Acceso remoto: qué es, cómo usarlo y herramientas

Supongamos que has salido de viaje de negocios y recibes una llamada cuando llegas al hotel: un cliente necesita urgentemente información de su cuenta y solo tú tienes las claves de acceso. Hasta hace unos años esto era una pesadilla para los ejecutivos, quienes tenían que confiar las contraseñas a otras personas o bien trasladarse nuevamente a las oficinas para resolver la demanda. Sin embargo, hoy en día existen herramientas que facilitan la consulta remota de la información y el trabajo colaborativo a la distancia.

El acceso remoto es una de las herramientas que han demostrado su utilidad en los últimos años y que ha facilitado el trabajo entre los miembros de una empresa, pues los empleados ya no tienen que estar en las oficinas para acceder a información valiosa y se hace más fácil promover modalidades de trabajo remotas.

En esta ocasión hablaremos de las ventajas del acceso remoto y trataremos algunos consejos sobre cómo implementarlo de manera eficiente a través de 12 ejemplos de herramientas altamente funcionales.

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¿Para qué sirve el acceso remoto? 

El acceso remoto brinda la posibilidad de acceder y manejar a la distancia un ordenador. Esto ha representado una gran alternativa para muchas empresas en la búsqueda por continuar con sus actividades diarias durante una situación extraordinaria. 

En España, uno de los países de Europa que menos practicaba el teletrabajo, hoy en día cerca del 80 % de las empresas han implementado esta modalidad para seguir siendo productivas. Colombia, por su parte, tiene ahora 400 % más trabajadores remotos que en los dos años anteriores.

Sin duda, trabajar desde casa ha traído una serie de desafíos para las empresas y sus trabajadores. Sin embargo, adoptar un sistema de acceso remoto conlleva una serie de ventajas importantes y puede utilizarse en una gran diversidad de situaciones, tales como:

1. Si requieres acceder a información confidencial, generalmente no tendrás autorización para portarla en tu laptop personal. El acceso remoto permite que te identifiques en la plataforma de la empresa y accedas a los datos solicitados.
2. Si manejas datos sensibles o de gran importancia financiera, no puedes dejar la información guardada en dispositivos que estarán fuera del lugar de trabajo. Al centralizar la información aseguras la privacidad y creas ecosistemas cerrados y exclusivos para tu empresa.
3. Si tu puesto requiere estar en constante movimiento, deberás contar con la información disponible para trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento. El acceso remoto permite que, donde quiera que estés y en el momento que quieras, esté lista la información para ti.
4. Estas herramientas son especialmente útiles ante situaciones extraordinarias, como las vividas durante los últimos años debido a la pandemia. Al poder acceder desde cualquier lugar, las empresas que contaban con estas herramientas no vieron frenada su actividad.
5. Muchas veces solo podemos encontrar archivos en nuestros propios ordenadores y tenemos métodos de clasificación que únicamente nosotros conocemos. Al acceder remotamente a tu equipo computacional puedes tener al alcance de tu mano el escritorio al que estás acostumbrado.
6. El acceso remoto facilita la gestión de actividades con tu equipo de trabajo. A través de sus plataformas puedes mantener videoconferencias o controlar los sistemas de administración de tareas.
7. Te permite corregir errores de los miembros del equipo a pesar de que no estén presentes. Esto es especialmente útil cuando hay entregas importantes que requieren la colaboración de muchos miembros de la empresa.

Estas herramientas tienen además algunos beneficios para las empresas, entre los que destacan:

• Mayor ahorro de tiempo y dinero. Si bien adquirir el software de acceso remoto involucra un gasto, los costes empresariales en términos de electricidad y suministros son menores. Además, esta tecnología ha hecho que el camino a la oficina sea tan solo bajar las escaleras, encender la computadora o tableta, acceder con usuario y contraseña y ¡listo!
• Seguridad garantizada. Tal vez el hecho de trabajar a distancia en otra computadora puede parecer una idea un tanto desconcertante. Sin embargo, la tecnología de acceso remoto es tan avanzada que los mejores software ofrecen una gama de opciones de seguridad y encriptación de datos para evitar fuga de información o accesos no permitidos. El acceso se lleva a cabo a través de un usuario y contraseña, y la transferencia de datos se realiza dentro de los protocolos de cifrado que protegen la información. 

¿Cómo funciona el acceso remoto? 

El acceso remoto se logra con tres elementos combinados: software, hardware y conectividad de red. Hoy en día es común acoplar estos tres elementos mediante una red privada virtual (VPN, por sus siglas en inglés) que se enlaza a hosts a través de una interfaz de red cableada o Wi-Fi o por medio de internet.

