Proceso de adquisición de software empresarial en 2025: paso a paso

Hoy, los negocios que buscan tener un crecimiento sostenible reconocen que el software empresarial representa uno de los pilares fundamentales para alcanzar sus metas estratégicas. En ese sentido, la adquisición de un software adecuado permite que los equipos de trabajo puedan optimizar sus actividades operativas y dediquen la mayor parte del tiempo a las iniciativas que les generan más valor agregado, como el análisis estratégico, la innovación y el desarrollo creativo.

Un proceso de adquisición bien estructurado considera tanto las necesidades internas de la organización como la experiencia del usuario final. Y la selección de herramientas apropiadas impacta directamente en la efectividad de las soluciones digitales que la empresa ofrece a sus clientes: plataformas web, sistemas de comercio electrónico, aplicaciones móviles y demás canales de interacción.

Por eso es importante que sepas que cuando las organizaciones implementan tecnologías que se alinean con sus objetivos de negocio, crean las condiciones necesarias para impulsar su crecimiento y generar resultados medibles en sus indicadores de desempeño.

Sabiendo esto, ¿cuál sería el proceso de adquisición de software ideal para tu empresa? En HubSpot te lo contamos. ¡Toma nota!

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Definición y alcance

La adquisición de software es el proceso sistemático a través del cual las organizaciones adquieren soluciones tecnológicas que optimizan sus operaciones y fortalecen su posición competitiva. El alcance de este proceso incluye la identificación de necesidades específicas, la investigación de alternativas disponibles en el mercado, la evaluación técnica y financiera de las opciones, y la toma de decisiones basada en criterios objetivos.

Este proceso también contempla aspectos relacionados con la integración de las nuevas herramientas con los sistemas existentes, la capacitación del personal usuario, y el establecimiento de métricas para medir el impacto de la implementación. La metodología abarca tanto soluciones desarrolladas internamente como productos comerciales disponibles en el mercado.

Importancia para las empresas

Las organizaciones que implementan un proceso de adquisición estructurado obtienen múltiples beneficios que impactan directamente en su productividad y competitividad. La metodología ordenada reduce los riesgos asociados con inversiones tecnológicas inadecuadas y garantiza que los recursos se destinen a soluciones que realmente aporten valor al negocio.

La selección de herramientas basada en criterios técnicos y comerciales sólidos permite que las empresas puedan aprovechar al máximo las inversiones que hacen en sus áreas de tecnología. Por otro lado, este enfoque metodológico facilita la toma de decisiones informadas y reduce los tiempos de implementación, permitiendo una adopción mucho más rápida y efectiva de las nuevas soluciones.

Objetivos del proceso estructurado

El software empresarial seleccionado a través de un proceso estructurado debe cumplir objetivos específicos que se alineen con la estrategia organizacional. El primer objetivo consiste en identificar soluciones que mejoren la eficiencia operativa y permitan que los equipos de trabajo se concentren en actividades de mayor valor estratégico.

La metodología también busca asegurar que las herramientas seleccionadas se integren de manera fluida con la infraestructura tecnológica existente, minimizando las disrupciones operativas durante la implementación. Con esto, el proceso estructurado tiene como meta establecer criterios claros de evaluación que permitan medir el retorno de la inversión y el impacto positivo de las nuevas soluciones en los resultados del negocio.

Por qué necesitas un proceso estructurado de adquisición

La implementación de una metodología organizada para la adquisición de software permite que las organizaciones tomen decisiones informadas y maximicen el valor de sus inversiones tecnológicas. Un proceso de adquisición estructurado reduce los riesgos operativos, optimiza el uso de recursos y garantiza que las soluciones seleccionadas contribuyan efectivamente al logro de los objetivos empresariales.

¡Empresas que adoptan este enfoque metodológico experimentan mejores resultados en términos de eficiencia, control de costos y satisfacción de los usuarios finales!

