Qué es el stakeholder mapping o mapeo de stakeholders (con ejemplo)

Si necesitas gestionar tu relación con diferentes grupos y personas involucradas en tu proyecto empresarial, puedes optar por crear un mapa de stakeholders que te permita comprender mejor el nivel de interés de cada uno y así poder tomar decisiones más estratégicas e inteligentes.

Ya sea que estés creando un producto, intentes llegar a un nuevo mercado o inicies un nuevo proyecto, los stakeholders se verán afectados de forma positiva o negativa con tu manera de llevar tu negocio; la misma situación ocurre con el impacto que puedan generarte ellos.

Si quieres saber más sobre qué es un mapa de stakeholders y cómo crear uno, aquí te compartimos la información más importante para una mejor gestión de tu proyecto.

Este mapa se conforma por un eje x (mide el nivel de influencia de la parte interesada o cuán grande puede ser su impacto) y un eje y (determina el nivel de interés de los resultados en un proyecto).

Al contar con cuatro cuadrantes, existen cuatro formas de gestionar la comunicación con las partes interesadas: administrarlas de cerca, mantenerlas satisfechas e informadas o simplemente monitorearlas.

Ahora, ¿cómo se clasifica cada una de las partes interesadas? Te lo explicamos de forma breve:

• Si la parte interesada tiene un alto nivel de influencia en tu proyecto, pero no tiene tanto interés, entonces debes mantenerla satisfecha.
• Si los interesados tienen un alto nivel de influencia e interés en tu proyecto, entonces debes gestionarlos de cerca.
• Aquellos con menos influencia, pero mayor interés, debes mantenerlos actualizados sobre tu proyecto.

Si quieres clasificarlo de otra forma, puedes incluir a los líderes en la parte superior de tu mapa, ya que ellos serán los que determinan ciertas decisiones con mayor influencia para tu proyecto.

También están los colaboradores, es decir, aquellos cuya participación es crucial para alcanzar tus objetivos. Por último, pero no menos importante, las instituciones, las cuales podrían observar tu proyecto a distancia antes de involucrarse por completo, por lo que no debes perderlas de vista. 

Ahora que conoces qué es un mapa de stakeholder, ahondemos un poco más en su utilidad en la gestión empresarial, para después darte un paso a paso para crear el tuyo. 

¿Para qué sirve el mapeo de stakeholders?

El stakeholder mapping es solo el primer paso en la gestión de la persona o el grupo de interesados, ya que permite definir la relación de las partes involucradas.

Este mapeo es muy importante, ya que para cualquier tipo de proyecto pueden existir diversos interesados. Sin esta matriz podrían existir dificultades en la comunicación y, por ende, en cómo mantenerlos satisfechos. También es una forma eficaz de saber y comprender los deseos de los stakeholders.

Cuando posees un buen panorama de lo que sucede con tus posibles aliados, tienes mayor control sobre la situación. Esto también funciona para mitigar los riesgos que conllevarían complacer a diferentes partes.

Cómo hacer tu mapa de stakeholder (con ejemplo)

Como ya lo mencionamos, en un mapa de stakeholders debes incluir cuatro categorías para administrar efectivamente la comunicación con las partes interesadas en tu proyecto: mantenerlos satisfechos, administrar de cerca, monitorear y mantener informados. 

Por lo tanto, debes desarrollar de forma gráfica esta guía para visualizar correctamente el nivel de cada uno de los interesados. A continuación te mostramos cómo hacerlo fácilmente. 

1. Identificar a los stakeholders de tu proyecto 

Antes de realizar cualquier gráfico, debes saber quiénes son tus stakeholders, de lo contrario, no tendrás nada que poner en tu mapa. Estos son todos aquellos que ya tienen algún rol o interés en tu proyecto; muchos de ellos posiblemente ya estén invirtiendo tiempo o dinero. 

Debes saber que no solo existen diferentes tipos de stakeholder (como los que te mostramos anteriormente), sino también cuentan con diferentes variables o características, por ejemplo: rango de autoridad, conocimiento, expectativas, interés o capacidad de influencia. 

Una vez que ya tienes listados a todos aquellos involucrados en tu proyecto debes comenzar a crear un plan de gestión para clasificarlos. 

