Como probablemente ya sepas, el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) es una nueva norma que reforzará las obligaciones de las organizaciones en cuanto al tratamiento de los datos personales de los ciudadanos de la Unión Europea (UE).

Esta regulación afectará a todas las organizaciones que controlan o procesan datos de ciudadanos de la UE; por lo tanto, incluso si tu empresa tiene su sede fuera de la UE, también podrías estar obligado a respetar el RGPD.

Este nuevo marco legal supondrá cambios significativos en el trabajo de los profesionales del marketing y sus relaciones con prospectos y clientes. Entrará en vigor el 25 de mayo de 2018 y las sanciones por incumplimiento serán severas.

En este artículo, descubrirás cómo usar el conjunto de características de HubSpot compatibles con las normas del RGPD.

HubSpot no puede ayudar a las empresas a cumplir con todas las normas (deberías buscar asesoramiento legal si lo consideras necesario), pero hay muchas características compatibles con el RGPD disponibles en el software de HubSpot.

RGPD

 

Etapa 1: Recopilación de datos | Páginas de destino, formularios y suscripción doble

Según el RGPD, los contactos deberían saber que, si envían sus datos a una empresa, esta puede almacenarlos y usarlos. El consentimiento deberá ser "otorgado a voluntad, específico, fundamentado y claro", y las empresas deben usar vocabulario legal "simple y exacto" que "se pueda distinguir claramente de cualquier otro asunto".

Dado que HubSpot te ayuda a crear tus propias páginas de destino y formularios, y agregar el texto que quieras, ya cuentas con las herramientas necesarias para informar a tus prospectos sobre cómo piensas usar, almacenar y procesar sus datos y sobre sus derechos para anular su consentimiento. Todo eso es necesario para ayudarte a cumplir con las obligaciones de consentimiento de conformidad con el RGPD.

Cómo monitorizar el consentimiento en los formularios.

Sigue los pasos a continuación para garantizar el consentimiento a través de formularios en tu cuenta de HubSpot:

  • Dirígete a Contactos > Formularios.
  • Crea un formulario nuevo o edita uno existente.
  • En la sección Campos, haz clic en Crear Nuevo. Aparecerá una ventana para crear una nueva propiedad que podrás usar como un campo en todos tus formularios.
  • Escribe una etiqueta para esa propiedad y en Tipo de Campo, selecciona Casilla de Verificación Individual.
  • A continuación, haz clic en Guardar.
  • En la lista izquierda, busca la nueva propiedad que acabas de crear y agrégala a tu formulario haciendo clic en ella o arrastrándola hasta el lugar en donde quieres que aparezca.
  • Haz clic en la casilla al lado del texto Convierte este Campo en Obligatorio.
  • Edita el campo y cambia el texto de la etiqueta. Recuerda que ese texto debe ser claro y comunicarle al usuario para qué está ofreciendo su consentimiento.
  • Si utilizas distintos formularios, no olvides agregar y modificar esta nueva propiedad en todos ellos.

A continuación, puedes ver el proceso paso a paso:

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Cómo configurar la suscripción doble.

La suscripción doble es un procedimiento que permite a los visitantes que completan un formulario confirmar que desean recibir comunicaciones de una empresa.

El RGPD no explicita si este formulario de consentimiento es obligatorio y, a menos que la UE o nuestra autoridad de control emita una instrucción específica, seguiremos considerándolo opcional respecto del RGPD.

Sin embargo, muchas empresas prefieren usar la característica de suscripción doble como medida de protección adicional para obtener el consentimiento los usuarios.

Una vez activada, esta característica envía un correo electrónico de solicitud de suscripción voluntaria a todos los contactos que envíen un formulario por primera vez en tu sitio web. Para comenzar a usar la suscripción doble en tu cuenta, sigue estos pasos:

  • Dirígete a Contenido > Configuración de Contenido.
  • En el menú lateral izquierdo, haz clic en Marketing > Correo, y en la pestaña Suscripciones, activa el botón junto a Suscripción Doble.
  • En "Correo Electrónico de solicitud de suscripción", haz clic en Editar Correo y personaliza el mensaje que recibirán tus contactos cuando envíen su primer formulario en tu sitio web.
  • En la página de confirmación, haz clic en Crear Página Nueva para abrir el editor de páginas de destino y configurar la página a la que serán redireccionados los contactos cuando hagan clic en el enlace para confirmar su suscripción voluntaria en tu correo electrónico.
  • Si lo deseas, también puedes redactar un correo de seguimiento para enviar luego de que los visitantes hayan confirmado su suscripción voluntaria. Para hacerlo, selecciona la casilla junto a Incluir Correo de Seguimiento y luego haz clic en Crear/Editar Correo Electrónico.
  • Actívalo en tu sitio con los botones de selección debajo de la sección Habilitar Opciones. Puedes decidir qué páginas activarán la característica de suscripción doble.
  • Para finalizar, guarda los cambios.

Verás el proceso paso a paso en el siguiente video:

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Etapa 2: Almacenamiento y procesamiento de datos | Exportar contactos y modificar y actualizar datos

Las personas siempre han tenido el derecho de solicitar acceso a sus datos, solo que ahora el RGPD refuerza ese derecho. El plazo para procesar una solicitud de acceso también será muy inferior al periodo actual de 40 días.