Control de costos y presupuesto

La selección de herramientas tecnológicas requiere una participación equilibrada de diferentes niveles organizacionales para garantizar decisiones acertadas. Según datos de encuesta, los responsables de estos procesos se distribuyen de la siguiente manera:

• Jefes de departamento: directores o gerentes de cada área, 57,10 %
• Líderes: vicepresidentes, dueños o ejecutivos nivel C: 47,60 %
• Equipo de operaciones: 26,30 %
• Marketing: 21,10 %
• Ventas: 19,20 %
• Servicio al cliente y soporte: 18,20 %
• Contribuidores individuales: usuarios finales que usarán el software: 17,90 %

La posición de los usuarios finales en el séptimo lugar de esta lista representa una oportunidad de mejora significativa. Incluir activamente a quienes utilizarán las herramientas diariamente en el proceso de adquisición contribuye a seleccionar soluciones más efectivas y aumenta las probabilidades de adopción exitosa, logrando un mejor retorno de la inversión tecnológica.

Cumplimiento y gestión de licencias

El software empresarial requiere una gestión rigurosa de licencias que cumpla con las regulaciones vigentes y optimice los costos operativos. Un proceso estructurado establece mecanismos de control que garantizan el uso apropiado de las licencias adquiridas y evita sanciones por incumplimiento de términos contractuales.

La metodología organizada incluye el seguimiento continuo del uso real de las licencias, lo que permite identificar oportunidades de optimización y renegociación con proveedores. Esta gestión proactiva reduce los gastos innecesarios en licencias subutilizadas y asegura que la organización mantenga el cumplimiento legal en todas sus herramientas tecnológicas.

Evitar redundancias y duplicaciones

La ausencia de un proceso de adquisición estructurado frecuentemente resulta en la compra de soluciones que duplican funcionalidades existentes en la organización. Esta situación genera costos adicionales innecesarios y complica la gestión de la infraestructura tecnológica.

Una metodología organizada incluye un inventario actualizado de las herramientas actuales y sus capacidades, lo que facilita la identificación de brechas reales que requieren nuevas soluciones. Este enfoque permite que las organizaciones inviertan en tecnologías que aporten valor diferencial y complementen todo su ecosistema tecnológico vigente.

Optimización de recursos tecnológicos

La selección de herramientas basada en criterios técnicos definidos garantiza que las nuevas soluciones se integren de manera eficiente con la infraestructura que tienen, y de esta manera aprovechar los recursos disponibles. Un proceso estructurado evalúa la compatibilidad técnica, los requerimientos de hardware y las necesidades de conectividad antes de tomar decisiones de compra.

Esta metodología también considera la escalabilidad de las soluciones seleccionadas, asegurando que las herramientas puedan crecer junto con la organización sin requerir reemplazos prematuros. La optimización de recursos incluye la evaluación del impacto en el rendimiento de los sistemas actuales y la planificación de actualizaciones de infraestructura cuando sea necesario.

Quién participa en la adquisición de software

La adquisición de software empresarial requiere de la participación activa y coordinada de múltiples actores organizacionales, cada uno con perspectivas y conocimientos específicos que puedan contribuir al éxito del proceso. Un proceso de adquisición efectivo integra las necesidades operativas, técnicas y estratégicas de la organización a través de la colaboración entre diferentes niveles jerárquicos y áreas funcionales.

La participación balanceada de estos actores garantiza que las decisiones de selección de herramientas consideren tanto los requerimientos técnicos como las necesidades reales de los usuarios que interactuarán diariamente con las soluciones implementadas.

Roles y responsabilidades por departamento

Existe (idealmente) una distribución de responsabilidades en los procesos de adquisición de software dentro de las organizaciones. Lo que quiere decir que (en un panorama efectivo) los jefes de departamento lideran estas decisiones con un 57,10 % de participación.

A esto le siguen los roles ejecutivos de nivel C, que van con un 47,60 %. Los equipos de operaciones también participan indudablemente, con un 26,30 % de los casos, mientras que las áreas de marketing (21,10 %), ventas (19,20 %) y servicio al cliente (18,20 %) respectivamente tienen roles más especializados, todo según sus necesidades específicas.

Esta distribución da una muestra de la naturaleza estratégica en las decisiones tecnológicas, donde los líderes departamentales pueden evaluar el impacto de las herramientas en sus objetivos específicos. Los ejecutivos, con una amplia experiencia y recorrido, aportan una perspectiva organizacional vasta y garantizan la alineación con la estrategia empresarial. Y por otro lado, los equipos operativos contribuyen con un conocimiento técnico sobre integración e implementación.