La función de la VPN es conectar usuarios individuales a redes privadas. Una vez que el usuario está conectado al software, este cifra el tráfico antes de entregarlo a través de la red Wi-Fi. Esto es lo que se conoce como «túnel VPN». Después, descifra los datos y los envía a la red privada específica.

Para que este proceso funcione correctamente, la computadora desde donde se conectará el usuario y a la que se busca acceder deben tener un software que les permita comunicarse con ambos sistemas o recursos alojados desde el acceso remoto. Cuando el usuario se conecta con el anfitrión remoto, podrá tener acceso a un escritorio como el de su lugar de trabajo.

4 consejos para implementar el acceso remoto en tu empresa

Adaptarse a una forma de trabajo mediante el acceso remoto conlleva una buena planeación y encontrar el software que se adapte a las necesidades de tu empresa. No se trata únicamente de instalar un programa y listo, pues existen claves para que este modo de laborar sea más flexible, sencillo y seguro para tus colaboradores.

1. Capacita a tu personal

Lo primero que debes hacer es capacitar a tus empleados si nunca antes habían implementado un acceso remoto en tu organización. Crea un plan para que puedan adaptarse a esta nueva forma de trabajo, mantén una planificación por área y fomenta una comunicación abierta entre cada equipo y departamento.

Si bien esta capacitación requiere tiempo, vale la pena invertir algunas horas para que todos estén en el mismo canal y el acceso remoto se realice sin complicaciones. Además, prevenir los frenos de operaciones y resolver las dudas ayuda a que no se perjudique la productividad de los empleados. Una organización que capacita a su personal puede aumentar su margen de rentabilidad 24 %.

2. Brinda las herramientas necesarias

Todos tus colaboradores deben contar con una computadora de escritorio o portátil con el software instalado. Si bien ya hay software y soluciones que permiten la conexión con dispositivos móviles, consulta con tus colaboradores cuáles son sus opciones y brinda alternativas.

Sea cual fuere el caso, cada colaborador debe tener un usuario configurado con conectividad VPN.

3. Garantiza la seguridad de la información

El inicio de sesión común en los software de acceso remoto requiere la autenticación doble, lo que significa que la seguridad de tu información no dependerá únicamente de una contraseña. Si bien este es un paso adicional, vale la pena que cada quien se tome el tiempo de verificar su identidad para evitar vulnerabilidades, así como el robo y la filtración de información.

Entre las opciones de autenticación multifactor se encuentran:

• Token físico: se usa para generar una contraseña dinámica y es similar al de las organizaciones bancarias. Con un token físico, además de necesitar tu clave para iniciar sesión a tu acceso remoto, también requerirás un código generado por el dispositivo.
• Teléfono móvil: a través de una aplicación similar a Google Authenticator generas códigos de verificación para proporcionar más seguridad a tu cuenta.
• Biometría: si tu teléfono móvil cuenta con lector biométrico puedes agregar una huella digital o de retina para asegurarte de que solo tú tendrás acceso a tu cuenta.

Lo mejor siempre será elegir la vía más infalible para la seguridad de la información de tu organización y empleados. Aun así, recuerda adaptar todas las medidas de seguridad a la rutina de tus colaboradores para no afectar su productividad.

4. Verifica que la conectividad sea segura y eficiente

Instalar un punto de acceso inalámbrico con un firewall reduce el riesgo frente a las amenazas cibernéticas. Algunos de los mejores firewalls para empresas tienen antivirus y monitoreo de red, soporte para conexiones móviles, SSL VPN, alto rendimiento, soporte de velocidades Wi-Fi de hasta más de 1.2 Gbps y más características.

Ahora que ya conoces algunas claves para implementar el acceso remoto, te compartimos una lista de herramientas que podrán ser útiles para tu organización. Compara sus características y comprueba cuál es la mejor opción para el tamaño de tu empresa, número de colaboradores, tipo de sector o industria.

12 software de acceso remoto recomendados

1. Escritorio remoto de Chrome

La herramienta creada por Google está disponible automáticamente en el navegador. Entre sus ventajas es que la mayoría de los usuarios tienen instalado Chrome; además, es gratuita y tiene una versión móvil para iOS y Android.

Su funcionamiento se realiza a través de una cuenta de Google para utilizar la extensión que viene incluida en el navegador. Es muy fácil de usar y seguro. Podrás incluir un PIN de seguridad para que ningún otro usuario pueda acceder a tu ordenador en ningún momento.

