5 pasos para hacer una auditoría de base de datos

El manejo de información requiere herramientas cada vez más eficientes. La información que una empresa gestiona es tanta, que una simple hoja de cálculo ya no alcanza. Lo mismo ocurre cuando se trata de la protección de los datos que alberga. Por eso es que la auditoría de base de datos es una práctica que debe estar presente en las tareas de cualquier organización que cuente con una, del tamaño que sea.

En este artículo te contaremos todo lo que necesitas saber para realizar la mejor auditoria: desde su definición e importancia hasta cómo hacerla y con qué software (pues sin duda una buena selección de herramientas te hará la tarea mucho más fácil y rápida).

También es posible conocer los dispositivos utilizados para acceder y sus ubicaciones: desde dónde se ingresó a la base, los permisos que los usuarios tienen, la manera en que se modificaron en cada movimiento, etcétera.

Sin importar el tamaño de la información almacenada, la auditoría de base de datos es una revisión que toda organización está obligada a hacer. Sobre todo para cumplir con los protocolos vigentes (según el territorio donde está la empresa) que se encargan de proteger el manejo de información sensible de las personas.

La importancia de una auditoría de base de datos

Además de la seguridad que mencionamos líneas arriba, podemos mencionar que esta práctica es importante porque:

• Reduce los riesgos por mal manejo de datos.
• Evita la fuga de datos.
• Previene colapsos en el sistema si se identifica a tiempo dónde se corrompió.
• Mantiene a raya conductas criminales, internas o externas.
• Detecta vulnerabilidades.
• Garantiza que la información se use solo para los objetivos establecidos por la empresa y aprobados por las leyes vigentes.
• Protege las aplicaciones o herramientas que se alimentan con la base de datos.

Para hacer una auditoría de base de datos es necesario contar con una persona o equipo responsable de realizarla. Puede ser interno o externo a la empresa (dependiendo del tamaño de la información que se gestiona) y con el apoyo de un software que facilite el proceso y clasificación de los datos y los registros de actividad. Aunque cada empresa tendrá objetivos, personal y herramientas distintas, podemos resumir los pasos de una auditoría de este tipo en 5 pasos que te describimos a continuación.

1. Plantea objetivos y verifica el tipo de gestión de los datos

Como en todos los proyectos que se espera concluir con éxito, es necesario que se establezca una finalidad. Si bien la auditoría de base de datos es una práctica que debe realizarse al menos una vez al año, lo más seguro es que también se lleve a cabo por una cuestión particular, ya sea por una incidencia que vulneró la información, por un cambio de personal a cargo de su gestión o porque la base aumentó de forma considerable en el último trimestre. Si este último es el caso, es probable que haya un desajuste en la clasificación y organización de los datos, así que más vale garantizar que todo está en orden.

Cuando hablamos de verificar la gestión de los datos, nos referimos a que estés seguro de que haya un reglamento interno que explique cómo se obtiene la información que guardas en tu base, cuáles son los datos que manejan, quiénes los manejan y cuáles son sus permisos vigentes y para qué se utilizan. Junto a eso debes contar con un documento que garantice que sigues los lineamientos de las leyes de protección de datos del lugar donde operas, para así constatar que no rompes ningún estatuto.

2. Recopila información

Aquí será necesario que planees entrevistas con el personal encargado de la base de datos, que las lleves a cabo y que el auditor o auditores conozcan los procedimientos de recopilación y gestión de datos para poder hacer una comparativa con lo que está en papel y lo que encontrarán en la práctica.

3. Detecta incidencias o actividades irregulares

Durante todo el procedimiento será importante que registres por escrito todos los pasos a seguir, y por supuesto todo aquello que no corresponde a los estatutos legales y de buenas prácticas. Nos referimos a aspectos como la manera en que está clasificada la información, la transparencia de accesos y acciones llevadas a cabo en la base de datos. De esta forma será sencillo localizar intentos de robo de información o procesos incompletos de captura que después se pueden convertir en una crisis delicada.

4. Consulta auditorías de base de datos anteriores

Así podrás garantizar que no se hayan repetido incidencias o vulnerabilidades, así como confirmar que la gente a cargo de estas tareas domina la tarea sin errores. En resumen, las auditorías de base de datos anteriores te ayudarán a crear un mejor panorama; incluso para registrar el aumento de tamaño de la información que se almacena o para llegar a conclusiones valiosas sobre el desempeño de las herramientas, consultar los datos históricos es esencial.

5. Realiza un informe detallado

La información es uno de los activos más valiosos de las empresas, no importa la industria a la que pertenezcas o qué tanto dependes de ella para tu negocio; por ello un informe superficial podrá ser más rápido de realizar, pero definitivamente no aportará valor a largo plazo. Es importante que incluyas a detalle las irregularidades que se encontraron, qué se puede mejorar, cuáles podrían ser las soluciones y los aciertos que son buena idea seguir replicando.

Ahora te presentamos una selección de software que te ayudará a realizar este tipo de auditoría.

5 software de monitoreo y auditoría de base de datos

1. Redgate

Imagen de Redgate

Las soluciones de Redgate están clasificadas por la industria que las busca (como finanzas, proveedores de servicios, cuidado de la salud) o también por necesidad (desarrollo estandarizado para equipos, monitorear desempeño y disponibilidad, proteger y preservar datos, entre otros). Ayuda a categorizar, respaldar y conectar tu base de datos a tu sistema de control; además tiene compatibilidad con Oracle.

2. IDERA

Imagen de IDERA

IDERA puede hacer un reporte de desempeño, gestión basada en políticas establecidas, garantizar la calidad de los datos y protecciones que avalan la seguridad de tus datos. Es ideal para comenzar a diseñar la base de datos u optimizar la existente, tanto en equipos de cómputo físicos de la empresa como en la nube. Si lo contratas, tienes acceso a una comunidad que ayuda a usarla en su máximo potencial y a un soporte técnico especializado.

3. Solarwinds

Imagen de Solarwinds

Su misión es simplificar la auditoría de base de datos, y una de sus herramientas más valiosas es que ayuda a comprobar que sus usuarios cumplan con los reglamentos de protección de datos de diferentes entidades. Automatiza la auditoría en archivos, carpetas y servidores; permite personalizar reportes para entregar información actualizada sobre el estado de la información y te permite gestionar el acceso de tu equipo así como los permisos que tiene autorizados desde un solo sitio.

4. IDEA

Imagen de IDEA

Desarrollado por CaseWare Analytics, IDEA tiene más de cien tareas relacionadas con la auditoría de base de datos que te serán de mucha utilidad. Tendrás la posibilidad de detectar patrones en la información, crear reportes con gráficas que permitan comprender mejor los datos y compartirlos con terceros (como Tableau, MS Excel, ODBC); así podrás detectar irregularidades de manera sencilla.

5. Foglight

Imagen de Foglight

Quest tiene Foglight para la administración de bases de datos. Permite gestionar todas las bases a las que tiene acceso tu empresa desde una única consola y lo mejor es que está creada para entornos híbridos (equipos físicos y la nube). Podrás detectar problemas de rendimiento antes de que sean un obstáculo para los usuarios, te brindará datos históricos enriquecidos y también te dará acceso a un panorama histórico que te ayudará a comprender mejor las incidencias que tengas.

Después de esta guía, recuerda que pese al esfuerzo una auditoria te ayudará a mantener la protección de tu base de datos tan segura como si se tratara de tus propios datos personales.