Cuál es la importancia de involucrar a los usuarios finales

Los contribuidores individuales constituyen un grupo fundamental. Este tipo de usuarios posee conocimiento directo sobre los flujos de trabajo diarios, las limitaciones de las herramientas actuales y los requerimientos específicos que facilitan su productividad.

La inclusión activa de usuarios finales en el proceso de adquisición aporta perspectivas valiosas sobre usabilidad, funcionalidad práctica y adopción potencial de las nuevas soluciones. Su participación reduce la resistencia al cambio durante la implementación y aumenta las probabilidades de que el software empresarial seleccionado genere los beneficios esperados en términos de eficiencia operativa.

Coordinación entre equipos

La selección de herramientas efectiva requiere mecanismos de coordinación que integren las perspectivas de todos los participantes y faciliten la toma acordada de decisiones. Esta coordinación incluye la definición clara de roles, responsabilidades y criterios de evaluación que guíen el proceso desde la identificación de necesidades hasta la implementación final.

Los equipos multidisciplinarios, que participan en estos procesos, deben establecer canales de comunicación fluidos y metodologías de trabajo colaborativo que permitan evaluar las opciones disponibles desde múltiples perspectivas. La coordinación efectiva también incluye la documentación de decisiones, la gestión de expectativas y el establecimiento de cronogramas que consideren las capacidades y limitaciones de cada área participante en el proceso de adquisición.

Las organizaciones actuales disponen de múltiples opciones para obtener las soluciones tecnológicas que requieren, cada una con características específicas que impactan en costos, implementación y gestión operativa.

La adquisición de software moderna abarca desde modelos tradicionales de licenciamiento hasta modalidades de servicio basadas en la nube, lo que permite que las empresas seleccionen la opción que mejor se adapte a sus necesidades específicas y capacidades financieras.

Un proceso de adquisición informado considera las ventajas y limitaciones de cada modalidad para garantizar que la selección de herramientas se alinee con los objetivos estratégicos de la organización.

1. Licencias tradicionales vs. suscripciones

Las licencias tradicionales ofrecen a las organizaciones la propiedad perpetua del software empresarial, lo que significa un pago único inicial seguido de costos opcionales de mantenimiento y soporte. Este modelo proporciona control total sobre las versiones utilizadas y permite que las empresas mantengan sistemas estables durante períodos prolongados sin presión para actualizaciones frecuentes.

Las suscripciones, por el contrario, operan bajo un modelo de pago recurrente que incluye actualizaciones automáticas, soporte técnico y acceso a nuevas funcionalidades. Esta modalidad reduce la inversión inicial y permite que las organizaciones accedan a versiones actualizadas del software sin costos adicionales, aunque requiere un compromiso financiero continuo que debe considerarse en la planificación presupuestal a largo plazo.

2. Software as a Service (SaaS)

El modelo SaaS representa una evolución en la adquisición de software donde las aplicaciones se ejecutan en la infraestructura del proveedor y se acceden a través de internet. Esta modalidad elimina la necesidad de instalación local, mantenimiento de servidores y gestión de actualizaciones, lo que reduce significativamente los costos operativos de tecnología.

Las soluciones SaaS ofrecen escalabilidad flexible que permite ajustar el número de usuarios y funcionalidades según las necesidades cambiantes del negocio. Esta característica es bastante útil para organizaciones en crecimiento que requieren adaptabilidad en sus herramientas tecnológicas sin inversiones significativas en infraestructura adicional.

3. Software de código abierto

El software de código abierto proporciona acceso gratuito al código fuente, lo que permite modificaciones personalizadas y adaptaciones específicas según los requerimientos organizacionales. Esta modalidad reduce los costos de licenciamiento y ofrece transparencia total sobre el funcionamiento de las aplicaciones, aspectos que resultan atractivos para organizaciones con capacidades técnicas internas sólidas.

La selección de herramientas de código abierto requiere considerar los costos asociados con desarrollo interno, personalización y soporte técnico. Aunque el software base sea gratuito, las organizaciones deben evaluar si poseen los recursos técnicos necesarios para implementar, mantener y desarrollar las funcionalidades específicas que requieren sus operaciones.

