Digamos que contratas a un nuevo director de marketing y un año después te das cuenta de que hay una tasa alta de renuncias. De 15 empleados, solo 7 contratados el año pasado siguen trabajando en la empresa.

Sin duda, un aumento en las tasas de renuncias impacta la productividad de tu equipo y también la moral. Además, puede convertirse en una preocupación para el futuro del departamento en cuestión y de la empresa.

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Pero ¿cómo se supone que identificas el problema concreto? ¿Qué puedes hacer para que el director del departamento de marketing mejore su desempeño y garantice así una mayor satisfacción para los colegas de su equipo?

Para determinar qué motivos hay detrás de las renuncias y para crear una experiencia mejor y más satisfactoria para tus empleados, es crucial que realices el proceso de entrevistas de salida oportunamente.

Si pones en práctica este tipo de entrevistas, te será más fácil identificar patrones consistentes que causan inconformidad en el área organizacional o administrativa de tu empresa.

Para asegurarte de tener buenos resultados con esta dinámica, tienes que saber que haces las preguntas adecuadas y que mantienes un trato excelente con tus empleados.

Infografía sobre qué es una entrevista de salida

Para qué sirve hacer una entrevista o encuesta de salida laboral

Una entrevista o encuesta de salida laboral es un proceso bastante útil para obtener datos sobre las causas de salida de un empleado, independientemente de si ha sido despedido o ha renunciado. Dicha información es, principalmente, utilizada para reconocer datos estadísticos que ayuden a crear acciones que incrementen la retención de empleados.

Dicha retroalimentación es igualmente útil a la hora de desarrollar estrategias para mejorar los procesos de reclutamiento. Así, la empresa puede generar entornos más amenos y aptos para que sus empleados y colaboradores se mantengan más tiempo dentro de la organización.

Objetivo de la entrevista de salida 

El objetivo principal de una entrevista de salida es obtener información valiosa sobre las razones detrás de la decisión de un empleado de abandonar la organización. Este proceso no solo busca identificar los motivos de la salida, sino también comprender a fondo la experiencia laboral del empleado, sus percepciones sobre la cultura organizacional, el liderazgo y las oportunidades de desarrollo. 

Al indagar en estas áreas, los colaboradores pueden identificar patrones, áreas de mejora y posibles problemas que podrían estar afectando la retención de talento en la empresa. La información recopilada durante esta entrevista puede ser crucial para la toma de decisiones estratégicas, ya que permite a la organización implementar cambios positivos, fortalecer su cultura y mejorar la retención de empleados en el futuro. 

Finalmente, también es una manera de brindar a los trabajadores la oportunidad para expresar sus opiniones y contribuir a la mejora continua de la organización.

Formato de entrevista de salida: 16 preguntas clave

Una vez que un empleado ha entregado su carta de renuncia, es conveniente que le envíes un formato o plantilla con algunas (o todas) de las siguientes preguntas. Dale tiempo para enviar sus respuestas por medio del formulario, antes de que solicites la entrevista cara a cara para discutir a fondo sus respuestas.

Algunas de las preguntas pertinentes son:

