Cómo hacer un estado de resultados paso a paso (con ejemplo)

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Stefano Gasbarrino
Stefano Gasbarrino

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En el complejo mundo de las finanzas empresariales, comprender verdaderamente el rendimiento de una compañía va más allá de la simple observación de cifras estáticas. Es un ejercicio de análisis crítico que requiere desentrañar los matices ocultos entre los números. El estado de resultados, en este sentido, emerge como una herramienta vital.

Estado de resultados: qué es y cómo hacerlo

Es un mapa que revela el camino recorrido por la empresa en un período determinado, mostrando cómo sus ingresos se han transformado en utilidades o pérdidas netas. Pero más allá de ser una mera compilación de datos financieros, este estado financiero es la brújula que orienta la toma de decisiones estratégicas, desvelando tanto los triunfos como los desafíos de una gestión empresarial saludable. En este artículo te enseñaremos cómo hacer uno, y cómo sacarle el máximo provecho.

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A grandes rasgos, se obtiene restando los gastos de los ingresos para entender mejor cuál es el beneficio neto que ha obtenido la organización. Se descuentan los recursos que se necesitaron para aquello que es importante como los sueldos, el pago de préstamos y a proveedores; así como rentas de locales y servicios externos, entre otros, que son clave para su funcionamiento y actividad económica a la que se dedica.

Por lo tanto, es un cálculo esencial para la contabilidad de cualquier empresa, sin importar su tamaño.

“La mayoría de las personas no quieren ser parte del proceso, solo quieren ser parte del resultado. Pero el proceso es donde descubres quién vale la pena ser parte del resultado”.
Oradora motivacional y autora

También ayuda a saber en qué se consumen los recursos económicos de la empresa y evaluar si está en posición de repartir dividendos.

El estado de resultados, por tanto, aporta información sobre el valor de la organización que puede interesar a otros inversores. También es útil para conocer la facilidad con la que podrá devolver dinero a proveedores. Es decir, su análisis explica la rentabilidad de la empresa y ayuda a tomar decisiones para su futuro financiero y de crecimiento.

En principio, comprender las cuentas contables y la estructura de los estados financieros te permitirá desarrollarlos de forma más fácil y con menos posibilidades de errores. Esto, por supuesto, se comprende mejor al conocer los datos que deben incluirse en él. 

Características del estado de resultados

Debido a que el estado de resultados es un reporte financiero, incluye información muy puntual sobre los ingresos y egresos de una empresa, durante un periodo definido.

  • Incluye un resumen de la información más importante del periodo anterior.
  • Integra los resultados del periodo actual.
  • Distingue las clases de resultados.
  • Presenta la información financiera en una misma medida o moneda.
  • Incluye datos por segmento.
  • Agrega información complementaria en los anexos del documento para contextualizar al lector.
¿Por qué es importante el estado de resultados para tu compañía?
1. Proporciona una instantánea del rendimiento económico de la empresa.
2. Ayuda a tomar decisiones estratégicas basadas en datos financieros sólidos.
3. Facilita la comunicación clara de la situación financiera a todas las partes interesadas.

1. Ventas 

Corresponden a los ingresos recibidos por las ventas del periodo que se está analizando.

2. Costos de ventas 

Es lo que cuesta el producto o servicio que la empresa vende.

3. Utilidad bruta

Se calcula con la diferencia entre las ventas y el costo de ventas, sin tomar en cuenta otros gastos.

4. Gastos administrativos

Se incluyen aquellos gastos involucrados en el funcionamiento de la empresa, como renta de locales, energía eléctrica, servicio de internet, nómina de empleados sin comisiones, etc.

5. Utilidad operacional

Se calcula con la diferencia entre la utilidad bruta menos los gastos de operación.

6. Gastos financieros

Son los pagos que deben cubrirse por concepto de interés de un préstamo o comisiones bancarias.

7. Utilidad antes de impuestos

La utilidad que se calcula antes de descontar el impuesto sobre la renta vigente en la localidad donde se labora.

8. Impuestos

Lo que la empresa paga de contribución al gobierno donde opera. 

9. Utilidad del ejercicio

Ganancia (o pérdida final, si es negativa) que la empresa obtiene de sus operaciones después de restar los gastos operativos, los gastos financieros e impuestos.

Estructura de un estado de resultados

Fórmula del estado de resultados

Veamos, entonces, el proceso para crearlo.

1. Elige el periodo que vas a analizar

Se recomienda calcular el estado de resultados cada tres, seis y doce meses para darle un seguimiento puntual a la rentabilidad de la empresa. Así que elige un periodo acorde que puedas consultar en futuros análisis.

