Para saber a ciencia cierta cómo se ha comportado la empresa, es necesario tomar los datos más importantes de su operación y analizarlos con ojo crítico. El estado financiero que te ayuda a lograrlo de forma eficiente es el estado de resultados, el cual se nutre con información que ya tienes gracias a tus reportes y registros de ventas, gastos operativos y otros que son parte de una gestión financiera saludable.
- Qué es el estado de resultados
- Para qué sirve el estado de resultados
- Características del estado de resultados
- Estructura del estado de resultados: cuentas que lo integran
- Fórmula del estado de resultados
- Cómo hacer un estado de resultados (con ejemplo)
- Cómo leer e interpretar un estado de resultados
- Ejemplo de estado de resultados con la plantilla de HubSpot
En este artículo te enseñaremos cómo hacer uno y cómo sacarle provecho.
Qué es el estado de resultados
El estado de resultados es un reporte financiero en el que se reflejan detalladamente los ingresos y egresos de una empresa, durante un periodo determinado, por ejemplo, un semestre o un año. También se le conoce como estado de ganancias y pérdidas.
A grandes rasgos, se obtiene restando los gastos de los ingresos para entender mejor cuál es el beneficio neto que ha obtenido la organización. Se descuentan los recursos que se necesitaron para aquello que es importante como los sueldos, el pago de préstamos y a proveedores; así como rentas de locales y servicios externos, entre otros, que son clave para su funcionamiento y actividad económica a la que se dedica.
Por lo tanto, es un cálculo esencial para la contabilidad de cualquier empresa, sin importar su tamaño.
Para qué sirve el estado de resultados
Además de permitir que los dueños de la empresa conozcan el estado de ganancias y pérdidas de la empresa, el estado de resultados cumple varias funciones adyacentes: evaluar el flujo de caja de la empresa, medir el desempeño del negocio y llevar a cabo un análisis de rentabilidad.
También ayuda a saber en qué se consumen los recursos económicos de la empresa y evaluar si está en posición de repartir dividendos.
El estado de resultados, por tanto, aporta información sobre el valor de la organización que puede interesar a otros inversores. También es útil para conocer la facilidad con la que podrá devolver dinero a proveedores. Es decir, su análisis explica la rentabilidad de la empresa y ayuda a tomar decisiones para su futuro financiero y de crecimiento.
En principio, comprender las cuentas contables y la estructura de los estados financieros te permitirá desarrollarlos de forma más fácil y con menos posibilidades de errores. Esto, por supuesto, se comprende mejor al conocer los datos que deben incluirse en él.
Características del estado de resultados
Debido a que el estado de resultados es un reporte financiero, incluye información muy puntual sobre los ingresos y egresos de una empresa, durante un periodo definido.
- Incluye un resumen de la información más importante del periodo anterior.
- Integra los resultados del periodo actual.
- Distingue las clases de resultados.
- Presenta la información financiera en una misma medida o moneda.
- Incluye datos por segmento.
- Agrega información complementaria en los anexos del documento para contextualizar al lector.
Estructura del estado de resultados: cuentas que lo integran
- Ventas
- Costos de ventas
- Utilidad bruta
- Gastos administrativos
- Utilidad operacional
- Gastos financieros
- Utilidad antes de impuestos
- Impuestos
- Utilidad del ejercicio
1. Ventas
Corresponden a los ingresos recibidos por las ventas del periodo que se está analizando.
2. Costos de ventas
Es lo que cuesta el producto o servicio que la empresa vende.
3. Utilidad bruta
Se calcula con la diferencia entre las ventas y el costo de ventas, sin tomar en cuenta otros gastos.
4. Gastos administrativos
Se incluyen aquellos gastos involucrados en el funcionamiento de la empresa, como renta de locales, energía eléctrica, servicio de internet, nómina de empleados sin comisiones, etc.
5. Utilidad operacional
Se calcula con la diferencia entre la utilidad bruta menos los gastos de operación.
6. Gastos financieros
Son los pagos que deben cubrirse por concepto de interés de un préstamo o comisiones bancarias.
7. Utilidad antes de impuestos
La utilidad que se calcula antes de descontar el impuesto sobre la renta vigente en la localidad donde se labora.
8. Impuestos
Lo que la empresa paga de contribución al gobierno donde opera.
9. Utilidad del ejercicio
Ganancia (o pérdida final, si es negativa) que la empresa obtiene de sus operaciones después de restar los gastos operativos, los gastos financieros e impuestos.
