¿Quieres que tu marca esté presente en la mente del público? Tu organización no solamente debe ser experta en un producto o servicio, o en dar una experiencia sin igual: debe esforzarse por comunicar lo que es, qué hace y cómo lo hace.

Por tanto, la comunicación externa te ayudará a mejorar la imagen de tu marca hacia el exterior.

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Aquí comprenderás el concepto de comunicación externa, sus funciones y canales que puedes utilizar, así como algunos pasos para crear tu propia estrategia.

A diferencia de la comunicación interna, la comunicación externa tiene que ver con el intercambio de información fuera de la empresa. Es la forma en que la organización se comunica con el mundo exterior, con diversos canales y objetivos; aunque ambos tipos de comunicación deben estar alineados para transmitir mensajes coherentes y eficaces.

El departamento de relaciones públicas y marketing son los encargados de ejecutar de manera eficaz este plan de comunicación.

Las 4 funciones de la comunicación externa

  1. Reforzar la relación con los clientes: la comunicación entre la empresa y los clientes contribuye de manera significativa en esta relación. Será uno de los pilares de la mentalidad «poner a los clientes primero» al dar un puente de información transparente y útil.
  2. Fortalecer la relación con los proveedores: la comunicación con los proveedores debe ser clara y precisa para mejorar el rendimiento de la compañía. Se trata de una relación de negocios que genera confianza y calidad en el producto final.
  3. Vincularte con los medios de comunicación: los medios de comunicación tienen un impacto directo en la imagen de la empresa. Para mantener una buena comunicación externa es esencial primero seleccionar los medios de comunicación oportunos y mantener una relación. 
  4. Mejorar la relación con el público en general: para mantener una buena imagen de tu empresa es importante que la comunicación externa sea eficaz ante el público en general, desde los consumidores hasta los inversionistas, organizaciones sociales y grupos de opinión.

3 tipos de comunicación externa

La comunicación externa tiene un plan de comunicación cuyo objetivo principal es promover las cualidades de la compañía y las novedades más sobresalientes, con el fin de mejorar su imagen y destacar entre la competencia. 

El plan de comunicación externa debe tener la capacidad de guiar las decisiones de la empresa hacia el éxito comercial. Para ello es importante que identifiques el público objetivo al que quieres llegar, así como el mensaje adecuado a transmitir.

La comunicación externa puede ser de tres tipos: 

  1. Comunicación externa operativa: este tipo de comunicación se lleva a cabo de manera ordinaria entre la empresa y los clientes, proveedores y administración pública. 
  2. Comunicación externa estratégica: tiene por objetivo conseguir cierto tipo de información que ayude a la compañía a tener mayor alcance en el mercado. 
  3. Comunicación externa de notoriedad: es la manera en que la compañía da a conocer sus fortalezas y los beneficios de sus productos y servicios para mejorar su imagen ante el público en general. 

6 canales de comunicación externa

La comunicación en general requiere diferentes procesos para ser efectiva, los cuales incluyen el envío y la recepción de mensajes. Uno de sus componentes principales son los canales de comunicación que permiten que los mensajes lleguen de manera eficaz a un público determinado.

Algunos canales son:

1. Comunicados de prensa

Por lo regular la comunicación externa se encargará de difundir noticias o información relacionada con la compañía o con alguno de sus productos o servicios. Las notas de prensa o comunicados son mensajes que la empresa envía a los medios de comunicación para dar a conocer algo nuevo o aquella información que sea de interés de la compañía.

Este canal permite a los medios de comunicación recibir la información para luego difundirla.

2. Boletines digitales o newsletters

A diferencia de una nota de prensa, los boletines digitales son un canal para transmitir mensajes de manera directa y sin intermediarios hasta el público. Suelen ser la puerta de entrada para el email marketing; este canal permite a las empresas enviar información relevante a sus clientes y proveedores.

3. Blog

Los blogs dentro de los sitios web suelen ser el canal de comunicación externa que las compañías usan para transmitir información relevante de manera directa a sus consumidores. Los blogs se han vuelto una fuente de diálogo entre los consumidores y las empresas, cuyo estilo suele ser casual y directo.

Representan una excelente vía de comunicación externa para compartir información sobre tu marca, educar a los clientes sobre tu producto o servicio y hasta para anunciar cambios.

4. Publicidad

Por medio de este canal los negocios buscan llegar a más consumidores y, por tanto, obtener más ganancias. Para ello se distribuyen mensajes en diferentes canales publicitarios. Aunque esta comunicación tiene una sola vía, es posible medir el alcance de la misma por medio de los resultados de las campañas publicitarias y las ventas. 

5. Redes sociales

Actualmente las redes sociales se han convertido en uno de los mejores canales de comunicación disponibles para los clientes y para las compañías, pues ayudan a establecer relaciones más fuertes. Te permite estar en contacto con tus seguidores y ofrecer servicio al cliente a través de chats directos o por medio de los comentarios.