Cómo hacer un estado de resultados: fecha del estado de resultados

2. Indica los ingresos

Supongamos que se trata de una empresa que vende sus productos únicamente en línea. El primer dato que ingresará en la hoja de cálculo será el total de sus ventas.

Cómo hacer un estado de resultados: ventas totales

Recuerda que debe ser consistente la medida que utilices para expresar las cantidades.

De inmediato será necesario restar las devoluciones o los descuentos sobre ventas, que nos arrojará el cálculo de las ventas netas:


Cómo hacer un estado de resultados: ventas netas

3. Calcula la utilidad bruta

Al resultado que arroje las ventas netas se le restan aquellos costos que influyeron para que esos productos vendidos llegaran al consumidor final:

  • Gastos de logística
  • Materia prima
  • Mano de obra indirecta

 Así obtienes la utilidad bruta:

Cómo hacer un estado de resultados: utilidad

4. Vacía los gastos operativos

Aquí deberás incluir los gastos operativos de venta, que son los que la empresa utiliza para dar a conocer sus productos, como campañas de marketing, publicidad y relaciones públicas. Además de los gastos de administración que ya mencionamos más arriba (nómina, pago de servicios básicos, etc.).

Cómo hacer un estado de resultados en Excel: gastos operativos

Si tienes dudas respecto a este rubro, consulta a cada una de las áreas y solicita un desglose de los gastos operativos del periodo en cuestión.

5. Calcula la utilidad operativa

El resultado de restar los gastos operativos te da la utilidad operativa:

Cómo hacer un estado de resultados en Excel: utilidad operativa

6. Agrega los ingresos financieros

Son los que la empresa recibe y que no están relacionados con el producto o servicio que vende. Puede tratarse de:

  • Préstamos bancarios
  • Apoyos del gobierno
  • Devoluciones por parte de hacienda

Cómo hacer un estado de resultados paso a paso: ingresos financieros

Después, se restan los gastos financieros, que corresponden al interés que paga por ese préstamo que recibió o las comisiones que da al banco por el uso de algunos de sus servicios (terminal para tarjeta de crédito, por ejemplo).

Si hay otros ingresos o gastos que registrar que no entran en los rubros ya mencionados, también deben reportarse como «Otros ingresos» u «Otros gastos», según sea el caso, y añadirse al estado de resultados.

Cuentas que integran el estado de resultados

No está de sobra señalar que cuanto más específico es un estado de resultados, resulta más fácil rastrear en años subsecuentes los ingresos y gastos de la empresa, con el fin de hacer análisis estimativos. Así que toma el tiempo necesario para agregar toda la información.

7. Obtén el resultado antes del impuesto

Después de realizar la operación anterior, ahora tienes el resultado antes del impuesto:

Cuentas que integran el estado de resultados: antes de ISR

8. Calcula el impuesto a la renta

El impuesto a la renta, que grava las utilidades de las empresas, dependerá de las utilidades y de las leyes vigentes en la entidad donde opera la organización, así que debes estar al pendiente de lo que corresponde para restarlo.

Cómo hacer un estado de resultados paso a paso: ISR

En este caso utilizamos una tasa hipotética del 30 %. A este respecto, es fundamental para las empresas tener muy clara la situación fiscal y hacendaria de su país, y de los países donde realizan operaciones comerciales.

9. Obtén la utilidad neta

Resta el impuesto a la renta y con esto obtienes la utilidad neta:

Cómo hacer un estado de resultados: utilidad neta

Como puedes ver, el proceso se trata de empezar con los datos de las ventas del periodo, y a partir de ahí comenzar a restar gastos y añadir ingresos que son necesarios para que la actividad económica de la empresa sea posible.

Ejemplo de estado de resultados completo

Por eso es clave que tengas un buen sistema de inventarios, un registro de ventas que se actualice en tiempo real y que tengas en cuenta todo lo que entra y lo que sale.

¿Cuáles son los beneficios de un estado de resultados?

¡Ahora que sabes cómo hacer un estado de resultados, te contamos, a continuación, cómo interpretar uno cuando lo veas, para saber si es buena o mala noticia!

Cómo leer e interpretar un estado de resultados

1. Analiza los márgenes

Gracias a los datos que ya tienes en tu estado de resultados, puedes calcular márgenes que te arrojen, de forma más clara, la rentabilidad de la empresa. Por ejemplo, obtienes el margen operativo al dividir la utilidad de operación entre el total de ingresos. De esta manera conoces cuánto se invierte y qué tan eficientemente se usan esos recursos para los ingresos que recibe la organización.