2. Clasificar a tus stakeholders 

Esta puede ser la parte más complicada al realizar un mapa de stakeholders, pues de ella dependerá el orden que tengan en tu gráfico. Sin embargo, las pautas para hacerlo no tienen por qué ser tan complejas y aquí te compartimos las más importantes: 

• Stakeholders de alto poder y con mucho interés en tu proyecto. Estas son las personas o empresas que debes priorizar, pues están implicadas con tu proyecto y realmente quieren formar parte de él. Esto significa que debes ayudarlas a involucrarse más y mantenerlas atraídas para que tu proceso sea mucho más exitoso. 
• Stakeholders de alto poder, pero con menos interés en tu proyecto. Si bien estas personas o empresas representan una buena oportunidad para tu negocio, aún no tienen un nivel de interés suficiente. Por ello, tu tarea es involucrarlos hasta donde ellos lo permitan y mantenerlos satisfechos. Evita exceder la comunicación con ellos para evitar abrumarlos. 
• Stakeholders de bajo poder, pero muy interesados en tu proyecto. Estas personas o empresas son de gran apoyo para tu proyecto, pues tienen toda la disposición de ayudarte, aunque sus posibilidades sean menores. A ellas debes mantenerlas informadas sobre las novedades y procesos que realices. 
• Stakeholders de bajo poder y con poco interés en tu proyecto. Podría pensarse que a estas personas o empresas deberías descartarlas de tu proyecto, pero lo mejor es mantenerlas controladas y monitoreadas ,por si cambian de opinión y desean comprometerse más. Si bien no son una prioridad, no las dejes a la deriva y comparte información con ellas oportunamente. 

Cuando hayas logrado detectar cada parte en su nivel correspondiente, estás listo para comenzar a ilustrar tu mapa de stakeholders. 

3. Agregar a las partes con alto nivel de influencia

En tu mapa de stakeholders colocarás en el primer recuadro a individuos o compañías de alto poder y que están muy interesadas en tu proyecto. Puedes agregar el logo de su negocio, el nombre de la persona con la que tienes el contacto o la forma en que sea más fácil para ti visualizar su lugar. 

4. Integrar a quienes debes administrar de cerca

Una vez que has ubicado en tu mapa de stakeholders a aquellos que tienen prioridad por el nivel de interés y poder que representan para tu proyecto, agrega en el segundo recuadro a las personas o empresas con alto poder, pero que aún no están del todo convencidas de apoyarte.

Recuerda que no debes perderlas de vista, pues si logras satisfacerlas pueden convertirse en un pilar para tu proyecto. 

5. Incluir a las partes con bajo poder, pero con interés

En el tercer recuadro debes colocar a las personas o empresas que hayas determinado que, aunque tienen un nivel de influencia menor, sí manifiestan interés en tu proyecto. 

6. Añadir a las partes con bajo poder y poco interés 

Como lo mencionamos, aunque estas personas o empresas aún no estén tan involucradas en tu proyecto, no significa que no puedan aportar algo de valor en su momento. Por ello, aunque de manera más sutil, debes mantenerlas informadas por si cambian de opinión o pueden apoyarte con algo en específico en el desarrollo de tu proceso. 

De esta manera estarás finalizando tu mapa de stakeholders y habrás incluido a todos aquellos que forman parte directa o indirecta de tu proyecto y que pueden ofrecerte un apoyo u oportunidad, ya sea en un nivel significativo o menor.

Recuerda que este gráfico te ayudará a desarrollar una mejor estrategia de comunicación para mantener el interés de las partes prioritarias; saber cómo atraer a aquellos que estás administrando de cerca, y seleccionar mensajes y canales correctos para lograr una retroalimentación eficaz con todos. 

Acercarte a los interesados en tu proyecto te ayudará a alcanzar tus objetivos de negocio y tener una sólida comprensión de lo que necesitas comunicar a los involucrados en él, para que su nivel de interés permanezca o aumente. 

Esperamos que este contenido te ayude a comprender la importancia de contar con un mapa de stakeholders y cómo realizar uno fácilmente para el buen andar de tu proyecto.