Para saber a ciencia cierta cómo se ha comportado la empresa, es necesario tomar los datos más importantes de su operación y analizarlos con ojo crítico. El estado financiero que te ayuda a lograrlo de forma eficiente es el estado de resultados, el cual se nutre con información que ya tienes gracias a tus reportes y registros de ventas, gastos operativos y otros que son parte de una gestión financiera saludable.

En este artículo te enseñaremos cómo hacer uno y cómo sacarle provecho.

A grandes rasgos, se obtiene restando los gastos de los ingresos para entender mejor cuál es el beneficio neto que ha obtenido la organización. Se descuentan los recursos que se necesitaron para aquello que es importante, como los sueldos, el pago de préstamos y a proveedores, así como rentas de locales, servicios externos, entre otros, que son clave para su funcionamiento y actividad económica a la que se dedica.

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Por lo tanto, es un cálculo esencial para la contabilidad de cualquier empresa, sin importar su tamaño.

Fundamentalmente, comprender las cuentas contables y la estructura de los estados financieros te permitirá desarrollar estados de resultados de forma más fácil y con menos posibilidades de errores. Esto, por supuesto, se comprende mejor al conocer los datos que deben incluirse en él. 

El estado de resultados se compone de nueve cuentas diferentes que buscan reflejar, o dar respuesta, a cuestiones como qué vende la empresa, qué cantidad está vendiendo, cómo se están administrando los gastos, así como si efectivamente la empresa está generando utilidades en función de la venta de sus productos y servicios. Veámoslas a continuación en profundidad.

1. Ventas 

Corresponden a los ingresos recibidos por las ventas del periodo que se está analizando.

2. Costos de ventas 

Es lo que cuesta el producto o servicio que la empresa vende.

3. Utilidad bruta

Se calcula con la diferencia entre las ventas y el costo de ventas, sin tomar en cuenta otros gastos.

4. Gastos administrativos

Se incluyen aquellos gastos involucrados en el funcionamiento de la empresa, como renta de locales, energía eléctrica, servicio de internet, nómina de empleados sin comisiones, etc.

5. Utilidad operacional

Se calcula con la diferencia entre la utilidad bruta menos los gastos de operación.

6. Gastos financieros

Son los pagos que deben cubrirse por concepto de interés de un préstamo o comisiones bancarias.

7. Utilidad antes de impuestos

La utilidad que se calcula antes de descontar el impuesto sobre la renta vigente en la localidad donde se labora.

8. Impuesto

Lo que la empresa paga de contribución al gobierno donde opera. 

9. Utilidad del ejercicio

Ganancia (o pérdida final, si es negativa) que la empresa obtiene de sus operaciones después de restar los gastos operativos, los gastos financieros e impuestos.

1. Elige el periodo que vas a analizar

Se recomienda calcular el estado de resultados cada tres, seis y doce meses para darle un seguimiento puntual a la rentabilidad de la empresa. Así que elige un periodo acorde que puedas consultar en futuros análisis.

Cómo hacer un estado de resultados: fecha del estado de resultados 

2. Indica los ingresos

Supongamos que se trata de una empresa que vende sus productos únicamente en línea. El primer dato que ingresará en la hoja de cálculo será el total de sus ventas.

Cómo hacer un estado de resultados: ventas totales

De inmediato será necesario restar las devoluciones o los descuentos sobre ventas, que nos arrojará el cálculo de las ventas netas:

Cómo hacer un estado de resultados: ventas netas

3. Calcula la utilidad bruta

Al resultado que arroje las ventas netas se le restan aquellos costos que influyeron para que esos productos vendidos llegaran al consumidor final: gastos de logística, materia prima, mano de obra indirecta, por ejemplo. Así obtienes la utilidad bruta:

Cómo hacer un estado de resultados: utilidad

4. Vacía los gastos operativos

Aquí deberás incluir los gastos operativos de venta, que son los que la empresa utiliza para dar a conocer sus productos, como campañas de marketing y publicidad. Además de los gastos de administración que ya mencionamos más arriba (nómina, pago de servicios básicos, etc.).

