Cómo hacer un organigrama empresarial en PowerPoint

Sin duda, uno de los recursos que nos ayudan a comprender la información más fácilmente son los gráficos.  Además, nos ahorran bastante tiempo en cuestión de productividad a sintetizar aspectos de nuestra empresa de manera eficaz.

Por ejemplo, imagina que debes explicar a las nuevas contrataciones de tu negocio cómo está organizada tu empresa. En una sola imagen, gracias a PowerPoint, puedes desarrollar un organigrama que te brinde esa posibilidad.

Es importante que sea lo más resumido posible para lograr un entendimiento rápido de la estructura que compone la empresa; hacerlo demasiado detallado puede hacerlo difícil de interpretar.

Entonces, veamos cómo puedes hacer tu propio organigrama empresarial en PowerPoint, paso a paso.

1. Haz un borrador del organigrama

Antes de empezar con el organigrama empresarial en PowerPoint es importante que ya cuentes con un bosquejo del mismo. El programa solo es un apoyo para darle formato y que tenga una mejor presentación para que sea compartido con todas las áreas de la empresa. 

Recuerda que hay que ser breves y claros a la hora de crear el organigrama para que este no sea muy extenso ni demasiado simple. Te mostramos un ejemplo sencillo a continuación.

2. Abre PowerPoint e inserta un gráfico SmartArt

Una vez que estés en el programa con una diapositiva en blanco, abre una nueva diapositiva. En el recuadro de «Título» puedes añadir el nombre de tu empresa o borrarlo para tener más espacio para el organigrama. 

Hay dos formas de empezar con el gráfico para el organigrama empresarial. La primera manera es que vayas al recuadro de «Objetos» y hagas clic en el icono «Insertar un gráfico SmartArt». Luego, verás una ventanilla para que elijas tu gráfico; en la lista de la izquierda selecciona «Jerarquía» y el diseño de organigrama que más te agrade.

La segunda manera es ir a la pestaña superior de «Insertar»; luego, haz clic al icono que dice «SmartArt» con una flecha verde detrás de una hoja. También te saldrá la ventanilla para que selecciones tu gráfico; en la lista de la izquierda haz clic en «Jerarquía» y luego en el diseño de organigrama que quieras. En nuestro caso vamos a elegir el primero.

3. Ingresa los datos del liderazgo general

Así te va aparecer una estructura sencilla. Revisa si se adapta a tu borrador; si no, no te preocupes, ya que puedes modificarlo al borrar o agregar cuadros. En nuestro ejemplo sí se adapta al menos en los dos primeros niveles del esquema empresarial (cuadros para director y asistente). Más adelante, te explicaremos cómo hacer los cambios.

Al hacer clic en el primer cuadro, enseguida sale el cursor para escribir. Agrega la primera línea del organigrama, es decir, el dirigente de la empresa: el nombre de la persona y el puesto que ocupa.

4. Apunta las primeras áreas

En la segunda línea del organigrama normalmente se representan a los asistentes o puestos directivos por área que se deriven de la dirección general. Igualmente, haz clic en el cuadro, escribe el nombre de la persona y el cargo que tiene. De acuerdo con el ejemplo, sería así:

5. Agrega más recuadros si es necesario

En este caso, el modelo del organigrama ya no coincide con nuestro borrador, pues nos falta un cuadro. La clave fundamental para agregar cuadros es seleccionar aquel del que dependerá ese puesto.

Para añadirlo, hicimos clic en el cuadro del director general, porque de este se deriva el resto. Después, seleccionamos la pestaña superior «Herramientas de SmartArt» y la subpestaña «Diseño».

Una vez allí, hay que seleccionar la flecha al lado de «Agregar forma»; de la lista que se despliega se hace clic en «Agregar forma debajo».

Así obtuvimos los cuatro recuadros para poner la segunda línea con todos los nombres y puestos respectivos.

6. Suma elementos de la tercera línea

Aquí también es necesario que agregues cuadros debajo de cada puesto de gerencia para agregar la tercera línea del esquema empresarial en PowerPoint. Recuerda que primero debes seleccionar el recuadro del que quieras que se derive. Ve a la pestaña de arriba «Herramientas de SmartArt» y luego a la subpestaña «Diseño». Después, haz clic en la flechita al lado de «Agregar forma»; de la lista escoge «Agregar forma debajo» y continúa con los equipos de trabajo que corresponden a cada área de la empresa.

En este ejemplo son operaciones, tecnología, marketing y recursos humanos:

7. Incorpora elementos de apoyo o de colaboración

De acuerdo con nuestro ejemplo, para añadir los puestos de apoyo a las áreas seleccionamos el recuadro de Equipos de operaciones, luego fuimos a la pestaña superior «Herramientas de SmartArt» e hicimos clic en «Diseño».

A la izquierda de la interfaz, se elige la flecha de «Agregar forma» y de las opciones se selecciona «Agregar asistente». Repetimos la misma serie de pasos para el cuadro de Equipo de tecnología y el de Equipo de Recursos Humanos.

Rellenamos los últimos cuadros de acuerdo con el borrador y con ello el organigrama en PowerPoint está listo.

8. Da formato al organigrama empresarial

Una vez concluida la parte escrita, es momento de enfocarse en la imagen. Para ello, en la pestaña de «Herramientas de SmartArt», que aparecerá arriba al hacer clic en un cuadro del organigrama, elige las opciones de «Diseño» y de «Formato»; ahí podrás cambiar el diseño, el color, estilos de letra, la orientación de los cuadros y demás. Incluso puedes moverlos con solo seleccionarlos y desplazarlos con el mouse.

Al aplicar la opción de «Cambiar color», ya puedes distinguir más claramente cuál es la dirección general y la primera línea (verde), la segunda línea (anaranjado), la tercera línea (gris) y la línea de apoyo (azul). 

Ya que tengas totalmente terminado tu organigrama empresarial de PowerPoint, puedes guardarlo de tres diferentes maneras.

• La número 1 y la más sencilla es guardarlo como presentación y mostrar directamente la diapositiva en este formato en una junta corporativa.
• La número 2 es guardarla en formato PDF para compartir más fácilmente por correo electrónico. Para ello ve a la pestaña de «Archivo», luego a «Exportar», haz en el botón «Crear documento PDF», pon nombre al archivo y guárdalo en una carpeta.
• La número 3 es la más fácil para compartir por cualquier medio, incluso por chats. Ve a la pestaña «Archivo», haz clic en «Exportar» y selecciona «Cambiar el tipo de formato». Ahí puedes elegir formato de imagen PNG o JPEG; asigna un nombre y escoge dónde guardarlo en tu ordenador.

Así puedes hacer un organigrama empresarial en PowerPoint, una herramienta muy sencilla de usar que te ayudará a darle una mejor presentación a tu gráfico.

Recuerda que un organigrama tiene varios propósitos. Sirve para que cada uno de los empleados conozca cuál es su sitio dentro de la estructura. A los directivos les ayuda a saber qué rol está cumpliendo cada persona en el funcionamiento de la empresa, e incluso puede servir para detectar el desempeño de las áreas y para establecer una mejor comunicación organizacional.

Asimismo, para las personas que quieran contactarse desde el exterior, con un organigrama empresarial les es más fácil detectar con qué área o persona se tienen que comunicar y lograr el objetivo por el que se ponen en contacto con la empresa.

Ahora ya sabes cómo puedes crear y compartir tu organigrama con cualquier miembro de la empresa o incluso mostrarlo en presentaciones a socios o clientes.