Cómo trabajar desde casa: 8 consejos de HubSpotters remotos

En INBOUND, nuestro CTO y cofundador Darmesh Shah anunció que somos una comunidad de más de 200 empleados de HubSpot que trabajan de manera remota en todo el mundo. El trabajo desde casa se está volviendo valioso debido a que representa una alternativa eficaz para brindar flexibilidad a los colaboradores, eliminar los riesgos asociados a algunas labores peligrosas, hacer frente a las emergencias y eliminar los tiempos de traslado, por ejemplo. Por ello puede ser tan viable como el trabajo en la oficina. 

Claramente la idea de trabajar desde casa o en un lugar fuera de la oficina es una idea que a muchos les gusta. Tiene sentido, ya que en este mundo globalizado es posible incluso trabajar para una empresa lejana.

Si eres un empleador preocupado por cómo poner en marcha el trabajo desde casa para tus empleados, es importante que sepas que varios estudios han concluido que el trabajo remoto puede ser increíblemente efectivo para aumentar la productividad

Un estudio publicado por el Journal of Business and Psychology en 2019 se centró en los trabajadores de los departamentos de ventas, marketing, contabilidad e ingeniería de una empresa. Sus trabajos eran complejos, pero no requerían una colaboración cara a cara o apoyo social, y se desempeñaban mejor cuando trabajaban a distancia que cuando trabajaban en la empresa.

Ese mismo año, otro estudio de la Universidad de Stanford descubrió que los empleados remotos pueden aumentar la productividad de una empresa.

HubSpot adoptó este estilo de trabajo a medida que la fuerza laboral desde casa fue creciendo. De hecho, nuestro equipo de marketing celebró el año pasado una reunión trimestral remota. En lugar de reservar una sala de conferencias grande, todos los empleados de marketing de HubSpot, incluso aquellos que trabajaban en la oficina, simplemente iniciaron sesión en una videollamada desde diferentes ubicaciones. 

Al parecer es una forma muy conveniente de trabajar. Si estás considerándolo, te compartimos los consejos de nuestros trabajadores remotos.

1. Determina si el trabajo desde casa es adecuado para ti

Para algunas personas, trabajar a distancia, independientemente de si hablamos de un trabajo tiempo completo o de tener varios trabajos a la vez, es ideal, por lo que resultaría más productivo. Sin embargo, otras prefieren tener reuniones en persona en una oficina algunos días de la semana, y solo uno o dos días trabajar desde casa; también hay quienes piensan que el trabajo idóneo solamente se desarrolla en una oficina.

Como ves, todos somos diferentes. Si tú eres de los que cree que el trabajo en casa es una opción, entonces podrías probar los tres estilos de trabajo que mencionamos anteriormente. Esto puede ser una forma útil de tomar una decisión sobre dónde te gustaría que estuviera el rol diario de cada uno de tus empleados. 

En la reunión trimestral interna de marketing de HubSpot, que mencionamos anteriormente, quienes estuvieron presentes desde casa sugirieron que los empleados deberían probar algunos horarios de trabajo en este formato si creen que este estilo de trabajo es adecuado para ellos. Estos panelistas también sugirieron que podría ser útil comenzar con un día remoto a la semana y luego expandirlo a dos o tres días a medida que se van acostumbrando a este sistema.

2. Programa reuniones y horas de trabajo en bloques

Cuando se está alejado de la oficina, es fácil distraerse con familiares, amigos, diligencias u otros aspectos de la vida cotidiana. Trabajar en casa puede causar distracciones al pensar en las tareas domésticas. Además, prepararse para múltiples llamadas de trabajo puede distraernos de completar proyectos más grandes que requieren una atención directa.

Para evitar estas distracciones que surgen del trabajo en casa, recomendamos establecer un horario sólido de jornada laboral incluso si se está en el hogar.

De acuerdo con Rebecca White, redactora para el blog de HubSpot que reside en California, planificar y cumplir con un horario definido de trabajo es muy importante si se está haciendo la transición a un puesto remoto en casa por primera vez.