HubSpot está mejorando su funcionalidad para garantizar que el servicio cumpla con absolutamente todas las normas del RGPD antes de mayo de 2018. Los clientes y prospectos deberían consultar nuestras páginas web sobre el RGPD para ver las actualizaciones de este marco en los próximos meses.

De todos modos, en la actualidad, el software de HubSpot te permite exportar datos del registro de contacto de una persona desde tu Portal de HubSpot en un formato simple. Lo único que debes hacer es buscar el registro de contacto de esa persona y llevar a cabo la acción deseada. Este proceso solo demora algunos segundos.

Esto ayudará a los clientes a cumplir con la solicitud de los contactos de obtener una copia de sus datos, ya sea para cambiar de proveedor o para verificar qué datos personales tienes sobre ellos en tu cuenta de HubSpot.

Cómo exportar contactos.

  • Dirígete a Contactos > Contactos.
  • Busca y selecciona un contacto.
  • En el menú lateral izquierdo, en la sección Todos los Contactos, selecciona Opciones.
  • A continuación, haz clic en Exportar.
  • Escribe la dirección de correo electrónico a la que deseas enviar el documento exportado y en qué formato quieres que lo reciba.
  • Elige si deseas incluir en la exportación "solo propiedades de columnas" o "todas las propiedades".
  • A continuación, haz clic en Exportar.

Cómo modificar/actualizar datos.

Según la legislación actual, las personas ya cuentan con el derecho de solicitar a una empresa que modifique o actualice sus datos en sus sistemas (por ejemplo, cambiar la dirección de correo electrónico). Esto no cambiará con el RGPD, pero las sanciones por incumplimiento serán mucho más severas.

Sigue este proceso paso a paso para descubrir cómo editar la información en cualquier propiedad de contacto:

  • Dirígete a Contactos > Contactos.
  • Busca el contacto que quieres editar y haz clic en el nombre para abrir su registro de contacto.
  • A continuación, busca la sección Acerca de y haz clic en la propiedad que quieres editar.
  • Haz clic en Guardar.
  • Si no ves la propiedad que quieres actualizar, selecciona Ver todas las Propiedades.
  • Busca la propiedad de contacto y haz clic en el menú desplegable para completar los cambios.
  • Haz clic en Guardar.

 

Etapa 3: Fin de la relación | Cancelar la suscripción y preferencias de correo electrónico

Cuando envías correos a tus prospectos y clientes usando el software de HubSpot Marketing, todos esos mensajes incluyen un botón para cancelar la suscripción, que permite a los clientes informarte fácilmente si quieren anular su consentimiento para recibir correos de marketing de tu empresa. Esta característica también permite que las empresas cumplan con la ley de privacidad electrónica de la UE que regula el sector del marketing directo.

Por otro lado, nuestra funcionalidad de preferencias de correo electrónico permite a los clientes y prospectos elegir qué categorías de mensajes desean recibir.

Cómo configurar las preferencias de correo electrónico y cancelación de suscripción.

  • Dirígete a Contenido > Configuración de Contenido.
  • En el menú lateral izquierdo, haz clic en Marketing > Correo > Suscripciones.
  • La configuración de suscripciones tendrá páginas predeterminadas que puedes seguir usando si lo deseas.
  • Si prefieres personalizarlas, haz clic en Ir a Plantilla y luego selecciona Acciones > Clonar.
  • Una vez que hayas terminado, regresa a la pantalla de configuración de suscripciones y selecciona tu plantilla nueva.
  • Para finalizar, guarda los cambios.

Como puedes ver, hay muchas características compatibles con el RGPD que puedes usar para garantizar tu cumplimiento con estas normas.

Este nuevo marco legal es una gran oportunidad para que los profesionales del marketing reflexionen sobre cómo se relacionan con sus prospectos y clientes, y sobre qué puedes hacer para abordar esas relaciones con el máximo cuidado.

Estamos seguros de que esta regulación hará que todos los profesionales del marketing brinden una experiencia al usuario mucho mejor y ayudará a que nuestra manera de hacer negocios sea cada vez más transparente.

¿Estás preparado para el RGPD? Echa un vistazo a esta lista de comprobación para obtener más información.

Descargo de responsabilidad: Ninguna empresa podrá considerar esta publicación del blog como asesoramiento legal respecto al cumplimiento de las leyes de privacidad de datos de la UE, como el RGPD. El único propósito de este artículo es ofrecer información general para ayudarte a comprender mejor el RGPD. Esta información legal no es lo mismo que asesoramiento legal, en el que un abogado aplica la ley de acuerdo con tus circunstancias específicas, por lo que, nuevamente, te recomendamos consultar con un abogado si necesitas algún consejo para interpretar esta información o su fiabilidad. En resumen, no debes considerar este artículo como un consejo ni recomendación legal de ningún tipo.

Nota importante: La información contenida en este artículo era relevante y precisa hasta diciembre de 2017. HubSpot continuará mejorando las características de los productos que ayudarán a nuestros clientes a cumplir con el RGPD hasta la fecha del lanzamiento el 25 de mayo de 2018.

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Publicado originalmente en marzo 26 2018, actualizado

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