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24 de marzo, 2016 // 08:00

Cómo las PYMES pueden aprovechar un CRM

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sistema-CRM-PYME.jpgSon muchos los beneficios que se obtienen al implementar una plataforma de CRM en una estrategia de ventas. Como bien sabes, en el mundo de las ventas hay que estar al tanto de muchas actividades a la vez (llamadas, reuniones, correos electrónicos, up-selling, cross-selling, seguimiento, priorización de clientes, evolución de negociaciones, etc.), y, en ocasiones, puede llegar a ser bastante complejo desarrollar todas estas acciones sin perder de vista la calidad.

Cuando esto sucede, resulta muy útil recurrir a un sistema de CRM (Customer Relationship Management) para optimizar la gestión y el tratamiento de todos tus clientes y prospectos. Algunos de los beneficios principales que puedes obtener con un CRM es la posibilidad de poder realizar un seguimiento mucho más cercano de todos los procesos de ventas que tienes dentro de tu estrategia, tener una información muy detallada de tus contactos (tanto de tus clientes potenciales como de tus clientes actuales) y mantener un registro organizado de los avances en las negociaciones con cada cliente.

Sin embargo, antes de adquirir un sistema de este tipo, hay que pensar en que no todos los CRM tienen las mismas características y que, consecuentemente, no todos pueden ofrecer las mismas posibilidades de crecimiento para tu empresa. Para elegir el tipo de CRM que mejor se adapte a las características específicas de tu empresa debes tener claras las metas que quieres alcanzar con esta herramienta. En pocas palabras, pensar en implementar cualquier tipo de CRM sin entender a ciencia cierta qué acciones va a reforzar dentro de tu estrategia de ventas, puede llegar a ser totalmente ilógico.

Por otro lado, uno de los principales factores que influyen en la elección y en la adquisición de una plataforma CRM es su precio. A pesar de la gran variedad existente de este tipo de herramientas, muchas de las cuales ofrecen toda una gama de posibilidades y de beneficios para el desarrollo óptimo de una estrategia de ventas, la mayoría de las ocasiones los costes de estas plataformas superan las posibilidades adquisitivas que tienen las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Pero también existen excelentes plataformas de CRM, como la que ha desarrollado HubSpot, la cual ofrece una serie de características para la optimización de todo un proceso de ventas y que, además, es totalmente gratuita.

Por esto, en el blog del día de hoy hemos decidido mostrarte cómo puedes sacar el mejor partido a tu CRM para PYMES dentro de tu estrategia de ventas.

1. Organiza tu base de datos. 

Normalmente, cuando una empresa empieza a tener un crecimiento considerable, uno de los primeros síntomas que identifica es el crecimiento de su base de datos. Dicho crecimiento hace que sea cada vez más complejo determinar con claridad los procesos de ventas y de seguimiento de oportunidades de venta y, en muchas ocasiones, las empresas pierden muchos contactos por no hacerles seguimiento ni ofrecerles la información necesaria en el momento justo.

Dentro de un sistema de CRM puedes tener un dominio mucho más amplio sobre tus bases de datos: puedes organizarlas para tener un panorama más claro sobre el proceso que lleva cada uno. Para que dicha organización sea más efectiva deberías segmentar tu lista de contactos según el estado en el que se encuentra cada uno; de esta manera podrás saber qué contactos están preparados para una venta, cuáles aún necesitan un seguimiento con más contenido de calidad, y cuáles son tus clientes actuales.

2. Personaliza tus listas de contactos.

Una plataforma CRM no solamente te permite organizar tus bases de datos según el estado de cada contacto, sino que, además, te permite personalizar detalladamente cada lista de contactos que tengas. En esta medida, puedes realizar algunos filtros dentro de tus bases de datos según diferentes criterios, como la compañía en la que trabaja cada contacto, su puesto, la descripción de la organización, etc.

Incluso puedes crear las etiquetas y los filtros que consideres necesarios para facilitar todo el proceso de seguimiento y contacto con tus clientes. De esta forma podrás gestionar de una manera mucho más sencilla todos los procesos de ventas y de relación con los clientes.

3. Contacta con tus prospectos a tiempo. 

Como mencioné antes, uno de los errores más frecuentes y perjudiciales dentro de todo el proceso de gestión de relaciones con los clientes es la pérdida de contactos calificados. Que tengas un nombre, un número de teléfono y una dirección de correo electrónico dentro de tus bases de datos no quiere decir que hayas completado tu tarea. De hecho, esta no es ni la mitad del trabajo. Para aprovechar al máximo tus oportunidades de venta y tus clientes debes darles seguimiento y ponerte en contacto con ellos de manera frecuente: esto no solo los ayudará a avanzar dentro de sus respectivos recorridos del comprador, sino que también creará un vínculo entre ellos y tu empresa.

En esta medida, además de realizar un seguimiento detallado de cada uno de tus contactos dentro de tu plataforma CRM, debes tener la seguridad de que podrás contactar con un cliente potencial a tiempo y de la manera correcta. Por ejemplo, muchas de estas plataformas, además de llevar un registro de todos los contactos que has realizado con tus oportunidades de venta y clientes (como grabación de llamadas telefónicas o registro de los correos enviados) también incluyen servicios de teléfono y correo electrónico integrados dentro de la misma herramienta. Así tendrás toda la información en el lugar preciso para relacionarte con tus contactos en el momento justo.

4. Optimiza tus estrategias de mailing.

Un buen CRM te permitirá entrar en contacto con tus oportunidades de venta o con tus clientes de inmediato, y todo ello dentro de la misma plataforma. Sin embargo, tienes que aprender a ser paciente y esperar el momento justo. No envíes un correo a tu posible cliente porque crees que es el momento correcto, sino piensa desde la perspectiva de tu posible cliente y procura establecer y configurar workflows o estrategias de mailing que se envíen en momentos acertados para tus clientes. Además, un buen CRM te brindará la información necesaria para que puedas entender en qué momento tus contactos desean saber de ti.

5. Analiza los comportamientos de tus oportunidades de venta. 

Para que puedas aprovechar al máximo tu CRM para PYMES, debes analizar constantemente el comportamiento de tus contactos. Recuerda que a medida que estos avanzan por su recorrido del comprador, cada uno empieza a vincularse más estrechamente con tu empresa, y, por tanto, modifica ligeramente su propio comportamiento. En este sentido, tú debes disponer de la capacidad de identificar dichas modificaciones para poder conocer en mayor profundidad a tus usuarios y poder así adaptar tu estrategia a sus nuevos comportamientos.

6. Revisa otras bases de datos para obtener nuevas oportunidades de venta.

Si tu tasa de conversión no ha sido la esperada, o si estás interesado en generar más oportunidades de venta además de las que obtienes mediante tus procesos de conversión, algunas de las plataformas CRM (como la de HubSpot) te permiten entrar y ver algunas bases de datos de diferentes compañías para que puedas obtener oportunidades de venta calificadas de una manera más sencilla: oportunidades de venta que se ajusten a tu industria y a los servicios que ofrece tu empresa. 

Estos son algunos consejos breves sobre la mejor manera en que puedes aprovechar un CRM para PYMES. Estos consejos te ayudarán a maximizar tu inversión en la herramienta y, además, podrás optimizar la totalidad de tu estrategia de ventas para aumentar los beneficios de tu compañía.

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