Es crucial poder enfrentar desafíos para alcanzar el éxito en cualquier empresa. Para evitar situaciones que puedan representar una amenaza para los procesos comerciales, resulta fundamental disponer de herramientas que permitan tomar decisiones acertadas ante posibles contratiempos. El Análisis Modal de Efectos y Fallas (AMEF) es una metodología diseñada para prevenir fallos o riesgos, permitiendo abordarlos antes de que ocurran.
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Los procesos pueden fallar en cualquier momento y por eso es importante identificar dónde se localizan los problemas potenciales o los posibles errores, así podrás crear estrategias que logren prevenirlos.
En este artículo te diré cómo hacer un AMEF paso a paso, que te ayudará a anticipar cualquier falla en tus procesos.
Qué es un AMEF
El análisis de modo y efecto de fallo (AMEF) es una herramienta de análisis eficaz basado en un método sistemático, que identifica, evalúa y mitiga posibles problemas y fallas en productos, procesos o sistemas. Busca identificar los problemas, anticipar riesgos y prevenir los efectos negativos de alguna falla.
El objetivo principal es prevenir o mitigar los efectos negativos de los fallos antes de que ocurran, mediante la identificación de las causas potenciales, la evaluación de la severidad de los efectos y la probabilidad de ocurrencia, y la implementación de medidas preventivas o correctivas adecuadas.
Esta metodología conduce a la mejora de la calidad, la reducción de costos y el aumento de la satisfacción del cliente, ya que involucra a expertos de diferentes áreas, en un ambiente colaborativo centrado en la prevención y mitigación de fallas o riesgos. Esto permite a las organizaciones aprender de sus errores y optimizar sus recursos de manera eficiente a fin de garantizar productos más confiables y seguros.
Dónde se origina el AMEF
El método AMEF fue desarrollado en Estados Unidos, a finales de la década de 1940, por la industria nuclear y aeroespacial. Actualmente, sigue siendo uno de las herramientas más eficaces para reducir fallas y prevenir problemas desde el diseño, por lo que permite priorizar tareas y habilitar controles estratégicos a tiempo.
Para qué sirve un AMEF
El método AMEF sirve para prevenir situaciones que pongan en riesgo el diseño y los procesos de productos o servicios de una organización. Así podrás establecer medidas de detección que evitarán que sucedan o escalen estas situaciones. Esta herramienta es muy útil para minimizar riesgos y fallas potenciales que puedan generar desperdicios, defectos o consecuencias perjudiciales para los clientes. El análisis de estas fallas está diseñado para identificar, priorizar y limitar estos problemas.
¿Es necesario actualizar o revisar el AMEF periódicamente?
Sí, la actualización regular del AMEF garantiza que los riesgos identificados se sigan gestionando de manera efectiva y que se tengan en cuenta los cambios en el producto, proceso o sistema a lo largo del tiempo.
¿En qué momento se debe inciar un AMEF?
El proceso de iniciar un Análisis Modal de Efectos y Fallas (AMEF) debería comenzar idealmente en las etapas iniciales del ciclo de vida del producto, proceso o sistema. Es crucial llevar a cabo un AMEF al inicio del proceso de diseño o planificación, antes de que se hayan producido fallos o problemas significativos.
- Al inicio del ciclo de vida del producto, proceso o sistema.
- Durante la fase de diseño o planificación del proyecto.
- Al comenzar el desarrollo o la implementación del proyecto.
- Cuando se introducen cambios significativos en el diseño o en las condiciones operativas.
- Cuando se identifica la necesidad de mejorar la fiabilidad o la eficiencia del producto o proceso.
- Como respuesta a eventos pasados de fallos o problemas en productos similares.
- Al iniciar un nuevo proyecto o proceso dentro de una organización.
- Como parte de los esfuerzos continuos de mejora de calidad y gestión de riesgos.
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Beneficios del AMEF
Al identificar y abordar posibles fallos desde el inicio, el AMEF ayuda a las empresas a evitar problemas costosos y a mantener altos estándares de calidad, lo que a su vez promueve la satisfacción del cliente y fortalece la reputación de la empresa. Además, mejora la eficiencia operativa y garantiza el cumplimiento normativo, contribuyendo al éxito general de la organización y su competitividad en el mercado.