  1. ¿Por cuánto tiempo has pensado dejar de ser parte de la empresa?
  2. ¿El trabajo cumplía con las expectativas que tenías?
  3. ¿Cuál es la razón principal por la que renuncias?
    • Nueva Industria (cambio de área de desarrollo profesional)
    • Compensación
    • Más oportunidades de aprendizaje y crecimiento
    • Razones personales
    • Liderazgo o cualidad de gerencia
    • Cultura o ambiente de trabajo
  4. Si ya aceptaste un nuevo puesto, por favor, selecciona las características que hacen más atractivo a este nuevo rol laboral:
    • Mejor paga
    • Mejor cultura
    • Mejor ubicación u opciones de traslado
    • Industria distinta
    • Gerente
    • Mejor balance entre la vida y la profesión
    • Más oportunidades de desarrollo profesional
  5. ¿Qué es lo que más te gustaba de tu trabajo con nosotros?
  6. ¿Qué es lo que no te gustaba de tu trabajo con nosotros? ¿Qué cambiarías?
  7. ¿Cómo describirías la cultura de nuestra empresa?
  8. ¿Cómo describirías la atmósfera general en la oficina de nuestra empresa?
  9. La calidad en la supervisión es importante para la mayor parte de personas. ¿Cómo era tu relación con la gerencia/encargado de tu área?
  10. ¿Qué podría mejorar tu supervisor en su estilo y habilidades de gestión?
  11. Procuramos ser una empresa orientada en los empleados, crear una experiencia positiva y motivar. ¿Cuál es tu experiencia y qué motivación consideras que te dimos en esta empresa?
  12. Por favor, cuéntanos un poco más sobre el contexto donde viste las razones para renunciar. ¿Recuerdas algún evento en específico que impulsara esta decisión?
  13. ¿Cuáles fueron tus razones para unirte a nuestra empresa? ¿Cambiaron esas razones con la decisión de renuncia?
  14. ¿Crees que tu gerente apoyó tu desarrollo profesional?
  15. ¿Qué podríamos cambiar para proveer un mejor entorno de trabajo? (Menciona de uno a dos aspectos).
  16. Por favor, ayúdanos con una retroalimentación que te gustaría darle a tu gerente de área.

Infografía con preguntas para una entrevista de salida

Quién hace una entrevista de salida

La responsabilidad de realizar entrevistas de salida a menudo recae en el departamento de Recursos Humanos, el cual está capacitado para aplicar este recurso de manera imparcial y confidencial, lo que propiciar que los empleados se sientan cómodos para compartir sus experiencias y motivos de salida relacionados con la cultura organizacional, políticas internas y posibles áreas de mejora. 

Sin embargo, el responsable de estos cuestionarios puede variar. En algunos casos, puede ser el jefe inmediato o supervisor directo del empleado quien pregunte, al momento de la renuncia de un empleado, información específica sobre el desempeño de su área o departamento y las dinámicas del equipo.

Cómo hacer una entrevista de salida

1. Envía el formulario

Envía al renunciante un formulario o documento con las preguntas estándar de tu entrevista de salida.

2. Solicita una entrevista personal

Después de que le hayas dado tiempo para completar el formulario, establece una entrevista en directo. Procura que el entrevistador sea alguien que no haya estado directamente en relación con el entrevistado. Así, el renunciante podrá sentirse cómodo al dar una retroalimentación honesta.

3. Mantén un estándar

Asegúrate de que hagas las mismas preguntas en cada cuestionario. Así obtendrás información que posibilite las acciones de resolución factibles y una perspectiva realista del estado de tu empresa. 

4. Evita que los comentarios se vuelvan personales

Cuando estén haciendo la entrevista, cara a cara, no pregunten cuestiones relacionadas con departamentos o empleados específicos. Mantén la entrevista orientada hacia lo general y asegúrate de que el entrevistador no emita su opinión en medio del proceso.

5. Recopila la información

Toma notas de los patrones, es decir, de los comentarios que se repiten en las entrevistas de salida. Usa esa información para sacar conclusiones sobre qué aspectos debes considerar como prioritarios. Este paso es esencial para mejorar la experiencia de tus empleados y hacer que tu empresa avance al siguiente nivel de desarrollo. 

Cómo hacer una entrevista de salida en Excel

Realizar una entrevista de salida con Excel te ayudará a organizar la información que obtengas para que sea más fácil de analizar. Aquí te presento una forma utilizar este programa para este fin.

1. Crea una nueva hoja de Excel

Abre Microsoft Excel, crea un nuevo archivo para que utilices una hoja nueva.

Cómo hacer una entrevista de salida en Excel

2. Divide tus pestañas 

Crea una pestaña para «Registro» y otra para «Entrevistas», de tal forma que, en la parte de «Entrevistas», guardes tu cuestionario y las respuestas de los colaboradores que se han ido y en «Registro», ingreses toda la información y destines espacios para el análisis e interpretación de las respuestas que obtengas.

Cómo hacer una entrevista de salida en Excel  

3. Agrega los encabezados de tus Registros

Dentro de la pestaña de «Registro», escribe en la primera fila los títulos para cada columna: como «Nombre del empleado», «Fecha de salida», «Motivo de la salida» o cualquier otro dato que te parezca relevante para saber más sobre las renuncias.