2. Escritorio remoto de Windows

El escritorio remoto de Windows, más que una aplicación o programa disponible para la plataforma, es una funcionalidad incluida dentro de las herramientas del sistema operativo. Por ello, no necesitarás instalar extensiones ni programas adicionales.

Este recurso está diseñado para las versiones 10 y 11 de Windows y permite conectarte con un equipo que cuente con ese sistema operativo a distancia.

Una ventaja del Escritorio remoto de Windows es que no solamente está optimizado para el ecosistema de Microsoft, sino que también permite el acceso desde dispositivos con iOS. Con esta herramienta podrás acceder a todas las aplicaciones que tengas disponibles en tu ordenador, a los archivos guardados y a los recursos de red que soporte el dispositivo a través del cual te estás conectando de forma remota.

3. Team Viewer

Team Viewer es la herramienta de acceso remoto perfecta tanto para pequeñas empresas como multinacionales. Ofrece conexiones seguras y rápidas a través de una red global altamente rápida. Entre sus servicios puedes obtener:

• Acceso remoto sencillo y seguro: ya sea en un equipo de escritorio o en cualquier dispositivo móvil.
• Monitoreo remoto integrado y gestión: te mantiene al tanto de problemas o situaciones críticas; además, brinda una galardonada solución antivirus que mantiene tu TI limpia y ordenada.
• Soporte remoto: proporciona asistencia a tus clientes y empleados de manera segura y sencilla.

Una de sus ventajas frente a la competencia consiste en que es la única tecnología que puede acceder a dispositivos iOS y Android en tiempo real y controlarlos desde cualquier ordenador o dispositivo móvil. 

4. Apple Remote Desktop

Apple no podía quedarse atrás en la implementación exclusiva de acceso remoto para sus usuarios. Entre sus funciones se destacan:

• Observación y control de ordenadores Mac
• Transferencia de archivos
• Sistema de control de modo cortina
• Ejecución segura
• Gestión de activos y creación de informes
• Automatización

Si bien es una herramienta útil, su gran desventaja es que solo podrás acceder de forma remota a ordenadores o dispositivos Mac. Su instalación es muy fácil y rápida, pero sigue teniendo algunas opciones limitadas.

5. Supremo

Supremo es un software que poco a poco va ganando gran popularidad entre los usuarios, gracias a su facilidad de uso y porque ¡es gratis! No es necesaria una instalación en el PC ni configuraciones en router o firewall.

¿Cómo se define Supremo?

• Sencillo: sin instalaciones ni configuraciones
• Smart: gestiona múltiples pantallas y conexiones simultáneas
• Seguro: flujo de datos protegidos por un encriptado AES 256-bit
• Supremo: apoyo de clientes de manera fácil y económica

Entre sus características principales se encuentran:

• Ligero y sencillo
• Seguridad y protección
• UAC-Compatible
• Instalación como servicio
• Interfaz personalizable
• Meeting
• USilio, consola de gestión informática

Está disponible para Windows, iOS y Android

6. Ammyy Admin

Con Ammyy Admin consigues un acceso remoto fácil y seguro en segundos. Esta herramienta está diseñada especialmente para empresas grandes. Lo mejor de todo es que no requieres instalaciones complejas, tan solo un archivo ejecutable en tu ordenador. Entre sus servicios podrás encontrar:

• Administración de tareas: proporciona asistencia de escritorio remoto a tus colegas con la certeza de que todos los datos se transferirán de forma segura.
• Oficina remota: desde cualquier lugar y momento. El acceso al escritorio remoto te permite recuperar documentos y archivos en tu PC de oficina o activar algún software específico.
• Presentaciones en línea/educación a distancia: organiza presentaciones en línea o imparte clases virtuales de manera fácil. Además puedes comunicarte con tus colegas a través de su función de chat de voz en tiempo real. 

Ammyy Admin permite hacer ajustes de autenticación para ofrecer mejor seguridad, por lo que es alto su nivel de seguridad en la transferencia de datos. Si bien tiene una versión gratuita muy completa, solo te permite 15 horas de uso al mes con una única sesión.

7. Mikogo

Esta herramienta alemana es muy segura, simple y con una gran calidad gráfica, con la que podrás intercambiar y mostrar el contenido de tu pantalla entre tus colegas. Es ideal para reuniones, presentaciones y soporte remoto. Entre los beneficios que ofrece se encuentran:

• Disponibilidad para todos los navegadores
• Intuitivo y rápido
• 35 idiomas
• Personalización de funciones
• Logo y marca personal
• Pizarra multiusuario
• Sistemas de seguridad certificados

Alrededor de 25 usuarios pueden tener acceso simultáneo a un mismo ordenador; además, permite grabar las sesiones que se realicen.