4. Licencias por usuario vs. por dispositivo

Las licencias por usuario permiten que una persona acceda al software empresarial desde múltiples dispositivos, lo que facilita el trabajo remoto y la movilidad laboral. Este modelo es apropiado para organizaciones con equipos distribuidos geográficamente o con necesidades de acceso flexible desde diferentes ubicaciones y dispositivos.

Las licencias por dispositivo vinculan el software a equipos específicos, independientemente de quién los utilice. Esta modalidad funciona en entornos donde múltiples usuarios comparten estaciones de trabajo o donde el acceso al software se concentra en ubicaciones físicas específicas. La selección entre estas opciones debe considerar los patrones de uso organizacional y las políticas de trabajo flexible implementadas por la empresa.

Cómo prepararse para la adquisición de software

La preparación adecuada constituye el fundamento de un proceso de adquisición exitoso que garantice resultados óptimos y minimice riesgos operativos. Una metodología de preparación estructurada permite:

• Que las organizaciones identifiquen con precisión sus necesidades tecnológicas.
• Evalúen el estado actual de sus herramientas.
• Establezcan criterios claros para la selección de herramientas más apropiadas.

La fase de preparación también incluye la definición de presupuestos realistas y la planificación detallada de la implementación, elementos que determinan el éxito de la inversión en software empresarial.

Auditoría del software existente

La auditoría del software empresarial actual proporciona una base sólida para tomar decisiones informadas sobre nuevas adquisiciones. Este proceso incluye la documentación detallada de todas las herramientas utilizadas, sus versiones, costos asociados, niveles de utilización y grado de satisfacción de los usuarios finales.

La evaluación también identifica redundancias, brechas funcionales y oportunidades de optimización en el ecosistema tecnológico existente. Los resultados de esta auditoría permiten determinar qué herramientas tienen la capacidad para integrarse con soluciones innovadoras, cuáles requieren de su reemplazo y qué funcionalidades específicas necesita cubrir la nueva adquisición de software para complementar efectivamente las capacidades actuales.

Análisis de necesidades y requerimientos

El análisis detallado de las necesidades establece los criterios específicos que debe cumplir la nueva solución tecnológica para generar valor real en la organización. Este proceso involucra la participación de usuarios finales, líderes departamentales y equipos técnicos para garantizar una perspectiva integral de los requerimientos.

• Funcionalidades core: identificación de las capacidades esenciales que debe incluir la solución para resolver los problemas específicos de la organización.
• Integraciones requeridas: definición de las conexiones necesarias con sistemas existentes, bases de datos y herramientas complementarias utilizadas actualmente.
• Escalabilidad y crecimiento: evaluación de la capacidad de la solución para adaptarse al crecimiento futuro de la organización y cambios en volumen de usuarios.
• Seguridad y cumplimiento: establecimiento de estándares de protección de datos, privacidad y conformidad con regulaciones específicas del sector.
• Usabilidad y experiencia: definición de criterios de facilidad de uso, curva de aprendizaje y satisfacción esperada de los usuarios finales.

Definición de presupuesto y TCO

La planificación financiera para la adquisición de software debe considerar el costo total de propiedad (TCO) que incluye gastos directos e indirectos asociados con la implementación y operación de la nueva solución. Este análisis abarca costos de licenciamiento, infraestructura adicional, capacitación del personal, soporte técnico y mantenimiento continuo.

La definición presupuestal también debe contemplar costos de migración de datos, personalización de la solución y posibles interrupciones operativas durante la implementación. Una evaluación financiera completa incluye la proyección de beneficios cuantificables que la nueva herramienta generará, lo que permite calcular el retorno de inversión esperado y justificar la asignación de recursos para el proyecto.

Planificación de la implementación

Una selección de herramientas exitosa requiere una planificación detallada de la implementación que minimice disrupciones operativas y garantice una adopción fluida por parte de los usuarios. Esta planificación incluye la definición de fases de implementación, cronogramas realistas, asignación de responsabilidades y estrategias de gestión del cambio.

