Cómo hacer un AMEF paso a paso con ejemplo

Saber enfrentar retos es fundamental para alcanzar el éxito en cualquier negocio.

Con el fin de prevenir situaciones que sean una amenaza para alguno de los procesos comerciales, es importante contar con herramientas para tomar las decisiones correctas en caso de que surja algún problema. AMEF es un método que ayuda a prevenir fallas o riesgos con el fin de combatirlos antes de que sucedan.

Los procesos pueden fallar en cualquier momento y por eso es importante identificar dónde se localizan los problemas potenciales o los posibles errores, así podrás crear estrategias que logren prevenirlos. En este artículo te diremos cómo hacer un AMEF paso a paso, que te ayudará a anticipar cualquier falla en tus procesos.

Esta metodología conduce a la mejora de la calidad, la reducción de costos y el aumento de la satisfacción del cliente, ya que involucra a expertos de diferentes áreas, en un ambiente colaborativo centrado en la prevención y mitigación de fallas o riesgos. Esto permite  a las organizaciones aprender de sus errores y optimizar sus recursos de manera eficiente a fin de garantizar productos más confiables y seguros.

Dónde se origina el AMEF 

El método AMEF fue desarrollado en Estados Unidos, a finales de la década de 1940, por la industria nuclear y aeroespacial. Actualmente, sigue siendo uno de las herramientas más eficaces para reducir fallas y prevenir problemas desde el diseño, por lo que permite priorizar tareas y habilitar controles estratégicos a tiempo.

Para qué sirve un AMEF

El método AMEF sirve para prevenir situaciones que pongan en riesgo el diseño y procesos de productos o servicios de una organización. Así podrás establecer medidas de detección que evitarán que sucedan o escalen estas situaciones. Esta herramienta es muy útil para minimizar riesgos y fallas potenciales que puedan generar desperdicios, defectos o consecuencias perjudiciales para los clientes. El análisis de estas fallas está diseñado para identificar, priorizar y limitar estos problemas.  

Beneficios del AMEF 

La aplicación de este método aporta los siguientes beneficios concretos: 

• Mejora la calidad de productos y servicios: reduce las posibilidades de que los productos o servicios presenten problemas.
• Aumenta la satisfacción del cliente: si tienes un producto o servicio de alta calidad que se caracteriza por su fiabilidad al no presentar fallos, estarás contribuyendo a incrementar la satisfacción del cliente y la reputación de la marca.
• Mitiga los riesgos potenciales en el diseño y los procesos de productos y servicios: ayuda a detectar posibles problemas y fallas antes de que ocurran; además, permite tomar acciones preventivas.
• Genera soluciones a bajo costo: el AMEF tiene un impacto directo en costos, porque al prever fallos se estarán generando soluciones en una etapa temprana, lo cual reduce los costos por reparaciones, devoluciones y garantías.
• Optimiza el rendimiento de los procesos: al enfocarse en los problemas más críticos, se pueden asignar recursos para abordarlos de manera efectiva. Mediante una visión de prevención en lugar de corrección, los procesos serán más eficientes.
• Ayuda a cumplir las regulaciones normativas: es una herramienta útil para garantizar el cumplimiento de los requisitos y estándares de calidad establecidos en ciertos sectores o industrias, indispensables para operar.
• Da más confiabilidad y seguridad: como estarás abordando posibles fallas y riesgos, e implementando acciones para evitarlos o mitigarlos, aumentará la fiabilidad y seguridad de los productos y procesos.

Por estas razones, la metodología AMEF sirve para evitar las consecuencias causadas por rendimientos inadecuados en los procesos empresariales.

1. AMEF de diseño

Este tipo de método está centrado en el diseño de producto, como un procedimiento de prevención para detectar cualquier problema o falla. Permite anticipar una solución como método de previsión para cualquier imprevisto. Explora la posibilidad de un mal funcionamiento del producto que pueda originarse desde su concepción. 

Cuándo implementar un AMEF de diseño

• Cuando se está diseñando un nuevo producto o servicio
• Cuando se está rediseñando un producto o servicio existente

2. AMEF de procesos

Este tipo de AMEF se utiliza para detectar problemas en los procesos de producción, con el objetivo de prevenir cualquier dificultad que pueda presentarse para los trabajadores involucrados en un proceso. Gracias a esta metodología es posible descubrir fallas que afectan la calidad de los productos o servicios, la insatisfacción del cliente y las afectaciones de seguridad para los empleados, derivadas de los procesos. 