«Establece un horario y una rutina lo más rápido posible; también establece límites para lo que haces durante el día», dice White.

White explica que establecer límites implica asignar horas de descanso para cuando ya se cumplió con el horario estipulado, pues, en este esquema, es muy común seguir trabajando, incluso cuando se está fuera del horario estándar de la oficina. Otra opción puede ser también definir bloques de tiempo para estar en línea solo cuando tu equipo se encuentra en la oficina.

White advierte que un horario con límites no definidos puede hacer que termines trabajando en exceso o en horas desfasadas a las de tu equipo.

«Es fácil caer en la trampa de hacer otras cosas que no son del trabajo durante el día, por lo que se puede perder el tiempo fácilmente y va a ser necesario trabajar más tarde hasta en la noche», explica White. «Establecer límites para ti y tener un horario de rutina te ayudará a evitar este inconveniente».

Scott Tousley, líder del equipo de adquisición de usuarios que reside en California, también está de acuerdo con este consejo. Él asegura que programa todo su día de trabajo incluso su tiempo de descanso. 

Tousley dice que su primer bloque de trabajo comienza desde las 7 de la mañana hasta el mediodía. Luego, toma un descanso desde el mediodía hasta las 2 de la tarde, para finalizar su día de trabajo en casa de 2 a 7 de la noche.

Muchos de los otros empleados remotos con los que hablamos también aconsejan programar varias reuniones dentro del mismo día o en bloques de tiempo dedicados a esta actividad. 

Por ejemplo, se podría considerar dedicar los primeros días de la semana a reuniones y tareas más pequeñas. Luego, destinar los días sin reuniones para concentrarse en los proyectos más grandes.

«Si puedes, agrupa todas sus reuniones para que sucedan en el transcurso de dos o tres días. Luego deja un par de días para realizar el trabajo que requiere de un máximo esfuerzo y concentración», dice Allie Decker, creadora de contenido con residencia en Chicago.

Programar reuniones o juntas no solo impide tener que dejar de trabajar en un gran proyecto por atender una llamada de 30 minutos, sino que también permite optimizar el tiempo que uno pasa preparándose para dichas reuniones.

Decker agrega: «También puedes usar los días sin reuniones para salir de la casa, cambiar tu espacio de trabajo y no tener que preocuparte por tomar videos o llamadas telefónicas en lugares públicos que usualmente son muy ruidosos».

Programar un día de trabajo cuando no se puede estar en la oficina puede ser complicado. Si bien, es posible que se puedan programar algunas de las reuniones en días específicos, debes tener en cuenta que tus empleados que trabajan en casa tal vez vivan en una zona horaria distinta y solo pueden reunirse a una hora específica que no siempre funciona para todos. Si bien, algunas veces hay que hacer excepciones para reuniones importantes, es conveniente hacer todo lo posible para cumplir con un horario fijo semanal y que todos comuniquen sus horarios de trabajo con el equipo.

En este caso, sería conveniente contar con un sistema de calendario donde cualquiera de los empleados pueda ver los horarios de trabajo de todo el equipo. De esta forma se puede reservar tiempo para las reuniones, además de ver en qué están dedicando su tiempo todos los integrantes de un equipo y cuándo es más conveniente organizar dichas reuniones.

3. Comunícate de forma eficiente

Cuando se está alejado, puede suceder que colegas en otra zona horaria nos inviten, sin saberlo, a videollamadas a una hora tardía que no podemos atender. Sin embargo, incluso si nos encontramos en la misma zona horaria, es posible que se produzcan errores de comunicación consistentes porque se envió un correo electrónico sobre lo que se quiere lograr de un proyecto determinado en lugar de tener una conversación cara a cara.

Para evitar puntos de confusión y malos entendidos con tu equipo, asegúrate de consultar regularmente a tus empleados el estatus de cada uno de los proyectos durante las llamadas telefónicas, los chats o mediante el sistema de mensajería directa de tu oficina. 