2. Ten a la mano puntos de referencia

Pueden ser datos históricos de la misma empresa, pero siempre es buena idea incluir aquellos de la competencia y de la industria. Eso da un mejor panorama para comprender qué tan rápido se está creciendo en comparación con otros, porque también permite ver si los resultados reflejan el estado del mercado o si son un caso excepcional (más allá de si los números son positivos o negativos).

3. Identifica tendencias

Esto se logra también al comparar datos actuales con históricos. Quizá ya es posible reconocer épocas con gastos más fuertes y otras en donde son mucho menores. O un aumento en las devoluciones de la mercancía vendida que corresponde a un cambio de proveedor: ¿será momento de repensar esa alianza? Si la empresa tiene más de tres años de vida es mucho más probable que sea posible llegar a estas conclusiones, ya que habrá suficiente cantidad de información para revisar.

4. Detecta gastos innecesarios o inflados

Siempre se pueden optimizar los recursos, por lo tanto es buena idea utilizar el estado de resultados para revisar en qué se gasta en la operación. En ocasiones, conviene más cambiar una maquinaria vieja por una nueva, en lugar de reparar la que se tiene cada mes. O buscar métodos de envíos que no sacrifiquen calidad en el trato de paquetes por ahorrar un poco: al final, los clientes podrían devolver sus compras a causa de daños de la paquetería y no por una falla en su producción. 

El secreto está en preguntar los porqués de esos gastos una vez que se reflejan en el estado de resultados de un periodo en específico.

Ya tienes la información, ahora toma decisiones con la confianza de que tienes datos reales y valiosos.

Cómo interpretar las tendencias a lo largo del tiempo en un estado de resultados

El análisis de tendencias en un estado de resultados es una herramienta poderosa para evaluar la salud financiera de una empresa a lo largo del tiempo. Al examinar detenidamente los datos financieros históricos, los analistas pueden identificar patrones, detectar cambios significativos y pronosticar posibles desafíos o oportunidades futuras.

Este análisis no solo permite comprender mejor el rendimiento pasado de la empresa, sino que también proporciona información valiosa para la toma de decisiones estratégicas y la planificación financiera a largo plazo.

Una de las primeras etapas en el análisis de tendencias es recopilar y revisar los estados de resultados de varios períodos. Estos estados financieros, que muestran los ingresos, los gastos y las ganancias netas de la empresa durante un período específico, sirven como punto de partida para el análisis. Es importante asegurarse de que los estados financieros sean consistentes en cuanto a la estructura y la presentación de los datos, lo que facilita la comparación entre períodos.

Una vez recopilados los estados de resultados, el siguiente paso es identificar y analizar las tendencias en las principales áreas financieras. Esto puede incluir ingresos totales, costos de ventas, gastos operativos y utilidad neta, entre otros. Al examinar estos datos a lo largo del tiempo, los analistas pueden detectar patrones de crecimiento, estabilidad o declive en el desempeño financiero de la empresa.

Por ejemplo, al observar los ingresos totales de la empresa durante los últimos cinco años, es posible identificar si ha habido un crecimiento constante, una tendencia a la baja o fluctuaciones estacionales. Si los ingresos han aumentado de manera constante, esto podría indicar un crecimiento saludable en la demanda de productos o servicios de la empresa. Por otro lado, si los ingresos han disminuido en los últimos años, podría ser una señal de problemas en la estrategia de ventas o cambios en el mercado que afectan la demanda.

¿Qué hacer luego de interpretar las tendencias?
  1. Identificar áreas de mejora.
  2. Ajustar estrategias financieras.
  3. Establecer objetivos claros.
  4. Monitorear progresos continuamente.
  5. Adaptarse según sea necesario.

Además de los ingresos, el análisis de tendencias también puede revelar información sobre los costos y gastos de la empresa. Al examinar la evolución de los costos de ventas y los gastos operativos, los analistas pueden identificar áreas donde la empresa está gastando más de lo necesario o donde podría optimizar sus operaciones para mejorar la rentabilidad.

Por ejemplo, si los costos de ventas han aumentado significativamente en los últimos años sin un aumento proporcional en los ingresos, podría ser un signo de problemas en la cadena de suministro o un aumento en los costos de producción que necesita ser abordado.

Una parte crucial del análisis de tendencias es buscar relaciones y correlaciones entre diferentes áreas del estado de resultados. Por ejemplo, es importante analizar cómo los cambios en los ingresos afectan a la utilidad neta de la empresa, así como la relación entre los gastos operativos y la rentabilidad. Al comprender estas interconexiones, los analistas pueden identificar áreas donde se pueden hacer ajustes para mejorar el rendimiento financiero general de la empresa.