El plan de implementación debe considerar períodos de prueba piloto, capacitación escalonada del personal y migración gradual de datos desde sistemas existentes. La metodología también incluye la definición de métricas de éxito, protocolos de rollback en caso de problemas y estrategias de comunicación que mantengan informados a todos los stakeholders sobre el progreso del proyecto y los beneficios esperados del nuevo software empresarial.

La implementación de prácticas probadas durante el proceso de adquisición marca la diferencia entre inversiones tecnológicas exitosas y decisiones que generan complicaciones operativas. Las mejores prácticas abarcan desde la evaluación rigurosa de proveedores hasta la planificación de crecimiento futuro, asegurando que cada decisión contribuya al éxito organizacional a largo plazo.

Un enfoque metodológico en la selección de herramientas reduce riesgos, optimiza recursos y garantiza que el software empresarial seleccionado cumpla con las expectativas y requerimientos específicos de la organización.

Estos son los 5 mejores criterios que debes tener en cuenta al momento de adquirir un software:

1. Evaluación de proveedores

La evaluación de proveedores constituye un pilar fundamental en la adquisición de software que va más allá de las características técnicas del producto. Este proceso incluye el análisis de la estabilidad financiera del proveedor, su trayectoria en el mercado, referencias de clientes similares y capacidad de soporte técnico especializado.

La metodología de evaluación debe considerar la hoja de ruta del producto, frecuencia de actualizaciones, políticas de seguridad implementadas y cumplimiento con estándares de la industria.

También resulta fundamental evaluar la cultura organizacional del proveedor, su capacidad de respuesta ante incidentes y la calidad de su documentación técnica, aspectos que impactan directamente en la experiencia de implementación y uso continuo de la solución.

2. Pruebas piloto y demos

Las pruebas piloto representan una oportunidad valiosa para validar la funcionalidad del software empresarial en condiciones reales de operación antes de tomar decisiones definitivas de compra. Estas pruebas deben involucrar a usuarios finales representativos y escenarios de uso típicos que reflejen las condiciones operativas diarias de la organización.

Las demostraciones personalizadas permiten evaluar cómo la solución aborda casos de uso específicos y se adapta a los flujos de trabajo existentes. Durante estas sesiones, la organización puede identificar brechas funcionales, evaluar la curva de aprendizaje requerida y obtener retroalimentación directa de los usuarios que interactuarán con la herramienta, datos que resultan fundamentales para la toma de decisiones informadas.

3. Compatibilidad e integración

Al momento de seleccionar las herramientas adecuadas se debe priorizar soluciones que se integren de manera fluida con la infraestructura tecnológica existente y los sistemas críticos de la organización. La evaluación de compatibilidad incluye aspectos técnicos como APIs disponibles, formatos de datos soportados, protocolos de comunicación y requerimientos de hardware o software adicional.

La planificación de integraciones debe considerar tanto las conexiones inmediatas necesarias como las futuras expansiones del ecosistema tecnológico. Soluciones que ofrezcan conectores preconstruidos, documentación técnica detallada y soporte especializado para integraciones facilitarán la implementación y reducirán los costos asociados con desarrollos personalizados.

4. Escalabilidad y crecimiento futuro

El proceso de adquisición debe evaluar la capacidad de las soluciones para adaptarse al crecimiento organizacional y cambios en volumen de usuarios, datos y transacciones. La escalabilidad técnica incluye aspectos como capacidad de procesamiento, almacenamiento de datos, concurrencia de usuarios y disponibilidad del sistema bajo diferentes cargas de trabajo.

La planificación de crecimiento también considera la flexibilidad de los modelos de licenciamiento, facilidad para agregar nuevas funcionalidades y capacidad de personalización según necesidades emergentes. Soluciones que permitan expansión modular y ajustes graduales proporcionarán un mayor valor a largo plazo y reducirán la necesidad de reemplazos prematuros por limitaciones de capacidad.

5. Soporte y mantenimiento

La calidad del soporte técnico y servicios de mantenimiento impacta directamente en la experiencia de uso y continuidad operativa del software empresarial. La evaluación debe incluir canales de soporte disponibles, tiempos de respuesta garantizados, disponibilidad de soporte en idioma local y cobertura horaria que se adapte a las necesidades operativas de la organización.