Fórmula del estado de resultados
La fórmula básica del estado de resultados es la siguiente: ingresos - gastos = ganancia neta.
Veamos, entonces, el proceso para crearlo.
Cómo hacer un estado de resultados (con ejemplo)
- Elige el periodo que vas a analizar.
- Indica los ingresos.
- Calcula la utilidad bruta.
- Vacía los gastos operativos.
- Calcula la utilidad operativa.
- Agrega los ingresos financieros.
- Obtén el resultado antes del impuesto.
- Calcula el impuesto a la renta.
- Obtén la utilidad neta.
1. Elige el periodo que vas a analizar
Se recomienda calcular el estado de resultados cada tres, seis y doce meses para darle un seguimiento puntual a la rentabilidad de la empresa. Así que elige un periodo acorde que puedas consultar en futuros análisis.
2. Indica los ingresos
Supongamos que se trata de una empresa que vende sus productos únicamente en línea. El primer dato que ingresará en la hoja de cálculo será el total de sus ventas.
Recuerda que debe ser consistente la medida que utilices para expresar las cantidades.
De inmediato será necesario restar las devoluciones o los descuentos sobre ventas, que nos arrojará el cálculo de las ventas netas:
3. Calcula la utilidad bruta
Al resultado que arroje las ventas netas se le restan aquellos costos que influyeron para que esos productos vendidos llegaran al consumidor final:
- Gastos de logística
- Materia prima
- Mano de obra indirecta
Así obtienes la utilidad bruta:
4. Vacía los gastos operativos
Aquí deberás incluir los gastos operativos de venta, que son los que la empresa utiliza para dar a conocer sus productos, como campañas de marketing, publicidad y relaciones públicas. Además de los gastos de administración que ya mencionamos más arriba (nómina, pago de servicios básicos, etc.).
Si tienes dudas respecto a este rubro, consulta a cada una de las áreas y solicita un desglose de los gastos operativos del periodo en cuestión.
5. Calcula la utilidad operativa
El resultado de restar los gastos operativos te da la utilidad operativa:
6. Agrega los ingresos financieros
Son los que la empresa recibe y que no están relacionados con el producto o servicio que vende. Puede tratarse de:
- Préstamos bancarios
- Apoyos del gobierno
- Devoluciones por parte de hacienda
Después, se restan los gastos financieros, que corresponden al interés que paga por ese préstamo que recibió o las comisiones que da al banco por el uso de algunos de sus servicios (terminal para tarjeta de crédito, por ejemplo).
Si hay otros ingresos o gastos que registrar que no entran en los rubros ya mencionados, también deben reportarse como «Otros ingresos» u «Otros gastos», según sea el caso, y añadirse al estado de resultados.
No está de sobra señalar que cuanto más específico es un estado de resultados, resulta más fácil rastrear en años subsecuentes los ingresos y gastos de la empresa, con el fin de hacer análisis estimativos. Así que toma el tiempo necesario para agregar toda la información.
7. Obtén el resultado antes del impuesto
Después de realizar la operación anterior, ahora tienes el resultado antes del impuesto:
8. Calcula el impuesto a la renta
El impuesto a la renta, que grava las utilidades de las empresas, dependerá de las utilidades y de las leyes vigentes en la entidad donde opera la organización, así que debes estar al pendiente de lo que corresponde para restarlo.
En este caso utilizamos una tasa hipotética del 30 %. A este respecto, es fundamental para las empresas tener muy clara la situación fiscal y hacendaria de su país, y de los países donde realizan operaciones comerciales.
9. Obtén la utilidad neta
Resta el impuesto a la renta y con esto obtienes la utilidad neta:
Como puedes ver, el proceso se trata de empezar con los datos de las ventas del periodo, y a partir de ahí comenzar a restar gastos y añadir ingresos que son necesarios para que la actividad económica de la empresa sea posible.
Por eso es clave que tengas un buen sistema de inventarios, un registro de ventas que se actualice en tiempo real y que tengas en cuenta todo lo que entra y lo que sale.
¿Quieres saber cómo interpretar uno cuando lo veas, para saber si es buena o mala noticia?
