Cómo negociar con proveedores: 10 estrategias

Aunque cada negocio es distinto, existen estrategias generales que simplifican y favorecen sus actividades y que se ven reflejadas en el éxito de las empresas: desde conocer el mercado, hasta registrar tu idea ante las autoridades o contar con un plan de negocio.

Sin embargo, las compañías suelen pasar por alto un aspecto fundamental para la continuidad de tu comercio, la negociación con proveedores. No es ningún secreto que una buena relación con tus proveedores representa un gran factor para mejorar la rentabilidad de tu empresa y los costes de tus productos. Por eso, en este artículo, te contamos todo lo que tienes que saber para negociar de forma exitosa.

Qué puedes lograr al negociar con tus proveedores

En un escenario ideal, ambas partes cumplen sus objetivos sin comprometer nada de por medio. No obstante, en una situación real, la negociación con proveedores es un proceso en el que todos buscarán los mejores términos para sí mismos. Por eso, tener una estrategia clara, donde traces lo que quieres lograr y qué estarías dispuesto a ceder es fundamental.

De esta manera, asegurarás la rentabilidad de tu empresa y evitarás que la producción de tus bienes y servicios sea más costosa que tus ingresos, un escenario no deseable para cualquier negocio. 

Las 5 etapas de la negociación

El proceso para negociar un asunto toma 5 pasos, el cual se puede aplicar a cualquier situación en la que ambas partes busquen solucionar un conflicto. Vamos a revisarlas.

1. La preparación

Este momento es el ideal para obtener toda la información que pueda ayudarte a respaldar tus decisiones. Investiga cuáles son los gastos operativos de la empresa y contesta preguntas como: ¿qué se ha comprado?, ¿cuánto se ha gastado?, ¿a quiénes se les ha comprado?, ¿quién realiza las compras?, ¿en qué términos se establecen esos gastos? Esto te permitirá buscar acuerdos que mejoren o mantengan las condiciones actuales. 

2. La discusión 

Por lo general, en este paso, se esconden los verdaderos intereses de la negociación. Te sugerimos encontrar un terreno común para ambas partes a fin de comenzar con el pie derecho. Al compartir información, se abre la puerta al diálogo, se da la oportunidad de definir una postura y las reglas que permiten negociar desde la confianza. 

3. La negociación 

Llegar a acuerdos es el objetivo principal de una negociación e implica un estire y afloje de ofertas y contraofertas. En este punto, es buena idea comenzar con una oferta que se acerque lo más posible a lo ideal para tu empresa, con el fin de hacer concesiones en otros aspectos que no se alejen de tu meta. 

4. Los acuerdos 

Aquí ambas partes tocaron los puntos necesarios para establecer una negociación. En caso de ser exitosa, el siguiente paso es firmar un documento que las obligue legalmente a cumplir los acuerdos. Dicho oficio se debe compartir con las personas interesadas dentro de la empresa y conservarse como referencia en el futuro. 

5. La implementación

Ya que tienen todos los elementos para implementar los acuerdos, cada parte tiene la responsabilidad de concretarlos. En esta etapa, se contemplan eventos inesperados y fallas que puedan obstaculizar tus obligaciones. No olvides que al cumplir en tiempo y forma con tus obligaciones, podrás fortalecer la relación comercial.

Ahora que conoces cómo es el proceso de negociación con proveedores, te damos algunas estrategias que pueden ayudarte a obtener los conocimientos y datos necesarios para preparar el terreno. 

Prepara el proceso de negociación con proveedores con estas estrategias y obtén resultados que se alineen a los propósitos de tu empresa, al mismo tiempo que benefician a tus aliados comerciales. 

1. Establece objetivos

Antes de comenzar con la negociación, determina los factores que representan mejor tus intereses y los de tu empresa. Por ejemplo, tal vez te convenga comprar a un precio de mayoreo un determinado número de artículos, tomar alguna capacitación o asegurar el mantenimiento de cierto equipo, luego de un periodo de uso.