La aplicación de este método aporta los siguientes beneficios concretos:
- Mejora la calidad de productos y servicios: reduce las posibilidades de que los productos o servicios presenten problemas.
- Aumenta la satisfacción del cliente: si tienes un producto o servicio de alta calidad que se caracteriza por su fiabilidad al no presentar fallos, estarás contribuyendo a incrementar la satisfacción del cliente y la reputación de la marca.
- Mitiga los riesgos potenciales en el diseño y los procesos de productos y servicios: ayuda a detectar posibles problemas y fallas antes de que ocurran; además, permite tomar acciones preventivas.
- Genera soluciones a bajo costo: el AMEF tiene un impacto directo en costos, porque al prever fallos se estarán generando soluciones en una etapa temprana, lo cual reduce los costos por reparaciones, devoluciones y garantías.
- Optimiza el rendimiento de los procesos: al enfocarse en los problemas más críticos, se pueden asignar recursos para abordarlos de manera efectiva. Mediante una visión de prevención en lugar de corrección, los procesos serán más eficientes.
- Ayuda a cumplir las regulaciones normativas: es una herramienta útil para garantizar el cumplimiento de los requisitos y estándares de calidad establecidos en ciertos sectores o industrias, indispensables para operar.
- Da más confiabilidad y seguridad: como estarás abordando posibles fallas y riesgos, e implementando acciones para evitarlos o mitigarlos, aumentará la fiabilidad y seguridad de los productos y procesos.
Por estas razones, la metodología AMEF sirve para evitar las consecuencias causadas por rendimientos inadecuados en los procesos empresariales.
El consejo de Diego Santos, Marketing Manager en HubSpot LATAM
Mejora la eficiencia operativa y garantiza el cumplimiento normativo, contribuyendo al éxito general de la organización y su competitividad en el mercado.
Puntuación de riesgo de un AMEF
La puntuación de riesgo en el contexto del Análisis Modal de Fallos y Efectos (AMEF) es una medida utilizada para evaluar y priorizar los riesgos identificados durante el proceso de análisis.
En un AMEF, cada modo de falla identificado se evalúa en términos de tres criterios principales: la severidad del efecto del fallo (S), la frecuencia o probabilidad de ocurrencia del fallo (O) y la capacidad de detección del fallo antes de que llegue al cliente (D). Estos tres factores se multiplican para obtener la puntuación de riesgo (R) de cada modo de falla.
La puntuación de riesgo (R) ayuda a determinar qué modos de falla son más críticos y requieren una atención inmediata. Los modos de falla con puntuaciones de riesgo más altas son aquellos que tienen el mayor potencial de causar daño al cliente o al negocio si no se gestionan adecuadamente.
Por lo general, se establecen criterios para categorizar las puntuaciones de riesgo en rangos, lo que permite priorizar las acciones de mitigación y asignar recursos de manera efectiva para abordar los riesgos más críticos primero. Esto puede incluir acciones como el diseño de controles adicionales, la implementación de procedimientos de prueba o inspección, o la revisión y mejora de los procesos existentes.
El consejo de Pablo Londoño, Senior Marketing Manager en HubSpot LATAM
Al comprender y abordar los riesgos de manera proactiva, las organizaciones pueden mejorar la seguridad, la calidad y la eficiencia en sus operaciones, lo que contribuye a su éxito a largo plazo.
Tipos de AMEF
1. AMEF de diseño
Este tipo de método está centrado en el diseño de producto, como un procedimiento de prevención para detectar cualquier problema o falla. Permite anticipar una solución como método de previsión para cualquier imprevisto. Explora la posibilidad de un mal funcionamiento del producto que pueda originarse desde su concepción.
Cuándo implementar un AMEF de diseño
La implementación de un Análisis Modal de Fallos y Efectos (AMEF) de diseño es crucial tanto en el desarrollo de nuevos productos o servicios como en la fase de rediseño de productos o servicios existentes. Durante el proceso de diseño de un nuevo producto o servicio, el AMEF ayuda a identificar y abordar posibles fallos desde las etapas iniciales del desarrollo, lo que garantiza la calidad y la fiabilidad del producto final.