6. Llamadas telefónicas

Uno de los canales tradicionales es el call center. Por medio de él la empresa tiene contacto directo con los clientes. De ahí la importancia de optimizar esta comunicación con estrategias que mejoren el tiempo de respuesta.

Cómo crear tus estrategias de comunicación externa

1. Establece objetivos

La meta de una estrategia de comunicación externa es posicionar de manera estratégica la información de la compañía. Proyectará mensajes sobre las políticas y la visión empresarial al público en general. 

Establece tus objetivos de estrategia de comunicación externa, ya sea que estés buscando posicionar algún producto nuevo, mejorar tu imagen o reputación, o incluso generar un compromiso social.

2. Define a tu audiencia 

La audiencia a quien vas a dirigir el mensaje dependerá de los objetivos de tu estrategia de comunicación externa. Una vez que tengas claros esos objetivos, define el público a quien quieres transmitir la información; por ejemplo, a tus consumidores, proveedores o medios de comunicación.

Recuerda que el mensaje puede variar según sea el tipo de público a quien te dirijas. Conocer la audiencia antes de hacerles llegar tu mensaje es imprescindible: conoce sus gustos, sus motivaciones, dónde van a recibir tu mensaje y los canales que utilizan para informarse. Transmitir los mensajes correctos a la audiencia adecuada es clave para que logres resultados positivos para tu empresa.

3. Selecciona los canales

La difusión de la información dependerá del canal que elijas para que llegue a su destino. Los canales son los medios a través de los cuales tu audiencia objetivo leerá, escuchará o verá tu mensaje. Busca el canal más adecuado para la audiencia y para el tipo de mensaje que quieres transmitir. 

Ten en cuenta que, hoy en día, los medios digitales son de los más utilizados y en mayor expectativa de crecimiento.

4. Especifica el mensaje

¿Qué quieres dar a conocer? El mensaje debe ser claro, ya sea que desees brindar desde información específica hasta promociones. Una vez que sabes lo que quieres comunicar es momento de redactar el mensaje. Ten en cuenta la audiencia y el canal por el cual vas a hacerlo llegar. Apóyate en los equipos de relaciones públicas y marketing para que le den la forma que más convenga conforme tus objetivos establecidos. 

5. Mide el alcance

Una vez que hayas difundido el mensaje, no olvides medir el alcance y verificar si cumplió con tus objetivos establecidos en un principio. Para ello puedes analizar los comentarios o ver los resultados de ventas, en caso de que hayas dado a conocer un nuevo lanzamiento.

Si la estrategia de comunicación no funcionó como esperabas, encuentra cuál fue el motivo y resuélvelo en la siguiente campaña.

3 ejemplos de estrategias de comunicación externa efectivas

1. Absolut

Ejemplo de estrategia de comunicación externa de Absolut

Imagen vía Chilango

Contar con publicaciones en medios reconocidos puede atraer reconocimiento para tu marca. Un ejemplo es la campaña «Absolut Street Trees» que realizó Absolut. Convocó a la realización de murales que fueron hechos en las calles de la Ciudad de México con pintura que purifica el aire. La marca se apoyó en canales digitales para publicar artículos con información relevante sobre su campaña y de esta forma promocionó su marca. 

Este ejemplo muestra la importancia que tiene la comunicación externa para las empresas que buscan conectar con los consumidores, a través de actividades positivas para el medio ambiente que ayudan a promocionar sus productos.

2. Sarmiento

Ejemplo de estrategia de comunicación externa de Sarmiento

Imagen de Sarmiento

La agencia Sarmiento, con presencia en ciudades como Córdoba, Mar de Plata y Buenos Aires, muestra diversos comunicados en su sitio oficial que proporcionan información útil para la prensa, así como para sus clientes y el público en general. 

En su sección «Novedades» cuenta con notas acerca de sus mejoras organizacionales, algunos datos de las campañas más relevantes en las que participa, así como datos sobre sus plataformas y todo lo que refuerza su presencia como marca.

3. UIC

Ejemplo de estrategia de comunicación externa de UIC

Imagen de UIC

La mayoría de las empresas utilizan el correo electrónico como canal de comunicación. Representa una forma poderosa para establecer relaciones con los clientes por medio de campañas de correo electrónico. Un estudio de HubSpot descubrió que la industria de educación tiene las tasas de apertura más altas, y es que es a través de este medio las universidades se mantienen en contacto con sus clientes para ofrecerles promociones o informar actividades relevantes. 

Así lo ha hecho la UIC: por medio de su boletín ofrece descuentos y más beneficios a sus suscriptores.

Como ves, cualquier sector debe contar con un departamento de comunicación que permita el flujo de información de manera interna y hacia el exterior. Con ello podrás implementar proyectos eficaces que impulsen a las estrategias comerciales hacia el éxito, con la ayuda de áreas como la publicidad, relaciones públicas, ventas, promoción y marketing. 

Plantillas para Comunicados de Prensa

 Kit Relaciones Públicas

Publicado originalmente el 24 de noviembre de 2020, actualizado el 29 de marzo de 2021

Topics:

Comunicación  Empresarial