8. Iperius Remote

Consigue acceso remoto, soporte técnico, colaboración en línea y administración remota de manera gratuita con Iperius Remote. Esta herramienta, disponible para iOS y Android, ofrece una alta gama de características y funciones:

• Control remoto
• Soporte y reuniones
• Acceso automático
• Asistencia remota
• Freeware y profesional
• Lista compartida de computadoras y contactos
• Operadores y permisos de acceso
• Estadísticas detalladas
• Exhaustividad y evolución

Si bien su versión gratuita es algo limitada, ofrece lo necesario para tener un acceso remoto eficaz. Si requieres más funcionalidades cuenta con diversos planes a precios muy asequibles.

9. ThinVNC

Este software de acceso remoto es ideal para principiantes y se destaca por su fácil instalación y configuración rápida y simple. ThinVNC también te permite acceder a escritorios y archivos desde dispositivos móviles y trabajar de manera sencilla, tal como si estuvieras en tu espacio laboral. Entre sus funciones se encuentran:

• Acceso remoto web a escritorios de Windows
• Solución de escritorio remoto sin cliente
• Compartir pantalla en línea
• Gateaway basado en HTML5
• Alto rendimiento
• Servidor VNC
• Control remoto
• Herramienta SDK de acceso remoto

La transferencia de archivos también es muy sencilla. Otra de sus grandes ventajas es que puedes acceder a un ordenador local desde dispositivos móviles de manera fácil y rápida.

10. Splashtop

Splashtop ofrece un software de acceso remoto para empresas e individuos, así como para equipos de soporte y TI. Con una prueba gratuita, podrás acceder desde cualquier lugar y brindar soporte remoto a los servidores y computadoras de tu empresa. Al contratar algunos de sus planes podrás asegurar conexiones rápidas y confiables, sesiones remotas encriptadas con TLS y AES, y una implementación masiva por medio de líneas de comandos o envío de enlaces a tus clientes.

Entre las ventas más competitivas es que Splashtop cuenta con transmisión de audio y video entre dispositivos conectados con latencia reducida. Está disponible para iOS y Android.

11. AnyDesk

AnyDesk ofrece acceso remoto seguro y fiable. Es la herramienta ideal para profesionales de la informática y usuarios en movimiento. Cuenta con soporte multiplataforma y sistemas operativos Windows, Free BSD, MacOS, iOS, Android y Linux. Entre sus características principales se encuentran:

• Colaboración online
• Transferencia de archivos
• Sin necesidad de instalación
• Personalización
• Grabación de sesiones
• Red propia

Gracias a su baja latencia, trabajar de forma remota desde casa será eficaz y sin retrasos ni interrupciones. Cuenta con seguridad configurada para evitar accesos no autorizados y encriptaciones asimétricas. Y en caso de que tu negocio crezca, AnyDesk lo hace contigo con un software que se adapta a tus necesidades a precios asequibles.

12. Zoho Assist

Zoho Assist es otra de las opciones más populares para acceder a un escritorio  de computadora de manera remota, pero también a la interfaz de un dispositivo móvil y a diversos servidores sin complicaciones. Este software es una gran herramienta pues facilita administrar diferentes dispositivos e intercambiar información entre ellos. 

La plataforma está especialmente diseñada para gestionar la atención al cliente, por lo que, con los permisos debidos, podrás solucionar problemas que estén experimentando los clientes en sus propios dispositivos y con algunos otros programas ofrecidos por Zoho.

Zoho Assist funciona por medio de la nube, lo cual facilita el envío de información y la actualización segura de equipos a la distancia, ya que viene equipada con servicios de encriptación.

Si bien esta innovación no está diseñada para todas las empresas, la realidad es que podemos esperar que en el futuro se vuelva una herramienta cada vez más utilizada dentro de las dinámicas laborales. Algunas organizaciones incluso han considerado el acceso remoto como una excelente alternativa para implementar, no solo en momentos extraordinarios, sino de manera total.

Una vez que domines el acceso remoto estas herramientas serán indispensables para tu empresa, ya que tus colaboradores podrán realizar sus labores sin dificultades y tu organización tendrá protegida su información.

Implementa el acceso remoto con éxito con ayuda de estas herramientas. Como has visto, es una modalidad que puede darte ventajas.