Cómo hacer un estado de resultados en Excel: gastos operativos

5. Calcula la utilidad operativa

El resultado de restar los gastos operativos te da la utilidad operativa:

Cómo hacer un estado de resultados en Excel: utilidad operativa

6. Agrega los ingresos financieros

Son los que la empresa recibe y que no están relacionados con el producto o servicio que vende. Como préstamos bancarios, apoyos del gobierno.

Cómo hacer un estado de resultados paso a paso: ingresos financieros

Después, se restan los gastos financieros, que corresponden al interés que paga por ese préstamo que recibió o las comisiones que da al banco por el uso de algunos de sus servicios (terminal para tarjeta de crédito, por ejemplo). Si hay otros ingresos o gastos que registrar que no entran en los rubros ya mencionados, también deben reportarse como «Otros ingresos» u «Otros gastos», según sea el caso, y añadirse al estado de resultados.

Cuentas que integran el estado de resultados

7. Obtén el resultado antes del impuesto

Ahora ya tienes el resultado antes del impuesto:

Cuentas que integran el estado de resultados: antes de ISR

8. Calcula el impuesto a la renta

El impuesto a la renta, que grava las utilidades de las empresas, dependerá de las utilidades y de las leyes vigentes en la entidad donde opera la organización, así que debes estar al pendiente de lo que corresponde para restarlo.

Cómo hacer un estado de resultados paso a paso: ISR

9. Obtén la utilidad neta

Resta el impuesto a la renta y ya tienes la utilidad neta:

Cómo hacer un estado de resultados: utilidad neta

Como puedes ver, el proceso se trata de empezar con los datos de las ventas del periodo, y a partir de ahí comenzar a restar gastos y añadir ingresos que son necesarios para que la actividad económica de la empresa sea posible.

Ejemplo de estado de resultados completo

Por eso es clave que tengas un buen sistema de inventarios, un registro de ventas que se actualice en tiempo real y que tengas en cuenta todo lo que entra y lo que sale.

¿Quieres saber cómo interpretar uno cuando lo veas, para saber si es buena o mala noticia?

Cómo leer e interpretar un estado de resultados

1. Analiza los márgenes

Gracias a los datos que ya tienes en tu estado de resultados, puedes calcular márgenes que te arrojen, de forma más clara, la rentabilidad de la empresa. Por ejemplo, si obtienes el margen operativo al dividir la utilidad de operación entre el total de ingresos, así conoces cuánto se invierte y qué tan eficientemente se usan esos recursos para los ingresos que recibe la organización.

2. Ten a la mano puntos de referencia

Pueden ser datos históricos de la misma empresa, pero siempre es buena idea incluir aquellos de la competencia y de la industria. Eso da un mejor panorama para comprender qué tan rápido se está creciendo en comparación con otros, porque también permite ver si los resultados reflejan el estado del mercado o si son un caso excepcional (independientemente de si los números son positivos o negativos).

3. Identifica tendencias

Esto se logra también al comparar datos actuales con históricos. Quizá ya es posible reconocer épocas con gastos más fuertes y otras en donde son mucho menores. O un aumento en las devoluciones de la mercancía vendida que corresponde a un cambio de proveedor: ¿será momento de repensar esa alianza? Si la empresa tiene más de tres años de vida es mucho más probable que sea posible llegar a estas conclusiones, ya que habrá suficiente cantidad de información para revisar.

4. Detecta gastos innecesarios o inflados

Siempre se pueden optimizar los recursos, por lo tanto es buena idea utilizar el estado de resultados para revisar en qué se gasta operativamente. En ocasiones conviene más cambiar una maquinaria vieja por una nueva, en lugar de reparar la que se tiene cada mes. O buscar métodos de envíos que no sacrifiquen calidad en el trato de paquetes por ahorrar un poco: al final, los clientes podrían devolver sus compras a causa de daños de la paquetería y no por una falla en su producción. 

El secreto está en preguntar los porqués de esos gastos una vez que se reflejan en el estado de resultados de un periodo en específico.

Ya tienes la información, ahora toma decisiones con la confianza de que tienes datos reales y valiosos.

Cómo hacer estado de resultados

 Cómo hacer estados de resultados

Publicado originalmente el 18 de agosto de 2021, actualizado el 04 de noviembre de 2021

Topics:

Contabilidad