Una mirada a la automatización de Operations Hub y las nuevas integraciones de workflows de HubSpot

En 2019 (parece que fue hace siglos), nuestro mundo ya era digital. Podíamos conectarnos al instante con cualquier persona del otro lado del planeta, delegar las tareas más rutinarias a los bots y automatizar procesos para ahorrar tiempo y dedicarlo al pensamiento estratégico. Sin embargo, muchas empresas seguían reuniéndose con clientes en persona y mantenían ese toque personal a toda costa (incluso si eso significaba calificar a los leads uno a uno o entregar en mano un contrato a un cliente importante). Porque después de todo, aprendimos que así es como se hacen los negocios, ¿cierto? 

En 2020, descubrimos que esa manera de hacer negocios ya no iba a ser posible. De repente, miles de empresas de todo el mundo tuvieron que dar un gran salto y dejar de usar los medios digitales solo como un complemento para adoptarlos al 100%. Las tiendas físicas desarrollaron una presencia en línea de un día para otro e incluso los restaurantes más exclusivos se sumaron a plataformas de envío a domicilio como Rappi o Glovo. En HubSpot, cerramos nuestras oficinas de todo el mundo y empezamos a hacer reuniones desde casa (con la participación especial de niños, niñas y mascotas).

Mientras el mundo bajaba su ritmo, vimos cómo crecía la imaginación de nuestros clientes y clientas, que adoptaron la automatización en sus empresas a una velocidad nunca antes vista. Nos sorprendieron mucho los increíbles procesos y recorridos de cliente que pudieron lograr con nuestro producto. A su vez, esto trajo un montón de pedidos de nuevas características. Nos dimos cuenta de que teníamos que empezar a pensar en grande para que los procesos de HubSpot estuvieran a la altura de tu imaginación, te ayudaran a hacer realidad incluso los procedimientos interdisciplinarios más complejos y te brindaran el respaldo necesario para enfrentar cualquier obstáculo. 

Así que nos pusimos manos a la obra. 

Lanzamos un hub completamente nuevo para alinear tus sistemas, procesos y equipos, integramos cientos de partners clave directamente e hicimos una renovación completa de nuestro producto.

Son muchos los cambios que introdujimos, así que los recopilamos todos en un solo lugar para que puedas sacarles el máximo provecho.

Comencemos.

Automatización programable y automatización de calidad de datos en Operations Hub

Hace poco, presentamos Operations Hub, una suite de herramientas diseñadas para brindar a las empresas datos organizados y conectados y mantener la eficiencia de los procesos a escala, con integraciones mejoradas, herramientas de calidad de datos más potentes y una automatización más flexible. 

A medida que una organización crece, los puntos de contacto se multiplican. Mantener la consistencia de la experiencia de la clientela en todos estos canales sin comprometer la eficiencia interna requiere una automatización potente. Tu empresa es única y tu automatización también debería serlo. Con la automatización programable de Operations Hub, puedes personalizar el código de cualquier acción del workflow para adaptar rápidamente tus procesos a las necesidades dinámicas de la clientela, garantizando así el buen rendimiento de tu empresa a medida que crece.

Los datos irrelevantes retrasan a los equipos y arruinan las experiencias de los y las clientas. Con la automatización de la calidad de datos, limpiar los datos no solo es fácil: es automático. Esta característica incluye un nuevo conjunto de acciones del workflow que dan formato a los valores de propiedad de distintas maneras, como usar mayúsculas en determinadas letras, actualizar los números de teléfono y mucho más. Con un CRM que se organiza solo, tu equipo de operaciones puede centrarse en el crecimiento y dejar de perder tiempo solucionando problemas.

Integraciones de workflows

¿Cuánto tiempo dedicas en el día a cambiar de una pestaña a otra para gestionar proyectos y elaborar informes? Probablemente mucho. 

Las integraciones de workflows combinan la potencia de los workflows de HubSpot con tus apps favoritas, como Slack, Zoom y DocuSign, para ayudarte a automatizar los procesos comerciales en todas las herramientas y los sistemas desde un mismo lugar. Ya no tendrás que pasar de una herramienta a otra para acceder a los informes de desempeño de tus representantes, programar reuniones con clientes o administrar los contratos. Más información sobre las integraciones de workflows.

Colaboración de equipos sin fricción

Trabajamos en algunas pequeñas mejoras a los workflows para simplificar la creación de procesos y la colaboración dentro de tu equipo y entre todos los miembros de la empresa.

Ahora puedes exportar los workflows como imágenes para ayudar a quienes no tienen acceso a ellos (tanto miembros del equipo como clientes y clientas) a visualizar y contribuir con los nuevos procesos. También es más fácil colaborar internamente en HubSpot, agregando comentarios en los workflows y etiquetando a otros colegas para compartir feedback, hacer preguntas o dar instrucciones. 