Cómo leer e interpretar un estado de resultados
1. Analiza los márgenes
Gracias a los datos que ya tienes en tu estado de resultados, puedes calcular márgenes que te arrojen, de forma más clara, la rentabilidad de la empresa. Por ejemplo, obtienes el margen operativo al dividir la utilidad de operación entre el total de ingresos. De esta manera conoces cuánto se invierte y qué tan eficientemente se usan esos recursos para los ingresos que recibe la organización.
2. Ten a la mano puntos de referencia
Pueden ser datos históricos de la misma empresa, pero siempre es buena idea incluir aquellos de la competencia y de la industria. Eso da un mejor panorama para comprender qué tan rápido se está creciendo en comparación con otros, porque también permite ver si los resultados reflejan el estado del mercado o si son un caso excepcional (más allá de si los números son positivos o negativos).
3. Identifica tendencias
Esto se logra también al comparar datos actuales con históricos. Quizá ya es posible reconocer épocas con gastos más fuertes y otras en donde son mucho menores. O un aumento en las devoluciones de la mercancía vendida que corresponde a un cambio de proveedor: ¿será momento de repensar esa alianza? Si la empresa tiene más de tres años de vida es mucho más probable que sea posible llegar a estas conclusiones, ya que habrá suficiente cantidad de información para revisar.
4. Detecta gastos innecesarios o inflados
Siempre se pueden optimizar los recursos, por lo tanto es buena idea utilizar el estado de resultados para revisar en qué se gasta en la operación. En ocasiones, conviene más cambiar una maquinaria vieja por una nueva, en lugar de reparar la que se tiene cada mes. O buscar métodos de envíos que no sacrifiquen calidad en el trato de paquetes por ahorrar un poco: al final, los clientes podrían devolver sus compras a causa de daños de la paquetería y no por una falla en su producción.
El secreto está en preguntar los porqués de esos gastos una vez que se reflejan en el estado de resultados de un periodo en específico.
Ya tienes la información, ahora toma decisiones con la confianza de que tienes datos reales y valiosos.
Ejemplo de estado de resultados con la plantilla de HubSpot
1. Descarga la plantilla de HubSpot
Descarga la plantilla de estado de resultados en tu ordenador y consulta las instrucciones en la primera hoja del documento.
2. Revisa las instrucciones en la primera hoja del documento
En la primera hoja del documento encontrarás una explicación sobre el estado de resultados, así como las instrucciones para utilizar correctamente este documento.
Recuerda que el archivo puede editarse para adaptar su diseño a los estándares de identidad corporativa de tu empresa.
3. Calcula las ventas netas
Para efectos de este ejemplo, nos limitaremos a hacer el ejercicio de estado de resultados del primer mes del año. Cuando sea tu turno de utilizar la plantilla, recuerda que cada hoja del documento contempla un ejercicio mensual. Al final del mismo encontrarás el estado de resultados anual.
Agrega la información en los campos de ventas y devoluciones y descuentos. La plantilla está programa para hacer el cálculo de forma automática.
4. Calcula el costo de las ventas netas
En seguida, agrega el costo de tu inventario inicial, compras e inventario final, para obtener el costo de las ventas netas.
5. Agrega los gastos de operación
En este punto verás en el estado de resultados la utilidad bruta. En cuando agregues los gastos de operación, obtendrás la utilidad de la operación.
6. Calcula el costo integral de financiamiento
Para continuar con el cálculo del estado de resultados, agrega la información correspondiente sobre el interés bancario, la utilidad bancaria, gastos financieros y pérdida bancaria.
Una vez hecho echo, verás el cálculo de utilidad después del costo integral de financiamiento.
7. Calcula la utilidad del ejercicio
Ahora solo resta que agregues la información sobre los ingresos y egresos por partidas extraordinarias y los impuestos. Al hacer esto obtendrás la utilidad del ejercicio. En este caso, para el primer mes del año.
8. Repite el ejercicio para cada mes del año
La plantilla está diseñada para que repitas el cálculo del estado de resultados mes con mes. Esto te permitirá llevar un control riguroso de tus utilidades, de manera que puedas comparar el desempeño de tu empresa durante todo el año.
9. Consulta el estado de resultados anual
El estado de resultados anual se irá actualizando conforme hagas el cálculo mensual. Al final del año tendrás en esta hoja del documento algo así.
En la misma plantilla, encontrarás dos hojas de cálculo: una sobre depreciación y otra sobre amortización. En conjunto, cada uno de estos instrumentos del estado de resultados te ayudarán a gestionar mejor los recursos de tu empresa.
