Respaldo en la nube: qué es, cómo hacerlo y mejores proveedores

La información es un activo empresarial. Es por eso que las corporaciones no pueden darse el lujo de perderla. Además de significar una merma económica, la pérdida de información es un riesgo a la seguridad informática y, en algunos países, un delito, dado que vulnera la privacidad de los clientes.

Para evitar este problema, pueden hacer uso del respaldo de información en la nube.

Cuando hablamos de empresas, por lo regular, nos referimos a grandes cantidades de información, por lo que es conveniente evaluar a fondo las posibilidades.

Qué es el respaldo en la nube para empresas

El respaldo en la nube es un proceso que consiste en crear una copia de seguridad de toda la información de la empresa en un servidor de respaldo. Para hacerlo se recurre a los servicios en la nube. De este modo, las organizaciones se aseguran de mantener un registro de sus archivos.

El respaldo de información en la nube también se conoce como backup, en inglés, y es un procedimiento indispensable para las empresas. Estas, además de que guardan información interna (nóminas, proveedores, cuentas bancarias), utilizan los datos de sus clientes (dirección, cuentas bancarias, datos demográficos e incluso biométricos) para impulsar su negocio.

Mantener seguros estos datos es tan importante como fue conseguirlos en primer lugar. La seguridad es un proceso y en este sentido cada parte del proceso debe garantizar los estándares mínimos de seguridad en la web, desde la recopilación de información, su tratamiento, almacenamiento y respaldo.

Una de las formas para lograr este objetivo es conservar una copia de respaldo de las bases de datos de la empresa. Además, te recomendamos que, desde el inicio, tengas un sitio web con certificado SSL y una herramienta WAF para que las operaciones básicas de tu negocio estén protegidas. 

Cómo hacer un respaldo en la nube: 4 pasos básicos

1. Selecciona un proveedor de servicios de respaldo en la nube

Dependiendo del volumen y el tipo de información puede que prefieras optar por un servicio de pago o uno gratuito. 

Analiza los aspectos como:

• Nivel de seguridad que ofrece el proveedor
• Acceso a la información en varios pasos
• Cifrados de la información
• Arquitectura del centro de datos
• Tecnología que usa
• Problemas de filtración de datos en otras ocasiones
• Velocidad de carga y descarga que ofrece

A veces, cada departamento de una empresa decide crear su propio respaldo. Aunque esta práctica no es recomendable, en tanto que genera silos de información, es un avance. Lo ideal es contar con una estrategia de respaldo que contemple a todas las áreas; que identifique la información y los permisos para acceder a ella.

Responde estas preguntas para entender mejor tus necesidades como empresa y las de cada departamento.

• ¿Todos deberían ser capaces de acceder a esta información?
• ¿Quiénes serán los encargados de administrar los permisos?
• ¿Cuáles departamentos deben compartir información?
• ¿Qué perfil de cada área tendrá permiso para administrar las cargas y las descargas de información?

Cuanto más claro sea el proceso, los permisos y la asignación de responsables, la información estará más protegida.

2. Evalúa cuáles documentos se deben respaldar

Si los documentos que tienes planeado respaldar contienen información sensible sobre tus clientes, sin duda necesitas opciones de seguridad adicionales como:

• Sistemas de cifrado
• Autentificación en varios pasos
• Llave física (USB) para acceder a las carpetas seguras
• Rotación de contraseñas de forma periódica

Ahora bien, si la información no es de este tipo, aun así tienes que asegurarte de identificar los perfiles que pueden acceder a ella.

Una correcta evaluación de qué tipo de información utiliza tu empresa te ayudará a evaluar el riesgo y las medidas de seguridad que debes contemplar para protegerla. No quieres terminar encriptando los informes de rendimiento de tu web como si se tratara de los datos bancarios de un cliente, o viceversa.

A cada documento, asígnale una prioridad de seguridad informática y actúa, al momento de respaldar, en consecuencia.

3. Determina si necesitas una copia de seguridad completa o parcial

Los servicios de respaldo en la nube incrementan su costo a partir de cierto volumen de información. Por este motivo hay que ser muy cuidadosos y no terminar con una copia de seguridad muy voluminosa que es difícil de gestionar.

Además de costoso, almacenar información de forma indiscriminada es ineficiente. Hay que tomar en cuenta que identificar la información nos debería ayudar a crear un modelo de respaldo, así como un proceso que facilite llevarlo a cabo.

Ahora bien, si lo que deseas es respaldar todo tu sistema, entonces lo más conveniente es contratar una membresía anual con algún proveedor. Si optas por esta opción, necesitarás un equipo que de informática que se enfoque en mantener la copia de seguridad de tu sistema en condiciones óptimas. 

4. Aprovecha los periodos de prueba de los proveedores y elige uno

Antes de pagar un servicio de respaldo, te recomendamos que utilices los periodos de prueba para ver cómo funciona el servicio.