Los servicios de mantenimiento deben abarcar actualizaciones de seguridad, corrección de errores, mejoras de rendimiento y acceso a nuevas versiones del software. La documentación técnica, recursos de capacitación, comunidades de usuarios y materiales de autoayuda complementan el soporte directo y facilitan la resolución independiente de consultas menores, optimizando la productividad de los equipos internos.

Casos de éxito en adquisición de software empresarial

Errores comunes en la adquisición de software y cómo evitarlos

Gestión del cumplimiento en adquisición de software

El cumplimiento de licencias y la adherencia a regulaciones vigentes constituyen aspectos críticos del proceso de adquisición de software que requieren atención especializada desde las etapas iniciales de planificación. La gestión de licencias de software apropiada protege a las organizaciones de sanciones legales, optimiza costos operativos y garantiza el uso autorizado de todas las herramientas tecnológicas implementadas.

Un enfoque proactivo en la gestión del cumplimiento durante la compra de software empresarial establece las bases para operaciones tecnológicas seguras y conformes con estándares regulatorios específicos de cada industria.

Cumplimiento de licencias

La gestión de activos de software requiere controles rigurosos que garanticen el uso apropiado de todas las licencias de software empresarial adquiridas por la organización. Este proceso incluye el inventario detallado de licencias disponibles, el monitoreo continuo del uso real versus las licencias autorizadas, y la implementación de mecanismos que eviten instalaciones no autorizadas o uso excesivo de las herramientas licenciadas.

Las organizaciones deben establecer políticas claras sobre instalación, uso y distribución de software, acompañadas de herramientas de monitoreo automatizado que detecten discrepancias entre licencias adquiridas y software instalado.

La documentación completa de acuerdos de licenciamiento, términos de uso y restricciones específicas facilita la gestión proactiva del cumplimiento y reduce riesgos asociados con violaciones involuntarias de términos contractuales.

Regulaciones de protección de datos

La selección de software debe considerar el cumplimiento con regulaciones de protección de datos como GDPR, CCPA y normativas locales que impactan el manejo de información personal y corporativa. Los proveedores de software deben demostrar capacidades técnicas y políticas organizacionales que puedan garantizar la protección adecuada de datos sensibles procesados por sus soluciones.

La evaluación de software debe incluir aspectos como cifrado de datos, controles de acceso, auditorías de seguridad, políticas de retención de información y procedimientos de notificación de incidentes. Las organizaciones también deben verificar que los proveedores mantengan certificaciones de seguridad relevantes y cumplan con estándares internacionales de protección de datos que se alineen con los requerimientos regulatorios específicos de su sector de actividad.

Auditorías y renovaciones

La auditoría de software periódica constituye una práctica esencial que permite identificar brechas de cumplimiento, optimizar el uso de licencias y planificar estratégicamente las necesidades futuras de herramientas de software. Estas auditorías deben abarcar tanto aspectos técnicos como contractuales, evaluando el estado actual de todas las soluciones implementadas y su alineación con términos de licenciamiento vigentes.

La renovación de licencias requiere planificación anticipada que considere cambios en necesidades organizacionales, disponibilidad de nuevas versiones del software y oportunidades de renegociación de términos contractuales.

El proceso debe incluir la evaluación del Costo Total de Propiedad (TCO) de las renovaciones versus alternativas disponibles en el mercado, garantizando que las decisiones de continuidad se basen en criterios objetivos de valor y rendimiento. La gestión proactiva de renovaciones también permite aprovechar descuentos por renovación temprana y evitar interrupciones operativas por vencimiento de licencias.

Infraestructura basada en la nube 

Desde que el trabajo remoto se convirtió en una realidad para muchas empresas, quienes estaban al frente de los equipos debieron adaptar soluciones para compartir el trabajo entre personas en diferentes locaciones. Y como es muy probable que el trabajo a distancia continúe en varias empresas (aunque algunos estén regresando a las oficinas) se debe encontrar un proveedor que permita utilizar la nube con protocolos de seguridad sólidos y una gestión eficiente en cualquier momento.

Políticas y herramientas de acceso remoto

Para evitar que haya una fuga de datos o que se comentan errores en la gestión de la información almacenada, es importante contar con políticas bien establecidas que definan quiénes tienen permisos y cuántas actividades pueden completar. Así, es más sencillo darle seguimiento a cualquier error o señal de alarma, antes de que ocurra un daño más grande.

