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[Guía gratis] 7 Puntos que debes cubrir en la primer reunión con tu nuevo cliente

Ya habéis firmado el contrato y todo el mundo está listo para empezar a trabajar.

Esto es el inicio de una nueva y excelente relación que puede llegar a ser muy productiva. Pero ya has hecho esto anteriormente y sabes que este sentimiento de excitación por lo que has conseguido te puede llegar a crear mucho estrés. Quizá no te puedes comunicar con el cliente durante semanas porque está de vacaciones, o quizá espera que empieces a trabajar en algo que no estaba en el contrato. La relación con el cliente puede llegar a ser confusa y frustrante antes de que llegues a enviar la primera factura.

Durante los primeros 90 días vais a crear el tono de vuestra relación, y si tú y tu empresa queréis retener este cliente, entonces tienes que preparar y desarrollar un proceso de inicio (onboarding) que pruebe que eres la agencia adecuada para ellos.

<< Te recomendamos este manual gratis para guiar el proceso durante aquellas primeras reuniones con tu nuevo cliente >> 

Uno de los pasos más importantes de este proceso es la primera reunión. En esta, podrás comunicarte con los accionistas o trabajadores más importante par el proyecto para que todo el mundo esté alineado. Esto te ayudará a crear un plan de marketing, definir una lista de prioridades y reafirmar los objetivos que se van a cubrir y los que no durante este proceso.

De esta reunión comprenderás los puntos fuertes, débiles y las oportunidades que presenta tu cliente, y los podrás utilizar para desarrollar un plan estratégico de marketing que incluya:

  • Los objetivos concretos del negocio
  • Un análisis competitivo
  • Una revisión de los esfuerzos y resultados de marketing previos
  • Las buyer personas
  • Cómo definir una oportunidad de venta calificada para marketing y para sales
  • Establecer puntos de referencia
  • Los indicadores principales (KPIs) que vas a medir mensualmente, semestralmente y anualmente
  • Una estrategia detallada de inbound marketing incluyendo los servicios, el tiempo y recursos dedicados a cada actividad y los objetivos específicos


Este documento será la base de tu trabajo para, como mínimo, los siguientes 3 meses, así que prepáralo bien.

Te puedes descargar esta guía donde encontrarás información más detallada de tu proceso inicial con tu nuevo cliente y empezar con confianza para conseguir resultados extraordinarios.

7 Elementos a cubrir en tu primer meeting con tu nuevo cliente

1) Introducción

Cada uno de los asistentes a la reunión se debe introducir y explicar cuál es su trabajo. El equipo de trabajo incluye tanto a tu agencia como a tu cliente, así que es mucho mejor si todos se conocen. Además, esto te dará una idea de la experiencia de cada uno que te podrá ayudar cuando tengas que crear contenido. El objetivo es construir una buena relación y compenetración en tu equipo de colaboradores.

2) Objetivos

Seguro que ya has oído algunos de los objetivos de tu cliente durante el proceso de venta. Pero ahora, es momento de crear unos objetivos SMART. Para crearlos, puedes descargarte esta guía.

  • S - Específico (specific en inglés)
  • M - Medible
  • A - Alcanzable
  • R - Relevante
  • T - Tiempo limitado

3) Planificación

A partir de los objetivos establecidos, puedes empezar a crear las tácticas para conseguir estos objetivos.

Ejemplos de objetivos:

  • Atraer X visitas al mes
  • Incrementar el ratio de conversión de visita a lead (oportunidad de venta) en X
  • Convertir X visitas en leads
  • Incrementar el ratio de conversión de lead a cliente en X
  • Conseguir X clientes de inbound marketing

Planes para conseguir los objetivos:

  • Incrementar la frecuencia de publicación del blog
  • Desarrollar ebooks o plantillas para el principio del embudo (TOFU)
  • Hacer tests A/B en las llamadas a la acción (CTAs) para los ebooks
  • Utilizar emails para nutrir los leads de manera efectiva
  • Desarrollar un sistema de puntuación de los leads para identificar las mejores oportunidades

No hace falta que crees un plan exhaustivo durante la primera reunión, pero se puede empezar a crear algunas tácticas para ayudar al cliente a resolver los objetivos de máxima prioridad cuanto antes.

4) Retos

La parte de los retos o desafíos será un punto de partida para entender qué es lo que tienen que mejorar o desarrollar un poco más. Por ejemplo, si tienen que incrementar el tráfico orgánico, lo que tenemos que implementar es una mejor estratégia de palabras clave. Pero no te preocupes de no tener toda la información en esta primera reunión, podrás ir refinando este punto con las siguientes reuniones.

Con esta información podrás empezar a desarrollar una gáfica con todo lo que te comenten o descubras para aplicarlo cuando desarrolles la estrategia de inbound.

5) Tiempo

Una vez habéis acabado con los objetivos y los retos vas a tener que identificar los puntos con gran prioridad para que tu equipo empiece a implementar inmediatamente. Por ejemplo, si el cliente tiene una gran lista de leads pero no sabe como cualificarlos, el primer paso es crear una campaña de nutrición de email.

También vas a tener que discutir con el cliente cualquier objetivo general de la empresa que tenga que cumplir y que pueda repercutir el proyecto. Necesitas entender claramente los resultados que el cliente quiere y cuándo los necesita.

6) Resumen de marketing

A partir de aquí, vas a tener que entender los esfuerzos previos de marketing que han hecho anteriormente. Comprender qué acciones de marketing ha hecho la empresa en el pasado y cuáles fueron los resultados que vierom. Es importante entender los dos tipos de tácticas que el cliente ha implementado, tanto el marketing tradicional como el inbound marketing para entender los retos que se han encontrado y el retorno de la inversión (ROI) conseguido.

También, tendrás que refinar los buyer personas del cliente para crear la estrategia de inbound marketing adecuada a ellos y personalizar todos los pasos del proceso de decisión.

7) Tareas y responsabilidades

Tienes que tener en mente que este proyecto es una colaboración entre dos empresas, lo que implica que tu agencia tiene que entregar resultados y el cliente también tiene responsabilidades. Entonces, tienes que preparar una respuesta para estas preguntas: ¿Quién aprueba el trabajo hecho? ¿A quién tienes que contactar si hay algún problema con las facturas? ¿Quién creará contenido con frecuencia? y otras.

Es por eso que tienes que entender la estructura interna de los procesos del cliente para entender exactamente quiénes son los responsables para cada sub-proyecto. Al final de todo, tu empresa va a tener que entregar resultados, cosa que implica que vas a necesitar información, soporte y aprobación por parte de su equipo.

¿Hay algún otro punto que te gustaría añadir? Déjanos un comentario a bajo.

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