Supongamos que ya todas las partes firmaron el contrato y todo el mundo está listo para empezar a trabajar.

Es el momento que marca el inicio de una nueva relación que puede llegar a ser muy productiva. Pero por experiencia sabes esa emoción que te asalta por lo que has conseguido también puede acarrear mucho estrés. Quizá no te puedas comunicar con el cliente durante semanas porque está de vacaciones, o quizá espere que empieces a trabajar en algo que no estaba en el contrato. La relación con el cliente puede llegar a ser confusa y frustrante incluso antes de enviar la primera factura.

Durante los primeros 90 días se creará el tono de su relación, y quieres conservar al cliente, deberás preparar y crear un proceso de inicio (onboarding) que demuestre que tu agencia es ideal para ellos.

<< Te recomendamos este manual gratis para guiar el proceso en las primeras reuniones con un nuevo cliente >> 

Uno de los pasos más importantes de este proceso es la primera reunión, en la que podrás conocer a las personas más importantes con las que vas a colaborar en el proyecto. Esto te ayudará a crear un plan de marketing, definir una lista de prioridades y reafirmar los objetivos que se van a abordar y los que no durante este proceso.

En esta reunión comprenderás los puntos fuertes, débiles y las oportunidades que presenta tu cliente, y los podrás utilizar para desarrollar un plan estratégico de marketing que incluya:

  • Los objetivos concretos del negocio.
  • Un análisis competitivo.
  • Una revisión de los esfuerzos y resultados de marketing previos.
  • Las buyer personas.
  • Cómo definir una oportunidad de venta calificada para marketing y para ventas.
  • Establecer puntos de referencia.
  • Los indicadores principales (KPIs) que vas a medir cada mes, cada seis meses y cada año.
  • Una estrategia detallada de inbound marketing que incluya los servicios, el tiempo y los recursos que se dedicarán a cada actividad, así como los objetivos específicos.

Este documento te servirá como base para trabajar los tres meses siguientes, por lo menos, así que prepárate bien.

Te puedes descargar esta guía, en la que encontrarás información más detallada sobre cómo crear el proceso inicial con tu nuevo cliente y empezar con paso firme a conseguir resultados extraordinarios.

7 temas que debes hablar con un nuevo cliente

1) Conoce al equipo de trabajo

Cada uno de los asistentes a la reunión se debe presentar y decir cuál es su trabajo. El equipo de trabajo incluye tanto a la agencia como al cliente, así que es mucho mejor si todos se conocen. Además, esto te dará una idea de la experiencia de cada uno, lo que te será útil a la hora de crear contenido. El objetivo es construir una buena relación y compenetración en tu equipo de colaboradores.

2) Define los objetivos

El cliente ya habrá hablado de algunos de sus objetivos durante el proceso de venta. Ahora es momento de crear objetivos SMART, que puedes encontrar detallados en esta guía. Pero, ¿qué significa SMART?

  • S - Específico (specific, en inglés)
  • M - Medible
  • A - Alcanzable
  • R - Relevante
  • T - Tiempo limitado

3) Comienza a planificar

A partir de los objetivos establecidos, puedes empezar a crear las tácticas para conseguirlos.

Algunos ejemplos de objetivos son:

  • Atraer X visitas al mes.
  • Incrementar el ratio de conversión de visitas a leads (oportunidades de venta) en X tiempo.
  • Convertir X visitas en leads.
  • Incrementar el ratio de conversión de leads a clientes en X tiempo.
  • Conseguir X clientes de inbound marketing.

Planes para conseguir los objetivos:

  • Incrementar la frecuencia de publicación en el blog.
  • Crear ebooks o plantillas para la parte superior del embudo (TOFU).
  • Hacer pruebas A/B en las llamadas a la acción (CTA) para los ebooks.
  • Utilizar emails para hacer seguimiento de los leads de manera efectiva.
  • Desarrollar un sistema de puntuación de los leads para identificar las mejores oportunidades.

No hace falta que crees un plan minucioso durante la primera reunión, pero puedes empezar a crear algunas tácticas para ayudar al cliente a alcanzar sus objetivos de máxima prioridad cuanto antes.

4) Determina los retos

La parte de los retos o desafíos será un punto de partida para entender qué es lo que tienen que mejorar o desarrollar un poco más. Por ejemplo, si tienen que incrementar el tráfico orgánico, lo que hay que implementar es una mejor estrategia de SEO. Pero no te preocupes de no tener toda la información en esta primera reunión, podrás ir refinando este punto en las reuniones siguientes.

Esta información te servirá para empezar a crear una gráfica con todo lo que te comenten o descubras, para luego aplicarlo cuando desarrolles tu estrategia inbound.

5) Establece plazos

Una vez que hayan acabado con los objetivos y los retos, tendrás que identificar los puntos de más prioridad para que tu equipo los empiece a implementar de inmediato. Por ejemplo, si el cliente tiene una larga lista de leads, pero no sabe como llevarlo al siguiente nivel, el primer paso es crear una campaña de seguimiento de email.

También vas a tener que hablar con el cliente sobre cualquier objetivo general que la empresa tenga que cumplir y que pueda repercutir el proyecto. Debes entender bien qué resultados quiere el cliente y cuándo los necesita.

6) Haz un resumen de marketing

A partir de aquí, vas a tener que entender qué esfuerzos previos de marketing ya hizo la empresa. Debes comprender qué iniciativas de marketing ya se han probado y cuáles fueron los resultados. Es importante saber qué ha implementado el cliente tanto en marketing tradicional como inbound para entender los retos que se han encontrado y el retorno de la inversión (ROI) conseguido.

También, tendrás que pulir los perfiles de consumidores que creó el cliente para idear una estrategia de inbound marketing adecuada y personalizada para cada paso del proceso de decisión.

7) Aclara tareas y responsabilidades

Es importante que recuerdes que este proyecto es una colaboración entre dos empresas, lo que significa que tu agencia tiene que dar resultados y que el cliente también tiene responsabilidades. Por eso, debes estar preparado para preguntar quién va a aprobar el trabajo hecho, a quién tendrás que contactar si surge algún problema con las facturas, o quién creará contenido con más frecuencia, entre otras cosas.

Entender la estructura interna y los procesos del cliente es importante para saber exactamente quiénes son los responsables de cada subproyecto. Al final de todo, tu empresa va a tener que mostrar resultados, lo que significa que vas a necesitar información, apoyo y aprobación de su equipo.

¿Te gustaría añadir algún otro tema? Déjanos un comentario abajo.

Asesoría Inbound gratis

Publicado originalmente en junio 8 2016, actualizado