Del mismo modo, cuando se realiza un rediseño de un producto o servicio existente, el AMEF permite evaluar los riesgos asociados con los cambios propuestos y asegurar que se implementen soluciones efectivas para mejorar o mantener la calidad del producto o servicio.
2. AMEF de procesos
Este tipo de AMEF se utiliza para detectar problemas en los procesos de producción, con el objetivo de prevenir cualquier dificultad que pueda presentarse para los trabajadores involucrados en un proceso. Gracias a esta metodología es posible descubrir fallas que afectan la calidad de los productos o servicios, la insatisfacción del cliente y las afectaciones de seguridad para los empleados, derivadas de los procesos.
Cuándo implementar un AMEF de procesos
Es esencial realizar un AMEF antes de desarrollar planes de control para un proceso nuevo o modificado, ya que permite identificar y abordar posibles fallos antes de que ocurran. Además, el AMEF se lleva a cabo durante la planificación de estrategias de procesos, proporcionando una evaluación proactiva de los riesgos y la efectividad de las estrategias planificadas. También se utiliza para analizar las fallas de procesos existentes, permitiendo mejoras continuas y la reducción de riesgos.
3. AMEF de sistemas
Este método se aplica específicamente a los software; permite analizar y prevenir cualquier problema relacionado con estos sistemas tecnológicos. Así es posible actuar antes de que ocurra alguna falla y dar mantenimiento a tiempo.
Cuándo implementar un AMEF de sistemas
Es esencial tanto al llevar a cabo funciones en un software como al realizar el mantenimiento de la interfaz de usuario. Al realizar funciones en un software, el AMEF ayuda a identificar posibles fallas en el sistema, permitiendo una mejor planificación y mitigación de riesgos desde el inicio del proceso. Asimismo, durante el mantenimiento de la interfaz de usuario, el AMEF garantiza la detección temprana de posibles fallas y la implementación de soluciones efectivas para garantizar el funcionamiento óptimo del sistema.
Entonces, recordemos:
La metodología para poner en práctica el método AMEF varía dependiendo de cada organización, a pesar de que el proceso se basa en los mismos principios. La calidad y la confiabilidad deben mejorarse y examinarse de manera continua para conseguir los mejores resultados.
Para este ejemplo de cómo hacer un AMEF, he seleccionado los procesos que se llevan a cabo en un restaurante. A continuación, te daré los pasos para realizar un AMEF con base en este ejemplo:
Cómo hacer un AMEF (con ejemplo)
- Selecciona un proceso.
- Reúne al equipo especializado.
- Identifica las fallas y su alcance.
- Localiza controles de prevención.
- Calcula el NPR.
- Detecta el nivel de riesgo de la falla.
- Ejecuta acciones preventivas y correctivas.
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1. Selecciona un proceso
Este es un análisis del proceso que se lleva a cabo en un restaurante desde la recepción del cliente hasta que llega a la mesa asignada. Para ello es importante generar un diagrama de los pasos que cubre este servicio.
2. Reúne al equipo especializado
Crea un equipo de trabajo de profesionistas que tengan el conocimiento especializado sobre los procesos, el producto o servicio y las necesidades de los clientes.
Una vez que el equipo esté reunido será indispensable elaborar una lista de verificación; esta debe concentrar los documentos que contengan información sobre fallas anteriores, los flujos de procesos, así como las características de los productos y servicios.
3. Identifica las fallas y su alcance
En este punto es importante conocer cuáles son las expectativas que tienen los clientes y la empresa acerca del producto, servicio, proceso o sistema, y considerar cuál es la magnitud de las fallas en caso de que sucedan.
- Primero determina qué es lo que puede fallar en una de las etapas; por ejemplo, en la fase de registro quizá no se tuvieron en cuenta las preferencias que el cliente expresó y se le otorgue una mesa en un área que no es de su agrado.
- Valora cuál podría ser las consecuencias de esta falla, conforme al grado de insatisfacción del cliente.
- Asigna un número de severidad de dicha falla, el mismo que te permitirá darle seguimiento oportuno a las acciones.
4. Identifica las causas de la falla
Una vez que se han identificado los efectos de las fallas es momento de hacer lo siguiente:
- Pregúntate cuáles podrían ser las causas de este error, ya sea por algún asunto en el software de registro o un descuido por parte del personal.
