9 Tácticas útiles para hacer que tus clientes paguen a tiempo

Todo el mundo trata de hacer que el flujo de ingresos sea constante, pero sin importar qué tan riguroso seas con tus procesos, tus clientes podrían pagar después de lo planeado, lo cual causa problemas en tu estabilidad.

A continuación hay nueve estrategias que puedes usar para asegurarte de que tus clientes estén listos para pagar las facturas de tu agencia a tiempo:

1) Debes estar alerta para localizar las señales de advertencia en los clientes

Siempre se delatan por sí solos, incluso si decides pasar por alto las señales de alerta en tu esfuerzo por cerrar un trato con un cliente nuevo. Estos se enfocan en el precio o tienen poca organización y, peor aún, generalmente tienen una actitud desagradable que hará que la colaboración sea difícil.

Es muy probable que este tipo de clientes no pague a tiempo. La mejor estrategia que puedes usar es evitarlos a toda costa. Analiza qué tan bien este cliente potencial se adapta a los objetivos de tu agencia en comparación con sus costes de mantenimiento, incluyendo los pagos atrasados.

Si decides que su potencial supera los riesgos, puedes usar muchas de las otras estrategias que se abordan en este post para aliviar los posibles desafíos.

2) Establece términos claros en el contrato

A nadie le gustan las sorpresas, mucho menos cuando se trata de dinero. Tu contrato debe explicar claramente los términos clave sobre el pago: cuándo se enviarán las facturas, la fecha límite de pago, cómo se hará el proceso, las sanciones de pagos atrasados, etcétera.

3) Haz que tus clientes puedan pagarte con facilidad

Si el cliente dice que prefiere un método de pago, permite que lo use. Puedes negociar la flexibilidad de tu método de pago como parte de tu servicio. Hay muchos servicios que hacen que cualquier negocio acepte pagos con la cámara de compensación automatizada (ACH), tarjetas de crédito, PayPal o transferencias electrónicas de fondos (EFT). Regístrate en uno para que tengas esa flexibilidad.

Si el método de pago que tu cliente prefiere sigue siendo los cheques, deja que los usen siempre y cuando lleguen a tiempo. De lo contrario, puedes utilizar una de las siguientes estrategias, como los pagos automáticos con tarjetas de crédito.

4) Empieza a usar facturas y pagos electrónicos

Recuerda que hay muchas herramientas online que puedes emplear para las facturas y los pagos.

Muchas de las herramientas de facturación online te permiten crear un portal de clientes donde las personas pueden ver todas sus facturas pasadas y actuales. Ahora tus clientes no tendrán ninguna excusa como «La factura no llegó». Siempre sabrán dónde encontrar las facturas más recientes que tienen pendientes contigo y no podrán culpar a la tecnología por la falta de comunicación. 

Cuando integras una opción de pago electrónico en tu proceso de facturación, los clientes pueden pagar tan pronto como abran la factura. Es simple y fácil. Algunas herramientas de facturación permiten que tus clientes almacenen su información de pago para que no tengan que volver a ingresarla en cada factura y otras tienen opciones para hacer pagos automáticos; todo esto con el permiso del cliente por adelantado.

La facturación electrónica hace que preparar y enviar facturas sea fácil. Un cliente no puede pagar a tiempo si la factura se envía tarde.

5) Cobra un depósito a los clientes nuevos al principio

Este es más que un gesto de buena voluntad y protección contra un posible cliente fraudulento. Permite que tú y el cliente aclaren cualquier duda sobre la facturación o pago que podría surgir rápidamente. Obtener el pago del depósito confirma que todos los mecanismos están en su lugar para que el cliente te pague a tiempo.

Con frecuencia los pagos se atrasan por algún caos administrativo. Te recomendamos aclarar esto durante el proceso de incorporación del cliente y gestión de sus expectativas.

6) Evita perder, confundir o establecer información ambigua en tu factura

Al principio de la relación, haz que los clientes especifiquen qué información necesitan para pagar una factura. ¿Necesitan la dirección postal de cierta oficina en lugar de las demás? ¿Tienen un número de orden de compra interno que requieren para la factura? ¿Quién debe recibir la factura para procesarla?

Haz que la información de tu factura sea clara. Evita términos que necesiten explicación, como «vence en 30 días». En lugar de eso, especifica la fecha exacta de vencimiento para que no haya confusiones. Asegúrate de que el total y los conceptos o artículos sean fáciles de encontrar y entender. El cliente necesita saber con facilidad exactamente qué se le está cobrando en el total.

7) Incluye términos estándar de pagos atrasados en todas las facturas

Este recordatorio amable sobre la tasa o tarifa de interés que se cobrará en los pagos atrasados ha alentado a muchos clientes a pagar a tiempo.

8) Crea facturas con más frecuencia

No dejes que se acumule una cantidad grande de conceptos facturables. Si necesitas crear una factura para un cliente cada dos semanas, hazlo.

9) Haz que el cliente tenga un acuerdo de anticipo de honorarios

Nada es mejor que establecer un pago previo de los servicios que se proporcionarán. Para mantener la certeza y reforzar la relación entre tu agencia y los clientes, tu objetivo debe ser firmar un acuerdo de anticipo de honorarios y nunca sobrepasar el presupuesto del proyecto.

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