Un proyecto no puede iniciar bien si no tiene un brief que lo respalde. Sonará un poco burocrático, pero una vez que lo implementas, te das cuenta de que es fundamental para que tu cliente y tú estén en el mismo canal. En este artículo conocerás de qué trata el brief de negocio y cómo hacerlo en tu negocio.
¿Qué es un brief de negocio?
El brief de negocio u orden de trabajo es un documento que se elabora para establecer acuerdo entre un cliente que busca un servicio y la empresa que se encargará de otorgarlo. En él se establecen los detalles de lo que busca el cliente, lo que la empresa hará para ayudarle e información clave que permita comprender de forma general de qué va el proyecto.
El brief de negocio es un documento guía que se redacta a dos manos, es decir entre el cliente y la empresa porque se necesita que ambos aporten información y acuerden los objetivos, los términos del servicio, los entregables, el tiempo que deberá invertirse, los equipos de trabajo involucrados y otros aspectos relevantes.
¿Para qué sirve un brief de negocio?
El brief de negocio sirve como un respaldo para el cliente y la empresa, pues establece los compromisos que se pactan: el tipo de productos, archivos, servicios u objetivos que deben entregarse y las fechas para hacerlo.
Por lo tanto, es un documento de consulta útil para todas las partes involucradas: el cliente sabrá lo que solicitó, lo que recibirá y lo que debe pagar; mientras que la empresa sabe qué debe entregar, cuáles son sus labores, con cuánto tiempo cuenta para cumplir las tareas y cuánto cobrará por ello.
Aunque un brief de negocio tiene las características que cada empresa determina, con base en sus servicios y el tipo de clientes que gestiona podemos hablar de algunos elementos básicos. Al incluirlos en tu brief tendrás lo necesario para hacer un proyecto.
6 elementos clave de un brief de negocio
1. Descripción del cliente
Aquí se debe incluir el tipo de negocio que es, lo que ofrece, cuál es su mercado y público objetivo. Muchas empresas le dejan esta sección completamente al cliente, para que pueda incluir sus antecedentes, los datos que desea compartir y que brindan un panorama más completo sobre sus necesidades.
2. Objetivos que busca alcanzar el cliente
Es decir, la razón por la que quiere realizar el proyecto. Aquí puede hablarse de aumentar ventas, incursionar en un mercado, lanzar un producto nuevo con éxito, mejorar su reputación, en fin, lo que un negocio necesita para crecer o establecerse.
Este tipo de objetivos deben estar bien definidos y ser alcanzables. No basta con decir que el cliente desea dirigirse «a todas las personas de España», sino que deberá definir los datos demográficos del público que desea alcanzar, según sus investigaciones de mercado o, de ser posible, sus buyer personas.
3. La competencia del cliente
Es importante conocer cuáles son los negocios a los que se enfrenta o con los que compite el cliente. Esta información ayudará a definir si desea diferenciarse completamente de ellos o si quiere que los confundan (una estrategia que utilizan, sobre todo, quienes recientemente comienzan su emprendimiento y desean abrirse espacio en el mercado), además de comprender los retos que deberá librar para llegar a las metas que busca.
4. Áreas de la empresa que trabajarán en el proyecto
Aquí se deberá indicar quiénes atenderán este proyecto: las áreas que participarán, quiénes son los responsables de cada fase y los coordinadores generales (tanto de parte del cliente como de parte de la empresa prestadora del servicio).
La idea es que no quede duda de las personas que estarán al tanto del desarrollo del proyecto, para que todos sepan a quién acudir, en caso de que se quieran hacer actualizaciones o compartir información al respecto.
5. Entregables y/o KPI
Cada proyecto debe recibir entregables e indicadores de desempeño (KPI) distintos. Por eso recomendamos que siempre se revise con atención este aspecto, porque no todos los clientes tendrán los mismos objetivos, alcance, presupuesto o tiempo para el trabajo.
Cuando indiques lo que recibirá el cliente al final del proyecto, asegúrate de especificar los detalles (si se trata de un servicio) las características físicas (si se trata de objetos) o el formato (si se trata de documentos impresos o digitales, en PDF o en archivos editables, etc.) Asimismo, detallar los KPI también es clave, porque serán la base con la que el cliente comprobará que se cumple con sus expectativas.
6. Línea del tiempo
Considerando los puntos anteriores, ya te es posible elaborar un calendario que indica el tiempo total del proyecto y las fechas en que se cumplirá con ciertos hitos que permiten su avance.
En este momento también vale la pena especificar los recursos que serán necesarios para cada fase: materiales o herramientas indispensables para llevar a cabo el trabajo, medirlo y entregar lo pactado.
Con estos elementos como guía, vamos a compartirte cómo redactar un brief de negocio con el siguiente ejemplo.
Cómo hacer un brief de negocio (con ejemplo)
- Pídele a tu cliente que comparta toda la información del negocio.
- Resume los objetivos de tu cliente.
- Describe la competencia, sus retos y ventajas.
- Describe el proyecto.
- Establece la línea del tiempo.
- Incluye espacio para firma y comentarios.
1. Pídele a tu cliente que comparta toda la información del negocio
Incluye antecedentes, los hitos que ha alcanzado, en qué momento se encuentra, los lugares donde opera, hacia dónde piensa llegar.
2. Resume los objetivos de tu cliente
Es importante que realices una entrevista que te permita entender mejor lo que el cliente quiere alcanzar. En ocasiones (sobre todo cuando son empresas que apenas inician operaciones), es posible que tenga en mente propósitos que todavía no son posibles debido a su salud financiera o sus capacidades en general. Tú le ayudarás a aterrizar sus expectativas.
3. Describe la competencia, sus retos y sus ventajas
Aquí se vale de todo: desde lo que puede controlar tu cliente hasta lo que no está en sus manos, como el costo de la materia prima de sus productos. Eso también permitirá localizar mejor sus fortalezas desde el principio, a fin de aprovecharlas durante el proyecto.
4. Describe el proyecto
Enumera lo que harás por tu cliente y los entregables que debe esperar.
5. Establece la línea del tiempo
Una vez que sepas lo que busca tu cliente y las áreas de tu empresa que deberán involucrarse, reúnete con tus colaboradores equipos para que puedan hacer realicen una planificación eficiente. Recuerda que ellos estarán concentrados en el proyecto, y quizá no puedan atender otros asuntos, así que deben usar el tiempo con economía y eficacia. Por eso debes explicar con detalle qué entregarás y el tiempo que necesitas para hacerlo.
No olvides agregar fechas de pago, para que tu cliente sepa que del cumplimiento financiero depende el avance del trabajo.
6. Incluye espacio para firma y comentarios
Recuerda que la primera versión del brief rara vez será la definitiva, así que dale una oportunidad a tu cliente para que la revise, comparta sus dudas y comentarios, o solicite ajustes.
Ahora solo es cuestión de que redactes tu brief adaptado a tus propios proyectos porque, como puedes ver, no es complicado. Simplemente céntrate en los acuerdos a los que llegues y, una vez que todo esté aprobado por ambas partes, que se firme el brief, porque será de mucha ayuda para resolver dudas, controversias o malentendidos.