- Asigna un número de acuerdo con el nivel de ocurrencia de este problema.
- Clasifica el nivel de la frecuencia con la que acontecen o la facilidad con la que se pueden detectar. Esto te permitirá tomar acciones preventivas, comenzando con las prioritarias.
5. Localiza controles de prevención
Una vez que tienes identificadas las causas del problema es importante reconocer:
- Cuáles son los controles actuales de prevención para evitarlo, en caso de que exista alguno.
- Si no hay, entonces es importante mencionarlo. Esto servirá para crear nuevas oportunidades de mejora en el proceso más adelante.
- Asigna un número de acuerdo con el grado de detección de cada asunto.
6. Calcula el NPR
El número prioritario de riesgo (NPR) es el valor que establece la prioridad de las fallas o los problemas, a través de la multiplicación de los valores asignados al grado de ocurrencia de las fallas, la severidad y la detección de las mismas. El resultado que se obtiene determina la prioridad con la que deben ser enfrentados los problemas que han sido identificados.
7. Detecta el nivel de riesgo de la falla
De acuerdo con los resultados obtenidos, puedes localizar el nivel de riesgo de las fallas que has identificado para establecer la prioridad:
8. Ejecuta acciones preventivas y correctivas
En caso de que no exista algún control establecido que prevenga las fallas, es importante proponer una acción específica que reduzca los riesgos y toma las acciones pertinentes para evitar estas fallas en el proceso. Para ello:
- Establece las pruebas, procedimientos o mecanismos necesarios que permitan que estas fallas se eviten o se reduzca la posibilidad de que ocurran, incluso antes de que lleguen al cliente.
- Ejecuta las acciones preventivas y correctivas que has propuesto y que te ayuden a eliminar o prevenir las problemas localizadas en los procesos. Una vez que hayas ejecutado las acciones vuelve a calcular los riesgos para comprobar que han sido eliminados de manera definitiva o si es necesario asignar otras acciones.
Una vez que has realizado todos los pasos anteriores, con base en el ejemplo del restaurante, tu hoja de Excel puede verse así:
Ahora que tienes todos los elementos necesarios para utilizar esta herramienta, comienza a implementarla en tu empresa y observa las mejoras que brinda al rendimiento de todos tus procesos.
Ejemplo de una investigación en la que se implementó el proceso AMEF
En la década de 1970, Ford Motor Company fue una de las primeras empresas en adoptar el método del Análisis Modal de Efectos y Fallas (AMEF) como parte de sus prácticas de gestión de calidad. El AMEF se introdujo en Ford como una herramienta para identificar y abordar los riesgos potenciales en sus productos y procesos de fabricación.
Al implementar este análisis, Ford pudo anticipar y prevenir posibles fallos en sus vehículos, lo que condujo a mejoras significativas en la calidad y la fiabilidad de sus automóviles.
Esta iniciativa ayudó a Ford a establecerse como líder en la industria automotriz en términos de calidad y también influyó en otras empresas a adoptar el AMEF como una práctica estándar en la gestión de riesgos y la mejora continua de la calidad.
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Preguntas frecuentes sobre un AMEF
Cuánto tiempo lleva completar un AMEF
La duración puede variar significativamente dependiendo de varios factores, como la complejidad del producto, proceso o sistema analizado, el tamaño del equipo involucrado, y el nivel de detalle requerido. En general, un AMEF puede llevar desde algunas horas hasta varias semanas o incluso meses para completarse completamente. Las sesiones de análisis pueden requerir varias reuniones para revisar y evaluar exhaustivamente los posibles modos de falla, sus efectos y causas, así como para desarrollar e implementar medidas preventivas o correctivas.
¿Se necesita capacitación especial para realizar un AMEF?
Sí, es recomendable que las personas involucradas en la realización reciban capacitación especializada para llevar a cabo el análisis de manera efectiva. Esta capacitación proporciona una comprensión sólida de los principios y metodologías del AMEF, así como las habilidades necesarias para identificar modos de falla, evaluar riesgos y priorizar acciones correctivas y preventivas.
Qué sucede después de completar un AMEF
Después de completar un AMEF, se implementan acciones correctivas y preventivas, se establece un proceso de seguimiento y revisión, y se promueve la mejora continua para garantizar la calidad y la seguridad en curso.