Puedes evaluar aspectos como:

• La interfaz
• La velocidad de carga y descarga
• Las opciones de seguridad
• La asignación de perfiles dentro de la plataforma
• Los informes de seguridad e historial de actividad

Si no están disponibles todas las opciones, aun puedes buscar la opinión de terceros, reseñas y recomendaciones para hacerte una mejor idea de cómo funciona un servicio específico.

Consulta, así mismo, las secciones de preguntas frecuentes, las guías y los recursos que el proveedor pone a disposición tuya. Cuanta más información tengas a la mano, tu decisión final será más eficiente. Una vez que elijas, solamente tendrás que contratar y poner en marcha el respaldo conforme las instrucciones que te proporcione.

Los mejores 5 servicios de respaldo en la nube

Las empresas que ofrecen servicios en la nube ofrecen un rango de opciones que hay que tener presentes antes de hacer una contratación. En esta sección hablaremos de cinco empresas que han posicionado su oferta en el mercado con muy buenos resultados.

1. IDrive

El 93 % de los usuarios que lo han probado recomienda IDrive. Además, en las categorías que contempla GetApp tiene muy buena calificación, por ejemplo, en la relación calidad y precio, la facilidad de uso y la asistencia al cliente. 

Cuenta con opciones muy interesantes:

• Un plan básico gratuito de 5 GB
• Dispositivos ilimitados en algunos planes de suscripción
• Cifrado AES de 256 bits
• Cifrado de datos y herramientas de seguridad muy útiles
• Opciones de copia de seguridad local, en la nube e híbridas

2. pCloud

pCloud es un servicio de almacenamiento en la nube con opciones para clientes individuales y empresas. 

Sus funciones multitareas son muy intuitivas, así como su panel de herramientas y las opciones de seguridad con las que cuenta la plataforma. Por todo esto se ha posicionado como una de las mejores opciones en el mercado.

Cuenta con:

• 10 GB de almacenamiento gratuito
• Reproducción de archivos multimedia en línea
• Control de versión de los archivos para recuperar cambios
• Opciones de cifrado 
• Protección en múltiples capas para los archivos

Asimismo, cuenta con pCloud Pass, un gestor de contraseñas que utiliza tecnología de cifrado de alto nivel.

3. Zoho WorkDrive

Gracias a su énfasis en el almacenamiento de archivos para equipos que trabajan en conjunto, Zoho Workdrive ofrece opciones muy interesantes de colaboración:

• Comentarios y edición en tiempo real
• Notificaciones de actividad
• Control de versiones

Además, ofrece la posibilidad de integrarse con herramientas como los CRM y otras. Cuenta con versiones para una persona, equipos y empresas, además de complementos para Microsoft, Gmail y Zapier.

En el portal GetApp ha recibido comentarios y recomendaciones positivas debido a sus herramientas, funcionalidad, facilidad de uso y relación precio-calidad. Debido a su versatilidad, esta plataforma se adapta fácilmente a las necesidades de los equipos y las empresas en sectores muy variados del mercado.

4. Google Cloud

Cloud Storage es un servicio de Google Cloud. Se enfoca en el almacenamiento de datos no estructurados, como señala el portal de esta plataforma.

Funciona como un fichero de objetos (imágenes, videos, documentos) que se pueden asociar a proyectos concretos para que los miembros de dicho proyecto puedan consultar, cargar y descargar. Cuenta con una versión de prueba y también esquemas de pago.

Cada una de sus funciones de almacenamiento tiene un propósito único y está enfocada en las frecuencias de consulta y tipo de archivos. Esto le permite a la plataforma un uso más eficiente de los recursos energéticos, así como el espacio por el cual paga el cliente.

Por poner un ejemplo, su Coldline Storage está enfocado en documentos a los que se accede con muy poca frecuencia, y sirve para información que se mantiene vigente durante 90 días.

Archive Storage, en cambio, está enfocado en copas de seguridad y recuperación ante desastres.

Además de ofrecer el respaldo en la nube, Google Cloud ofrece otras funciones:

• Almacenamiento y entrega de contenido multimedia
• Data lakes y análisis de macrodatos
• Alojamiento de sitio web
• Conexión a herramientas de inteligencia artificial

5. Icedrive

Icedrive destaca por sus precios competitivos y sus herramientas, aunque en el aspecto colaborativo no ofrece tantas opciones como otras plataformas enfocadas en el trabajo de equipo.

Cuenta con características como:

• Almacenamiento gratuito de 10 GB
• Aplicación de escritorio, web y móvil
• Encriptación twofish
• Privacidad absoluta bajo el esquema zero-knowledge

La seguridad que ofrece Icedrive se encuentra entre las mejores en el mercado, debido a su política de encriptación. Si este aspecto es una prioridad en tu corporación, no dudes en echarle un vistazo a esta aplicación.

Esperamos que esta lista de aplicaciones de respaldo en la nube te oriente en cuanto a las soluciones que puedes hallar. Te recomendamos usar, al mismo tiempo, un gestor de contenidos con altos estándares de seguridad y nivel de respaldo para que la información de tu negocio esté siempre segura y en línea.