Es importante que estos escenarios sean lo más realistas posibles y dejen un margen para negociar. Te aconsejamos plantearte el mejor resultado y el mínimo satisfactorio para que evites manipulaciones de terceros. 

2. Considera tus costes

Analizar tus costes de producción es crucial al momento de negociar con proveedores. Contempla gastos de mano de obra, materia prima, envíos y otros cargos indirectos que debes para saber cuál es tu tendencia de gastos y márgenes de utilidades. 

3. Conoce a tus proveedores

Toma el tiempo necesario para averiguar todo sobre tu proveedor, ya que cada uno es diferente y requiere un acercamiento único. Al conocer sus intereses y metas, tendrás un panorama de lo que buscan y qué tan valioso es tu negocio para ellos. Si es la primera vez que negocian, pide referencias para verificar que puedan cumplir con su parte del acuerdo. Si es posible, prospecta otra opción.

Por otro lado, si ya han trabajado juntos, ¿qué te gustaría cambiar de la relación actual? Todos estos factores te ayudarán a definir tu estrategia y tener un buen punto de partida. 

4. Asigna roles para la presentación

Tener un equipo asignado a la negociación es primordial. De forma general, procura que la experiencia de tus representantes se ajuste a la de los proveedores. En particular, evita mandar a la negociación a alguien con un puesto junior para que trate con un directivo senior. Ten en cuenta que todas las personas que conforman el equipo deben estar al tanto de la negociación desde el primer momento.

5. Familiarízate con los términos

Cuando suceda la negociación, todos deben estar en la misma página y prever un margen de error. Por lo tanto, no está de más familiarizarte o repasar tus términos del acuerdo y, por supuesto, los del proveedor. Estudia, por ejemplo, conceptos como retenciones, compensación, limitación de responsabilidad, etc. 

6. Establece un orden de presentación

Conduce la negociación hacia los puntos y prioridades que ya definiste, de otro modo, dejar la iniciativa a la otra parte puede llevarte a otra dirección que no tenías contemplada. No olvides que, durante la reunión, siempre puedes pedir 5 minutos para tomar un descanso y reorganizar tu estrategia, en caso de que las cosas no vayan según lo planeado. 

7. Crea confianza

Los números y los datos son importantes, sin embargo, no son lo principal. Muestra empatía y escucha atentamente los puntos e intereses de los proveedores para tender un puente entre ambos. Recuerda que una negociación es un intercambio de perspectivas, por lo que cerrarse u ocultar información puede ser contraproducente. Procura generar armonía entre todas las partes del trato, pues esta podría consolidar una relación comercial buena y duradera. 

8. Busca la creatividad 

Los negocios siempre tienen espacio para la creatividad, la cual se traduce en flexibilidad. Trata de encontrar puntos en común que beneficien a todos los involucrados, de forma ingeniosa como garantías extendidas, descuentos, facilidades de pago, tiempos de entrega, entre otras ventajas. De esta manera, evitarás tácticas que debiliten el acuerdo comercial y causen un conflicto. 

9. Sé asertivo

Busca que tus comunicaciones sean asertivas: habla o escribe tus necesidades, de la manera más clara y detallada posible para fijar tu posición y alejarte de ambigüedades. No olvides que siempre puedes aclarar cada convenio para saber que lo entendiste correctamente. 

10. Mantén la comunicación

Después de cerrar el trato y organizar un merecido festejo, no bajes los brazos, pues tienes que cumplir con tu parte del trato y mantenerte en contacto, de manera frecuente, con tu proveedor. Monitorea los acuerdos constantemente y envía retroalimentación. Siempre puedes reconocer un buen trabajo. Estas acciones que sigan al trato facilitarán negociaciones en el futuro. 

Ahora que conoces las estrategias más importantes para negociar con proveedores, estás listo para obtener los resultados más satisfactorios para tu empresa. Aunque una negociación no es un camino llano, estos consejos lo harán un procedimiento más fácil de transitar. ¡Comienza a planificar el futuro de tus relaciones comerciales!