Cómo hacer una entrevista de salida en Excel 

4. Incluye una columna de interpretación para las respuestas de la entrevista de salida

Seguimos en la pestaña de «Registro». Utiliza la siguiente columna para el análisis e interpretación de la entrevista, de modo que llenes cada fila con los datos de cada empleado y la información que obtengas de sus respuestas. 

Cómo hacer una entrevista de salida en Excel

5. Documenta tu entrevista de salida

En la pestaña de «Entrevistas», documenta las preguntas de tu entrevista. Usa la primera columna para el nombre del empleado y las siguientes para cada pregunta. Este será tu cuestionario base, el cual podrás aplicar a todos los empleados que dejan la compañía, ya sea de forma digital o física.

Cómo hacer una entrevista de salida en Excel

6. Realiza tus entrevistas

Con base en tu cuestionario, entrevista a cada trabajador que deje la empresa. Es importante que, como entrevistador, te asegures de que respondan a todas tus preguntas y anotes observaciones o comentarios de algo que diga el trabajador, aunque no esté en las preguntas. Finalmente, registra las respuestas en la pestaña de «Entrevistas».

Cómo hacer una entrevista de salida en Excel

7. Llena tus registros 

En la pestaña de «Registro», anota los datos del trabajador: cargo, su fecha de salida y la motivación por la que deja la empresa. También la interpretación de sus respuestas, que es la parte más importante, pues a partir de ella podrás analizar cada salida.

Cómo hacer una entrevista de salida en Excel

8. Evaluación del entorno laboral

Crea una sección para evaluar el entorno laboral como cultura, liderazgo y oportunidades de crecimiento. Puedes usar las herramientas de Excel para crear gráficos que resuman la información, por ejemplo, una gráfica de barras de los motivos de salida más comunes. Destaca los consejos o áreas de oportunidad para que tu empresa mejore su retención de talento.

Cómo hacer una entrevista de salida en Excel

Diferencias entre entrevista de salida y encuesta de salida laboral

Es común ver que el término entrevista de salida y encuesta de salida sean utilizados indistintamente; sin embargo, en diferentes contextos pueden tener significados distintos.

Por un lado, una entrevista de salida de trabajo hace referencia a una discusión con base en una serie de preguntas. La misma naturaleza de sus preguntas permite que, tanto el entrevistador como el entrevistado, sostengan una conversación prolongada acerca de diferentes temas sobre su salida de la empresa.

Por otro lado, una encuesta de salida laboral incluye preguntas cerradas y algunas de selección múltiple. Normalmente, una encuesta de salida laboral está consignada en un formato que debe ser respondido por la persona saliente.

Posteriormente, la persona de Recursos Humanos, encargada de interpretar los datos y las respuestas, será la responsable de tomar decisiones con base en esa información. Muchas veces, incluso, las empresas fusionan ambas estrategias, conocidas por una entrevista de salida laboral.

Ejemplos de encuesta de salida laboral

1. Indeed

Indeed es una plataforma de búsqueda mundial de listas de empleos que muestra un modelo de entrevista de salida destacado por su funcionalidad.

Mira cómo incluye preguntas bastante detalladas, lo que ayuda a las personas de Recursos Humanos a comprender los motivos por los cuales un empleado sale de la organización. También contempla el papel del manager, los beneficios de la compañía, las ventajas, etc. Por último, incluye cuestiones abiertas para que los trabajadores tengan la libertad de anotar cualquier punto adicional.

Su formato digital resulta beneficioso porque agiliza su aplicación, ya tan solo se requiere un clic para cada respuesta. 

Ejemplo de encuesta de salida laboral: Indeed

2. Universidad Vanderbilt

La Universidad de Vanderbilt, ubicada en Nashville, Tennessee, tiene un modelo de encuesta con una cantidad considerable de preguntas abiertas. Este resulta efectivo, pues ayuda a que los empleados expresen lo que sienten, qué situaciones les incomodaron y cómo podrían haberse evitado o solucionado.

Para enfrentarse a este tipo de información, las organizaciones pueden realizar un análisis de las palabras clave en los textos abiertos que les permita destacar las principales preocupaciones de sus colaboradores.

Además, mira su manera tan dinámica de hacer cada pregunta, lo que seguro facilitará el análisis de datos y la representación gráfica de los mismos. 

Ejemplo de encuesta de salida laboral: Universidad de Vanderbilt

3. Instituto de Tecnología de California

La encuesta del Instituto de Tecnología de California contiene un grupo de preguntas de clasificación que han sido diseñadas con base en diversos aspectos como el nivel de satisfacción laboral, la compensación y las prestaciones, el ambiente de trabajo, el desarrollo personal, entre otros.

Por eso, en este caso, destacan sus preguntas condicionales para los empleados:  «¿intentaste cambiarte a otra área dentro de la institución?» y luego indica: si la respuesta anterior fue «Sí», entonces será otra serie de preguntas. Si la respuesta fue «No», continuará con la secuencia del cuestionario sobre la salida del trabajador. 

Encuesta de salida laboral: ITC

4. Google Jobs 

Google Hire es una aplicación de reclutamiento que utiliza inteligencia artificial (IA) desarrollada por Google para simplificar y optimizar el proceso de adquisición de talento. 

Esta herramienta permite a los gerentes agilizar sus procesos administrativos al sincronizarlos con aplicaciones como Gmail, Google Calendar y otras integraciones disponibles en la G Suite. 

Esta agencia suele aplicar una entrevista con preguntas abiertas, pero muy puntuales para obtener retroalimentación sobre las experiencia de la gente con la empresa. Observa cómo pregunta sobre «¿por qué decidiste dejar la empresa?» y luego sobre algo que podría ser crucial al momento de analizar: «¿qué es lo que más te gustó de trabajar aquí?».

ejemplos de encuesta de salida laboral: Hire

5. Crehana

Crehana es una plataforma de educación en línea que destaca por sus buenas prácticas laborales basadas en la satisfacción de su plantilla de trabajadores. Esta contempla un ambiente de trabajo positivo, el fomento de la comunicación abierta y el desarrollo profesional de los empleados.

Mira aquí un ejemplo de las preguntas que realiza en su entrevista. Nota cómo pregunta «qué es lo que más te gustó de trabajar» y si acaso hay inconformidades realiza la misma pregunta, pero para detectar si algo no le agradó a la persona de trabajar en la compañía. También incluye preguntas abiertas para recibir sugerencias sobre cambios o mejoras en el ambiente de trabajo. 

ejemplos de encuesta de salida laboral: Crehana

6. Más Recursos Humanos

Este blog especializado en recursos humanos ofrece este formato de entrevista más completo porque abarca diferentes títulos o temas que van de lo general a lo particular, por ejemplo: pregunta aspectos específicos sobre las condiciones de trabajo, compensación o desarrollo profesional.

La implementación de una entrevista amplia dividida por temas ayuda a una comprensión más profunda y detallada de las razones detrás de la renuncia de un empleado, pues abarca áreas específicas como la satisfacción laboral, relaciones interpersonales, desarrollo profesional y la percepción de la cultura organizacional.

Esta división temática, además, facilita la identificación de patrones y tendencias, lo que proporciona información valiosa para la toma de decisiones estratégicas y para la aplicación de mejoras en la gestión del talento.   

ejemplos de encuesta de salida laboral

ejemplos de encuesta de salida laboral

Buenas prácticas para una entrevista de salida

De acuerdo con un estudio de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM por sus siglas en inglés)a una compañía le cuesta entre 6 y 9 meses del salario de un empleado encontrar y entrenar a otra persona para que ocupe el cargo. Por ejemplo: si el trabajador que renuncia ganaba 60 mil dólares anuales, puede costar entre 30 mil o 45 mil reclutar y entrenar a un empleado nuevo para su puesto.

 Y, sin duda, una tasa alta de renuncias puede herir a tu compañía en las finanzas. Además, puede conducir a que los equipos sean menos productivos y que el ánimo general de los empleados decaiga. Así que considera estas buenas prácticas para que tu entrevista tenga un resultado exitoso.

1. Toma las entrevistas como una estrategia para mejorar tu retención de talento

Una entrevista de salida no solo te ayudará a entender por qué se van tus empleados; también podrás implementar estrategias adecuadas o cambios en la cultura laboral que mejoren la satisfacción de los empleados que sí permanecen en tu empresa.

2. Pregunta lo mismo a cada empleado que renuncia

No siempre es fácil discernir una entrevista exitosa de una que no lo es. Para aprender más de las buenas prácticas en esta etapa, hablamos con Winston Tuggle, Business Partner de Recursos Humanos en HubSpot.

Él menciona que «para realizar entrevistas de salida productivas, una de las claves es preguntar lo mismo a cada uno de los empleados que renuncia. Esta estructura permite que analicemos las respuestas y podamos extraer información útil sobre el tema de por qué la gente deja la empresa y cómo podemos mejorar la experiencia de los empleados».

3. Contrasta las respuestas con las de empleados actuales

Es fundamental que realices entrevistas a tus empleados activos porque así sabrás qué opinan y podrás analizar si las respuestas sus están sesgadas precisamente porque están dejando la empresa. Tuggle señala:

«Hacemos esto al establecer una entrevista de salida estándar que permita a los renunciantes entregar sus respuestas escritas. Después, tenemos una entrevista vinculada a un tercero, que dará seguimiento a las respuestas escritas. Una entrevista de salida funciona si la empleas para recolectar toda la información que te sea posible y luego, la contrastas con las encuestas a los empleados actuales. Así lograrás entender todo el contexto de la experiencia del empleado en tu empresa».

4. Encuentra patrones y tendencias

Tuggle también comenta que «[es crucial entender] el porqué detrás de la renuncia de un empleado para que colectes patrones con el paso del tiempo. Como parte de un equipo de Recursos Humanos, es útil no basarse en la experiencia personal de un solo empleado e identificar los temas que se repiten y que podemos indicar proactivamente como un asunto a resolver. De esta forma evitas que conduzca, en última instancia, a más renuncias en la empresa».

5. Explica el porqué de una entrevista de salida

Es importante que expliques los motivos detrás de esta entrevista a cada empleado. Podrías decir: «Esperamos que podamos utilizar tus comentarios para mejorar de manera continua nuestra cultura laboral y nuestro negocio; es por eso que estamos interesados en que nos brindes una opinión honesta sobre tu experiencia».

6. Procura la confidencialidad de las entrevistas

Asegúrate de que las entrevistas sean confidenciales entre el departamento de Recursos Humanos y los empleados. Mientras que la información y las perspectivas generales pueden usarse para mejorar la experiencia de los empleados, deben compartirse con las personas que encabezan o lideran cada departamento. El renunciante necesita saber que sus quejas no llegarán a su antiguo gerente o colegas de trabajo.

7. Da las gracias por el tiempo brindado para contestar la entrevista

Agradece a tus empleados el tiempo que usaron en responder tus preguntas. Este gesto muestra aprecio por la contribución del empleado, incluso en el momento de la despedida y refuerza la idea de que su opinión es valiosa para la organización. 

8. Programar la entrevista con anticipación

La planificación es clave para una entrevista efectiva, porque permite a ambas partes prepararse adecuadamente y asegurar un entorno propicio para la comunicación abierta y honesta. 

9. Establece un ambiente de confianza

Crea un ambiente donde el empleado se sienta cómodo al compartir sus experiencias y opiniones. Asegúrate de que la entrevista se realice en un lugar privado y sin interrupciones

10. Siempre documenta los resultados

Llevar un registro detallado de las respuestas y observaciones durante la entrevista es clave para un análisis posterior. Por eso, enfócate en documentar los hallazgos durante la entrevista y al momento de la interpretación de las respuestas. 

Recuerda que lo más importante es que determines cómo puedes mejorar tu entorno laboral para hacerlo un lugar adecuado y que incite a los empleados a permanecer.

Cómo desarrollar una cultura organizacional que atraiga top talent

 Cultura Talento

Publicado originalmente el 15 de enero de 2024, actualizado el 16 de enero de 2024

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