Además, con los permisos de workflow y la división de contenido, crecer es más fácil. Puedes asignar accesos por usuario o equipo y así asegurarte de que todos y todas puedan acceder a los workflows correctos necesarios para hacer su trabajo, además de garantizar la seguridad de los datos y evitar errores accidentales.

Actúa en el momento justo, siempre

Elegir el momento ideal es clave. Antes, asegurarse de que las acciones se desencadenaran en el momento adecuado en HubSpot implicaba basarse en muchas suposiciones.

Con las nuevas actualizaciones, los workflows se activarán en el momento justo para que tu empresa esté siempre presente.

La función Omitir fechas hace que sea fácil y automático bloquear días festivos, eventos y otras fechas para asegurarte de que tu última campaña de marketing o contacto de ventas no termine en la papelera durante la limpieza de correos posterior a estos días. Solo tienes que definir fechas restringidas en los workflows.

Ahora también puedes usar la acción «Retrasar hasta que ocurra el evento» para pausar un workflow hasta que se actualice una propiedad. No es necesario crear workflows según estimaciones de cuánto tardaría en completarse una acción, con lo que te arriesgarías a ser ineficiente o a que los procesos se ejecutaran en el orden incorrecto.

Esta función hace que sea mucho más fácil para tu equipo trabajar según lo planeado usando workflows para la gestión de tareas. Puedes definir el retraso de una acción hasta que cambie el estado o la prioridad de una tarea, la propiedad se transfiera a otro miembro del equipo y más.

También puedes usar esta característica para gestionar etapas del negocio y transferencias en todo el proceso de venta y garantizar que los clientes reciban soluciones oportunas en los tickets de asistencia técnica.

Fácil de crear ideas, fácil de adaptar

Si algo nos enseñó el 2020 es la importancia de adaptarnos rápidamente a los obstáculos sin detenernos, aunque eso implique ajustar procesos existentes o crear unos nuevos sobre la marcha.

Lanzamos nuevas características de workflows que te ayudarán a mejorar tu automatización para que se ajuste al crecimiento de tu equipo, estrategia y objetivos (y sin ayuda profesional). 

Con la ramificación simple totalmente nueva (ahora en versión beta), es más fácil que nunca personalizar los recorridos automatizados y crear automatizaciones complejas con múltiples caminos únicos. 

Para crear recorridos complejos de varias etapas, necesitas que cada acción siga a la próxima, ayudando al avance de los procesos y la nutrición de la clientela a lo largo de todo el recorrido. Antes, era muy difícil crear un paso de seguimiento en los workflows en función del resultado de la acción anterior, por lo que había que dar muchas vueltas. Por eso, creamos la nueva característica de ramificación simple.

Supongamos, por ejemplo, que creaste una tarea en tu workflow para generar un contrato cada vez que un negocio avance hasta la etapa de cotización. Ahora, puedes usar una ramificación simple para enviar un correo a la o el cliente cuando se completa la tarea que genera un contrato. Puedes configurar el workflow para que envíe un recordatorio urgente a la persona responsable si el contrato no se genera dentro de los dos días siguientes, lo que te ayuda a mantener al equipo centrado y comprometido con los ANS.

Esta nueva característica te permite crear ramificaciones al instante en función de una propiedad simple con hasta 250 ramas únicas. Esto elimina gran parte del trabajo manual de elaborar workflows extensos y complejos y te permite crear procesos sin llegar al límite de las bifurcaciones si/entonces ni obligarte a generar ramificaciones anidadas y caóticas.

Por ejemplo, puedes usar la ramificación simple para gestionar la rotación de leads y las notificaciones a representantes de un gran equipo de ventas sin necesidad de crear manualmente una rama con un camino único para todos los propietarios de negocios.

Ahora es aún más fácil hacer cambios en los procesos y campañas de workflows existentes sin replicar tu trabajo gracias a las nuevas acciones masivas, que incluyen Clonar y mover acciones de workflows y Clonar y reordenar bifurcaciones si/entonces. Además, puedes crear nuevas automatizaciones con la estructura de workflows existentes, simplificando así la ejecución rápida de nuevas ideas.

Con las conexiones de workflows, podrás ver el impacto de editar o eliminar un workflow sin nada de trabajo manual.

Confiabilidad avanzada

Quizás estés pensando que todas estas actualizaciones suenan muy bien, ¿pero qué pasa si algo sale mal? 

La buena noticia es que te avisaremos si surge algún inconveniente. Ahora, cualquier error en los workflows se muestra a la derecha de la página del índice, por lo que es más rápido y fácil identificar y resolver errores sin tener que controlar de forma manual que todo funcione correctamente.

Si, a pesar de todos los mecanismos de prevención, llegara a haber un error, puedes consultar el historial del workflow para ver un registro de cambios de todas las ediciones que se hicieron en un workflow específico y revertirlo de inmediato a la última versión.

¿Qué esperas? Echa un vistazo a workflows para aprender más sobre este tema.