Herramientas para optimizar la adquisición de software

La optimización del proceso de adquisición de software se beneficia significativamente del uso de tecnologías especializadas que automatizan tareas repetitivas, centralizan información y facilitan la toma de decisiones basada en datos.

Estas herramientas de software permiten que las organizaciones gestionen de manera más eficiente la evaluación de software, el seguimiento de proveedores de software y el control del presupuesto de software asignado a diferentes proyectos.

La implementación estratégica de estas soluciones tecnológicas transforma procesos manuales en flujos de trabajo estructurados que mejoran la precisión, reducen tiempos de ciclo y garantizan mejores resultados en cada compra de software empresarial.

Plataformas de gestión de activos

Las plataformas especializadas en gestión de activos de software proporcionan visibilidad completa sobre el inventario tecnológico organizacional y facilitan el control proactivo de licencias de software empresarial. Estas herramientas automatizan el descubrimiento de software instalado, monitorean el uso real versus licencias disponibles y generan alertas sobre vencimientos, renovaciones y posibles violaciones de cumplimiento.

La funcionalidad de estas plataformas incluye capacidades de reporte que permiten analizar patrones de uso, identificar software subutilizado y optimizar la asignación de licencias entre diferentes usuarios y departamentos. Las organizaciones pueden aprovechar estas herramientas para planificar estratégicamente sus necesidades futuras, negociar mejores términos con proveedores y mantener cumplimiento de licencias de manera continua y automatizada.

CRM para el proceso de evaluación

Los sistemas de gestión de relaciones con clientes adaptados para la selección de software centralizan información sobre proveedores de software, propuestas comerciales, evaluaciones técnicas y comunicaciones asociadas con cada proceso de adquisición. Estas plataformas facilitan el seguimiento de múltiples oportunidades de compra simultáneas y garantizan que ningún detalle importante se pierda durante evaluaciones complejas.

• HubSpot CRM ofrece una solución gratuita que permite gestionar hasta un millón de contactos y almacenar datos de manera ilimitada, lo que resulta bastante útil para centralizar información sobre proveedores de software durante procesos de evaluación.
• La plataforma facilita el seguimiento de propuestas comerciales, comunicaciones con vendedores y documentación de evaluaciones técnicas en un solo lugar accesible para todo el equipo involucrado en la adquisición de software.
• Las funcionalidades de pipeline y seguimiento automatizado permiten monitorear el progreso de múltiples evaluaciones simultáneas, establecer recordatorios para fechas importantes como vencimiento de propuestas o demos programadas, y mantener un registro histórico completo de cada proceso de selección de software.

¡Esta centralización mejorará la colaboración entre tu equipos y garantizará que las decisiones estén basadas en información completa y actualizada!

Herramientas de análisis de costos

Las plataformas especializadas en análisis financiero para tecnología permiten calcular con precisión el costo total de propiedad (TCO) de diferentes alternativas de software empresarial y comparar escenarios de inversión a lo largo del tiempo. Estas herramientas consideran costos directos como licencias y soporte, así como costos indirectos como capacitación, implementación de software y mantenimiento continuo.

La funcionalidad de modelado financiero facilita la evaluación de diferentes escenarios de presupuesto de software, incluyendo comparaciones entre modelos de licenciamiento tradicional, suscripciones y opciones Software As a Service (SaaS).

Los negocios pueden utilizar estas herramientas para justificar inversiones ante la dirección ejecutiva, optimizar la asignación de recursos entre diferentes proyectos tecnológicos y planificar estratégicamente las renovaciones futuras de herramientas de software críticas para sus operaciones.

Un CRM que combine un buen CMS es un buen paso para cuidar los datos de tus clientes y la forma en que tu empresa los utiliza para dar una mejor atención y seguimiento a los procesos. ¡Busca los que mejor se adapten a las necesidades de tu organización y añádelos a tu plan de adquisición de software en 2025!

Preguntas frecuentes sobre adquisición de software

Estas son algunas de las preguntas de los usuarios de nuestra comunidad HubSpot sobre adquisición de software: