digital'! Estamos emocionados de tener a educadores, estudiantes y expertos de todo el mundo reunidos aquí hoy. Esperamos que esta sesión sea una oportunidad para compartir conocimientos y explorar nuevas formas de enriquecer la experiencia educativa en línea. Sin más preámbulos, vamos a sumergirnos en una conversación inspiradora y llena de aprendizaje. ¡Comencemos!».

2. Mensaje en un contexto organizacional

«¡Buenos días, equipo! Es un placer darles la bienvenida a esta conferencia virtual donde compartiremos los resultados del último trimestre. Me emociona tener la oportunidad de presentarles los logros que hemos alcanzado juntos y discutir los desafíos que enfrentamos. Nuestro trabajo en equipo y dedicación son fundamentales para el éxito de nuestra organización.

A medida que revisamos los datos y análisis, los invito a participar activamente, hacer preguntas y compartir sus perspectivas. Vamos a reflexionar sobre nuestro progreso y a establecer nuevas metas emocionantes para el futuro. Demos inicio con esta sesión».

3. Mensaje en un contexto de entretenimiento

«Saludos a todos los amantes del arte y la creatividad que se han unido a nuestra conferencia virtual 'Explorando la Conexión entre Arte y Tecnología'. Es un gusto ver a tantas personas conectadas. A lo largo de esta sesión, descubriremos cómo la tecnología está moldeando el mundo del arte y abriendo nuevas posibilidades creativas. Sin más preámbulos, demos inicio. Disfruten de esta conferencia».

Estos son los detalles que te recomendamos revisar. Comienza tu conferencia virtual con confianza y prepárate para cerrar acuerdos y lograr tus objetivos sin salir de casa.