15 ideas de automatización de recursos humanos

Los recursos humanos son el vínculo que mantiene unido a tu activo más valioso: tu equipo. Durante este 2021, el mayor aliado de recursos humanos ha sido la tecnología. Según G2, hay más de 21 tipos de software de recursos humanos en el mercado, incluidas aplicaciones para el bienestar y beneficios de los empleados y el seguimiento, por nombrar solo algunas. 

Para ofrecer las mejores operaciones de recursos humanos (RR. HH.), la tecnología se ha convertido en un gran aliado para optimizar los procesos, habilitar el trabajo remoto y automatizar los flujos de trabajo. 

La automatización de RR. HH. ha crecido rápidamente en los últimos años, con empresas que invierten en SaaS (software como servicio) que les ayudan a contratar, administrar sus equipos, ejecutar las nóminas, manejar las solicitudes de los empleados y mucho más. 

Con funciones de automatización integradas y de terceros, los equipos de recursos humanos están en la mejor posición para realizar más trabajo, permiten que tus aplicaciones funcionen juntas y equipan tu negocio con los sistemas que se necesitan escalar. 

En lugar de perder la parte humana de los RR. HH., la automatización te permite liberar tiempo para las interacciones uno a uno, la supervisión de tus equipos y la elaboración de estrategias que más te importan. 

Para ayudarte a optimizar tus operaciones de recursos humanos, a continuación te compartimos algunas de las mejores automatizaciones que te ayudarán a brindar un excelente servicio y liberar más espacio en tu agenda.

15 mejores ideas de automatización de RR. HH.

1. Crea un proceso estandarizado de incorporación y capacitación para los nuevos empleados

La incorporación es una de las mejores oportunidades para la automatización. Los gerentes de RR. HH. pueden crear flujos de trabajo automatizados para entregar los formularios clave, la documentación y los recursos de capacitación que los nuevos empleados necesitan para comenzar sus funciones.

Como una forma de automatizar esto, algunas empresas crean un bot de incorporación en Slack para presentar a los nuevos empleados y proporcionar los documentos clave para su capacitación. 

Al igual que con muchas de las ideas de automatización de RR. HH. de esta lista, todo comienza con la comprensión de los procesos clave que se tienen que llevar a cabo. Te recomendamos hacer una lista de los pasos comunes que debes realizar para incorporar a cada nuevo empleado y estandarizarla siempre que sea posible; mantenla personalizada y busca las áreas para optimizar o automatizar este proceso. 

2. Automatiza las hojas de tiempo y los procesos de aprobación

Si tu empresa requiere que los empleados envíen hojas de control de horas, esta es un área clave para automatizar, ya que existen innumerables herramientas de seguimiento del tiempo para ayudarte a aprobar rápidamente los datos en el formato correcto y minimizar la cantidad de tiempo que pasas buscando datos faltantes o incorrectos.

Algunos ejemplos son When I Work y Toggl, aunque la funcionalidad de seguimiento del tiempo también está integrada en algunos sistemas de contabilidad (como Xero) y herramientas de gestión de proyectos (como Teamwork). Siempre que sea posible, busca un software de seguimiento del tiempo que tenga integraciones nativas con tus otras aplicaciones clave, con lo que podrás ahorrar mucho tiempo. 

3. Agiliza la nómina

La nómina puede ser otra tarea que requiere mucho tiempo para los equipos de Recursos Humanos. Con la automatización de estos procesos, las posibilidades de racionalizar la nómina son más amplias que nunca.

Por ejemplo, Gusto, el popular software, no solo automatiza la nómina, sino también los impuestos y las presentaciones. Este software de automatización además ofrece integraciones nativas con aplicaciones de seguimiento de la jornada, herramientas de operaciones comerciales y administración de gastos, con el fin de ayudarte a agilizar los procesos en toda tu pila de tecnología de recursos humanos. 

4. Utiliza anuncios de empleo programáticos para orientar tus anuncios a los mejores candidatos

Uno de los mayores avances tecnológicos del sector en los últimos años es el reclutamiento programático. PandoLogic lo define de la siguiente manera:

El reclutamiento programático es el uso de tecnología en lugar de personas para comprar, posicionar y optimizar anuncios de empleo. El reclutamiento programático garantiza que los candidatos adecuados vean tu anuncio de trabajo en los sitios correctos en el momento adecuado y lo hace mediante el uso de macrodatos, anuncios de trabajo dirigidos, pujas en tiempo real y optimización de campañas. 

Ejecutar anuncios de empleo programáticos utilizando una herramienta como Joveo es una excelente manera de automatizar más tus esfuerzos de reclutamiento y atraer a más candidatos ideales con el menor esfuerzo, tiempo y presupuesto. 

5. Enriquece los datos de los candidatos

Otra automatización valiosa de recursos humanos es enriquecer los datos de los candidatos. Muchas organizaciones adoran la función de búsqueda de personas de Workable, que reúne automáticamente múltiples fuentes de datos de cada candidato y brinda una vista más completa de sus habilidades, redes sociales y detalles de contacto. 

Algunas aplicaciones, como DiscoverOrg, también permiten a los reclutadores enriquecer automáticamente su base de datos y sistemas de seguimiento de candidatos, con datos como títulos, roles y responsabilidades técnicas. Esta es una excelente manera de identificar y nutrir a los mejores candidatos por medio de tu canal de contratación. 