Para realizar un análisis de tendencias efectivo, es importante utilizar herramientas y técnicas adecuadas para visualizar y interpretar los datos. Las gráficas y los gráficos pueden ser útiles para mostrar visualmente las tendencias a lo largo del tiempo y destacar patrones o anomalías en los datos. Además, el uso de ratios financieros y otros indicadores clave de rendimiento puede proporcionar una medida más precisa del desempeño financiero y facilitar la comparación entre períodos.

El análisis de tendencias en un estado de resultados es una herramienta esencial para evaluar el desempeño financiero de una empresa a lo largo del tiempo. Al examinar cuidadosamente los datos históricos y buscar patrones y correlaciones significativas, los analistas pueden identificar áreas de fortaleza y debilidad en la empresa, así como oportunidades para mejorar la rentabilidad y la eficiencia operativa. Al integrar este análisis en el proceso de toma de decisiones estratégicas, las empresas pueden tomar medidas proactivas para garantizar su éxito a largo plazo.

En cuanto a cómo hacer un estado de resultados, es esencial seguir una metodología clara y precisa para recopilar, organizar y presentar la información financiera de manera coherente y comprensible. Este proceso implica la identificación de las cuentas clave que deben incluirse en el estado de resultados, como los ingresos totales, los costos de ventas, los gastos operativos y la utilidad neta, así como el cálculo preciso de cada una de estas cifras.

Al seguir estas pautas y utilizar herramientas adecuadas, las empresas pueden crear estados de resultados precisos y útiles que proporcionen una visión clara de su desempeño financiero.

 

 

Ejemplo de estado de resultados con la plantilla de HubSpot

1. Descarga la plantilla de HubSpot

Descarga la plantilla de estado de resultados en tu ordenador y consulta las instrucciones en la primera hoja del documento.

2. Revisa las instrucciones en la primera hoja del documento

En la primera hoja del documento encontrarás una explicación sobre el estado de resultados, así como las instrucciones para utilizar correctamente este documento.

Recuerda que el archivo puede editarse para adaptar su diseño a los estándares de identidad corporativa de tu empresa.

Plantilla de estado de resultados: revisa las instrucciones

3. Calcula las ventas netas

Para efectos de este ejemplo, nos limitaremos a hacer el ejercicio de estado de resultados del primer mes del año. Cuando sea tu turno de utilizar la plantilla, recuerda que cada hoja del documento contempla un ejercicio mensual. Al final del mismo encontrarás el estado de resultados anual.

Plantilla de estado de resultados: calcula las ventas netas

Agrega la información en los campos de ventas y devoluciones y descuentos. La plantilla está programa para hacer el cálculo de forma automática.

4. Calcula el costo de las ventas netas

En seguida, agrega el costo de tu inventario inicial, compras e inventario final, para obtener el costo de las ventas netas.

Plantilla de estado de resultados: calcula el costo de las ventas netas

5. Agrega los gastos de operación

En este punto verás en el estado de resultados la utilidad bruta. En cuando agregues los gastos de operación, obtendrás la utilidad de la operación.

Plantilla de estado de resultados: agrega los gastos de operación

6. Calcula el costo integral de financiamiento

Para continuar con el cálculo del estado de resultados, agrega la información correspondiente sobre el interés bancario, la utilidad bancaria, gastos financieros y pérdida bancaria.

Plantilla de estado de resultados: calcula el costo integral de financiamiento

Una vez hecho echo, verás el cálculo de utilidad después del costo integral de financiamiento.

7. Calcula la utilidad del ejercicio

Ahora solo resta que agregues la información sobre los ingresos y egresos por partidas extraordinarias y los impuestos. Al hacer esto obtendrás la utilidad del ejercicio. En este caso, para el primer mes del año.

Plantilla de estado de resultados: calcula la utilidad del ejercicio

8. Repite el ejercicio para cada mes del año

La plantilla está diseñada para que repitas el cálculo del estado de resultados mes con mes. Esto te permitirá llevar un control riguroso de tus utilidades, de manera que puedas comparar el desempeño de tu empresa durante todo el año.

9. Consulta el estado de resultados anual

El estado de resultados anual se irá actualizando conforme hagas el cálculo mensual. Al final del año tendrás en esta hoja del documento algo así.

Ejemplo de estado de resultados con plantilla

En la misma plantilla, encontrarás dos hojas de cálculo: una sobre depreciación y otra sobre amortización. En conjunto, cada uno de estos instrumentos del estado de resultados te ayudarán a gestionar mejor los recursos de tu empresa.

 

 

Preguntas frecuentes sobre estado de resultados

Estas son algunas de las preguntas que nuestros usuarios se hacen con mayor frecuencia sobre estado de resultados en nuestra comunidad HubSpot:

Cómo hacer estado de resultados

Temas: Contabilidad

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