Christina Perricone, gerente del equipo de blog que radica en Atlanta, asegura que: «Ya que no habrá reuniones de escritorio para aclarar los malos entendidos, es importante explicar todo con detalles minuciosos y compartir más información de la que crees que es necesaria».

Es importante ser cordial y profesional, además de transparente y firme en los horarios. Asimismo, es fundamental tener una lista actualizada de las tareas, sobre todo de lo que se espera de todos los miembros del equipo para que la comunicación fluya de manera adecuada. 

4. Planifica conversaciones virtuales

Cuando se trabaja fuera de la oficina, puede ser difícil obtener esta importante actividad de visibilidad entre los empleados. Esto se debe a que en la oficina tu equipo suele reunirse durante charlas informales en el almuerzo, cafés o eventos, a los que no podrán asistir quienes trabajan en casa. Por eso, es fundamental encontrar formas creativas para hacer que se conozcan entre ellos y por lo tanto mejorar las relaciones clave. 

«Como empleado remoto, es fácil estar fuera de la vista y de la mente de los demás», dice Henry Franco, gerente de gestión de redes sociales que vive en Illinois. «Establecer reuniones individuales con cada miembro del equipo en forma semanal, quincenal o mensual es una excelente manera de mantenerse conectado», afirma. 

En nuestro equipo de blog, una gran estrategia individual que utilizamos para ponernos al día con los compañeros de trabajo se llama «café virtual». Durante estos chats virtuales (que los hacemos durante la hora del café o del almuerzo) programamos momentos para conocer a los colegas que también trabajan en casa y los que están en la oficina, sin necesidad de una agenda establecida.

El tiempo del café virtual no se usa necesariamente para hablar sobre el trabajo; puede destinarse para aprender más sobre otros compañeros de trabajo o gerentes. Con esta actividad se pueden construir relaciones más significativas entre los empleados que se encuentran a la distancia. Estos chats también pueden ayudar a aprender más sobre cómo trabaja tu equipo en conjunto en la oficina.

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5. Crea un espacio de trabajo eficiente

Trabajar desde la cama o en la cocina puede hacer que queramos dormir, cocinar o limpiar durante el horario laboral. Aunado a lo anterior, un espacio ruidoso en el hogar es una gran fuente de distracciones. Si lo que quieres es que tus empleados se tomen en serio el trabajo desde su hogar, lo ideal es aconsejarles que tengan un espacio de trabajo tranquilo con un lugar designado exclusivamente para eso, excelente iluminación, internet y puntos de distracción limitados.

«Trata de designar un espacio en tu hogar exclusivamente para el trabajo», asegura Perricone. «Tomar llamadas desde la cama o escribir notas frente a la televisión no es muy eficaz. Necesitas un espacio que te permita concentrarte y ser más productivo. De esta manera, podrás mantener tu trabajo y la vida en el hogar lo más separados posible», afirma.

Como menciona Perricone, cuando se trabaja desde la casa, la línea entre la vida laboral y la vida personal puede ser muy fina. Para evitar llevar el estrés laboral a la vida personal, es importante hacer que el trabajo se encuentre en un lugar aislado de la casa; de esta forma nos podemos alejar mental y físicamente del trabajo cuando ya ha culminado el horario establecido.

«Evita trabajar desde tu habitación o sala de estar porque ahí hay más distracciones y es más difícil trazar una línea firme entre el trabajo y el momento de relajación», explica Franco. «Si usas una habitación separada, es mucho más fácil cerrar la puerta al final de la jornada laboral y cambiar la mentalidad».

6. Trabaja fuera de casa

A veces, la casa puede seguir siendo el lugar de trabajo más molesto, incluso si has creado un espacio de trabajo sólido.

Esto sucede porque el entorno distrae y asociar el hogar con el trabajo siempre no es tan bueno para la salud mental. Por ejemplo, una encuesta reciente de Buffer encontró que el 22 % de los empleados remotos tiene problemas para desconectarse al final de la jornada laboral.

La dificultad para desconectarse del trabajo puede significar que se pierdan los acontecimientos en la vida personal o sentirse estresado por el trabajo, incluso cuando la jornada laboral ha terminado.