Cuándo implementar un AMEF de procesos

• Antes de desarrollar planes de control para un proceso nuevo o que haya sido modificado
• Cuando se llevan a cabo las planeaciones de las estrategias para un proceso
• Para analizar fallas de un proceso existente
• Durante de cualquier proceso de producción de manufactura o ensamblaje

3. AMEF de sistemas

Este método se aplica específicamente a los software; permite analizar y prevenir cualquier problema relacionado con estos sistemas tecnológicos. Así es posible actuar antes de que ocurra alguna falla y dar mantenimiento a tiempo. 

Cuándo implementar un AMEF de sistemas

• Cuando se llevan a cabo funciones en un software
• Cuando se realiza el mantenimiento de la interfaz de usuario

La metodología para poner en práctica el método AMEF varía dependiendo de cada organización, a pesar de que el proceso se basa en los mismos principios. La calidad y la confiabilidad deben mejorarse y examinarse de manera continua para conseguir los mejores resultados.

Para este ejemplo de cómo hacer un AMEF, hemos seleccionado los procesos que se llevan a cabo en un restaurante. A continuación, te damos los pasos para realizar un AMEF con base en este ejemplo:

1. Selecciona un proceso

Haremos un análisis del proceso que se lleva a cabo en un restaurante desde la recepción del cliente hasta que llega a la mesa asignada. Para ello es importante generar un diagrama de los pasos que cubre este servicio. 

2. Reúne al equipo especializado

Crea un equipo de trabajo de profesionistas que tengan el conocimiento especializado sobre los procesos, el producto o servicio y las necesidades de los clientes.

Una vez que el equipo esté reunido será indispensable elaborar una lista de verificación; esta debe concentrar los documentos que contengan información sobre fallas anteriores, los flujos de procesos, así como las características de los productos y servicios.

3. Identifica las fallas y su alcance

En este punto es importante conocer cuáles son las expectativas que tienen los clientes y la empresa acerca del producto, servicio, proceso o sistema, y considerar cuál es la magnitud de las fallas en caso de que sucedan. 

• Primero determina qué es lo que puede fallar en una de las etapas; por ejemplo, en la fase de registro quizá no tuvieron en cuenta las preferencias que el cliente expresó y se le otorgue una mesa en un área que no es de su agrado.
• Valora cuál podría ser las consecuencias de esta falla, conforme al grado de insatisfacción del cliente.  
• Asigna un número de severidad de dicha falla, mismo que te permitirá darle seguimiento oportuno a las acciones.

4. Identifica las causas de la falla

Una vez que se han identificado los efectos de las fallas es momento de hacer lo siguiente: 

• Pregúntate cuáles podrían ser las causas de este error, ya sea por algún asunto en el software de registro o un descuido por parte del personal.
• Asigna un número de acuerdo con el nivel de ocurrencia de este problema.
• Clasifica el nivel de la frecuencia con la que acontecen o la facilidad con la que se pueden detectar. Esto te permitirá tomar acciones preventivas, comenzando con las prioritarias.

5. Localiza controles de prevención

Una vez que tienes identificadas las causas del problema es importante reconocer:

• Cuáles son los controles actuales de prevención para evitarlo, en caso de que exista alguno.
• Si no hay, entonces es importante mencionarlo. Esto servirá para crear nuevas oportunidades de mejora en el proceso más adelante.
• Asigna un número de acuerdo con el grado de detección de cada asunto. 

6. Calcula el NPR

El número prioritario de riesgo (NPR) es el valor que establece la prioridad de las fallas o los problemas, a través de la multiplicación de los valores asignados al grado de ocurrencia de las fallas, la severidad y la detección de las mismas. El resultado que se obtiene determina la prioridad con la que deben ser enfrentados los problemas que han sido identificados.  

7. Detecta el nivel de riesgo de la falla

De acuerdo con los resultados obtenidos, puedes localizar el nivel de riesgo de las fallas que has identificado para establecer la prioridad:

8. Ejecuta acciones preventivas y correctivas

En caso de que no exista algún control establecido que prevenga las fallas, es importante proponer una acción específica que reduzca los riesgos y toma las acciones pertinentes para evitar estas fallas en el proceso. Para ello:

• Establece las pruebas, procedimientos o mecanismos necesarios que permitan que estas fallas se eviten o se reduzca la posibilidad de que ocurran, incluso antes de que lleguen al cliente. 
• Ejecuta las acciones preventivas y correctivas que has propuesto y que te ayuden a eliminar o prevenir las problemas localizadas en los procesos. Una vez que hayas ejecutado las acciones vuelve a calcular los riesgos para comprobar que han sido eliminados de manera definitiva o si es necesario asignar otras acciones. 

Una vez que has realizado todos los pasos anteriores, con base en el ejemplo del restaurante, tu hoja de Excel puede verse así: 

Ahora que tienes todos los elementos necesarios para utilizar esta herramienta, comienza a implementarla en tu empresa y observa las mejoras que brinda al rendimiento de todos tus procesos.