6. Automatiza los contratos

La firma de contratos es una de las áreas de recursos humanos más fáciles de automatizar. Con aplicaciones como HelloSign y DocuSign, puedes solicitar las firmas que necesitas, rubricar documentos en línea y automatizar los seguimientos hasta que se recopile todo. Estas aplicaciones también hacen que sea mucho más fácil y rápido tener documentos listos cuando se trabaja de forma remota. 

7. Da acceso instantáneo a las aplicaciones adecuadas

Una parte de la incorporación de personal nuevo que requiere mucho tiempo es asegurarse de que tengan acceso a todas las aplicaciones adecuadas. Se vuelve aún más problemático cuando cambian las credenciales de usuario para las herramientas comerciales. Puedes resolver esto con una aplicación de administración de contraseñas como LastPass, que facilita el acceso de cada empleado nuevo a las aplicaciones adecuadas. 

8. Realiza un seguimiento de los días de vacaciones y agiliza las solicitudes de licencia

El seguimiento y la aprobación de licencias no tiene por qué ser un dolor de cabeza para tu equipo de recursos humanos. People HR y absence.io son dos aplicaciones útiles para gestionar y aprobar días de vacaciones en menos tiempo. 

9. Recopila datos de desempeño para la toma de decisiones

Puedes recopilar datos automáticamente utilizando las aplicaciones de gestión del rendimiento (como 15Five) o encuestas para los comentarios de los empleados y la gestión mediante herramientas como Google Forms y Typeform. 

Con procesos de retroalimentación regular implementados, tienes la mejor información a tu alcance para crear oportunidades orientadas al crecimiento interno, el desarrollo personal y la optimización de la gestión. Esto puede ayudarte a informar de las promociones, premios de reconocimiento y ubicar mejor tu presupuesto de capacitación.

10. Automatiza la presentación y la aprobación de gastos

No permitas que las solicitudes de gastos llenen tu bandeja de entrada. Para que el proceso de gastos sea más ágil, asegúrate de tener un flujo de trabajo claro y bien documentado que todos en tu equipo sepan cómo seguir. Para garantizar que los gastos se envíen en el formato exacto que tu equipo de recursos humanos necesita y acelerar la aprobación, puedes utilizar un software de gestión de gastos como Spendesk o Concur. 

11. Utiliza una bandeja de entrada para todas las solicitudes de los empleados

Una gran solución para canalizar las solicitudes de los empleados de todos los canales (incluidos Slack y el correo electrónico) en una bandeja de entrada es Back, que no solo busca solicitudes de recursos humanos en un solo lugar y responde automáticamente preguntas comunes, sino que también realiza informes para comprender en dónde pasa la mayor parte del tiempo tu equipo de RR. HH.

A continuación, te mostramos algunos tipos de solicitudes de los empleados para canalizarlas a la misma bandeja de entrada (y organizarlas con etiquetas o filtros) para centralizar la organización:

• Solicitud de formación y viajes
• Soporte técnico interno
• Preguntas sobre nómina
• Quejas y comentarios
• Preguntas sobre contratos

12. Automatiza la evaluación del desempeño en intervalos establecidos

Con un software de gestión del desempeño continua como 15Five, tanto tu equipo de RR. HH. como los gerentes pueden optimizar las evaluaciones del desempeño y la recopilación de comentarios de los empleados. 

Esto incluye el envío de reuniones entre gerentes y empleados, autoevaluaciones y charlas de apoyo en intervalos establecidos para escuchar cómo están tus empleados, brindar el mejor soporte y ayudar a construir una cultura de equipo sólida.

13. Activa las notificaciones sobre elegibilidad para beneficios

Si tu organización ofrece beneficios basados en criterios específicos, puedes utilizar la automatización para activar notificaciones cuando se cumplen los términos. Un ejemplo podría ser aumentar las vacaciones de tus empleados que han estado en tu empresa por un año y ofrecerles opciones sobre acciones a tu personal con mejor desempeño.

Puedes automatizar notificaciones similares a tu equipo de RR. HH. y a la gerencia, por ejemplo, cuando sea el momento de realizar revisiones de desempeño o aumentar el salario de los miembros individuales del equipo.

14. Agiliza los procesos de deslocalización

Al igual que la incorporación, la creación de procesos de baja sin problemas es una de las mejores formas de optimizar las operaciones de recursos humanos. Si bien es importante mantener esto altamente personalizado y hablar de forma individualizada con cada empleado, también puedes introducir algunos procesos de recopilación de datos, incluso si se habla en persona durante la entrevista final. 

15. Integra todas las herramientas y procesos del área

A medida que automatizas más procesos de RR. HH., piensa en cómo puedes integrar tu pila tecnológica. Esto puede incluir la configuración de integraciones y la conexión de datos entre aplicaciones. Busca en el mercado de integraciones de cada aplicación para identificar más oportunidades. 

Si tu organización usa Slack, esta también es una forma sencilla de ayudar a unir tus herramientas de recursos humanos y tu equipo, con formas inteligentes de agilizar tu canal de contratación, centralizar los procesos de RR. HH. e incorporar nuevas contrataciones.

También puedes verificar si el Software de sincronización de datos de HubSpot ofrece sincronizaciones bidireccionales entre las aplicaciones que estás utilizando.