Como Franco menciona en el quinto consejo, una oficina en casa puede ofrecer la oportunidad de dejar el trabajo al final del día. Pero si no se tiene una oficina en casa, puede ser difícil escapar de mirar la computadora o responder correos electrónicos por la noche, cuando deberíamos concentrarnos en nuestra vida personal.

Si ya se han probado varios espacios de trabajo en el hogar y se descubre que la casa no es el mejor lugar para realizar tareas, entonces hay que considerar ir a otro lugar, como una cafetería, una biblioteca o un espacio de trabajo compartido.

«Trabajo principalmente desde casa, pero a veces necesito un cambio de escenario para aumentar la productividad o simplemente chatear», dice Decker.

Decker también señala que encontrar los mejores espacios de trabajo puede llevar tiempo, por lo que hay que realizar algunas pruebas antes.

«No te desesperes si las primeras ubicaciones no encajan perfectamente. Con el tiempo, encontrarás tus favoritas", dice Decker, y agrega: «A veces si trabajas en una cafetería es bueno ya que podrás obtener descuentos si te conviertes en cliente frecuente».

7. Prepárate para las videollamadas

Cuando se trabaja en casa, los chats de video probablemente serán parte fundamental de tu día a día. Por lo tanto, hay que asegurarse de que el espacio de trabajo esté bien iluminado y que ofrezca un fondo profesional que no distraiga.

Si bien puede ser tentador mantener la cámara apagada y evitar mostrar los alrededores, Perricone dice que asistir a una videollamada con la cámara encendida es importante para la comunicación interpersonal y la visibilidad de la oficina.

«Enciende la cámara durante tus llamadas», aconseja Perricone. «93 % de la comunicación es no verbal. Trabajar en casa te pone en desventaja cuando se trata de leer expresiones faciales y lenguaje corporal durante las reuniones. Las videollamadas aminoran la desconexión entre los empleados».

8. Recuerda tomar descansos

En un trabajo normal en una oficina, de nueve a cinco, generalmente se toman uno o dos descansos durante el día. Pero cuando se está en casa y enfocado en un gran proyecto, el tiempo puede escaparse y uno puede olvidarse de tomar un muy necesario respiro. Por eso es importante que se programen descansos en el calendario.

«Como te pierdes las señales sociales para salir a almorzar o terminar la jornada laboral que son inherentes a la configuración en la oficina, tienes que crearlas», dice Perricone. «Establece citas en el calendario para el almuerzo o una caminata o una rutina de mediodía. De lo contrario, podrías estar sentado frente a tu computadora por más de 10 horas al día».

Cuando se toman descansos, puede ser útil hacer algo tranquilizante y productivo, como salir a almorzar, dar un agradable paseo al aire libre o ejercitarse.

Tyler Littwin, director de Arte de HubSpot, concuerda con Perricone sobre la programación de los descansos y alienta a los trabajadores remotos a tomar aire fresco durante la jornada laboral.

«Sin compañeros de trabajo para almorzar o tomar un café, es fácil permanecer en un lugar durante demasiado tiempo. En mi humilde opinión, las caminatas son una parte esencial para mantener la cordura y mejorar la productividad. Incluso de 15 a 20 minutos es suficiente para una recarga», dice Littwin.

¿Cómo establecer una rutina de trabajo en casa que sea saludable? 

Como los colegas que trabajan en casa ya han señalado en este artículo, la clave para un trabajo remoto exitoso es establecer una rutina que permita completar efectivamente diferentes tareas. Y que al mismo tiempo nos permita separar el trabajo y la vida personal, incluso cuando literalmente se tiene que llevar el trabajo a casa.

Cuando se comienza a trabajar desde casa, hay que asegurarse en definir los horarios laborales y los relacionados con la vida para establecer límites vitales para ti y para tu equipo. Si sigues estas estrategias, te aseguramos que mantendrás tus días de trabajo más productivos y ayudarás a tu empresa a prosperar con éxito.